Biểu đồ Gantt được dùng chủ yếu trong quản lý dự án. Bạn không thể tạo biểu đồ Gantt trong Excel một cách trực tiếp. Đừng lo, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt cấp độ nâng cao trong Excel bằng cách chỉnh sửa biểu đồ Stacked Bar (Thanh chồng). Hướng dẫn nhanh này sẽ giúp bạn tạo biểu đồ Gantt trong Excel với các bước đơn giản. Nếu không biết quy tắc cơ bản tạo biểu đồ, hãy bấm link để học cách tạo biểu đồ cơ bản. Trong trang tính, bạn thấy một biểu đồ Gantt đơn giản, được tạo từ dữ liệu bên trái biểu đồ.
Giới thiệu về biểu đồ Gantt
Trục ngang (còn gọi là Trục giá trị) đại diện cho tổng khoảng thời gian của dự án. Mỗi Thanh trong Biểu đồ Gantt đại diện cho thời lượng của một nhiệm vụ. Quản lý dự án có thể dễ dàng xác định các nhiệm vụ chồng chéo của dự án. Vì vậy biểu đồ Gantt rất quan trọng trong quản lý dự án.
Trong bảng dữ liệu, cột B chứa tên nhiệm vụ, cột C chứa ngày bắt đầu, cột D chứa thời lượng hoàn thành.
Lưu ý: Một điều quan trọng: cột B không được có tiêu đề, nếu không cột B và C đều sẽ được dùng làm trục danh mục. OK, bắt đầu tạo Biểu đồ Gantt từ đầu.
[Video] Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel 2013
Giải thích video:
Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh ngang. Được dùng trong quản lý dự án. Mặc định Excel không hỗ trợ loại biểu đồ Gantt. Nhưng bạn có thể tạo biểu đồ Gantt nâng cao. Trong trang tính, bạn thấy một Biểu đồ Gantt đơn giản, được tạo từ dữ liệu này. Trục ngang đại diện cho tổng khoảng thời gian dự án, mỗi thanh đại diện cho thời lượng nhiệm vụ. Quản lý dự án dễ dàng xác định nhiệm vụ chồng chéo. Cột B chứa tên nhiệm vụ, cột C chứa ngày bắt đầu, cột D chứa thời lượng. Điều quan trọng: cột B không được có tiêu đề, nếu không cột A và B sẽ làm trục danh mục. OK, bắt đầu tạo Biểu đồ Gantt. Các giá trị tương tự ở trang tính thứ 2. Tôi mở, chọn ô trong dữ liệu, tab Insert, menu thả xuống Bar chart, chọn Stacked Bar chart. Xóa legend, làm rộng biểu đồ. Trên trục danh mục, "Board Meeting" ở vị trí trên cùng, nhưng trong dữ liệu quản lý dự án, Planning Meeting mới là trên cùng. Tôi double-click trục danh mục, ở Axis options, chọn Categories in reverse order. Khi đảo ngược thứ tự, trục ngang cũng thay đổi vị trí, tôi click vào trục này, ở Axis options, phần Labels, chọn Label Position at high. Bạn thấy Board Meeting ở vị trí cao, nên nhãn trục nằm ở đây. Trục ngang bắt đầu từ 07/03/2013, vùng xanh này thực tế là số ngày giữa 07/03/2013 và 03/05/2013. Hãy tìm số ngày giữa hai ngày này. Excel coi ngày như số. Số serial của 7/3/2013 là 41340, của 3/5/2013 là 41397. Có tổng cộng 57 ngày giữa hai ngày này. Vùng xanh này đại diện cho số 57 và vùng đỏ đại diện cho số 3. Vậy biểu đồ hoạt động như vậy. Nhiệm vụ đầu tiên "Planning Meeting" bắt đầu ngày 03/05/2013, nên trục ngang sẽ bắt đầu từ ngày này. Double-click trục ngang, Format axis task pane hiện ra. Ở Axis options, giá trị minimum là 41340 (ngày 07-03-2013). Số tương đương ngày 03-05-2013 là 41397; đặt minimum = 41397. Maximum tự động nhưng tôi đổi thành 41487. Major units đổi thành 10.0. Muốn đổi định dạng số, ở Format Code gõ: dd/mm. Ngày giờ có ý nghĩa hơn. Chọn chuỗi dữ liệu màu xanh, tab Fill & Line, chọn No Fill. Bạn thấy đã có Biểu đồ Gantt. Cần định dạng thêm. Click chuỗi dữ liệu, Gap width = 30% để giảm khoảng cách. Fill chọn Solid Fill, 3-D format thêm hiệu ứng 3-D. Biểu đồ gần xong. Hiện Data Labels, đổi Chart Title thành Project Schedule, to hơn. Đặt tiêu biểu đồ ở đây. Muốn đường lưới ngang, ở Grid Lines chọn Primary Major Horizontal. Phần định dạng còn lại bạn tự làm: màu nền Chart Area, đường lưới nét đứt. Vậy là cách tạo Biểu đồ Gantt.
