Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tạo cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel. Nói chung, cơ sở dữ liệu kho hàng được sử dụng để theo dõi các sản phẩm. Mọi nhà bán lẻ hoặc người bán đều cần có cơ sở dữ liệu kho hàng để lưu giữ hồ sơ sản phẩm. Chúng ta có thể dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel mà không cần phần mềm khác. Hôm nay, chúng tôi sẽ trình bày 3 phương pháp dễ dàng. Vậy, không chần chừ thêm nữa, hãy bắt đầu thảo luận.
Tải file thực hành
Tải file thực hành tại đây.
Cơ sở dữ liệu kho hàng là gì?
Cơ sở dữ liệu kho hàng là một danh sách lưu giữ hồ sơ sản phẩm và theo dõi vòng quay. Đây là phần quan trọng của mọi doanh nghiệp. Việc duy trì cơ sở dữ liệu kho hàng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và làm cho toàn bộ quy trình dễ dàng hơn. Người dùng có thể đảm bảo dự báo chính xác nhờ cơ sở dữ liệu kho hàng. Ngày nay, có một số phần mềm để thực hiện nhiệm vụ này. Nhưng bạn cũng có thể tự tạo trong Excel bằng cách làm theo một vài bước.
3 phương pháp tạo cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel
1. Sử dụng mẫu Excel để tạo cơ sở dữ liệu kho hàng
Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu kho hàng bằng cách sử dụng mẫu trong Excel. Quy trình rất đơn giản. Trong phương pháp này, chúng ta sẽ tạo cơ sở dữ liệu kho hàng cho một số sản phẩm. Trong cơ sở dữ liệu, chúng ta sẽ lưu giữ hồ sơ mã sản phẩm, mô tả, đơn giá và các thông tin cần thiết khác. Hãy chú ý các bước dưới đây để biết thêm chi tiết.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, khởi động ứng dụng Microsoft Excel.
- Tiếp theo, chuyển đến tab File.
- Chọn New.
- Sau đó, vào Thanh tìm kiếm và gõ Inventory Lists.
- Nhấn Enter hoặc nhấp vào biểu tượng Tìm kiếm.
- Kết quả là các mẫu có sẵn sẽ xuất hiện trên màn hình.
- Chọn mẫu bạn muốn làm việc.
- Sau khi chọn mẫu, một hộp thông báo sẽ hiện lên.
- Chọn Create từ hộp thông báo.
- Ngay lập tức, mẫu đã chọn sẽ xuất hiện trên một trang tính.
- Tiếp theo, xóa các cột bạn không cần trong cơ sở dữ liệu kho hàng.
- Bây giờ, nhập thông tin về sản phẩm vào cơ sở dữ liệu.
- Cuối cùng, lưu cơ sở dữ liệu từ tab File.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu đơn giản trong Excel VBA
2. Thiết kế thủ công cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel
Chúng ta cũng có thể thiết kế cơ sở dữ liệu kho hàng thủ công trong Excel. Trong trường hợp này, chúng ta cần xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu. Đây là quy trình dễ dàng khác nhưng tốn thời gian. Ở đây, chúng ta sẽ lại tạo cơ sở dữ liệu cho một số sản phẩm. Hãy làm theo các bước dưới đây để học phương pháp này.
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, bạn cần tạo các tiêu đề cột.
- Trong trường hợp này, chúng tôi đã nhập tiêu đề ở Dòng 4. Chúng tôi cũng sử dụng font in đậm và đường viền.
- Sau đó, tô màu cho tiêu đề để làm nổi bật.
- Để làm điều này, chọn tiêu đề và tô màu từ tùy chọn Fill Color của tab Home.
- Sau khi tô màu, cơ sở dữ liệu sẽ trông như hình dưới đây.
- Bây giờ, bắt đầu nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu.
- Sau khi hoàn thành cơ sở dữ liệu, áp dụng đường viền cho các ô. Bạn có thể tìm thấy nhiều loại đường viền trong phần Font của tab Home.
