Biểu đồ Gantt được sử dụng cơ bản trong quản lý dự án. Bạn không thể tạo biểu đồ Gantt trong Excel theo cách trực tiếp. Nhưng đừng lo lắng, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt cấp độ nâng cao trong Excel bằng cách sửa đổi Thanh xếp chồng đồ thị. Hướng dẫn nhanh này sẽ hướng dẫn bạn tạo biểu đồ Gantt trong Excel với một số bước đơn giản. Nếu bạn không biết các quy tắc cơ bản để tạo biểu đồ, hãy nhấp vào liên kết để tìm hiểu cách tạo biểu đồ cơ bản. Trong trang tính, bạn thấy một Biểu đồ Gantt đơn giản, được tạo bằng cách sử dụng phần dữ liệu ở bên trái của biểu đồ.
Giới thiệu về Biểu đồ Gantt
Trục ngang (nó còn được gọi là Trục giá trị ) đại diện cho tổng khoảng thời gian của dự án. Mỗi Thanh trong Biểu đồ Gantt đại diện cho thời lượng của một nhiệm vụ . Người quản lý dự án có thể dễ dàng xác định các nhiệm vụ chồng chéo của Dự án. Vì vậy, biểu đồ Gantt rất quan trọng trong quản lý dự án.
Trong bảng dữ liệu, cột B chứa tên nhiệm vụ, cột C chứa ngày bắt đầu của nhiệm vụ và cột D chứa khoảng thời gian để hoàn thành nhiệm vụ.
Lưu ý: Một điều quan trọng là:cột B không được có bất kỳ tiêu đề nào, nếu không thì cột B và cột C cả hai sẽ được sử dụng làm trục danh mục. Được rồi, hãy bắt đầu tạo Biểu đồ Gantt này từ đầu.
[Video] Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel 2013
Giải thích video:
A Biểu đồ Gantt là một biểu đồ dạng thanh ngang. Biểu đồ Gantt về cơ bản được sử dụng trong người quản lý dự án t. Theo mặc định, Excel không hỗ trợ bất kỳ Gantt nào loại biểu đồ. Nhưng bạn có thể tạo Biểu đồ Gantt ở cấp độ nâng cao trong Excel. Trong trang tính, bạn thấy một Biểu đồ Gantt đơn giản , được tạo bằng cách sử dụng phần dữ liệu này. Trục ngang đại diện cho tổng khoảng thời gian của dự án, mỗi thanh đại diện cho thời lượng của một nhiệm vụ . Người quản lý dự án có thể dễ dàng xác định các nhiệm vụ chồng chéo của Dự án. Vì vậy, Biểu đồ Gantt là rất quan trọng trong quản lý dự án. Cột B chứa tên nhiệm vụ , cột C chứa ngày bắt đầu của nhiệm vụ và cột D chứa thời lượng để hoàn thành nhiệm vụ. Một điều quan trọng là:cột B không được có bất kỳ tiêu đề nào, nếu không thì cột A và cột B cả hai sẽ được sử dụng làm trục danh mục . Được rồi, hãy bắt đầu tạo Biểu đồ Gantt này . Các giá trị tương tự có trong trang tính thứ hai. Tôi mở nó và chọn một ô trong dữ liệu, Chèn trong Biểu đồ thanh thả xuống, tôi chọn Biểu đồ thanh xếp chồng . Tôi xóa chú giải và làm cho biểu đồ rộng hơn một chút. Trên trục danh mục, “ Cuộc họp hội đồng quản trị ”Chiếm vị trí trên cùng, nhưng trong dữ liệu quản lý dự án, Cuộc họp lập kế hoạch đứng đầu, tôi nhấp đúp vào trục danh mục và trong Tùy chọn trục , Tôi đảo ngược thứ tự danh mục. Khi tôi đảo ngược thứ tự danh mục, trục hoành cũng thay đổi vị trí của nó, tôi nhấp vào trục này, trong các tùy chọn trục, và sau đó trong Nhãn, tôi chọn Vị trí Nhãn ở mức cao. Bạn thấy đấy, Cuộc họp Hội đồng quản trị ở vị trí cao, vì vậy các nhãn trục có vị trí ở đây. Bạn thấy trục hoành bắt đầu từ 07/03/2013 , vì vậy, màu xanh này vùng thực sự hiển thị các ngày từ 07/03/2013 và 03/05/2013. Hãy cùng tìm hiểu xem có bao nhiêu ngày giữa hai ngày này. Bạn biết Excel coi ngày tháng là số. Số sê-ri của ngày 7/3/2013 là 41340 và số sê-ri ngày 3/5/2013 là 41397 . Vì vậy, có tổng số 57 ngày giữa hai ngày này. Phạm vi màu xanh lam này thực sự đại diện cho số 57 và vùng màu đỏ này đại diện cho số 3 . Vì vậy, đây là cách biểu đồ này hoạt động. Bây giờ, nhiệm vụ đầu tiên của chúng tôi trong Dự án:“ Cuộc họp lập kế hoạch ”Nhiệm vụ bắt đầu vào ngày 03/05/2013 , vì vậy trục hoành của chúng ta sẽ bắt đầu từ ngày này. Tôi nhấp đúp vào trục hoành, ngăn tác vụ trục Định dạng xuất hiện. Trong Tùy chọn trục , giá trị tối thiểu được đặt là 41340 ; chúng tôi biết rằng “ 41340 ”Thực sự đại diện cho ngày này. Số tương đương cho ngày 03/05/2013 là 41397 ; Tôi đặt số 41397 là giá trị nhỏ nhất. Giá trị tối đa được đặt tự động, nhưng tôi thay đổi nó thành 41487 . Và tôi thay đổi các đơn vị chính thành 10.0 . Tôi muốn thay đổi định dạng số, trong Mã định dạng , Tôi nhập: dd / mm . Ngày giờ trông có ý nghĩa hơn. Bây giờ tôi chọn chuỗi dữ liệu có màu xanh lam, trong phần Điền và tab Dòng, tôi sử dụng Không tô cho chuỗi dữ liệu này. Bạn thấy đấy, chúng tôi đã có Biểu đồ Gantt . Bây giờ, biểu đồ này cần một số định dạng. Tôi nhấp vào chuỗi dữ liệu này, là Độ rộng khoảng cách giá trị tôi đặt 30% để giảm Khoảng cách rộng giữa các giá trị Trục. Trong Điền , Tôi sử dụng Tô rắn và ở định dạng 3-D , Tôi sử dụng một số hành động 3-D. Bạn thấy biểu đồ của chúng tôi gần như đã sẵn sàng. Tôi hiển thị Nhãn dữ liệu cho trục này và thay đổi Tiêu đề biểu đồ nội dung cho Lịch trình dự án ; làm cho nó có kích thước lớn hơn. Tôi đặt tiêu đề Biểu đồ ở đây; Tôi muốn hiển thị các đường lưới ngang, trong Đường lưới, tôi chọn Ngang Chính Chính . Bạn có thể thực hiện dễ dàng phần còn lại của định dạng. Chỉ cần sử dụng một số màu nền cho Vùng Biểu đồ và làm cho các đường lưới bị đứt đoạn. Vì vậy, đây là cách bạn có thể tạo Biểu đồ Gantt .
9 bước nhanh để tạo biểu đồ Gantt trong Excel
Giả sử, chúng tôi có tập dữ liệu chứa thông tin về Lịch biểu dự án tùy ý . Chúng tôi sẽ tạo biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng tập dữ liệu. Dưới đây là tổng quan về tập dữ liệu cho nhiệm vụ của ngày hôm nay.
