Cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel (3 cách dễ dàng)

Nếu bạn muốn tạo biểu đồ phân cấp, thì Excel có thể thực sự hữu ích. Trọng tâm chính của bài viết này là giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel.

Biểu đồ phân cấp là gì?

Một biểu đồ phân cấp cho biết cách một hệ thống hoặc tổ chức được chia thành các thành phần dễ quản lý nhất. Nó thường có cấu trúc từ trên xuống hoặc bố cục từ trái sang phải. Các hình chữ nhật trong sơ đồ biểu thị các thực thể hệ thống khác nhau và các đường thẳng sẽ được sử dụng để kết nối chúng. Ở một số khía cạnh, những sơ đồ này giống với sơ đồ tổ chức.

3 cách dễ dàng để tạo biểu đồ phân cấp trong Excel

Ở đây, tôi đã lấy tập dữ liệu sau để chỉ cho bạn cách bạn có thể tạo biểu đồ phân cấp. Tập dữ liệu này chứa thông tin nhân viên . Tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu này để giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel. Tôi sẽ hiển thị nó trong 3 những cách khác nhau.

1. Sử dụng tính năng SmartArt để tạo biểu đồ phân cấp trong Excel

Trong phương pháp này, tôi sẽ giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel bằng cách sử dụng SmartArt tính năng. Ở đây, tôi sẽ giải thích mọi thứ về biểu đồ phân cấp trong 6 các bước đơn giản.

Bước-01:Chèn biểu đồ phân cấp trong Excel

Trong bước đầu tiên này, tôi sẽ giải thích cách bạn có thể chèn biểu đồ phân cấp vào trang tính Excel của bạn.

• Trước tiên, hãy chuyển đến Chèn tab.
• Thứ hai, chọn SmartArt .

Bây giờ, bạn sẽ thấy một hộp thoại có tên Chọn đồ họa SmartArt sẽ xuất hiện.

• Trước tiên, hãy chọn Hệ thống phân cấp tab.

Tại đây, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn cho biểu đồ phân cấp của mình .

• Thứ hai, đã chọn tùy chọn bạn thích. Ở đây, tôi đã chọn Hệ thống phân cấp .
• Thứ ba, chọn OK .

Bây giờ, bạn sẽ thấy biểu đồ phân cấp của mình được chèn vào trang tính Excel của bạn.

Đọc thêm: Cách sử dụng cấu trúc phân cấp SmartArt trong Excel (Với các bước đơn giản)

Bước-02:Thêm văn bản từ danh sách

Trong bước này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể thêm văn bản vào biểu đồ phân cấp của mình .

• Để bắt đầu, hãy chọn nút được đánh dấu trong hình sau để mở bảng văn bản.

Bây giờ, bảng văn bản sẽ xuất hiện.

Tại thời điểm này, tôi sẽ thêm văn bản từ tập dữ liệu của mình.

• Trước hết, hãy chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn hiển thị trong biểu đồ phân cấp .
• Thứ hai, nhấn CTRL + C để sao chép dữ liệu. Đây, CTRL + C là phím tắt để sao chép.

• Thứ hai, dán dữ liệu đó vào bảng văn bản bằng cách nhấn CLRT + V .

Tại đây, bạn có thể thấy tất cả các văn bản được hiển thị trên một dòng duy nhất.

Bây giờ, tôi sẽ sửa nó và thêm các cấp vào biểu đồ phân cấp này theo tập dữ liệu.

• Trước tiên, hãy chọn văn bản mà bạn muốn thêm cấp độ. Ở đây, tôi đã chọn Morty Người quản lý dự án là ai .
• Thứ hai, nhấn Tab một lần từ bàn phím vì Morty hoạt động dưới quyền của Adam Giám đốc điều hành là ai .

Tại đây, bạn có thể thấy rằng Morty’s vị trí hiện đang hiển thị trong Adam .

• Sau đó, nhấn Tab hai lần cho Rachel vì cô ấy làm việc theo Morty và Morty hoạt động dưới Adam .

• Bây giờ, nhấn Tab ba lần cho Kết hôn người làm việc dưới quyền của Rachel .

Theo cách tương tự, tôi đã cấp tất cả các nhân viên và tôi có biểu đồ phân cấp của mình .

Bây giờ, Tên và Chỉ định được hiển thị trên cùng một dòng. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể khắc phục điều đó.

• Trước hết, hãy đặt con trỏ chuột của bạn trước Chỉ định .

• Thứ hai, nhấn SHIFT + ENTER .

Tại đây, bạn sẽ thấy ký hiệu hiện ở một dòng mới.

Theo cách tương tự, tôi đã sửa lỗi này cho tất cả nhân viên và bây giờ là biểu đồ phân cấp của tôi trông như thế này.

Bây giờ bạn có thể thay đổi kích thước phông chữ nữa.

