Computer >> Máy Tính >  >> Phần mềm >> Office

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Khi làm việc trong Microsoft Excel , đôi khi chúng ta cần tạo biểu mẫu nhập dữ liệu hoặc Excel bảng điều khiển. Khi phát triển biểu mẫu nhập dữ liệu, danh sách thả xuống là một tính năng rất hữu ích trong Excel. Nó hiển thị danh sách những thứ trong một ô dưới dạng menu thả xuống, từ đó người dùng có thể chọn. Khi bạn có một danh sách mà bạn cần nhập vào một nhóm ô thường xuyên, điều này có thể có lợi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày các bước tạo danh sách thả xuống phụ thuộc vào excel với nhiều từ. Ngoài ra, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xóa hoặc đặt lại các danh sách đó.

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc và thực hành với chúng.

Danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel là gì?

Danh sách thả xuống trong Excel là một chức năng xác thực dữ liệu cho phép chọn từ danh sách các tùy chọn. Và, khi danh sách các mục thay đổi tùy thuộc vào giá trị trong một ô khác, các loại danh sách này được gọi là danh sách thả xuống phụ thuộc.

Các bước để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Đôi khi, chúng tôi có thể muốn sử dụng nhiều hơn một danh sách thả xuống trong Excel để các mục có thể truy cập được trong danh sách thả xuống thứ hai dựa trên lựa chọn của danh sách thả xuống đầu tiên. Và, đó là những danh sách thả xuống phụ thuộc.

Để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong excel, chúng ta sẽ sử dụng danh sách dữ liệu sau. Chúng tôi có 3 danh sách dữ liệu trong Danh sách tờ giấy; cái đầu tiên là Sản phẩm trong đó có hai sản phẩm - trái cây và rau, sản phẩm thứ hai là Mặt hàng trái cây nơi có sáu loại trái cây khác nhau và Mặt hàng rau nơi có năm loại rau. Bây giờ, hãy xem hướng dẫn từng bước để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Bước 1:Tạo hai trang tính trong sổ làm việc Excel cho danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ

Ví dụ, chúng tôi đã tạo hai trang tính để làm cho công việc hiệu quả hơn. Một trang tính dành cho Danh sách dữ liệu một cái khác dành cho Nhập dữ liệu . Để tạo trang tính trong sổ làm việc, chỉ cần nhấp vào dấu cộng ‘ + '.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Và, thế là xong! Tờ của chúng tôi đã sẵn sàng. Bây giờ, hãy đưa dữ liệu vào đó.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Bước 2:Tạo danh sách cho trình đơn thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Trong Danh sách dữ liệu trang, chúng tôi có ba cột dữ liệu. Trong cột B , chúng tôi có thể thấy rằng có một danh sách sản phẩm và chúng tôi chỉ có hai danh sách sản phẩm. Một là Trái cây trong cột D , một loại khác là Rau trong cột F . Bây giờ, để tạo danh sách cho danh sách thả xuống, hãy làm theo các bước phụ dưới đây.

  • Trước tiên, hãy chọn bất kỳ ô nào trong cột mà bạn muốn tạo danh sách cho menu thả xuống.
  • Thứ hai, đi tới Trang chủ từ dải băng.
  • Thứ ba, nhấp vào Định dạng dưới dạng Bảng trong Phong cách nhóm.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Thao tác này sẽ mở Tạo bảng hộp thoại.
  • Ngoài ra, hãy chọn phạm vi $ B $ 4:$ B $ 6 và đánh dấu chọn Bảng của tôi có tiêu đề hộp.
  • Sau đó, nhấp vào nút OK nút.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Bằng cách tương tự, hãy làm điều này để tạo ra Trái cây danh sách và Rau danh sách. Cả ba danh sách đều có cấu trúc là Bảng Excel trên Danh sách dữ liệu trang tính.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Bây giờ, chúng ta cần tạo một phạm vi đã đặt tên cho mỗi danh sách. Đối với điều này, các mục trong Danh sách sản phẩm phải được chọn chứ không phải tiêu đề bảng.
  • Tiếp theo, ở bên trái của thanh công thức, nhấp vào Trường tên .
  • Sau đó, nhập tên mà bạn muốn đặt cho dải ô. Vì vậy, chúng tôi nhập Sản phẩm .
  • Cuối cùng, nhấn Enter .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Thực hiện theo các bước đó và thực hiện tương tự đối với Trái cây và Rau .

