Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cần tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. May mắn thay, Excel cung cấp Form nhập dữ liệu để hoàn thành nhiệm vụ đó hiệu quả thay vì làm theo cách truyền thống. Trong buổi hướng dẫn này, tôi sẽ trình bày cho bạn một hướng dẫn từng bước về cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Form bao gồm một số điều thiết yếu liên quan đến Form.
Form Nhập Dữ Liệu Trong Excel Là Gì?
Nói chung, người dùng nhập dữ liệu ô bởi ô trong Excel. Khi nhập theo cách này, bạn có thể gặp rắc rô đặc biệt nếu bạn muốn tạo một cơ sở dữ liệu lớn hơn. Trong tình huống như vậy, bạn có thể sử dụng Form nhập dữ liệu để xử lý nhiều dữ liệu hiệu quả. Chụp màn hình dưới đây đại diện cho giao diện của Form Excel.
4 Bước Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Với Form Trong Excel
Bây giờ, bạn sẽ khám phá quy trình từng bước tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Form. Tuy nhiên, trong phần này, tôi sẽ chỉ cách áp dụng Form Excel từ tập dữ liệu hiện có. Và bạn sẽ thấy quy trình thêm bản ghi mới khi không có tập dữ liệu nào trong phần sau.
Bước 01: Chèn Tập Dữ Liệu Với Tiêu Đề Cột
- Trước hết, bạn cần xem xét tập dữ liệu hiện có xem tiêu đề cột (ví dụ: Trái cây (Fruits), ID Sản phẩm (Product ID), Tiểu bang (States), Đơn giá (Unit Price) và Doanh số (Sales)) có sẵn hay không.
Lưu ý: Cần nói rõ, việc giữ tiêu đề cột trong tập dữ liệu là bắt buộc để sử dụng Form Excel.
Bước 02: Tạo Bảng Excel
- Thứ hai, chọn toàn bộ tập dữ liệu bao gồm tiêu đề cột, hoặc giữ con trỏ chuột trên bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu.
- Tiếp theo, nhấn CTRL + T để tạo bảng Excel (Thay vào đó, bạn có thể vào thẻ Chèn (Insert) > Bảng (Table)).
- Khi bạn thấy hộp thoại Tạo bảng (Create Table), đừng quên tích vào ô trước tùy chọn Bảng của tôi có tiêu đề (My table has headers).
Sau khi nhấn OK, bạn sẽ nhận được bảng sau.
Bước 03: Thêm Form Vào Ribbon Hoặc QAT (Thanh Công Cụ Truy Nhanh)
Có khả năng cao bạn sẽ không thấy lệnh Form trong Ribbon Excel vì nó không được cung cấp mặc định. Vì vậy, bạn phải thêm lệnh này.
- Ban đầu, vào thẻ Tệp (File) > Tùy chọn (Options) hoặc nhấp chuột phải vào khoảng trống trên Ribbon Excel > chọn tùy chọn Tùy chỉnh Ribbon (Customize the Ribbon).
- Trong hộp thoại Tùy chọn Excel (Excel Options), nhấp vào tùy chọn Tab mới (New Tab). Sau đó, chọn tùy chọn Đổi tên (Rename) sau khi chọn tùy chọn Nhóm mới (Tùy chỉnh) (New Group (Custom)).
- Sau đó, chỉ định Tên hiển thị (Display name) là Form, và nhấn OK.
- Quan trọng hơn, trong khi giữ con trỏ trên nhóm Form (Tùy chỉnh) vừa tạo, chọn tùy chọn Tất cả các lệnh (All Commands) từ danh sách thả xuống của Chọn lệnh từ (Choose commands from).
- Cuối cùng, chọn lệnh Form > nút Thêm (Add) > nút OK như trong ảnh chụp màn hình dưới đây.
Thay vào đó, bạn có thể giữ lệnh Form trong Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT).
- Chọn biểu tượng Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh nằm ở phía trên Ribbon Excel của bạn.
- Do đó, chọn tùy chọn Nhiều lệnh hơn (More Commands).
- Sau đó, chọn lệnh Form trong khi chọn Tất cả các lệnh (All Commands) từ tùy chọn dưới Chọn lệnh từ (Choose commands from).
- Cuối cùng, nhấn nút Thêm (Add) và OK.
Vì vậy, bạn sẽ có lệnh Form trong QAT như hình ảnh dưới đây.
Bước 04: Nhập Dữ Liệu Sử Dụng Form
Ngay bây giờ, bạn đã sẵn sàng sử dụng lệnh Form!
- Trước hết, chọn bất kỳ ô nào trong bảng và chọn lệnh Form từ Tab mới hoặc QAT.
Cuối cùng, toàn bộ bảng của bạn được tự động thêm vào Form Excel. Ví dụ, bạn đang quan sát bản ghi đầu tiên (1 của 8) tức là Chuối (Bananas) trong hình dưới đây.
