Nếu bạn muốn tạo biểu đồ phân cấp, thì Excel có thể thực sự hữu ích. Trọng tâm chính của bài viết này là giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel.
Biểu đồ phân cấp là gì?
Một biểu đồ phân cấp cho thấy cách một hệ thống hoặc tổ chức được phân chia thành các thành phần dễ quản lý nhất. Nó thường có cấu trúc từ trên xuống hoặc bố cục từ trái sang phải. Các hình chữ nhật trong sơ đồ chỉ ra các thực thể hệ thống khác nhau, và các đường sẽ được dùng để kết nối chúng. Về một số khía cạnh, các sơ đồ này giống với biểu đồ tổ chức.
3 Cách dễ dàng để tạo Biểu đồ phân cấp trong Excel
Ở đây, tôi đã lấy tập dữ liệu sau để cho bạn thấy cách bạn có thể tạo biểu đồ phân cấp. Tập dữ liệu này chứa thông tin nhân viên. Tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu này để giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel. Tôi sẽ chỉ ra nó theo 3 cách khác nhau.
1. Sử dụng tính năng SmartArt để tạo Biểu đồ phân cấp trong Excel
Trong phương pháp này, tôi sẽ giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel sử dụng tính năng SmartArt. Ở đây, tôi sẽ giải thích mọi thứ về biểu đồ phân cấp trong 6 bước dễ dàng.
Bước 01: Chèn Biểu đồ phân cấp trong Excel
Ở bước đầu tiên này, tôi sẽ giải thích cách bạn có thể chèn biểu đồ phân cấp vào trang tính Excel của bạn.
- Thứ nhất, chuyển đến tab Chèn.
- Thứ hai, chọn SmartArt.
Bây giờ, bạn sẽ thấy một hộp thoại tên là Chọn đồ họa SmartArt sẽ xuất hiện.
- Thứ nhất, chọn tab Phân cấp.
Ở đây, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn cho biểu đồ phân cấp của bạn.
- Thứ hai, chọn tùy chọn bạn thích. Ở đây, tôi chọn Phân cấp.
- Thứ ba, chọn OK.
Bây giờ, bạn sẽ thấy biểu đồ phân cấp của bạn được chèn vào trang tính Excel.
Đọc thêm: Cách sử dụng Phân cấp SmartArt trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước 02: Thêm văn bản từ danh sách
Ở bước này, tôi sẽ cho bạn thấy cách bạn có thể thêm văn bản vào biểu đồ phân cấp của bạn.
- Để bắt đầu, chọn nút được đánh dấu trong hình ảnh sau để mở bảng văn bản.
Bây giờ, bảng văn bản sẽ xuất hiện.
Lúc này, tôi sẽ thêm văn bản từ tập dữ liệu của mình.
- Thứ nhất, chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn hiển thị trong biểu đồ phân cấp.
- Thứ hai, nhấn CTRL+C để sao chép dữ liệu. Ở đây, CTRL+C là phím tắt bàn phím để sao chép.
- Thứ ba, dán dữ liệu đó vào bảng văn bản bằng cách nhấn CTRL+V.
Ở đây, bạn có thể thấy tất cả các văn bản được hiển thị trong một dòng duy nhất.
Bây giờ, tôi sẽ sửa nó và thêm cấp độ vào biểu đồ phân cấp này theo tập dữ liệu.
- Thứ nhất, chọn văn bản nơi bạn muốn thêm cấp độ. Ở đây, tôi chọn Morty là Quản lý dự án.
- Thứ hai, nhấn Tab một lần từ bàn phím vì Morty làm việc dưới Adam là Giám đốc điều hành.
Ở đây, bạn có thể thấy vị trí của Morty đang hiển thị dưới Adam.
- Sau đó, nhấn Tab hai lần cho Rachel vì cô ấy làm việc dưới Morty và Morty làm việc dưới Adam.
- Bây giờ, nhấn Tab ba lần cho Marry người làm việc dưới Rachel.
Cùng cách đó, tôi đã phân cấp tất cả nhân viên và có được biểu đồ phân cấp của mình.
Bây giờ, Tên và Chức danh được hiển thị trên cùng một dòng. Tôi sẽ cho bạn thấy cách bạn có thể sửa điều đó.
- Thứ nhất, đặt con trỏ chuột trước Chức danh.
- Thứ hai, nhấn SHIFT+ENTER.
Ở đây, bạn sẽ thấy chức danh hiện ở một dòng mới.
Cùng cách đó, tôi đã sửa điều này cho tất cả nhân viên và bây giờ biểu đồ phân cấp của tôi trông như thế này.
Bây giờ bạn có thể thay đổi cỡ chữ cũng.
- Thứ nhất, chọn dữ liệu mà bạn muốn thay đổi cỡ chữ. Ở đây, tôi chọn Adam.
- Thứ hai, chọn cỡ chữ bạn muốn. Ở đây, tôi chọn 14.
Cùng cách đó, tôi đã thay đổi cỡ chữ của toàn bộ biểu đồ phân cấp.
Trong hình ảnh sau, bạn có thể thấy biểu đồ phân cấp của tôi.