9 Bước nhanh tạo biểu đồ Gantt trong Excel
Giả sử chúng ta có tập dữ liệu chứa thông tin Lịch trình dự án tùy ý. Chúng ta sẽ tạo biểu đồ Gantt từ dữ liệu này. Dưới đây là tổng quan tập dữ liệu hôm nay.
Bước 1: Tạo tập dữ liệu với tham số phù hợp
Tạo tập dữ liệu để làm biểu đồ Gantt trong Excel. Tập dữ liệu chứa thông tin các loại công việc với ngày bắt đầu và thời lượng. Sử dụng dữ liệu sau:
Bước 2: Tạo biểu đồ Stacked Bar
Tạo biểu đồ Gantt từ tập dữ liệu. Trước tiên tạo biểu đồ 2-D Bar, sau đó biến thành Gantt.
- Chọn phạm vi dữ liệu B4 đến D16. Từ tab Insert:
Insert → Charts → Insert Bar Chart → 2-D Bar → Stacked Bar
- Biểu đồ mặc định được tạo. Chọn Legend và xóa. Làm rộng biểu đồ để có không gian làm việc.
Bước 3: Đảo ngược thứ tự trục danh mục
Trên Trục danh mục (trục dọc trong biểu đồ), "Board Meeting" ở vị trí trên cùng, nhưng dữ liệu quản lý dự án thì Planning Meeting mới lên đầu. Double-click Trục danh mục, Format Axis task pane hiện ra. Tab Axis Options, chọn Categories in reverse order.
- Kết quả: trục danh mục theo thứ tự công việc.
Xem thêm: Cách tạo biểu đồ Gantt cho nhiều dự án trong Excel (các bước dễ dàng)
Bước 4: Thay đổi vị trí nhãn trục ngang
Khi đảo ngược trục danh mục, Trục ngang (trục giá trị) cũng đổi vị trí. Click Trục danh mục, lại trong Format Axis, thu gọn Axis Options, mở rộng Labels, chọn Label Position ở High.
Quan sát dữ liệu: "Board Meeting" là dữ liệu cuối. Do đó "Board Meeting" được coi là vị trí High. Khi chọn Label Position High cho Trục ngang, trục ngang nằm ở phía Board Meeting (phía High). Quan sát biểu đồ sau để hiểu. Đây là khái niệm quan trọng.
Trục ngang bắt đầu từ ngày 07/03/2013. Ngày này do Excel chọn mặc định. Mọi biểu đồ đều bắt đầu từ một giá trị. Excel đặt mặc định nhưng bạn có thể đặt giá trị bắt đầu. Nhìn biểu đồ trên, từ trên xuống, thanh Xanh đầu tiên đại diện giá trị 03/05/2013 của chuỗi Start Date tại điểm "Planning Meeting" và thanh Đỏ đại diện giá trị 3 của chuỗi Duration cùng điểm.
Vì Trục ngang bắt đầu từ 07/03/2013, vùng xanh này là số ngày giữa 07/03/2013 và 03/05/2013. Tương tự quan sát các chuỗi dữ liệu khác. Di chuột lên thanh (Xanh hoặc Đỏ), Excel hiển thị 3 thứ:
- Tên Chuỗi dữ liệu (Data Series): Start Date.
