Trong Excel, thuật ngữ "phân cấp" có hai ý nghĩa riêng biệt. Ý nghĩa đầu tiên, đơn giản hơn, đề cập đến một loại biểu đồ đặc biệt giúp hình dung cấu trúc phân cấp, như biểu đồ tổ chức. Power Pivot phân cấp, mặt khác, cho phép bạn nhanh chóng đi sâu (drill down) hoặc lên (drill up) qua danh sách các cột lồng nhau trong một bảng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận cách tạo phân cấp trong Excel theo 3 cách.
Bạn có thể tải sổ làm việc thực hành tại đây.
Create Hierarchy.xlsx
3 Cách tiện lợi để tạo Phân cấp trong Excel
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận 3 cách dễ dàng để tạo phân cấp trong Excel. Thứ nhất, chúng ta sẽ sử dụng tính năng SmartArt. Sau đó, chúng ta sẽ dùng Bảng Pivot để tạo phân cấp. Cuối cùng, chúng ta sẽ minh họa việc sử dụng thanh công cụ Power Pivot để tạo phân cấp trong Excel. Chúng ta sẽ sử dụng dữ liệu mẫu dưới đây để minh họa các phương pháp.
1. Sử dụng tính năng SmartArt
Trong phương pháp này, chúng ta sẽ trực quan hóa phân cấp của một tổ chức bằng cách sử dụng tính năng SmartArt. Tính năng này cho phép chúng ta chọn một đồ họa biểu diễn phân cấp.
Các bước:
- Thứ nhất, sao chép toàn bộ tập dữ liệu.
- Thứ hai, chuyển đến tab Chèn trên Ribbon.
- Từ nhóm Hình minh họa, chọn thanh công cụ SmartArt.
- Do đó, một hộp thoại sẽ xuất hiện trên màn hình.
- Sau đó, từ hộp thoại, thứ nhất, chọn tùy chọn Phân cấp.
- Tiếp theo, chọn loại đồ họa phân cấp bạn thích.
- Cuối cùng, nhấp OK.
- Từ đồ họa, nhấp vào mũi tên ra ngoài để lấy hộp thoại.
- Sau đó, giữ con trỏ trên hộp thoại và nhấn Ctrl+A.
- Do đó, toàn bộ dữ liệu trong đồ họa sẽ được chọn.
- Sau đó, nhấp nút Xóa để xóa dữ liệu mặc định.
- Tiếp theo, giữ con trỏ trên hộp thoại và nhấn Ctrl+V.
- Do đó, tập dữ liệu của chúng ta sẽ được dán vào hộp thoại.
- Sau đó, chọn tùy chọn Quản lý bán hàng và nhấn Tab một lần.
- Vì Quản lý bán hàng báo cáo cho Giám đốc điều hành, điều này cho phép chúng ta minh họa mối quan hệ đó.
- Tiếp theo, chọn tùy chọn Nhân viên bán hàng 1 và Tab kép.
- Lặp lại hai bước trước để có một minh họa phân cấp đúng đắn.
- Cuối cùng, bạn có thể định dạng cây phân cấp bằng cách sử dụng tùy chọn Bố cục và Kiểu SmartArt từ tùy chọn Thiết kế SmartArt.
Đọc thêm: Cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel (3 cách dễ dàng)
2. Sử dụng Bảng Pivot
Trong trường hợp này, chúng ta sẽ chọn Bảng Pivot để tạo phân cấp trong Excel. Bảng này sẽ cho phép chúng ta minh họa dữ liệu theo thứ tự phân cấp.
Các bước:
- Để bắt đầu, chọn bất kỳ dữ liệu nào từ tập dữ liệu.
- Sau đó, chuyển đến tab Chèn trên Ribbon.
- Từ đó chọn tab Bảng Pivot.
- Do đó, hộp thoại Bảng Pivot sẽ xuất hiện.
- Từ hộp thoại, chọn phạm vi tập dữ liệu của bạn làm Bảng/Phạm vi.
- Cuối cùng, nhấp OK.
- Kết quả, bạn sẽ có tùy chọn Các trường Bảng Pivot trong một trang tính mới.
- Sau đó, chọn Nhân viên và Nhóm từ Các trường Bảng Pivot.
- Các tùy chọn sẽ được minh họa dưới dạng Hàng trong bảng pivot.
- Sau đó chọn tùy chọn Doanh thu làm Giá trị.
- Cuối cùng, bạn sẽ có phân cấp của các nhóm khác nhau.
- Bạn có thể dễ dàng thấy ai làm việc trong nhóm/phòng ban nào và doanh thu của họ.
- Bạn cũng có thể thu gọn các tab để cho bảng pivot một giao diện gọn gàng.
Đọc thêm: Tạo phân cấp ngày trong Bảng Pivot Excel (với các bước dễ dàng)
3. Tạo phân cấp trong Power Pivot
Trong phương pháp cuối cùng, chúng ta sẽ sử dụng tiện ích Power Pivot để tạo phân cấp. Đây không gì khác ngoài một bảng pivot. Nhưng khác với bảng pivot, nó cho phép chúng ta nhóm dữ liệu để tạo phân cấp.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn toàn bộ tập dữ liệu.
- Sau đó, chuyển đến tab Chèn trên Ribbon.
- Từ đó, chèn một Bảng.
- Nhấp OK, từ hộp thoại Tạo Bảng.
- Do đó, tập dữ liệu sẽ được chuyển thành bảng.
- Sau đó, chuyển đến thanh công cụ Power Pivot.
- Sau đó, chọn Thêm vào Mô hình dữ liệu.
- Do đó, một cửa sổ Power Pivot mới sẽ được mở.
- Trong cửa sổ Power Pivot, thứ nhất, chuyển đến tab Trang chủ.
- Sau đó, từ nhóm Xem chọn Xem sơ đồ.
- Do đó, tập dữ liệu sẽ xuất hiện ở chế độ xem sơ đồ.
- Bây giờ, chuột phải sau khi chọn tất cả các tùy chọn cùng lúc.
- Từ các tùy chọn có sẵn, chọn Tạo phân cấp.
- Do đó, một phân cấp sẽ được tạo chứa tất cả các tùy chọn đã chọn.
- Sau đó, từ tab Trang chủ chọn lệnh Bảng Pivot.
- Do đó, bạn sẽ thấy một phân cấp đã được tạo.
Đọc thêm: Cách tạo phân cấp nhiều cấp trong Excel (2 cách dễ dàng)
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã học cách tạo phân cấp trong Excel theo 3 cách khác nhau. Điều này sẽ cho phép chúng ta minh họa dữ liệu rõ ràng hơn và giúp người xem hiểu đúng đắn.
Các bài viết liên quan
- Cách thêm phân cấp hàng trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)