Bước 3:Tạo danh sách thả xuống chính trong Excel

Bây giờ, chúng tôi cần thêm danh sách thả xuống chính vào Mục nhập dữ liệu tờ giấy. Để thực hiện việc này, hãy làm theo quy trình phụ bên dưới.

  • Trước hết, hãy chọn phạm vi dữ liệu B4:C6 .
  • Thứ hai, đi tới Trang chủ trên dải băng.
  • Sau đó, trong Kiểu , nhấp vào Định dạng dưới dạng bảng menu thả xuống và chọn bất kỳ bảng được định dạng nào.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Thao tác này sẽ đưa bạn đến Tạo bảng cửa sổ bật lên.
  • Bây giờ, hãy chọn phạm vi trong hộp Dữ liệu cho bảng của bạn ở đâu? . Vì vậy, chúng tôi chọn $ B $ 4:$ C $ 6 .
  • Đánh dấu chọn vào ô bên cạnh Bảng của tôi có tiêu đề .
  • Nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Bước 4:Thêm các danh sách thả xuống có độ tin cậy lẫn nhau

Bây giờ, chúng ta cần tạo một danh sách thả xuống. Đối với điều này, hãy trình bày các bước phụ dưới đây.

  • Lúc đầu, hãy chọn phạm vi ô B4:B6 .
  • Đi tới Dữ liệu từ dải băng.
  • Sau đó, nhấp vào Xác thực dữ liệu từ Xác thực dữ liệu danh sách thả xuống trong Công cụ dữ liệu danh mục.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Thao tác này sẽ mở Xác thực dữ liệu hộp thoại.
  • Tiếp theo, trong Cài đặt trình đơn, có một danh sách thả xuống, từ đó chọn Danh sách .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Trong Nguồn , nhập dấu bằng (‘ = ’) Và sau đó là tên của danh sách là Sản phẩm . Chúng tôi đã đặt tên này trong Danh sách dữ liệu trang tính.
  • Cuối cùng, nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Bây giờ, đối với danh sách thả xuống phụ thuộc, hãy chọn ô C5 và đi tới Dữ liệu trên dải băng.
  • Hơn nữa, hãy nhấp vào Xác thực dữ liệu từ Xác thực dữ liệu menu thả xuống.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Thao tác này sẽ mở Xác thực dữ liệu hộp thoại.
  • Tương tự như trước đây, đi tới Cài đặt và chọn Danh sách từ trình đơn thả xuống trong Cho phép phần.
  • Trên Nguồn , nhập công thức.
=INDIRECT(B5)
  • Sau đó, nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Đây, INDIRECT hàm sẽ tạo ô chọn mới C5 , phụ thuộc vào ô B5 .

  • Nếu ô B5 trống, thông báo dưới đây sẽ xuất hiện. Để tiếp tục, hãy chọn Có .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Làm tương tự cho ô C6 .

Bước 5:Thử nghiệm với Trình đơn danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel

Bây giờ, chúng ta có thể thấy rằng có một danh sách thả xuống trong mỗi ô. Nếu chúng tôi chọn ô C5 và nhấp vào mũi tên, nó sẽ hiển thị danh sách trái cây bởi vì, trong ô B5 , Trái cây sản phẩm được chọn .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Nhấp vào ô C6’s mũi tên và bạn sẽ thấy danh sách các loại rau ở đó, nguyên nhân trong ô B6 , sản phẩm đã chọn là Rau .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Đọc thêm: Cách chọn từ thả xuống và kéo dữ liệu từ trang tính khác nhau trong Excel

Xóa hoặc đặt lại dữ liệu của danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel

Khi chúng tôi chọn một danh sách và sau đó thay đổi danh sách thả xuống chính, danh sách thả xuống phụ thuộc không thay đổi, dẫn đến một mục nhập không chính xác. Để xóa hoặc đặt lại dữ liệu của danh sách thả xuống phụ thuộc, chúng tôi sẽ sử dụng Excel VBA và Định dạng có điều kiện .

1. Sử dụng Excel VBA để xóa danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ

Excel VBA cho phép bạn áp đặt điều hướng phức tạp hơn nhiều, thực thi nâng cao và nhiều ràng buộc khác. Để sử dụng VBA để xóa mục nhập dữ liệu thả xuống phụ thuộc, chúng ta cần làm theo các bước dưới đây.

  • Trước tiên, hãy chuyển đến Nhà phát triển từ dải băng.
  • Thứ hai, nhấp vào Visual Basic hoặc nhấn Alt + 11 , để mở Visual Basic Editor .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Thay vì làm điều này, bạn có thể đi tới trang tính và nhấp vào Xem mã , thao tác này cũng sẽ mở Visual Basic Editor .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Bây giờ, hãy sao chép mã và dán mã.

