Việc tạo danh sách thả xuống trong bảng tính Excel của bạn có thể giúp tăng hiệu quả công việc. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn đồng nghiệp cung cấp thông tin cụ thể có liên quan đến công ty. Bằng cách sử dụng danh sách thả xuống Excel, bạn có thể kiểm soát chính xác những gì có thể được nhập vào ô bằng cách cho người dùng tùy chọn chọn từ một danh sách được định nghĩa trước.
Khi bạn thêm danh sách thả xuống vào một ô, một mũi tên sẽ hiển thị bên cạnh nó. Nhấp vào mũi tên này sẽ mở ra danh sách và cho người dùng tùy chọn chọn một trong các mục trên danh sách. Điều này không chỉ tiết kiệm không gian trên bảng tính mà còn khiến bạn trông như một "siêu người dùng" và gây ấn tượng với đồng nghiệp và sếp. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Bước 1: Xác Định Nội Dung Của Danh Sách
1. Mở một bảng tính Excel mới và ghi xuống nội dung bạn muốn xuất hiện trên danh sách. Đảm bảo mỗi mục chiếm một ô, và tất cả các mục được căn chỉnh dọc theo cùng một cột. Ngoài ra, hãy đảm bảo không có ô trống giữa các mục. Trong trường hợp của chúng ta, menu thả xuống sẽ mở danh sách các thành phố để lựa chọn.
2. Khi đã hoàn tất lắp ráp danh sách, hãy bôi đen tất cả các mục, nhấp chuột phải vào chúng, và chọn "Define Name" (Định nghĩa tên) từ menu xuất hiện.
3. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới có tiêu đề "New Name" (Tên mới). Chọn một tên cho danh sách của bạn và nhập vào ô văn bản "Name" (Tên).
4. Nhấp "OK."
Bước 2: Thêm Danh Sách Thả Xuống Vào Bảng Tính
Bước tiếp theo là thêm danh sách thả xuống của bạn vào bảng tính. Cách làm như sau.
1. Mở một bảng tính mới hoặc hiện có nơi bạn muốn đặt danh sách thả xuống.
2. Bôi đen ô nơi bạn muốn đặt danh sách thả xuống. Nhấp tab "Data" (Dữ liệu), sau đó tìm biểu tượng "Data validation" (Xác thực dữ liệu) trong phần data tools (công cụ dữ liệu) và nhấp vào nó.
3. Một hộp xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện có ba tab: Settings (Cài đặt), Input Message (Thông báo nhập), và Error Alert (Cảnh báo lỗi). Trong tab Settings, chọn "List" (Danh sách) từ menu thả xuống "Arrow" (Mũi tên). Một tùy chọn mới có tiêu đề "Source" (Nguồn) sẽ hiện ra ở dưới cùng cửa sổ. Nhấp vào ô văn bản và nhập dấu "=" theo sau là tên danh sách thả xuống của bạn. Trong trường hợp của chúng ta nên đọc =cities.
Các ô "Ignore blank" (Bỏ qua ô trống) và "In-cell dropdown" (Thả xuống trong ô) được tích theo mặc định. Với ô Ignore blank được tích, có nghĩa là người dùng có thể để trống ô đó. Nhưng nếu bạn muốn mọi người dùng phải chọn một tùy chọn từ ô, hãy bỏ tích ô đó.
4. Nhấp OK. Xong. Bạn đã thêm danh sách thả xuống vào bảng tính.
Với việc hoàn tất, bạn có thể chuyển sang tab Input message (Thông báo nhập).
Bước 3: Thiết Lập Thông Báo Nhập Cho Xác Thực Dữ Liệu (Tùy Chọn)
Đôi khi bạn có thể muốn một thông báo (có mô tả) bật lên khi ô chứa danh sách thả xuống được nhấp. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần tích ô "show input message" (hiển thị thông báo nhập) trong tab Input message. Bạn cũng sẽ cần điền tiêu đề và thông báo nhập vào các ô tương ứng. Danh sách thả xuống của bạn bây giờ sẽ trông giống như hình ảnh sau.
Tab cuối cùng dành cho cảnh báo lỗi. Khi được định nghĩa, tab này gửi thông báo lỗi nếu ai đó nhập dữ liệu không hợp lệ – dữ liệu không có trong danh sách.
Kết Luận
Danh sách thả xuống rất phổ biến trên các trang web và rất trực quan cho người dùng. Bản chất đa năng của chúng khiến chúng hữu ích trong hầu như tất cả các ngành. Dù là trong khảo sát, thế giới kinh doanh hay thậm chí trong trường học, bạn sẽ luôn thấy nhu cầu sử dụng danh sách thả xuống Excel.
Bài viết này có hữu ích không? Hãy thoải mái bình luận và chia sẻ.