Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Excel Có Thể Tìm Kiếm Hiệu Quả Trong Vài Phút: 2 Kỹ Thuật Đã Chứng Minh

Khi làm việc với Microsoft Excel lớn, đôi khi chúng ta cần tìm kiếm một số dữ liệu. Việc tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel là một nhiệm vụ dễ dàng. Đây cũng là nhiệm vụ tiết kiệm thời gian. Hôm nay, trong bài viết này, chúng ta sẽ học hai cách nhanh chóng và phù hợp để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm (searchable database) trong Excel hiệu quả với các minh họa thích hợp.

2 Cách Phù Hợp Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Có Thể Tìm Kiếm Trong Excel

Giả sử chúng ta có một trang tính Excel lớn chứa thông tin về một số Học sinh (Students) của Trường Armani và Cao đẳng. Tên Học sinh, Số nhận dạng (Identification Numbers), và CGPA đạt được bởi Học sinh được đưa ra trong Cột B, C và D tương ứng. Chúng ta có thể dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng hàm FILTER, ISNUMBER và SEARCH. Chúng ta cũng sử dụng mã VBA để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm. Dưới đây là tổng quan về tập dữ liệu cho nhiệm vụ hôm nay.

1. Kết Hợp Hàm FILTER, ISNUMBER Và SEARCH Để Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Có Thể Tìm Kiếm Trong Excel

Trước hết, chúng ta sẽ tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm sử dụng FILTER, ISNUMBER và SEARCH. Hãy làm theo các hướng dẫn dưới đây để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm!

📌 Bước 1:

• Trước hết, chọn ô E5 trong trang tính tên Filter.

• Sau khi chọn ô E5, hãy viết công thức sau trong ô đã chọn. Công thức là,

• Hàm SEARCH trong công thức tìm kiếm một giá trị cho trước.
• Hàm ISNUMBER trả về True nếu kết quả của hàm SEARCH là một số. Ngược lại, nó trả về False.
• Hàm FILTER lọc dữ liệu theo tiêu chí cho trước.

• Do đó, chỉ cần nhấn ENTER trên bàn phím và bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn.

📌 Bước 2:

• Sau đó chọn ô B4 trong Database Tiếp theo, đi đến,

Dữ liệu (Data) → Công cụ dữ liệu (Data Tools) → Xác thực dữ liệu (Data Validation)

• Sau đó chọn thẻ Cài đặt (Setting) trong Xác thực dữ liệu (Data Validation) Tiếp theo chọn Danh sách (List) trong trường Cho phép (Allow): sử dụng mũi tên thả xuống.
• Sau đó nhập công thức sau trong Nguồn (Source)

• Sau đó, đi đến thẻ Cảnh báo lỗi (Error Alert).

• Bây giờ bỏ chọn Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập (Show error alert after invalid data is entered). Sau đó nhấn tùy chọn OK.

• Cuối cùng, một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm đã được tạo. Bây giờ gõ điều gì đó (R) trong ô B4. Sau đó chọn mũi tên thả xuống hiển thị ở góc dưới bên phải của ô. Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả kết quả tìm kiếm liên quan như chụp màn hình sau.

Đọc thêm: Cách Sử Dụng Hàm Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel (Với Ví Dụ)

Đọc Tương Tự

• Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel (làm trong 8 bước dễ dàng)
• Duy Trì Cơ Sở Dữ Liệu Khách Hàng Trong Excel
• Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Tự Động Cập Nhật Trong Excel

2. Chạy Mã VBA Để Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Có Thể Tìm Kiếm Trong Excel

Bây giờ, giả sử bạn không muốn chọn bất kỳ mũi tên thả xuống nào để xem kết quả liên quan. Thay vào đó, bạn muốn xem kết quả tìm kiếm như hiển thị trong Google Search. Sau đó làm theo các bước dưới đây.

📌 Bước 1:

• Đầu tiên, bạn cần làm theo các bước trước Dữ liệu → Công cụ dữ liệu → Xác thực dữ liệu chỉ trong phương pháp trước.
• Sau đó chọn ô E5 trong Filter Sau đó, chọn Công thức (Formulas) → Quản lý tên (Name Manager).

• Tiếp theo chọn Mới (New) trong cửa sổ Quản lý tên (Name Manager).

• Sau đó thay đổi Tên (Name) thành Dropdown_List trong cửa sổ Tên mới (New Name).
• Sau đó nhập công thức sau vào trường Tham chiếu đến (Refers to). Sau đó nhấn OK Công thức sử dụng hàm INDEX và COUNTIF.

📌 Bước 2:

• Bây giờ đi đến Dropdown Sau đó chọn Chèn (Insert) → Hộp tổ hợp (Combo Box) từ thẻ Nhà phát triển (Developer).

• Tiếp theo kéo chuột để thay đổi kích thước ComboBox đúng cách như dưới đây.

• Sau đó, bạn sẽ thấy một ComboBox mới được tạo như sau.

• Bây giờ nhấp chuột phải vào ComboBox và chọn thuộc tính (properties).

• Sau đó, chọn thẻ Bảng chữ cái (Alphabetic) trong Thuộc tính (Properties) Sau đó thực hiện các thay đổi sau: AutoWordSelect >> False, Linked Cell >> B4, MatchEntry >> 2 – fnMatchEntryNone.

• Bây giờ sao chép mã sau.

Private Sub ComboBox1_Change() ComboBox1.ListFillRange = "Dropdown_List" Me.ComboBox1.DropDown End Sub

• Sau đó, nhấp đúp vào ComboBox. Điều này sẽ đưa bạn trực tiếp đến một mô-đun mới trong cửa sổ Microsoft VBA. Sau đó dán mã đã sao chép vào mô-đun trống như hình dưới đây. Sau đó nhấn F5 để chạy mã.

• Cuối cùng, cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm sẽ hoạt động như Google Search.

Đọc thêm: Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Đơn Giản Trong Excel VBA

Điều Cần Nhớ

👉 Bạn có thể bật cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications bằng cách nhấn Alt + F11 đồng thời.

👉 Nếu thẻ Nhà phát triển (Developer) không hiển thị trong Ribbon của bạn, bạn có thể làm cho nó hiển thị. Để làm điều đó, hãy đi đến,

Tệp (File) → Tùy chọn (Option) → Tùy chỉnh Ribbon (Customize Ribbon)

👉 Bạn cần bỏ chọn Chế độ thiết kế (Design Mode) trong thẻ Nhà phát triển để có thể gõ trong ComboBox.

Kết Luận

Tôi hy vọng tất cả các phương pháp phù hợp được đề cập ở trên để tạo tập dữ liệu có thể tìm kiếm với mã VBA sẽ hiện nay khích lệ bạn áp dụng chúng trong bảng tính Excel của bạn với hiệu suất cao hơn. Bạn rất được hoan nghênh thoải mái bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào.

Các Bài Viết Liên Quan

• Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Kho Hàng Trong Excel (3 Phương Pháp Dễ Dàng)
• Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Với Form Trong Excel
• Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Trong Excel (Với Các Bước Dễ Dàng)