Bước 1:Tạo tập dữ liệu với các tham số phù hợp
Trong phần này, chúng tôi sẽ tạo tập dữ liệu để tạo Gantt biểu đồ trong Excel . Chúng tôi sẽ tạo một tập dữ liệu chứa thông tin về các loại tác phẩm khác nhau với ngày bắt đầu và thời hạn của các tác phẩm đó . Chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu sau để tạo biểu đồ Gantt . Vì vậy, tập dữ liệu của chúng tôi trở thành.
Bước 2:Tạo biểu đồ thanh xếp chồng
Bây giờ, chúng tôi sẽ tạo một biểu đồ Gantt sử dụng tập dữ liệu. Để làm điều đó, trước tiên, chúng tôi sẽ tạo Thanh 2-D đồ thị. Sau đó, chúng tôi sẽ tạo một Gantt biểu đồ . Hãy làm theo hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu!
- Trước hết, hãy chọn phạm vi dữ liệu B4 đến D16 . Do đó, từ Chèn của bạn tab, truy cập,
Chèn → Biểu đồ → Chèn biểu đồ thanh → Thanh 2-D → Thanh xếp chồng
- Theo mặc định, biểu đồ sau được tạo. Tôi đã chọn Huyền thoại trong biểu đồ, bạn cũng chọn nó và xóa nó đi. Làm cho biểu đồ rộng hơn một chút để có thêm không gian hoạt động.
Bước 3:Đảo ngược thứ tự của Trục loại
Trên Trục danh mục (trong biểu đồ, Trục dọc ), “ Cuộc họp Hội đồng quản trị ”Có vị trí ở trên cùng, nhưng trong dữ liệu quản lý dự án, Cuộc họp lập kế hoạch đứng đầu, tôi nhấp đúp vào Trục danh mục , Trục định dạng ngăn tác vụ xuất hiện. Trong Tùy chọn trục , chọn tab Danh mục theo thứ tự ngược lại tùy chọn.
- Do đó, bạn sẽ có thể thay đổi Trục danh mục theo thứ tự công việc.
Đọc thêm: Cách tạo biểu đồ Gantt cho nhiều dự án trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước 4:Thay đổi vị trí nhãn của trục ngang
Khi bạn đảo ngược Trục danh mục đặt hàng, Trục ngang (trục giá trị) cũng thay đổi vị trí của nó. Nhấp vào Trục danh mục , một lần nữa trong Trục định dạng ngăn tác vụ và trong Tùy chọn trục , ký hợp đồng Tùy chọn trục và mở rộng Nhãn , chọn Vị trí nhãn ở Cao.
Quan sát dữ liệu trên biểu đồ:“ Họp Hội đồng Quản trị ”Là dữ liệu cuối cùng. Vì vậy, “ Cuộc họp Hội đồng quản trị ”Được coi là một vị trí cao. Khi tôi chọn Vị trí nhãn Cao cho Trục ngang (Trục giá trị), trong biểu đồ sau, bạn thấy: Trục ngang đang đảm nhận một vị trí trong Cuộc họp Hội đồng quản trị bên cạnh, ý tôi là Cao cạnh. Quan sát kỹ biểu đồ sau để hiểu những gì tôi đang nói. Đây là một khái niệm quan trọng mà bạn phải hiểu.
Bạn thấy Trục ngang bắt đầu vào ngày 07/03/2013 . Ngày 07/03/2013 được chọn bởi Excel. Bạn đã không nhập nó. Mọi biểu đồ đều bắt đầu từ một giá trị. Theo mặc định, Excel đặt giá trị đó, nhưng bạn có thể đặt giá trị đó mà biểu đồ sẽ bắt đầu. Nhìn vào biểu đồ ở trên, từ trên cùng, Thanh màu xanh lam đầu tiên đại diện cho giá trị 03/05/2013 trong số Ngày bắt đầu chuỗi dữ liệu về điểm “ Cuộc họp lập kế hoạch ”Và Màu đỏ Thanh đại diện cho giá trị 3 trong tổng số Thời lượng chuỗi dữ liệu của cùng một điểm “ Cuộc họp lập kế hoạch “.