- Tên Điểm dữ liệu (Data Point): Planning Meeting.
- Giá trị của chuỗi dữ liệu: 03/05/2013.
Xem thêm: Biểu đồ Excel với Tiêu đề và Nhãn Legend động
Bước 5: Tìm số ngày giữa hai ngày
Tìm số ngày giữa 07/03/2013 và 03/05/2013. Excel lưu ngày như số serial (ngày 1/1/1900 = 1). Cách tìm serial: nhập ngày vào ô → đổi định dạng ô thành General → được serial number.
- Serial ngày 7/3/2013 là 41340.
- Serial ngày 3/5/2013 là 41397.
- Tổng cộng 57 ngày giữa hai ngày này.
Xem GIF dưới để hiểu:
Vậy trong biểu đồ, điểm dữ liệu Board Meeting, thanh xanh đại diện số 57, thanh Đỏ đại diện số 3. Vậy biểu đồ hoạt động như vậy.
Bước 6: Thay đổi Minimum, Maximum, Major units của trục ngang
Nhiệm vụ đầu "Planning Meeting" bắt đầu 03-05-2013, nên trục ngang bắt đầu từ ngày này. Double-click trục ngang, Format axis hiện ra. Axis options: minimum = 41340 (ngày 07-03-2013). Đặt minimum = 41397 (ngày 03-05-2013). Maximum tự động nhưng đổi thành 41480. Major units = 10.
Bước 7: Thay đổi định dạng ngày trong biểu đồ Gantt
Muốn đổi định dạng số. Ở Format Code tab Number gõ dd/mm. Ngày giờ dễ hiểu hơn.
Bước 8: Dùng No Fill cho thanh xanh để ẩn đi
Chọn thanh Xanh. Tất cả thanh xanh được chọn.
Trong Format Data Series task pane, tab Fill, chọn No Fill. Cũng có thể dùng menu thả xuống Fill Color tab Home.
Nhìn biểu đồ dưới. Đã có Biểu đồ Gantt.
Xem thêm: Cách tạo biểu đồ Gantt Excel với nhiều ngày bắt đầu và kết thúc
Bước 9: Định dạng biểu đồ Gantt
Biểu đồ trên cần định dạng thêm.
- Click chuỗi Duration (thanh Đỏ), Format Data Series → Series Options → Gap Width = 30%. Giảm khoảng cách vị trí trục danh mục.
- Format Data Series → Fill & Line → Fill → Solid Fill → Chọn màu cho chuỗi dữ liệu.
- Format Data Series → Effects → Expand 3-D Format → Top Bevel drop-down → Chọn Angle type level.
- Hiện Data Labels: click icon Chart Elements góc trên phải → chọn Data Labels.
- Đổi Chart Title thành Project Schedule, to hơn.
- Hiện đường lưới ngang: Chart Element → di chuột qua Grid Lines → mũi tên phải → chọn Primary Major Horizontal.
- Có thể dùng màu nền khác cho Chart Area, đường lưới nét đứt. Tùy ý bạn.
- Hoàn tất, bạn có Biểu đồ Gantt như ảnh dưới.
Tóm tắt
👉 Dùng ribbon Insert tạo biểu đồ 2-D Stacked Bar.
👉 Nhấn ENTER khi hoàn tất yêu cầu tùy chọn Axis options.
Kết luận
Vậy là tạo Biểu đồ Gantt trong Excel 2013 khá dễ. Chỉ cần thực hành và hiểu khái niệm tạo biểu đồ. Phần còn lại dễ dàng.
Có câu hỏi về cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel 2013? Hãy hỏi ở phần bình luận. Tôi rất vui được nghe từ bạn và học thêm.
Bài viết liên quan
- Cách hiển thị phụ thuộc trong biểu đồ Gantt Excel (2 phương pháp dễ)
- Biểu đồ Gantt Excel với Định dạng có điều kiện (2 ví dụ)
- Cách thêm Milestones vào biểu đồ Gantt Excel (với các bước nhanh)