Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cần tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. May mắn thay, Excel cung cấp mục nhập dữ liệu Biểu mẫu để hoàn thành nhiệm vụ như vậy một cách hiệu quả thay vì làm theo cách truyền thống. Trong phần hướng dẫn này, tôi sẽ trình bày cho bạn hướng dẫn từng bước về cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Biểu mẫu bao gồm một số điều cần thiết liên quan đến Biểu mẫu .
Biểu mẫu nhập dữ liệu trong Excel là gì?
Nói chung, người dùng nhập từng ô dữ liệu của họ trong Excel. Trong khi nhập theo cách này, bạn có thể gặp rắc rối đặc biệt nếu bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu lớn hơn. Trong tình huống như vậy, bạn có thể sử dụng mục nhập dữ liệu Biểu mẫu để xử lý nhiều dữ liệu một cách hiệu quả. Ảnh chụp màn hình bên dưới đại diện cho giao diện của Biểu mẫu Excel .
4 bước để tạo cơ sở dữ liệu với biểu mẫu trong Excel
Bây giờ, bạn sẽ khám phá quy trình từng bước tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Biểu mẫu . Tuy nhiên, trong phần này, tôi sẽ trình bày cách áp dụng Biểu mẫu trong Excel từ một tập dữ liệu hiện có. Và, bạn sẽ thấy quá trình thêm bản ghi mới do không có bất kỳ tập dữ liệu nào trong phần sau.
Bước 01:Chèn Tập dữ liệu với các tiêu đề cột
- Trước tiên, bạn cần xem qua tập dữ liệu hiện có xem các tiêu đề cột (tức là Trái cây , ID sản phẩm , Hoa Kỳ , Đơn giá và Bán hàng ) có sẵn hay không.
Lưu ý: Không cần phải nói, bắt buộc phải giữ tiêu đề cột trong tập dữ liệu để sử dụng Biểu mẫu Excel .
Bước 02:Tạo Bảng Excel
- Thứ hai, chọn toàn bộ tập dữ liệu bao gồm các tiêu đề cột hoặc giữ con trỏ trên bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu.
- Tiếp theo, nhấn CTRL + T để tạo bảng Excel (Ngoài ra, bạn có thể đi tới Chèn tab> Bảng ).
- Khi bạn thấy nút Tạo bảng hộp thoại, đừng quên chọn hộp trước Bảng của tôi có tiêu đề tùy chọn.
Sau khi nhấn OK , bạn sẽ nhận được bảng sau.
Bước 03:Thêm biểu mẫu trong ruy-băng hoặc QAT (Thanh công cụ truy cập nhanh)
Nhiều khả năng bạn sẽ không nhận được Biểu mẫu trong ruy-băng Excel của bạn vì nó không được cung cấp theo mặc định. Vì vậy, bạn phải thêm lệnh này.
- Ban đầu, đi tới Tệp tab> Tùy chọn hoặc nhấp chuột phải vào khoảng trống của ruy-băng Excel> chọn tùy chọn Tùy chỉnh ruy-băng .
- Trong Tùy chọn Excel hộp thoại, nhấp qua Tab mới quyền mua. Sau đó, chọn Đổi tên sau khi chọn Nhóm mới (Tùy chỉnh) tùy chọn.
- Sau đó, chỉ định Tên hiển thị dưới dạng Biểu mẫu và nhấn OK .
- Quan trọng hơn, trong khi vẫn giữ con trỏ trên Biểu mẫu (Tùy chỉnh) đã tạo nhóm, chọn Tất cả lệnh từ danh sách thả xuống của Chọn lệnh từ .
- Cuối cùng, chọn Biểu mẫu lệnh> Thêm nút> OK như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Ngoài ra, bạn có thể giữ Biểu mẫu trong Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) .
- Chọn biểu tượng của Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh nằm ở phía trên của ruy-băng excel của bạn.
- Do đó, hãy chọn Lệnh khác tùy chọn.
- Sau đó, chọn Biểu mẫu trong khi chọn Tất cả lệnh từ tùy chọn trong Chọn lệnh từ .
- Cuối cùng, nhấn nút Thêm và OK các nút.
Vì vậy, bạn sẽ nhận được Biểu mẫu trong QAT như được mô tả trong hình ảnh dưới đây.
Bước 04:Nhập dữ liệu bằng biểu mẫu
Ngay bây giờ, bạn đã sẵn sàng sử dụng Biểu mẫu lệnh!
- Trước bất kỳ điều gì khác, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và chọn Biểu mẫu lệnh từ Tab mới hoặc QAT .
Cuối cùng, toàn bộ bảng của bạn được tự động thêm vào bên trong Biểu mẫu Excel . Ví dụ:bạn đang quan sát bản ghi đầu tiên (1 trong 8) tức là Chuối trong hình bên dưới.
Lưu ý: Bất kể bạn chọn ô nào, Biểu mẫu sẽ hiển thị cho bạn bản ghi đầu tiên. Giả sử, bạn chọn B10 ô, sau đó bật Biểu mẫu lệnh, bạn sẽ nhận được bản ghi có chứa Chuối!