Là Trục ngang bắt đầu từ ngày 07/03/2013 , do đó, vùng màu xanh lam này thực sự hiển thị các ngày từ 07/03/2013 và 03/05/2013. Theo cách tương tự, bạn có thể quan sát các giá trị chuỗi dữ liệu khác trong biểu đồ. Chỉ cần di chuyển con trỏ chuột của bạn qua một Thanh (trong biểu đồ này có màu Xanh lam hoặc Đỏ ), Excel sẽ chỉ cho bạn ba điều:
- Lúc đầu, Chuỗi dữ liệu Tên. Trong chuỗi dữ liệu biểu đồ ở trên là: Ngày bắt đầu .
- Sau đó là Điểm dữ liệu Tên. Trong biểu đồ trên, bạn đang thấy điểm dữ liệu là Cuộc họp lập kế hoạch .
- Và cuối cùng là Giá trị của Chuỗi dữ liệu . Trong biểu đồ trên, Giá trị: 03/05/2013 đang hiển thị.
Đọc thêm: Biểu đồ Excel với Tiêu đề động và Nhãn chú giải
Bước 5:Tìm ra những ngày giữa hai ngày
Hãy cùng tìm hiểu xem có bao nhiêu ngày giữa hai ngày này (từ ngày 07/03/2013 và 03/05/2013 ). Bạn biết Excel lưu trữ ngày và giờ dưới dạng một số đại diện cho số ngày. Ngày 1 tháng 1 1900 được biểu diễn bằng số thứ tự 1; ngày 2 tháng 1 1900 được biểu diễn với số sê-ri 2 và như vậy. Làm thế nào bạn sẽ tìm ra số sê-ri của ngày? Chiến lược rất đơn giản. Chỉ cần đặt ngày vào một ô Excel, sau đó thay đổi định dạng ô thành Chung, và bạn sẽ nhận được số thứ tự của ngày có liên quan. Sử dụng phương pháp này, tôi nhận thấy rằng:
- Số sê-ri của ngày 7/3/2013 là
- Và số sê-ri của ngày 3/5/2013 là 41397 .
- Vì vậy, có tổng số 57 những ngày ở đó giữa các ngày 7/3/2013 và 3/5/2013 .
Nhìn vào GIF bên dưới để hiểu điều đó.
Vì vậy, trong biểu đồ, cho Cuộc họp Hội đồng quản trị điểm dữ liệu, màu xanh lam thanh thực sự đại diện cho số 57 và Màu đỏ thanh đại diện cho số 3 . Vì vậy, đây là cách biểu đồ này hoạt động.
Bước 6:Thay đổi các giá trị nhỏ nhất, tối đa và chính của trục ngang
Bây giờ, nhiệm vụ đầu tiên của chúng tôi trong Dự án “ Cuộc họp lập kế hoạch ”Bắt đầu vào ngày 03-05-2013 , vì vậy trục hoành của chúng ta sẽ bắt đầu từ ngày này. Tôi nhấp đúp vào trục hoành , Định dạng trục ngăn tác vụ xuất hiện. Trong Tùy chọn trục , giá trị tối thiểu được đặt là 41340 ; chúng tôi biết rằng điều này “ 41340 ”Thực sự đại diện cho ngày 07-03-2013 . Tôi đặt giá trị tối thiểu là 41397 , số đại diện của ngày 03-05-2013 . Giá trị tối đa được đặt tự động, nhưng tôi thay đổi nó thành 41480 . Và tôi thay đổi các đơn vị chính đến 10 .
Bước 7:Thay đổi định dạng ngày trong biểu đồ Gantt
Tôi muốn thay đổi định dạng số . Để làm điều đó, tôi nhập dd / mm trong Mã định dạng dưới Số chuyển hướng. Theo cách này, ngày tháng có ý nghĩa hơn.
