Danh sách thả xuống trong Excel là công cụ mạnh mẽ. Chúng cho phép bạn cung cấp cho người dùng mũi tên thả xuống mà, khi chọn, cung cấp danh sách lựa chọn.
Điều này có thể giảm lỗi nhập liệu vì nó tránh người dùng phải gõ câu trả lời trực tiếp. Excel thậm chí cho phép bạn kéo các mục cho các danh sách thả xuống đó từ một phạm vi ô.
Tuy nhiên, nó không dừng lại ở đó. Sử dụng một số cách sáng tạo để cấu hình xác thực dữ liệu cho ô thả xuống, bạn thậm chí có thể tạo nhiều danh sách thả xuống liên kết, nơi các mục có sẵn trong danh sách thứ hai phụ thuộc vào lựa chọn người dùng làm trong danh sách đầu tiên.
Nhiều danh sách thả xuống liên kết dùng để làm gì?
Xem xét rằng hầu hết các biểu mẫu trực tuyến điền danh sách thả xuống thứ cấp dựa trên câu trả lời của bạn trong danh sách thả xuống trước đó. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm cho trang nhập liệu Excel của mình tiến bộ như các biểu mẫu trực tuyến. Nó sẽ tự điều chỉnh dựa trên câu trả lời của người dùng.
Ví dụ, giả sử bạn đang dùng bảng tính Excel để thu thập thông tin máy tính từ người dùng cần sửa máy tính.
Các tùy chọn nhập có thể trông như thế này:
- Bộ phận máy tính: Màn hình, Chuột, Bàn phím, Hệ thống cơ sở
- Loại bộ phận:
- Màn hình: Kính, Vỏ, Cáp nguồn, Linh kiện nội bộ
- Chuột: Cuộn, Đèn LED, Dây, Nút, Vỏ
- Bàn phím: Phím, Vỏ, Màng, Dây, Linh kiện nội bộ
- Hệ thống cơ sở: Vỏ, Nút, Cổng, Nguồn, Linh kiện nội bộ, Hệ điều hành
Như bạn thấy từ cấu trúc cây này, thông tin nên có sẵn để chọn cho "Loại bộ phận" phụ thuộc vào Bộ phận máy tính nào người dùng chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên.
Trong ví dụ này, bảng tính của bạn có thể bắt đầu trông như thế này:
Nếu bạn tạo nhiều danh sách thả xuống liên kết, bạn có thể dùng mục được chọn từ danh sách thả xuống trong B1 để điều khiển nội dung của danh sách thả xuống trong B2.
Hãy xem cách bạn có thể thiết lập điều này. Cũng thoải mái tải xuống trang tính Excel ví dụ của chúng tôi với ví dụ dưới đây.
Tạo trang nguồn danh sách thả xuống
Cách sạch nhất để thiết lập cái như vậy là tạo tab mới trong Excel nơi bạn có thể cấu hình tất cả các mục danh sách thả xuống.
Để thiết lập các danh sách thả xuống liên kết này, tạo một bảng nơi tiêu đề ở trên cùng là tất cả các bộ phận máy tính bạn muốn bao gồm trong danh sách thả xuống đầu tiên. Sau đó liệt kê tất cả các mục (loại bộ phận) nên nằm dưới tiêu đề đó.
Tiếp theo, bạn muốn chọn và đặt tên cho mỗi phạm vi để khi bạn thiết lập Xác thực dữ liệu sau, bạn có thể chọn đúng cái.
Để làm điều này, chọn tất cả các mục dưới mỗi cột và đặt tên phạm vi đã chọn đó giống với tiêu đề. Để đặt tên bảng, bạn chỉ cần gõ tên vào trường trên cột "A".
Ví dụ, chọn ô A2 đến A5, và đặt tên phạm vi đó là "Màn hình".
Lặp lại quy trình này cho đến khi bạn đặt tên phù hợp cho tất cả phạm vi.
Một cách thay thế để làm điều này là sử dụng tính năng Tạo từ lựa chọn của Excel. Điều này cho phép bạn đặt tên cho tất cả phạm vi như quy trình thủ công trên, nhưng chỉ với một cú nhấp chuột.