Đọc thêm:Cách tạo cơ sở dữ liệu đơn giản trong Excel VBA
Những điều cần thiết khi tạo cơ sở dữ liệu với biểu mẫu
Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Biểu mẫu , bạn nên biết về những điều cơ bản này chắc chắn sẽ có lợi cho bạn.
1. Thêm bản ghi mới để tạo cơ sở dữ liệu trong biểu mẫu Excel
Tính năng này sẽ rất hữu ích cho bạn nếu bạn muốn thêm một bản ghi mới lần đầu tiên. Ngoài ra, bạn có thể thêm bản ghi mới vào tập dữ liệu hiện có nếu cần.
- Trước tiên, bạn phải chèn các tiêu đề cột (như được hiển thị trong hình ảnh bên dưới) và chuyển đổi chúng thành bảng Excel (chỉ cần nhấn CTRL + T ).
- Sau đó, chọn Biểu mẫu khi chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
- Sau đó, chèn dữ liệu theo cách thủ công cho mọi trường (ví dụ: Trái cây:Chuối ) và nhấp qua Mới nút.
Do đó, bạn có thể thêm một bản ghi mới một cách dễ dàng.
2. Xóa Bản ghi khỏi Cơ sở dữ liệu trong Biểu mẫu Excel
Giả sử rằng bạn muốn xóa bản ghi về Quả việt quất (đặt tại B10:F10 ô).
- Bạn phải tìm bản ghi trước. Vì vậy, hãy cuộn xuống biểu tượng sau khi kích hoạt Biểu mẫu như được minh họa trong ảnh chụp màn hình sau.
- Bây giờ, bạn sẽ có được bản ghi mong muốn (6 trên 8). Chỉ cần nhấp vào nút Xóa nút.
- Ngay lập tức, bạn sẽ nhận được thông báo sau. Sau đó, nhấn OK .
Vì vậy, đầu ra không bao gồm bản ghi sẽ như sau.
3. Cập nhật hoặc chỉnh sửa bản ghi trong biểu mẫu Excel
Đôi khi, bạn có thể cần cập nhật hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong bản ghi. Giả sử, bạn muốn cập nhật Bán hàng trong F6 ô là $ 4000.
- Trước hết, hãy chuyển đến bản ghi thứ hai (2/7).
- Sau đó, nhập $ 4000 vào ô Bán hàng và nhấn nút ENTER chìa khóa.
Lưu ý: Trong một số trường hợp, Khôi phục nút không hoạt động. Nhấn ENTER chìa khóa trong trường hợp như vậy.
Vì vậy, kết quả cập nhật sẽ như sau.
Đọc thêm:Cách tạo cơ sở dữ liệu cập nhật tự động trong Excel
4. Tìm kiếm với Tiêu chí trong Cơ sở dữ liệu bằng Biểu mẫu
Nếu bạn muốn tìm kiếm một bản ghi cụ thể, bạn cũng có thể làm điều đó. Ví dụ:bạn có thể tìm thấy bản ghi có chứa Trạng thái của Ohio .
- Nhấp qua Tiêu chí ban đầu.
- Tiếp theo, nhập Ohio trong hộp sau Kỳ và chọn trường Tìm trước để tìm bản ghi trước đó.
Trong thời gian ngắn, bạn sẽ nhận được bản ghi mong muốn của mình (1 trên 7).
Nhưng nếu bạn muốn nhận bản ghi tiếp theo, hãy chọn Tìm tiếp theo nút.
Do đó, bạn sẽ nhận được kỷ lục (4/7) có Tiểu bang là Ohio .
5. Đóng biểu mẫu Excel
Để đóng Biểu mẫu Excel , chọn Đóng biểu tượng nằm ở góc trên bên phải của giao diện hoặc nhấn nút Đóng (phím tắt là Esc phím).
6. Phím tắt để tạo cơ sở dữ liệu trong biểu mẫu Excel
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, phím tắt sau có thể hữu ích khi làm việc trong Biểu mẫu Excel .
Vì vậy, nhấn TAB để chuyển đến các trường tiếp theo một cách tuần tự.
Không có khả năng, hãy nhập SHIFT + TAB các phím để chuyển đến trường trước đó.
Hơn nữa, nhấn ENTER để nhận bản ghi tiếp theo thay vì cuộn xuống.
Đọc thêm:Cách sử dụng hàm cơ sở dữ liệu trong Excel (Có ví dụ)
Kết luận
Đó là phần cuối của phiên hôm nay. Đây là cách bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Biểu mẫu. Tôi tin chắc rằng bài viết này sẽ rất có lợi cho bạn. Dù sao, đừng quên chia sẻ suy nghĩ của bạn.
Các bài viết liên quan
- Cách duy trì Cơ sở dữ liệu Khách hàng trong Excel
- Tạo Cơ sở dữ liệu Khoảng không quảng cáo trong Excel (3 Phương pháp Dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Tạo Cơ sở dữ liệu Có thể Tìm kiếm trong Excel (2 Thủ thuật Nhanh)