Đọc thêm: Cách tạo phân cấp nhiều cấp trong Excel (2 cách dễ dàng)
Bước 03: Định dạng Biểu đồ phân cấp trong Excel
Ở đây, tôi sẽ giải thích cách bạn có thể định dạng biểu đồ phân cấp của bạn.
- Thứ nhất, chọn biểu đồ phân cấp.
- Thứ hai, chuyển đến tab SmartArt.
- Thứ ba, chọn Chọn màu.
Bây giờ, một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn màu bạn muốn cho biểu đồ của mình. Ở đây, tôi chọn màu được đánh dấu từ Phạm vi nhiều màu.
Bây giờ, bạn sẽ thấy màu của biểu đồ đã thay đổi thành màu đã chọn.
Sau đó, tôi sẽ thay đổi kiểu của biểu đồ.
- Thứ nhất, chọn biểu đồ phân cấp.
- Thứ hai, chuyển đến tab SmartArt.
- Thứ ba, chọn kiểu bạn muốn cho biểu đồ phân cấp. Ở đây, tôi chọn Hiệu ứng tinh tế.
Bây giờ, bạn có thể thấy kiểu biểu đồ đã thay đổi thành kiểu biểu đồ tôi đã chọn.
Bước 04: Sắp xếp lại thứ tự các nút
Ở bước này, tôi sẽ cho bạn thấy cách bạn có thể sắp xếp lại thứ tự các nút trong biểu đồ phân cấp của bạn.
- Thứ nhất, chọn biểu đồ phân cấp.
- Thứ hai, chuyển đến tab SmartArt.
- Thứ ba, chọn Phải sang trái.
Ở đây, bạn có thể thấy thứ tự các nút được sắp xếp lại trong biểu đồ phân cấp.
Bước 05: Thêm Thăng tiến hoặc Giáng cấp
Ở bước năm này, tôi sẽ cho bạn thấy cách bạn có thể thêm thăng tiến hoặc giáng cấp vào biểu đồ phân cấp của bạn.
Ví dụ, Ron đã làm việc rất chăm chỉ và vì lý do đó anh ấy được thăng tiến. Anh ấy hiện là Trưởng nhóm. Từ bây giờ, anh ấy sẽ báo cáo cho Quản lý dự án và Jake sẽ làm việc trong nhóm của anh ấy.
Hãy xem cách bạn cập nhật thông tin này trong biểu đồ phân cấp của bạn.
- Thứ nhất, chọn hộp trong biểu đồ phân cấp chứa thông tin của nhân viên được thăng tiến. Ở đây, tôi chọn hộp cho Ron.
- Thứ hai, chuyển đến tab SmartArt.
- Thứ ba, chọn Thăng tiến.
Bây giờ, bạn có thể thấy Ron đang làm việc dưới Quản lý dự án trong biểu đồ phân cấp. Nhưng, chức danh của anh ấy vẫn giống như trước là Kỹ thuật viên viết.
- Cuối cùng, thay đổi chức danh. Ở đây, tôi đổi thành Trưởng nhóm.
Bước 06: Thay đổi Bố cục của Biểu đồ phân cấp trong Excel
Ở đây, tôi sẽ giải thích cách bạn có thể thay đổi Bố cục của biểu đồ phân cấp của bạn.
- Thứ nhất, chọn biểu đồ phân cấp.
- Thứ hai, chuyển đến tab SmartArt.
- Thứ ba, chọn nút được đánh dấu từ Bố cục để lấy tất cả Bố cục có sẵn.
Bây giờ, một danh sách bố cục sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn bố cục bạn thích. Ở đây, tôi chọn Phân cấp ngang.
Ở đây, bạn có thể thấy Bố cục của biểu đồ phân cấp của tôi được thay đổi thành Phân cấp ngang.
Cuối cùng, trong hình ảnh sau, bạn có thể thấy biểu đồ phân cấp cuối cùng của tôi.
Đọc thêm: Cách tạo phân cấp trong Excel (3 cách dễ dàng)
2. Sử dụng Tiện ích mở rộng Excel để tạo Biểu đồ phân cấp
Trong phương pháp này, tôi sẽ giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel bằng cách sử dụng Tiện ích mở rộng Excel. Tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau để giải thích phương pháp này. Nó chứa ID nhân viên, Tên nhân viên, Chức danh, ID quản lý và Loại vai trò.
Bước 01: Thêm Trình trực quan hóa dữ liệu Visio
Ở bước này, tôi sẽ cho bạn thấy cách bạn có thể thêm Trình trực quan hóa dữ liệu Visio vào Tiện ích mở rộng của bạn.
- Thứ nhất, chuyển đến tab Chèn.
- Thứ hai, chọn Lấy tiện ích mở rộng.
Bây giờ, cửa sổ Tiện ích mở rộng Office sẽ mở ra.
- Thứ nhất, tìm kiếm Trình trực quan hóa dữ liệu Visio.
- Thứ hai, chọn Thêm.
Sau đó, một cửa sổ khác sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, chọn Tiếp tục.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy Trình trực quan hóa dữ liệu Visio được thêm vào Tiện ích mở rộng của bạn.
