Dùng danh sách thả xuống trong Excel có thể giảm đáng kể thời gian nhập dữ liệu vào bảng tính. May mắn thay, tạo danh sách thả xuống trong Excel rất dễ.
Có vài phương pháp làm điều này, từ đơn giản đến nâng cao. Bạn sẽ học mọi cách làm trong bài này.
Tạo Danh Sách Thả Xuống Trong Excel: Phương Pháp Đơn Giản
Cách dễ nhất tạo danh sách thả xuống trong Excel là nhập danh sách thủ công. Lý tưởng cho trường hợp chỉ cần danh sách thả xuống trong một ô và không cần cập nhật thường xuyên.
Ví dụ, nếu gửi file cho người điền vài trường, và một trường có danh sách lựa chọn đơn giản, phương pháp này lý tưởng.
Để tạo danh sách thả xuống dùng phương pháp đơn giản:
1. Chọn ô hoặc các ô nơi bạn muốn tạo danh sách.
2. Chọn Data (Dữ liệu) từ menu, và chọn Data Validation (Xác thực dữ liệu) trên Ribbon.
3. Cửa sổ Data Validation mở ra. Chọn danh sách thả xuống dưới Allow (Cho phép) và chọn List (Danh sách).
4. Điều này cho bạn gõ mục bạn muốn trong danh sách thủ công. Chỉ gõ mỗi mục vào trường Source (Nguồn) với mỗi mục cách nhau bởi dấu phẩy.
5. Chọn OK. Giờ bạn thấy ô đã chọn có mũi tên thả xuống bên cạnh. Khi chọn mũi tên này, bạn thấy tất cả mục bạn gõ trong danh sách.
Dù đây là phương pháp nhanh nhất tạo danh sách thả xuống trong Excel, nó cũng khó bảo trì nhất. Sửa danh sách yêu cầu quay lại cài đặt validation và cập nhật trường Source.
Nếu bạn tạo nhiều danh sách thả xuống kiểu này trong Excel, sửa chúng có thể tốn nhiều công sức. Đó là lý do quan trọng chỉ dùng phương pháp này cho ô đơn, và danh sách bạn không mong đợi thay đổi.
Tạo Danh Sách Thả Xuống Trong Excel: Dùng Phạm Vi (Range)
Nếu muốn giải pháp linh hoạt hơn, bạn có thể lấy mục cho danh sách từ phạm vi ô khác trong Excel.
Để làm vậy:
1. Trước, liệt kê tất cả mục bạn muốn trong danh sách vào bất kỳ cột ô nào. Bạn nhập trên bảng tính hiện tại, hoặc bất kỳ sheet nào khác.
2. Lặp lại quy trình trên để chọn ô và mở cửa sổ Data Validation. Đặt trường Allow thành List. Lần này, thay vì gõ gì vào trường Source, chọn biểu tượng mũi tên lên bên phải trường này. Đây là tùy chọn chọn phạm vi cho bạn chọn trường nơi kéo mục danh sách.
3. Bạn thấy cửa sổ Data Validation thu gọn để thấy toàn bộ sheet. Kéo con trỏ xuống toàn bộ phạm vi ô chứa tất cả mục danh sách bạn muốn bao gồm. Khi xong, chọn biểu tượng mũi tên xuống bên phải trường chọn. Cửa sổ Data Validation mở rộng lại.
4. Bạn thấy phạm vi bạn chọn giờ xuất hiện trong trường Source. Chỉ chọn OK để chấp nhận cài đặt.
5. Giờ, khi chọn mũi tên thả xuống bên phải ô bạn cấu hình làm danh sách thả xuống, bạn thấy tất cả mục từ phạm vi bạn chọn.
Điều hay về cách này là bạn có thể đổi bất kỳ mục nào trong danh sách chỉ bằng cách sửa ô nào trong phạm vi. Mọi thay đổi bạn làm đó sẽ cập nhật mọi danh sách thả xuống bạn tạo nơi bạn chọn phạm vi này làm nguồn.