Mã VBA: 

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Target.Column = 4 Then
  If Target.Validation.Type = 3 Then
   Application.EnableEvents = False
   Target.Offset(0, 1).ClearContents
  End If
End If
exitHandler:
  Application.EnableEvents = True
  Exit Sub
End Sub
  • Nhấn Ctrl + S để lưu mã trong trang tính của bạn.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Lưu ý: Không thay đổi mã, chỉ cần sao chép và dán mã. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào, mã có thể không hoạt động bình thường.

  • Bạn có thể thấy Sản phẩm bây giờ là Trái cây và Mục là Banana .
  • Bây giờ, chúng tôi muốn thay đổi Sản phẩm thành Rau .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Khi chúng tôi lựa chọn sản phẩm, điều này sẽ tự động xóa mục cho sản phẩm đó.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Nội dung liên quan:Cách chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel (4 cách tiếp cận cơ bản)

Bài đọc tương tự:

  • Cách thực hiện Trích xuất dữ liệu dựa trên lựa chọn danh sách thả xuống trong Excel
  • Thêm tùy chọn trống vào danh sách thả xuống trong Excel (2 phương pháp)
  • Cách Thêm Mục vào Danh sách Thả xuống trong Excel (5 Phương pháp)
  • VBA để Chọn Giá trị từ Danh sách Thả xuống trong Excel (2 Phương pháp)
  • Giá trị duy nhất trong danh sách thả xuống với VBA trong Excel (Hướng dẫn đầy đủ)

2. Định dạng có điều kiện để làm nổi bật danh sách không khớp trong Excel

Chúng tôi có thể đánh dấu mục nhập sai và giúp dễ hiểu dữ liệu hơn. Chúng tôi đang sử dụng kết hợp VLOOKUP , ISERROR , INDEX và MATCH các chức năng cho điều kiện. Đối với điều này, hãy làm theo quy trình dưới đây.

  • Chọn ô có danh sách thả xuống phụ thuộc. Vì vậy, chúng tôi chọn ô E5 .
  • Tiếp theo, đi tới Trang chủ và chọn Quy tắc mới từ Định dạng có điều kiện trình đơn thả xuống trong Kiểu nhóm.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Thao tác này sẽ mở Quy tắc định dạng mới hộp thoại.
  • Bây giờ, chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng từ Chọn loại quy tắc hộp lựa chọn.
  • Nhập công thức vào Chỉnh sửa mô tả quy tắc .
=ISERROR(VLOOKUP(E3,INDEX($A$2:$B$6,,MATCH(D3,$A$1:$B$1)),1,0))
  • Sau đó, nhấp vào Định dạng để chọn định dạng thích hợp để đánh dấu ô.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Một cửa sổ bật lên khác sẽ xuất hiện, đó là Định dạng ô hộp thoại.
  • Từ Điền , chọn màu để đánh dấu các ô bạn muốn định dạng.
  • Sau đó, nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Điều này sẽ đưa bạn đến Quy tắc định dạng mới hộp thoại lại.
  • Hơn nữa, nhấp vào OK trên hộp thoại này.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

  • Cuối cùng, bạn có thể thấy rằng nếu bạn nhập sai dữ liệu, nó sẽ làm nổi bật ô.

Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel

Đây, hàm VLOOKUP được sử dụng trong công thức để xác định xem mục có trong danh sách thả xuống phụ thuộc hay không. Hàm ISERROR đang kiểm tra điều này và nếu nó chỉ trả về true thì điều này sẽ đánh dấu ô .

Đọc thêm: Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, sắp xếp và sử dụng)

Kết luận

Bài viết sẽ hỗ trợ bạn tạo Danh sách xổ xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel. Hy vọng điều này sẽ giúp bạn! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, đề xuất hoặc phản hồi nào, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem qua các bài viết khác của chúng tôi trong ExcelDemy.com blog!

Các bài viết có liên quan

  • VLOOKUP với Danh sách thả xuống trong Excel
  • Cách sử dụng Câu lệnh IF để Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel
  • Danh sách thả xuống của Excel tùy thuộc vào lựa chọn
  • Cách liên kết giá trị ô với danh sách thả xuống trong Excel (5 cách)
  • Tạo Bộ lọc Thả xuống để Trích xuất Dữ liệu Dựa trên Lựa chọn trong Excel