Bước 02: Chèn Biểu đồ phân cấp
Bây giờ, tôi sẽ cho bạn thấy cách bạn có thể chèn biểu đồ phân cấp sử dụng Trình trực quan hóa dữ liệu Visio.
- Thứ nhất, chuyển đến tab Chèn.
- Thứ hai, chọn Trình trực quan hóa dữ liệu Visio.
Ở đây, cửa sổ Trực quan hóa dữ liệu sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, chọn Tiếp tục mà không đăng nhập (Xem trước).
Bây giờ, Trực quan hóa dữ liệu sẽ được mở.
- Thứ nhất, chọn ô nơi bạn muốn biểu đồ. Ở đây, tôi chọn ô B15.
- Thứ hai, chọn Biểu đồ tổ chức.
- Thứ ba, chọn Tạo từ bố cục bạn muốn. Ở đây, tôi chọn Dọc.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy mẫu biểu đồ phân cấp được chèn cùng với bảng dữ liệu của nó.
Bước 03: Cập nhật thông tin
Ở bước này, tôi sẽ cho bạn thấy cách bạn có thể cập nhật thông tin nhân viên của bạn vào mẫu bạn đã chèn.
- Thứ nhất, chọn cột bạn muốn sao chép.
- Thứ hai, nhấn CTRL+C để sao chép dữ liệu.
- Thứ ba, chọn ô đầu tiên của cột nơi bạn muốn chèn dữ liệu đó. Ở đây, tôi chọn ô đầu tiên của cột tên ID nhân viên.
- Sau đó, nhấn CTRL+V để dán cột.
- Bây giờ, theo cùng cách, chèn tất cả thông tin nhân viên vào bảng mẫu.
- Sau đó, chọn Làm mới trong biểu đồ phân cấp để cập nhật nó.
Bây giờ, bạn có thể thấy tôi đã có được biểu đồ phân cấp mong muốn.
Ở đây, trong hình ảnh sau, bạn có thể thấy biểu đồ phân cấp cuối cùng mà tôi đã tạo bằng Tiện ích mở rộng Excel.
3. Sử dụng tính năng Hình dạng để tạo Biểu đồ phân cấp trong Excel
Trong phần này, tôi sẽ giải thích cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel sử dụng tính năng Hình dạng. Ở đây, tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu sau để giải thích phương pháp này.
Hãy xem các bước.
Các bước:
- Thứ nhất, chuyển đến tab Chèn.
- Thứ hai, chọn Hình dạng.
Bây giờ, một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn bất kỳ hình dạng hộp nào bạn thích. Ở đây, tôi chọn Hình chữ nhật: Góc bo tròn.
- Bây giờ, nhấp nơi bạn muốn hộp và nó sẽ được chèn vào trang tính Excel của bạn.
- Sau đó, bạn có thể thay đổi kích thước hộp nếu muốn. Bằng cách kéo phần được đánh dấu trong hình ảnh sau.
Ở đây, bạn có thể thấy tôi đã thay đổi kích thước hộp của mình như mong muốn.
- Bây giờ, sao chép hộp bằng cách nhấn CTRL+C trên bàn phím của bạn.
- Sau đó, chọn nơi bạn muốn nó. Ở đây, tôi chọn ô C14.
- Tiếp theo, nhấn CTRL+V để dán.
Cùng cách đó, tôi đã sao chép 4 hộp nữa vì tôi có tổng cộng 6 nhân viên.
- Bây giờ, sắp xếp lại hộp để cấp cho họ các cấp độ.
Bây giờ, tôi sẽ kết nối chúng.
- Thứ nhất, chuyển đến tab Chèn.
- Thứ hai, chọn Hình dạng.
- Thứ ba, chọn Đường.
- Sau đó, kết nối 2 hộp đầu tiên với Đường.
- Bây giờ, kết nối tất cả các hộp theo cùng cách.
Ở đây, bạn có thể thấy tôi đã kết nối các hộp của mình.
- Bây giờ, gõ tên và chức danh theo cách bạn muốn hiển thị trong biểu đồ phân cấp. Ở đây, tôi đã gõ Tên và Chức danh trong hộp đầu tiên.
Cuối cùng, tôi đã viết Tên và Chức danh cho mọi nhân viên và có được biểu đồ phân cấp trong Excel sử dụng tính năng Hình dạng.
Lưu ý quan trọng
- Lưu ý rằng phương pháp thứ ba chỉ phù hợp nếu bạn có một tập dữ liệu nhỏ, nếu không sẽ tốn nhiều thời gian.
Phần thực hành
Ở đây, tôi đã cung cấp một trang tính thực hành cho bạn để thực hành cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel.
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã cố gắng bao quát cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel. Ở đây, tôi đã giải thích nó theo 3 cách khác nhau. Tôi hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn. Nếu bạn thích bài viết này, hãy truy cập ExcelDemy để xem thêm các bài viết như thế này. Cuối cùng, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại cho tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo phân cấp trong Bảng Pivot Excel (với các bước dễ dàng)
- Tạo phân cấp ngày trong Bảng Pivot Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách thêm phân cấp hàng trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)