• Trước hết, hãy chọn dữ liệu mà bạn muốn thay đổi kích thước phông chữ . Ở đây, tôi đã chọn Adam .
• Thứ hai, chọn kích thước phông chữ bạn muốn. Ở đây, tôi đã chọn 14 .

Theo cách tương tự, tôi đã thay đổi kích thước phông chữ của toàn bộ biểu đồ phân cấp .

Trong hình ảnh sau, bạn có thể thấy biểu đồ phân cấp của tôi .

Đọc thêm: Cách tạo cấu trúc phân cấp nhiều cấp trong Excel (2 cách dễ dàng)

Bước-03:Định dạng biểu đồ phân cấp trong Excel

Sau đây, tôi sẽ giải thích cách bạn có thể định dạng biểu đồ phân cấp của mình.

• Trước hết, hãy chọn biểu đồ phân cấp.
• Thứ hai, đi tới SmartArt tab.
• Thứ ba, chọn Chọn màu .

Bây giờ, một menu thả xuống sẽ xuất hiện.

• Sau đó, chọn màu bạn muốn cho biểu đồ của mình. Ở đây, tôi đã chọn màu được đánh dấu từ Phạm vi đầy màu sắc .

Bây giờ, bạn sẽ thấy màu của biểu đồ đã thay đổi thành màu đã chọn.

Sau đó, tôi sẽ thay đổi kiểu của biểu đồ.

• Trước hết, hãy chọn biểu đồ phân cấp .
• Thứ hai, đi tới SmartArt tab.
• Thứ ba, chọn kiểu bạn muốn cho biểu đồ phân cấp . Ở đây, tôi đã chọn Hiệu ứng tinh tế .

Bây giờ, bạn có thể thấy kiểu biểu đồ đã thay đổi thành kiểu biểu đồ đã chọn của tôi .

Bước-04:Sắp xếp lại thứ tự các nút

Trong bước này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sắp xếp lại thứ tự của các nút trong biểu đồ phân cấp của bạn .

• Trước hết, hãy chọn biểu đồ phân cấp .
• Thứ hai, đi tới SmartArt tab.
• Thứ ba, chọn Từ phải sang Trái .

Tại đây, bạn có thể thấy thứ tự của các nút được sắp xếp lại trong biểu đồ phân cấp .

Bước-05:Thêm thăng chức hoặc giáng chức

Trong bước thứ năm này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể thêm quảng cáo hoặc cách chức vào biểu đồ phân cấp của bạn .

Ví dụ: Ron đã làm việc rất chăm chỉ và vì lý do đó, anh ấy đã được thăng chức. Anh ấy hiện là Trưởng nhóm . Từ bây giờ, anh ấy sẽ báo cáo với Người quản lý dự án và Jake sẽ làm việc trong nhóm của anh ấy.

Hãy xem cách bạn cập nhật thông tin này trong biểu đồ phân cấp .

• Trước tiên, hãy chọn hộp trong biểu đồ phân cấp của bạn có chứa thông tin của nhân viên đã được thăng chức. Ở đây, tôi đã chọn hộp cho Ron .
• Thứ hai, đi tới SmartArt tab.
• Thứ ba, chọn Quảng cáo .

Bây giờ, bạn có thể thấy Ron đang làm việc dưới quyền của Người quản lý dự án trong biểu đồ phân cấp . Tuy nhiên, tên gọi của anh ấy vẫn giống như trước đó là Người viết kỹ thuật .

• Cuối cùng, thay đổi chỉ định. Tại đây, tôi đã đổi thành Trưởng nhóm .

Bước-06:Thay đổi bố cục của biểu đồ phân cấp trong Excel

Ở đây, tôi sẽ giải thích cách bạn có thể thay đổi Bố cục của biểu đồ phân cấp của mình.

• Trước hết, hãy chọn biểu đồ phân cấp .
• Thứ hai, đi tới SmartArt tab.
• Thứ ba, chọn nút được đánh dấu từ Bố cục để tải tất cả Bố cục có sẵn .

Bây giờ, bạn sẽ thấy một danh sách các bố cục sẽ xuất hiện.

• Sau đó, chọn bố cục bạn thích. Ở đây, tôi đã chọn Cấu trúc phân cấp ngang .

Tại đây, bạn có thể thấy Bố cục trong số biểu đồ phân cấp của tôi được thay đổi thành Phân cấp ngang .

Cuối cùng, trong hình ảnh sau, bạn có thể thấy biểu đồ phân cấp cuối cùng của tôi .

Đọc thêm: Cách tạo cấu trúc phân cấp trong Excel (3 cách dễ dàng)

2. Sử dụng phần bổ trợ Excel để tạo biểu đồ phân cấp

Trong phương pháp này, tôi sẽ giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel bằng cách sử dụng Phần bổ trợ Excel . Tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau để giải thích phương pháp này. Nó chứa ID nhân viên , Tên nhân viên , Chỉ định , ID người quản lý và Loại vai trò .