- Để áp dụng bộ lọc, vào tab Home và chọn 'Sort & Filter'. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
- Chọn Filter từ menu thả xuống.
- Cuối cùng, cơ sở dữ liệu kho hàng sẽ trông như ảnh chụp màn hình dưới đây.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu tự động cập nhật trong Excel
3. Tạo cơ sở dữ liệu kho hàng NHẬP/XUẤT trong Excel
Trong phương pháp cuối cùng, chúng ta sẽ tạo một cơ sở dữ liệu kho hàng nhập/xuất đơn giản. Ở đây, chúng ta sẽ tạo danh sách kho hàng từ danh sách sản phẩm. Danh sách sản phẩm được đưa ra bên dưới. Trong danh sách sản phẩm, có thông tin về mã, tên, mô tả và đơn giá của một số sản phẩm.
Hãy làm theo các bước dưới đây để biết phương pháp này.
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, chọn phạm vi B5:E12 và đặt tên là 'List'. Đây là một phần của tập dữ liệu danh sách sản phẩm.
- Tiếp theo, chúng ta cần tạo cơ sở dữ liệu kho hàng 'NHẬP và XUẤT'.
- Để làm điều đó, tạo một cấu trúc như hình ảnh bên dưới.
- Bây giờ, chọn Ô J5 và nhập công thức:
=VLOOKUP(I5,List,2,FALSE)- Nhấn Enter để xem kết quả. Ban đầu nó sẽ hiển thị lỗi. Không cần lo lắng.
Ở đây, chúng tôi đã sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm một mục trong mảng có tên List. Chúng ta sẽ tìm mã trong Ô I5 trong mảng List. Trong trường hợp này, chỉ số cột nên là 2. Chúng ta cần khớp chính xác, vì vậy đã sử dụng FALSE trong đối số cuối cùng.
- Lại chọn Ô K5 và nhập công thức:
=VLOOKUP(I5,List,3,FALSE)
Ở đây, chỉ số cột 3 đại diện cho cột thứ ba của mảng có tên List.
- Một lần nữa, chọn Ô L5 và nhập công thức:
=VLOOKUP(I5,List,4,FALSE)
Trong trường hợp này, chỉ số cột 4 đại diện cho cột thứ tư của mảng có tên List.
- Sau đó, chọn Ô J5, K5 & L5 và kéo Fill Handle xuống để sao chép công thức.
- Sau khi sao chép công thức, bạn sẽ thấy kết quả như hình bên dưới.
- Lúc này, hãy nhập các MÃ vào cơ sở dữ liệu và các thay đổi sẽ cập nhật tự động.
- Cuối cùng, tập dữ liệu của bạn sẽ trông như thế này. Bạn cũng có thể làm theo quy trình tương tự để xây dựng cơ sở dữ liệu khác để lưu giữ hồ sơ bán hàng.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel (làm trong 8 bước dễ dàng)
Lưu ý quan trọng
Có một vài điều bạn cần nhớ khi cố gắng tạo cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel.
- Lưu mẫu trước khi thoát ứng dụng để tái sử dụng.
- Sử dụng chỉ số cột chính xác trong công thức VLOOKUP.
- Để tiết kiệm thời gian, hãy sử dụng Phương pháp 1.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bày 3 phương pháp dễ dàng để Tạo cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel. Ở đây, chúng tôi đã sử dụng các tập dữ liệu thực tế để giải thích quy trình. Tôi hy vọng các phương pháp này sẽ giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng. Hơn nữa, chúng tôi cũng đã thêm file thực hành ở đầu bài viết. Bạn có thể tải xuống để tìm hiểu thêm. Cuối cùng, nếu bạn có bất kỳ đề xuất hoặc thắc mắc nào, hãy thoải mái hỏi trong phần bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Cách duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
- Tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu có Form trong Excel
- Tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel (2 thủ thuật nhanh)
- Cách sử dụng hàm cơ sở dữ liệu trong Excel (Với ví dụ)