Trong Excel, chỉnh sửa hoặc kiểm tra tập dữ liệu lớn đòi hỏi công sức rất lớn. Do đó, người dùng thường tạo Form Tự động điền (Autofill Form) để nhanh chóng kiểm tra, thêm hoặc xóa các mục. Form tự động điền là công cụ cực kỳ hữu ích khi nhập liệu trên trang tính Excel.
Giả sử chúng ta có tập dữ liệu thông tin sinh viên bao gồm Mã sinh viên, Tên, Chiều cao, và Cân nặng. Chúng ta muốn kiểm tra các mục đó và thêm mục mới bằng Form Tự động điền.
Bài viết này trình bày quy trình từng bước để tạo Form Tự động điền trong Excel.
Tải file Excel thực hành
Thực hành với tập dữ liệu sau.
Form Tự động điền (AutoFill Form) trong Excel là gì?
Form Tự động điền là công cụ nhập liệu hoặc kiểm tra dữ liệu. Nó có cấu trúc độc đáo bao gồm tất cả tiêu đề cột của bất kỳ Bảng (Table) dữ liệu nào làm hộp nhập liệu riêng. Dữ liệu hiện có trong Bảng sẽ được nạp vào các hộp nhập liệu của Form Tự động điền. Người dùng di chuyển qua lại dữ liệu bằng Thanh cuộn (Scroll bar). Ngoài ra, có thể thêm, xóa hoặc tìm kiếm mục trong tập dữ liệu bằng các nút chức năng.
Xem thêm: Cách tạo Form nhập liệu trong Excel (Từng bước)
Các bước tạo Form Tự động điền trong Excel
Tạo Form Tự động điền khá đơn giản. Làm theo các bước dưới đây.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu để tạo Form Tự động điền
🔼 Trước khi tạo Form Tự động điền, cần thiết lập dữ liệu thành Bảng Excel (Excel Table). Bôi đen phạm vi mong muốn, vào tab Insert > Click Table (trong nhóm Tables).
🔼 Hộp thoại Create Table hiện ra. Tích chọn My table has headers (Bảng có tiêu đề) rồi click OK.
🔺 Ngay lập tức, Excel tạo một Bảng chứa toàn bộ dữ liệu đã bôi đen như hình dưới.
Bước 2: Thêm công cụ Form vào Thanh công cụ truy cập nhanh
Rõ ràng, không có lệnh hoặc tính năng nào trên Ribbon của Excel. Người dùng phải thêm nó qua tùy chọn Customize Quick Access Toolbar.
🔼 Click vào biểu tượng Customize Quick Access Toolbar như hình dưới. Sau đó chọn More Commands.
🔼 Cửa sổ Excel Options hiện ra. Chọn Quick Access Toolbar > Chọn All Commands dưới Choose Commands from > Click Form > Click Add > Cuối cùng click OK.
🔺 Quay lại trang tính, bạn sẽ thấy công cụ Form xuất hiện ở khu vực Quick Access Toolbar.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng tạo Form Tự động điền trong Excel.
Xem thêm: Cách tạo Form nhập liệu trong Excel VBA (Các bước dễ dàng)
Bước 3: Các phần của Form Tự động điền
🔼 Các hộp nhập của Form Tự động điền phụ thuộc vào Bảng dữ liệu. Form kết hợp tất cả tiêu đề Bảng làm hộp nhập. Các phần (hay Phím tắt) của Form là cố định. Có nhiều phím thực hiện các thao tác cơ bản: thêm mục mới, xóa, di chuyển giữa các mục. Các phím bao gồm:
⏩ New (Mới): Thêm mục mới. Sau khi chỉnh sửa mục hiện có, click vào đây để thêm mục mới.
⏩ Delete (Xóa): Xóa mục đang tải trên form.
⏩ Restore (Khôi phục): Khi đang chỉnh sửa, click để khôi phục giá trị cũ. Chỉnh sửa chưa áp dụng New hoặc nhấn Enter.
⏩ Find Prev (Tìm trước): Di chuyển đến mục trước.
⏩ Find Next (Tìm tiếp): Tìm mục tiếp theo.
⏩ Criteria (Tiêu chí): Tìm mục cụ thể.
⏩ Close (Đóng): Đóng Form.
⏩ Scroll Bar (Thanh cuộn): Di chuyển lên/xuống các dòng bằng cách kéo thanh cuộn hoặc click mũi tên lên/xuống.
Bước 4: Tạo Form Tự động điền
Sau khi chuẩn bị dữ liệu và nắm rõ các phần của Form, bạn có thể tạo Form ngay.
🔼 Đặt con trỏ vào ô bất kỳ rồi click vào công cụ Form vừa thêm trên Thanh công cụ truy cập nhanh.
🔼 Ngay lập tức, Excel hiển thị Form Tự động điền với mục đang chọn. Bây giờ bạn có thể di chuyển, chỉnh sửa, kiểm tra hoặc thêm mục mới.
Bài đọc tương tự
- Điền dữ liệu từ Web Form vào Excel
- Tạo nhật ký dữ liệu trong Excel (2 cách phù hợp)
- Tạo Form nhập liệu với Drop Down List trong Excel (2 phương pháp)
- Cách tạo Form điền được trong Excel (5 ví dụ phù hợp)
⧭ Lợi ích của việc tạo/sử dụng Form Tự động điền trong Excel
Nhập liệu tốn thời gian, dễ sai sót và đòi hỏi sự tập trung cao. Form Tự động điền cung cấp giải pháp thay thế dễ dàng. Nó mang lại nhiều lợi ích trong xử lý dữ liệu.
Di chuyển giữa các mục
Form cho phép di chuyển lên/xuống dữ liệu hiệu quả. Chỉ cần click Next hoặc kéo thanh cuộn để đến mục tiếp theo hoặc bất kỳ mục nào.
Thêm bản ghi mới hoặc chỉnh sửa
Chỉnh sửa bản ghi hiện có hoặc thêm bản ghi mới vào Bảng chưa bao giờ dễ dàng như vậy. Click phím New để thêm mục mới.
Tìm kiếm mục/bản ghi
Form cũng hữu ích khi cần tìm mục cụ thể theo trường nào đó.
🔼 Click phím Criteria.
🔼 Nhập từ khóa muốn tìm.
🔼 Nhấn Enter, Form sẽ nạp toàn bộ các trường của mục đó. Giúp truy xuất nhanh hoặc kiểm tra từng trường bằng một trường cụ thể.
Kết luận
Bài viết đã trình bày từng bước tạo Form Tự động điền trong Excel. Lưu ý: cần thiết lập dữ liệu thành Bảng Excel trước khi tạo Form. Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ và tự tạo Form. Hãy để lại bình luận nếu có thắc mắc hoặc đóng góp.
Bài viết liên quan
- Tự động chèn timestamp nhập liệu trong Excel (5 phương pháp)
- Cách tạo Form nhập liệu Excel không dùng UserForm
- Tự động hóa nhập liệu trong Excel (2 cách hiệu quả)
- Giới hạn nhập liệu trong ô Excel (2 phương pháp đơn giản)