Phương pháp này tốt nhất khi muốn định dạng nhiều ô thành danh sách thả xuống dùng cùng mục danh sách. Bạn có thể để nội dung một phạm vi đơn kiểm soát mục cho tất cả danh sách đó, và không quan trọng có bao nhiêu.
Thêm Mục Vào Danh Sách
Ngoài sửa mục trong phạm vi cập nhật danh sách, bạn cũng có thể thêm mục mới. Bạn không thêm mục vào cuối phạm vi, vì lựa chọn phạm vi bị giới hạn bởi ô đầu và cuối bạn chọn.
Thay vào đó, bạn cần chèn mục mới ở giữa phạm vi. Excel sẽ động cập nhật lựa chọn phạm vi trong cài đặt data validation để bao gồm phạm vi mới bạn tăng thêm một ô.
Để làm vậy:
1. Chuột phải bất kỳ ô nào trong phạm vi nguồn, chọn Insert (Chèn) từ menu thả xuống.
2. Trong cửa sổ chọn nhỏ, chọn Shift cells down (Dịch ô xuống), và chọn OK. Điều này dịch tất cả ô trong phạm vi xuống một, chèn ô trống nơi bạn chọn.
3. Gõ mục mới bạn muốn thêm vào ô trống bạn vừa tạo.
Giờ, khi chọn mũi tên xuống bên phải ô danh sách thả xuống bạn tạo, bạn thấy mục mới bạn thêm trong phạm vi.
Đây là cách dễ thêm mục mới cho danh sách thả xuống, nhưng cần vài bước thêm. Chắc chắn không đơn giản như chỉ thêm mục mới vào cuối phạm vi.
Nếu bạn muốn làm vậy, bạn chỉ cần đổi cách cấu hình data validation cho phạm vi. Bạn học cách làm ở phần sau.
Thêm Mục Động (Dynamically) Vào Danh Sách
Cho cách tiện lợi hơn thêm mục vào danh sách thả xuống chỉ bằng cách gõ mục mới ở cuối phạm vi cấu hình, bạn cần dùng hàm OFFSET.
Với ô danh sách thả xuống được chọn, chọn Data từ menu và Data Validation từ Ribbon.
Trong cửa sổ Data Validation, đổi Source thành:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
Đổi $E$1 và $E:$E trong công thức dùng chữ cái cột nơi bạn nhập mục danh sách. Chọn OK xác nhận cấu hình Data Validation mới.
Cách công thức hoạt động:
- Các đối số 0 trong hàm OFFSET bảo nó không áp dụng offset cho cột hay hàng.
- Đầu ra hàm COUNTA cho hàm OFFSET biết chiều cao phạm vi.
- Hàm COUNTA đếm số ô không rỗng trong cột chứa phạm vi của bạn.
Giờ, bất cứ khi nào thêm giá trị mới vào cột đó, tham số chiều cao của hàm OFFSET tăng một, và hàm OFFSET trả về toàn bộ phạm vi, cập nhật bao gồm mục mới.
Để thấy hoạt động, chỉ thêm mục mới vào phạm vi mục. Chọn mũi tên xuống bên phải ô danh sách thả xuống, bạn thấy mục mới xuất hiện trong danh sách.
Nhớ rằng bạn có thể cần dùng thanh cuộn bên phải nếu danh sách mục dài.
Xóa Danh Sách Thả Xuống Trong Excel
Cuối cùng, nếu bao giờ muốn xóa tùy chọn thả xuống từ ô bạn thiết lập, chỉ chọn ô đó và mở cửa sổ Data Validation lại.
Đổi dropdown Allow thành Any value (Bất kỳ giá trị) và chọn OK.
Khi đổi cài đặt này, bạn thấy ô quay lại bình thường.
Tạo Danh Sách Thả Xuống Trong Excel
Tạo danh sách thả xuống trong Excel dễ dàng, và bạn có nhiều tùy chọn chọn. Phương pháp bạn chọn chỉ phụ thuộc vào số ô bạn định bật với một danh sách mục, và bạn muốn danh sách mục linh hoạt đến đâu. Nếu định thay đổi mục danh sách thường xuyên, chắc chắn dùng cách động.