Bước 8:Sử dụng Không tô cho các Thanh màu xanh lam để chúng trở nên vô hình
Bây giờ chọn Màu xanh lam các thanh. Trong biểu đồ bên dưới, bạn thấy tất cả Thanh màu xanh lam được chọn.
Trong Chuỗi dữ liệu định dạng ngăn tác vụ và trong Điền , chọn Không điền. Bạn cũng có thể sử dụng Màu tô trình đơn thả xuống của Trang chủ Ruy-băng.
Bây giờ, hãy nhìn vào biểu đồ bên dưới. Bạn thấy đấy, chúng tôi đã có Biểu đồ Gantt .
Đọc thêm: Cách tạo biểu đồ Excel Gantt với nhiều ngày bắt đầu và kết thúc
Bước 9:Định dạng biểu đồ Gantt
Bây giờ biểu đồ trên cần một số định dạng.
- Nhấp vào chuỗi dữ liệu Thời lượng (chọn bất kỳ ô nào trong số Màu đỏ Thanh), trong ngăn tác vụ Định dạng chuỗi dữ liệu và bên dưới Tùy chọn chuỗi, hãy thay đổi Độ rộng khoảng cách giá trị thành 30% . Nó sẽ giảm Khoảng cách giữa Trục danh mục vị trí.
- Định dạng Chuỗi dữ liệu → Tô &Dòng → Tô màu → Tô rắn → Sử dụng màu cho Chuỗi Dữ liệu.
- Định dạng chuỗi dữ liệu → Hiệu ứng → Mở rộng định dạng 3-D → menu thả xuống Góc trên cùng → Chọn mức loại góc.
- Hiển thị các Nhãn Dữ liệu cho chuỗi dữ liệu này. Để làm điều đó:nhấp vào Phần tử biểu đồ biểu tượng ở góc trên bên phải của biểu đồ. Từ trình đơn, hãy chọn Nhãn dữ liệu tùy chọn.
- Thay đổi Tiêu đề biểu đồ nội dung cho Lịch trình dự án và làm cho Tiêu đề biểu đồ có kích thước lớn hơn.
- Tôi muốn hiển thị Lưới ngang các dòng. Một lần nữa Phần tử biểu đồ biểu tượng → Di chuyển chuột của bạn qua Đường lưới tùy chọn, → Một mũi tên nhỏ bên phải xuất hiện, nhấp vào nó → Từ trình đơn thả xuống:chọn Chiều ngang chính chính tùy chọn.
- Bạn có thể sử dụng một số màu nền khác nhau cho khu vực biểu đồ của mình và bạn cũng có thể làm cho các đường lưới được gạch ngang. Đó là tùy thuộc vào bạn.
- Cuối cùng, hoàn tất quá trình trên, bạn sẽ có thể tạo Biểu đồ Gantt đã được đưa ra trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Kết luận
👉 Sử dụng Chèn ruy-băng để tạo Thanh xếp chồng 2-D biểu đồ.
👉 Nhấn ENTER trên bàn phím của bạn trong khi hoàn thành các yêu cầu của Tùy chọn trục tùy chọn
Kết luận
Vì vậy, bạn thấy việc tạo Biểu đồ Gantt trong Excel 2013 là một công việc dễ dàng. Chỉ cần bạn thực hành và hiểu khái niệm tạo biểu đồ. Phần còn lại thật dễ dàng.
Bất kỳ câu hỏi nào về cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel 2013 ? Hãy hỏi trong phần bình luận. Tôi sẽ rất vui khi được nghe ý kiến của bạn và học hỏi thêm nhiều điều trong quá trình này.
Các bài viết liên quan
- Cách Hiển thị Sự phụ thuộc trong Biểu đồ Gantt trong Excel (2 Phương pháp Dễ dàng)
- Biểu đồ Gantt trong Excel với Định dạng có Điều kiện (2 Ví dụ)
- Cách thêm các mốc quan trọng vào biểu đồ Gantt trong Excel (với các bước nhanh)