Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Databases) xác định các mối quan hệ giữa thông tin được lưu trữ trên nhiều bảng dữ liệu khác nhau. Chúng làm cho các thao tác trong Excel dễ dàng hơn bất cứ khi nào chúng ta phải làm việc với số lượng lớn tập dữ liệu trong nhiều trang tính. Cơ sở dữ liệu quan hệ giúp chúng ta nhanh chóng tìm kiếm và trích xuất thông tin cụ thể. Nó có thể hiển thị các giá trị dữ liệu giống nhau theo nhiều cách khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các quy trình từng bước để Tạo một Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel.
Tải xuống workbook sau để tự thực hành.
Quy Trình Từng Bước Để Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Trong Excel
Ở đây, chúng ta sẽ trước hết thiết lập 2 Bảng. Sau đó, chúng ta sẽ thiết lập mối quan hệ giữa các bảng. Do đó, hãy làm theo các bước cẩn thận để Tạo một Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel.
BƯỚC 1: Xây Dựng Bảng Chính (Primary Table)
- Đầu tiên, mở trang tính Excel và nhập thông tin của bạn như hình ảnh dưới đây.
LƯU Ý: Bạn không thể để trống toàn bộ một hàng hoặc một cột. Điều này có thể dẫn đến lỗi trong bảng.
- Sau đó, chọn phạm vi B4:C10 và nhấn phím Ctrl và T cùng lúc.
- Kết quả là, hộp thoại Tạo bảng (Create Table) sẽ bật lên.
- Ở đó, nhấn OK.
- Sau đó, chọn lại phạm vi và đặt tên bảng là Primary như cách được hiển thị bên dưới.
BƯỚC 2: Tạo Bảng Phụ (Helper Table)
- Trước hết, nhập thông tin cho tập dữ liệu thứ hai trong một trang tính riêng biệt.
- Bây giờ, nhấn phím Ctrl và T cùng một lúc sau khi chọn phạm vi B4:C10.
- Do đó, trong hộp thoại bật lên, nhấn OK.
- Lại chọn phạm vi để đặt tên bảng là Helper.
BƯỚC 3: Chèn Bảng Pivot Excel
- Trước hết, chọn B4:C10 của bảng Primary.
- Tiếp theo, đi đến Chèn (Insert) ➤ Bảng Pivot (Pivot Table).
- Kết quả là, một hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Ở đó, chọn Primary trong trường Bảng/Phạm vi (Table/Range).
- Sau đó, chọn Trang tính mới (New Worksheet) hoặc Trang tính hiện có (Existing Worksheet). Trong ví dụ này, chọn Trang tính mới.
- Sau đó, tích vào ô như hiển thị trong hình sau.
- Nhấn OK.
- Do đó, nó sẽ trả về một trang tính mới và ở bên trái, bạn sẽ thấy Các trường PivotTable (PivotTable Fields).
- Dưới thẻ Hoạt động (Active), tích vào ô cho Sản phẩm (Product) từ Primary và đặt nó vào phần Hàng (Rows) như được minh họa trong hình ảnh dưới đây.
- Sau đó, đi đến thẻ Tất cả (All).
- Bây giờ, tích vào ô cho Doanh thu thuần (Net Sales) từ Bảng 2 (Table2) là bảng Helper của chúng ta như bạn có thể thấy trong hình.
- Do đó, một hộp thoại màu vàng sẽ xuất hiện hỏi về mối quan hệ giữa các bảng.
- Ở đây, chọn TẠO (CREATE).
LƯU Ý: Bạn cũng có thể nhấp vào tùy chọn Tự động phát hiện (Auto-Detect).
- Vì vậy, hộp thoại Tạo mối quan hệ (Create Relationship) sẽ bật lên.
- Chọn Bảng 2 (Table2) (Helper) trong hộp Bảng (Table), và chọn Primary trong trường Bảng liên quan (Related Table).
- Sau đó, chọn Nhân viên bán hàng (Salesman) trong cả hai trường Cột (Column) như hiển thị bên dưới.
- Nhấn OK.
- Cuối cùng, nó sẽ trả về bảng dữ liệu mong muốn trong trang tính mới. Xem hình ảnh dưới đây để hiểu rõ hơn.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel (làm trong 8 bước dễ dàng)
Cách Sắp Xếp Và Lọc Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Trong Excel
Chúng ta có thể sắp xếp & lọc cơ sở dữ liệu mà chúng ta đã tạo ở trên. Để làm điều này, hãy làm theo các bước dưới đây.
CÁC BƯỚC:
- Để thực hiện thao tác Sắp xếp và Lọc (Sort and Filter), nhấp vào biểu tượng thả xuống bên cạnh tiêu đề Nhãn hàng (Row Labels).
- Sau đó, chọn tùy chọn bạn muốn thực hiện.
Đọc thêm: Cách Sử Dụng Hàm Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel (Với Ví Dụ)
Cách Cập Nhật Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Trong Excel
Lợi thế lớn của cơ sở dữ liệu quan hệ là chúng ta không phải cập nhật thủ công bảng Pivot. Ngay cả khi chúng ta thực hiện thay đổi trong các bảng nguồn, bảng Pivot sẽ được cập nhật chỉ bằng cách nhấp vào tùy chọn Làm mới (Refresh). Trong ví dụ này, để minh họa quy trình, chúng ta thay thế Doanh thu thuần của Anthony bằng 20,000. Vì vậy, hãy làm theo các bước dưới đây để xem cách cập nhật Cơ sở dữ liệu quan hệ.
CÁC BƯỚC:
- Chọn bất kỳ ô nào bên trong bảng Pivot hoặc toàn bộ phạm vi trước tiên.
- Sau đó, nhấp chuột phải.
- Chọn Làm mới (Refresh) từ các tùy chọn.
- Cuối cùng, nó sẽ trả về trang tính cập nhật dữ liệu.
Đọc thêm: Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Tự Động Cập Nhật Trong Excel
Kết Luận
Do đó, bạn sẽ có thể Tạo một Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel theo quy trình được mô tả ở trên. Hãy tiếp tục sử dụng chúng và cho chúng tôi biết nếu bạn có thêm cách nào để làm nhiệm vụ này. Theo dõi trang web ExcelDemy để đọc thêm các bài viết như thế này. Đừng quên thả bình luận, đề xuất hoặc thắc mắc nếu bạn có bất kỳ điều gì trong phần bình luận bên dưới.
Đọc Thêm
- Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Đơn Giản Trong Excel VBA
- Duy Trì Cơ Sở Dữ Liệu Khách Hàng Trong Excel
- Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Kho Hàng Trong Excel (3 Phương Pháp Dễ Dàng)
- Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Với Form Trong Excel
- Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Có Thể Tìm Kiếm Trong Excel (2 Mẹo Nhanh)