Bước-01:Thêm Visio Data Visualizer

Trong bước này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể thêm Trình hiển thị dữ liệu Visio vào Phần bổ trợ của bạn .

• Trước tiên, hãy chuyển đến Chèn tab.
• Thứ hai, chọn Tải phần bổ trợ .

Bây giờ, Phần bổ trợ Office cửa sổ sẽ mở ra.

• Trước tiên, hãy tìm kiếm Trình hiển thị dữ liệu Visio .
• Thứ hai, chọn Thêm .

Sau đó, một cửa sổ khác sẽ xuất hiện.

• Bây giờ, chọn Tiếp tục .

Cuối cùng, bạn sẽ thấy rằng Trình hiển thị dữ liệu Visio được thêm vào Phần bổ trợ của bạn .

Bước-02:Chèn biểu đồ phân cấp

Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể Chèn biểu đồ phân cấp sử dụng Trình hiển thị dữ liệu Visio .

• Trước tiên, hãy chuyển đến Chèn tab.
• Thứ hai, chọn Visio Data Visualizer .

Đây, Trình hiển thị dữ liệu cửa sổ sẽ xuất hiện.

• Bây giờ, chọn Tiếp tục mà không cần đăng nhập (Xem trước) .

Bây giờ, Trình hiển thị dữ liệu sẽ được mở.

• Trước tiên, hãy chọn ô mà bạn muốn có biểu đồ của mình. Ở đây, tôi đã chọn ô B15 .
• Thứ hai, chọn Sơ đồ tổ chức .
• Thứ ba, chọn Tạo từ bố cục bạn muốn. Ở đây, tôi đã chọn Dọc .

Finally, you will see the hierarchy chart template is inserted along with its data table.

Step-03:Updating Information

In this step, I will show you how you can update your employee information into the template you inserted.

• Firstly, select the column you want to copy.
• Secondly, press CTRL+C để sao chép dữ liệu.

• Thirdly, select the first cell of the column where you want to insert that data. Here, I selected the first cell of the column named Employee ID .

• After that, press CTRL+V to paste the column.

• Now, in the same way, insert all the employee information into the template table.

• After that, select Refresh in the hierarchy chart to update it.

Now, you can see that I have got my desired hierarchy chart .

Here, in the following image, you can see the final hierarchy chart that I made using Excel Add-ins .

3. Using Shapes Feature to Make Hierarchy Chart in Excel

In this section, I will explain how to make hierarchy chart in Excel using the Shapes feature. Here, I will use the following dataset to explain this method.

Hãy xem các bước.

Các bước:

• Firstly, go to the Insert tab.
• Secondly, select Stapes .

Bây giờ, một menu thả xuống sẽ xuất hiện.

• After that, select any box shape you like. Here, I selected Rectangle:Round Corner .

• Now, click where you want the box and it will be inserted into your excel sheet.

• After that, you can resize the box if you want. By dragging the marked portion in the following image.

Here, you can see I have resized my box as I wanted.

• Now, copy the box by pressing CTRL+C in your keyboard.

• Then, select where you want it. Here, I selected cell C14 .

• Next, press CTRL+V để dán.

In the same way, I have copied 4 more boxes because I have 6 employees in total.

• Now, rearrange the box to give them levels.

Now, I will connect them.

• Firstly, go to the Insert tab.
• Secondly, select Shapes .
• Thirdly, select Line .

• After that, connect the first 2 boxes with the Line .

• Now, connect all the boxes in the same way.

Here, you can see I have connected my boxes.

• Now, type name and designation the way you want to show them in your hierarchy chart . Here, I have typed the Name and Designation in the first box.

Finally, I have written the Name and Designation for every employee and got my hierarchy chart in Excel using the Shapes tính năng.

Những điều cần nhớ

• It should be noted that the third method is only suitable if you have a small set of data otherwise it will be time-consuming.

Phần thực hành

Here, I have provided a practice sheet for you to practice how to make hierarchy chart trong Excel.

Kết luận

In this article, I tried to cover how to make hierarchy chart trong Excel. Here, I explained it in 3 different ways. I hope this article was helpful for you. If you like this article, then visit ExcelDemy để biết thêm các bài viết như thế này. Cuối cùng, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho tôi biết trong phần bình luận bên dưới.

Các bài viết liên quan

• Cách tạo cấu trúc phân cấp trong Excel Pivot Table (với các bước đơn giản)
• Tạo cấu trúc phân cấp ngày trong bảng tổng hợp Excel (với các bước dễ dàng)
• Cách Thêm Thứ bậc Hàng trong Excel (2 Phương pháp Dễ dàng)