Một sơ đồ quy trình là loại hình trực quan hóa đồ họa mô tả các bước tuần tự cho các quy trình và luồng công việc. Nó chủ yếu dùng để chỉ cách một quy trình được thực hiện và để lên kế hoạch dự án. Có nhiều loại sơ đồ quy trình bao gồm Sơ đồ quy trình, Bản đồ quy trình, Sơ đồ quy trình Swimlane, Sơ đồ SDL, v.v. Bây giờ, nếu bạn muốn vẽ sơ đồ quy trình trong Microsoft Excel, đây là hướng dẫn cho bạn. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn các phương pháp và bước để tạo sơ đồ quy trình trong Excel. Hãy bắt đầu!
Cách tạo sơ đồ quy trình trong Excel
Bạn có thể vẽ sơ đồ quy trình cho các quy trình trong Microsoft Excel mà không cần sử dụng tiện ích bổ sung bên ngoài. Có chủ yếu hai phương pháp để làm như vậy. Bạn có thể dùng một hoặc kết hợp cả hai phương pháp để tạo sơ đồ quy trình. Đây là các phương pháp:
- Sử dụng Đồ họa SmartArt
- Sử dụng công cụ Hình dạng
Hãy thảo luận chi tiết các phương pháp này ngay bây giờ!
1] Tạo sơ đồ quy trình trong Excel bằng Đồ họa SmartArt
Microsoft Excel cung cấp cho bạn một số đồ họa SmartArt để thêm các loại biểu đồ khác nhau vào bảng tính, như biểu đồ phân cấp, kim tự tháp, mối quan hệ, ma trận, chu trình, v.v. Nó cũng cung cấp cho bạn một số mẫu biểu đồ Quy trình mà bạn có thể dùng để vẽ sơ đồ quy trình trong Excel. Chỉ cần thêm đồ họa SmartArt quy trình và chỉnh sửa các bước cho quy trình để tạo sơ đồ quy trình của riêng bạn.
Bạn có thể dùng phương pháp này bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Khởi chạy Microsoft Excel và vào tab Chèn. Từ tab này, nhấp vào phần Hình minh họa, và từ menu thả xuống, chọn tùy chọn SmartArt.
Bây giờ, vào tab Quy trình và bạn sẽ thấy nhiều mẫu để thêm biểu đồ quy trình. Một số ví dụ về mẫu biểu đồ quy trình do Excel cung cấp bao gồm Quy trình nhấn mạnh hình ảnh, Luồng luân phiên, Quy trình giảm dần, Quy trình mũi tên cơ bản, Quy trình chi tiết, Phương trình dọc, Quy trình cong dọc, và nhiều hơn nữa.
Tất cả các mẫu đồ họa quy trình trên đều được dùng để minh họa các bước thực hiện quy trình, nhiệm vụ hoặc luồng công việc. Bạn có thể dùng bất kỳ cái nào tùy theo nhu cầu. Chỉ cần chọn một mẫu biểu đồ quy trình và nhấp nút OK. Một sơ đồ quy trình mẫu sẽ được thêm vào Excel.
Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa sơ đồ quy trình và thêm các bước quy trình vào các hộp để tạo sơ đồ quy trình tùy chỉnh. Nếu cần, bạn có thể xóa bất kỳ hình dạng nào, thay đổi hình dạng, hoặc thêm hình dạng tùy chỉnh bằng cách nhấp chuột phải vào hình dạng. Thêm vào đó, bạn cũng có thể định dạng văn bản, màu sắc, căn chỉnh, v.v.
Hãy thử phương pháp này; nó dễ dàng và cho phép bạn nhanh chóng tạo sơ đồ quy trình trong Excel.
2] Tạo sơ đồ quy trình từ đầu trong Excel bằng công cụ Hình dạng
Phương pháp khác là vẽ sơ đồ quy trình từ đầu với sự trợ giúp của công cụ Hình dạng. Excel cung cấp các hình dạng khác nhau để tạo biểu đồ tùy chỉnh hoàn toàn mới. Làm theo các bước dưới đây để vẽ sơ đồ quy trình bằng công cụ Hình dạng:
Mở Microsoft Excel, vào tab Chèn, và nhấp vào tùy chọn Hình minh họa > Hình dạng.
Khi nhấp vào tùy chọn Hình dạng, bạn sẽ thấy nhiều hình dạng trong các danh mục khác nhau như đường thẳng, hình chữ nhật, mũi tên khối, hình dạng phương trình, và nhiều hơn nữa. Cuộn xuống và bạn sẽ thấy danh mục Sơ đồ quy trình. Nó chứa các ký hiệu khác nhau được dùng để tạo sơ đồ quy trình, như quy trình, quy trình định nghĩa trước, quyết định, bộ nhớ nội bộ, chuẩn bị, và nhiều hơn nữa.
Sử dụng tất cả các hình dạng này, bạn có thể dùng để tạo sơ đồ quy trình. Nhấp vào một hình dạng sơ đồ quy trình và thêm nó vào biểu đồ. Bạn có thể định dạng các hình dạng và toàn bộ biểu đồ bằng các tùy chọn định dạng khác nhau được cung cấp trong Excel.
Trong bài viết này, tôi đã nói về cách bạn có thể tạo sơ đồ quy trình trong Microsoft Excel mà không cần cài đặt tiện ích bổ sung. Bạn có thể dùng các hình dạng sơ đồ quy trình có sẵn trong nó hoặc đơn giản thêm mẫu biểu đồ quy trình từ đồ họa SmartArt và chỉnh sửa theo yêu cầu của bạn.
Đọc liên quan: Tiện ích bổ sung Data Visualizer cho Excel để tạo sơ đồ quy trình.