Để làm điều này, chỉ cần chọn tất cả phạm vi trong trang thứ hai bạn đã tạo. Sau đó chọn Công thức từ menu, và chọn Tạo từ lựa chọn trong ribbon.
Cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Đảm bảo chỉ Hàng đầu tiên được chọn và sau đó chọn OK.
Thao tác này sẽ dùng các giá trị tiêu đề trong hàng đầu tiên để đặt tên cho mỗi phạm vi bên dưới nó.
Thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên
Bây giờ là lúc thiết lập nhiều danh sách thả xuống liên kết của bạn. Để làm điều này:
- Quay lại trang đầu tiên, chọn ô trống bên phải nhãn đầu tiên. Sau đó chọn Dữ liệu từ menu, và chọn Xác thực dữ liệu trong ribbon.
- Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu mở ra, chọn Danh sách dưới Allow, và dưới Source, chọn biểu tượng mũi tên lên. Điều này cho phép bạn chọn phạm vi ô bạn muốn dùng làm nguồn cho danh sách thả xuống này.
- Chọn trang thứ hai nơi bạn thiết lập dữ liệu nguồn danh sách thả xuống, và sau đó chỉ chọn các trường tiêu đề. Những điều này sẽ được dùng để điền danh sách thả xuống ban đầu trong ô bạn đã chọn.
- Chọn mũi tên xuống trong cửa sổ chọn để mở rộng cửa sổ Xác thực dữ liệu. Bạn sẽ thấy phạm vi bạn đã chọn hiện hiển thị trong trường Source. Chọn OK để hoàn tất.
- Bây giờ, quay lại trang chính, bạn sẽ nhận thấy danh sách thả xuống đầu tiên chứa mỗi trường tiêu đề từ trang thứ hai.
Bây giờ danh sách thả xuống đầu tiên xong, đã đến lúc tạo danh sách thả xuống tiếp theo, được liên kết.
Thiết lập danh sách thả xuống thứ hai
Chọn ô thứ hai mà bạn muốn tải mục danh sách tùy thuộc vào những gì được chọn trong ô đầu tiên.
Lặp lại quy trình trên để mở cửa sổ Xác thực dữ liệu. Chọn Danh sách trong menu thả xuống Allow. Trường Source là cái sẽ kéo các mục danh sách tùy thuộc vào những gì được chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên.
Để làm điều này, nhập công thức sau:
=INDIRECT($B$1)
Hàm INDIRECT hoạt động như thế nào?
Hàm này trả về tham chiếu Excel hợp lệ (trong trường hợp này là phạm vi), từ một chuỗi văn bản. Trong trường hợp này, chuỗi văn bản là tên phạm vi được truyền bởi ô đầu tiên ($B$1). Vì vậy INDIRECT lấy tên phạm vi và sau đó cung cấp xác thực dữ liệu thả xuống với phạm vi đúng liên quan đến tên đó.
Lưu ý: Nếu bạn cấu hình xác thực dữ liệu cho danh sách thả xuống thứ hai này mà không chọn giá trị từ danh sách thả xuống đầu tiên, bạn sẽ thấy thông báo lỗi. Bạn có thể chọn Có để bỏ qua lỗi và tiếp tục.
Bây giờ, hãy kiểm tra nhiều danh sách thả xuống liên kết mới của bạn. Dùng danh sách thả xuống đầu tiên để chọn một trong các bộ phận máy tính. Khi bạn chọn danh sách thả xuống thứ hai, bạn nên thấy các mục danh sách phù hợp cho bộ phận máy tính đó. Đó là các loại bộ phận trong cột trên trang thứ hai bạn đã điền cho bộ phận đó.
Sử dụng nhiều danh sách thả xuống liên kết trong Excel
Như bạn thấy, đây là cách rất tuyệt để làm bảng tính của bạn động hơn. Bằng cách điền các danh sách thả xuống tiếp theo theo phản hồi những gì người dùng chọn trong ô khác, bạn có thể làm bảng tính phản hồi tốt hơn với người dùng, và dữ liệu hữu ích hơn nhiều.
Thử nghiệm với các mẹo trên và xem bạn có thể tạo những danh sách thả xuống liên kết thú vị nào trong bảng tính của mình. Chia sẻ một số mẹo thú vị của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới.