Tạo danh sách thả xuống trong bảng tính Excel của bạn có thể giúp tăng hiệu quả công việc của bạn. Điều này có thể hữu ích, đặc biệt khi bạn muốn đồng nghiệp của mình cung cấp một số thông tin nhất định có thể liên quan đến công ty. Bằng cách sử dụng danh sách thả xuống của Excel, bạn có thể kiểm soát chính xác những gì có thể được nhập vào một ô bằng cách cung cấp cho người dùng một tùy chọn để chọn từ danh sách được xác định trước.
Khi bạn thêm danh sách thả xuống vào một ô, một mũi tên sẽ được hiển thị bên cạnh nó. Nhấp vào mũi tên này sẽ mở ra danh sách và cung cấp cho người dùng tùy chọn để chọn một trong các mục trong danh sách. Điều này sẽ không chỉ giúp bạn tiết kiệm không gian trên bảng tính của mình mà còn khiến bạn trông giống như một siêu người dùng và gây ấn tượng với đồng nghiệp và sếp của bạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Bước 1:Xác định nội dung danh sách của bạn
1. Mở một trang tính Excel mới và đặt nội dung bạn muốn xuất hiện trên danh sách của mình. Đảm bảo rằng mỗi mục nhập chiếm một ô và tất cả các mục nhập được căn chỉnh theo chiều dọc trong cùng một cột. Ngoài ra, hãy đảm bảo không có ô trống giữa các mục nhập. Trong trường hợp của chúng tôi, trình đơn thả xuống của chúng tôi sẽ mở ra một danh sách các thành phố để bạn lựa chọn.
2. Khi bạn đã hoàn tất việc tập hợp danh sách, hãy đánh dấu tất cả các mục nhập, nhấp chuột phải vào chúng và chọn “Xác định tên” từ menu sẽ hiển thị.
3. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với tiêu đề “Tên mới”. Chọn tên cho danh sách của bạn và nhập tên tương tự vào hộp văn bản "Tên".
4. Nhấp vào “OK”.
Bước 2:Thêm danh sách thả xuống của bạn vào bảng tính
Bước tiếp theo là thêm danh sách thả xuống của bạn vào một bảng tính. Đây là cách thực hiện.
1. Mở trang tính mới hoặc trang tính hiện có mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống của mình.
2. Đánh dấu ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống. Nhấp vào tab "Dữ liệu", sau đó tìm biểu tượng "Xác thực dữ liệu" trong phần công cụ dữ liệu và nhấp vào đó.
3. Một hộp xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện có ba tab:Cài đặt, Thông báo đầu vào và Cảnh báo lỗi. Trong tab Cài đặt, chọn “Danh sách” từ danh sách thả xuống “Mũi tên”. Một tùy chọn mới có tên “Nguồn” sẽ xuất hiện ở cuối cửa sổ. Nhấp vào hộp văn bản, sau đó nhập dấu “=”, theo sau là tên của danh sách thả xuống của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, nó sẽ đọc =cities .
Các hộp “Bỏ qua ô trống” và “Trong ô thả xuống” được chọn theo mặc định. Khi chọn ô trống Bỏ qua, điều đó có nghĩa là mọi người có thể để ô trống. Nhưng nếu bạn muốn mọi người dùng chọn một tùy chọn từ ô, hãy bỏ chọn hộp.
4. Nhấp vào OK. Đó là nó. Bạn đã thêm một danh sách thả xuống vào bảng tính của mình.
Sau khi hoàn tất, bây giờ bạn có thể tiếp tục đến tab Thông báo đầu vào.
Bước 3:Đặt thông báo đầu vào để xác thực dữ liệu (Tùy chọn)
Đôi khi, bạn có thể muốn một thông báo (kèm theo mô tả) bật lên khi nhấp vào ô chứa danh sách thả xuống. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần nhấp vào hộp “hiển thị thông báo đầu vào” trong tab Thông báo đầu vào. Bạn cũng sẽ cần điền tiêu đề và thông điệp đầu vào vào các ô tương ứng. Danh sách thả xuống của bạn bây giờ sẽ giống như hình sau.
Tab cuối cùng dành cho cảnh báo lỗi. Sau khi được xác định, cái này sẽ gửi thông báo lỗi nếu ai đó nhập dữ liệu không hợp lệ - dữ liệu không có trong danh sách.
Kết thúc
Danh sách thả xuống rất phổ biến trên các trang web và rất trực quan cho người dùng. Bản chất linh hoạt của chúng khiến chúng hữu ích trong hầu hết các ngành công nghiệp. Dù là trong các cuộc khảo sát, thế giới kinh doanh hay thậm chí trong trường học, bạn sẽ luôn thấy cần phải sử dụng danh sách thả xuống của Excel.
Bài viết này có hữu ích không? Hãy bình luận và chia sẻ.