Lưu ý: Không quan trọng bạn chọn ô nào, Form sẽ hiển thị bản ghi đầu tiên. Giả sử, bạn chọn ô B10, sau đó bật lệnh Form, bạn sẽ nhận được bản ghi chứa Chuối!
Đọc thêm: Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Đơn Giản Trong Excel VBA
Các Điều Thiết Yếu Khi Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Với Form
Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Form, bạn nên biết về những điều cơ bản này chắc chắn sẽ có lợi cho bạn.
1. Thêm Bản Ghi Mới Để Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Trong Form Excel
Tính năng này sẽ có ích cho bạn nếu bạn muốn thêm bản ghi mới lần đầu tiên. Ngoài ra, bạn có thể thêm bản ghi mới vào tập dữ liệu hiện có nếu cần.
- Trước hết, bạn phải chèn tiêu đề cột (như trong hình dưới) và chuyển đổi chúng thành Bảng Excel (chỉ cần nhấn CTRL + T).
- Sau đó, chọn lệnh Form trong khi chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
- Sau đó, nhập dữ liệu thủ công cho từng trường (ví dụ: Trái cây: Chuối), và nhấp vào nút Mới (New).
Vì vậy, bạn có thể thêm bản ghi mới dễ dàng.
2. Xóa Bản Ghi Khỏi Cơ Sở Dữ Liệu Trong Form Excel
Giả sử bạn muốn xóa bản ghi về Việt quat (Blueberries) (nằm ở ô B10:F10).
- Bạn phải tìm bản ghi trước. Vì vậy, cuộn biểu tượng xuống sau khi kích hoạt lệnh Form như minh họa trong chụp màn hình sau.
- Bây giờ, bạn nhận được bản ghi mong muốn (6 của 8). Chỉ cần nhấp vào nút Xóa (Delete).
- Ngay lập tức, bạn sẽ nhận được thông báo sau. Sau đó, nhấn OK.
Vì vậy, kết quả đầu ra loại trừ bản ghi sẽ như sau.
3. Cập Nhật Hoặc Chỉnh Sửa Bản Ghi Trong Form Excel
Đôi khi, bạn có thể cần cập nhật hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong một bản ghi. Giả sử, bạn muốn cập nhật Doanh số (Sales) trong ô F6 thành $4000.
- Trước hết, đi đến bản ghi thứ hai (2 của 7).
- Sau đó, gõ $4000 vào hộp Doanh số (Sales) và nhấn phím ENTER.
Lưu ý: Trong một số trường hợp, nút Khôi phục (Restore) không hoạt động. Nhấn phím ENTER trong trường hợp đó.
Vì vậy, kết quả đầu ra đã cập nhật sẽ như sau.
Đọc thêm: Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Tự Động Cập Nhật Trong Excel
4. Tìm Kiếm Với Tiêu Chí Trong Cơ Sở Dữ Liệu Sử Dụng Form
Nếu bạn muốn tìm kiếm một bản ghi cụ thể, bạn cũng có thể làm điều đó. Ví dụ, bạn có thể tìm bản ghi chứa Tiểu bang (State) là Ohio.
- Nhấp vào nút Tiêu chí (Criteria) ban đầu.
- Tiếp theo, gõ Ohio vào ô sau trường Tiểu bang (States) và chọn nút Tìm trước (Find Prev) để tìm bản ghi trước đó.
Ngay sau đó, bạn sẽ nhận được bản ghi mong muốn (1 của 7).
Nhưng nếu bạn muốn lấy bản ghi tiếp theo, chọn nút Tìm tiếp (Find Next).
Do đó, bạn sẽ nhận được bản ghi (4 của 7) có Tiểu bang là Ohio.
5. Đóng Form Excel
Để đóng Form Excel, chọn biểu tượng Đóng (Close) nằm ở góc trên bên phải của giao diện hoặc nhấn nút Đóng (Close) (phím tắt bàn phím là phím Esc).
6. Phím Tắt Bàn Phím Để Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Trong Form Excel
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, phím tắt bàn phím sau có thể tiện lợi khi làm việc trong Form Excel.
Vì vậy, nhấn phím TAB để đi đến các trường tiếp theo theo thứ tự.
Khác thường, nhấn SHIFT + TAB để quay lại trường trước.
Hơn nữa, nhấn phím ENTER để lấy bản ghi tiếp theo thay vì cuộn xuống.
Đọc thêm: Cách Sử Dụng Hàm Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel (Với Ví Dụ)
Kết Luận
Đây là kết thúc buổi hôm nay. Đây là cách bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trong Excel với Form. Tôi tin chắc bài viết này sẽ rất có lợi cho bạn. Dù sao, đừng quên chia sẻ suy nghĩ của bạn.
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách Duy Trì Cơ Sở Dữ Liệu Khách Hàng Trong Excel
- Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Kho Hàng Trong Excel (3 Phương Pháp Dễ Dàng)
- Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Trong Excel (Với Các Bước Dễ Dàng)
- Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Có Thể Tìm Kiếm Trong Excel (2 Mẹo Nhanh)