Trong khi làm việc với thông tin phân loại trong Excel, tức là các sản phẩm thuộc các danh mục khác nhau, bạn có thể cần tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất từ thông tin danh mục này để xác thực dữ liệu . Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất trong Excel .
Tải xuống sách thực hành này để thực hiện nhiệm vụ khi bạn đang đọc bài viết này.
4 cách dễ dàng để tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất trong Excel
Hãy giả sử một tình huống trong đó chúng ta có một tệp Excel chứa thông tin về các sản phẩm mà một quốc gia xuất khẩu sang các quốc gia khác nhau ở Châu Âu. Chúng tôi có Sản phẩm tên, Danh mục, và Quốc gia mà sản phẩm được xuất khẩu. Chúng tôi sẽ sử dụng trang tính Excel này để tạo menu thả xuống danh sách có giá trị duy nhất . Hình ảnh bên dưới cho thấy rằng chúng tôi đã tạo trình đơn thả xuống danh sách có giá trị duy nhất từ Quốc gia cột.
Phương pháp 1:Chèn bảng tổng hợp để tạo danh sách thả xuống có giá trị duy nhất trong Excel
Một cách dễ dàng để tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất là sử dụng bảng tổng hợp . Hãy xem cách chúng tôi có thể tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất từ Danh mục cột.
Bước 1:
- Trước tiên, bạn phải chọn tất cả các ô của phạm vi dữ liệu bao gồm tiêu đề cột .
- Sau đó, nhấp vào PivotTable trong Chèn .
- Bây giờ, một hộp thoại sẽ xuất hiện như hình sau. Excel sẽ tự động chọn dữ liệu cho bạn. Vị trí mặc định cho bảng tổng hợp mới sẽ là Trang tính mới .
- Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Bây giờ là trang tính mới sẽ xuất hiện. Nó sẽ có một hộp ở bên phải của trang tính có tiêu đề Trường PivotTable . Bạn sẽ tìm thấy nó ở bên trái của trang tính nếu bạn đang làm việc với Excel 2007/2010 .
- Sau đó, chúng tôi sẽ kéo Danh mục vào trường Hàng .
- Cuối cùng, Excel sẽ tạo bảng tổng hợp như hình dưới đây.
Bước 2:
- Tiếp theo, chúng tôi sẽ chọn một ô để tạo trình đơn thả xuống. Ví dụ:chúng tôi đã chọn ô C3 .
- Bây giờ, chúng tôi sẽ nhấp vào Xác thực dữ liệu trình đơn thả xuống trong Dữ liệu .
- Sau đó, chúng tôi sẽ chọn Xác thực dữ liệu từ trình đơn thả xuống .
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện. Chúng tôi sẽ chọn Danh sách từ Cho phép menu thả xuống.
- Sau đó, chúng tôi sẽ chèn $ A $ 4:$ A $ 6 trong Nguồn hộp nhập liệu.
- Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy một trình đơn thả xuống danh sách trong ô C3 với các danh mục sản phẩm độc đáo .
Đọc thêm: Tạo danh sách thả xuống của Excel từ bảng (5 ví dụ)
Phương pháp 2:Tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất bằng cách loại bỏ các bản sao trong Excel
Một cách hiệu quả khác là xóa các bản sao và tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất còn lại . Chúng tôi sẽ tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất từ Quốc gia sử dụng phương pháp này.
Bước 1:
- Chúng tôi sẽ sao chép ô của Quốc gia bao gồm cả tiêu đề cột nhấn CTRL + C và dán chúng vào cột F nhấn CTRL + V .
- Bây giờ, chúng tôi sẽ chọn tất cả các ô ở Quốc gia mới .
- Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào Xóa từ trùng lặp trong Dữ liệu .
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Xóa các bản sao sẽ xuất hiện. Chúng tôi sẽ thấy rằng Quốc gia được chọn trong Cột .
- Tiếp theo, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Bây giờ, chúng ta sẽ thấy rằng một hộp bật lên đã xuất hiện cho chúng tôi biết rằng 6 giá trị trùng lặp đã được tìm thấy và bị xóa trong khi 4 giá trị duy nhất vẫn còn nguyên vẹn.
- Tiếp theo, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy rằng Quốc gia mới cột chỉ có 4 quốc gia duy nhất trong đó.
Bước 2:
- Tiếp theo, chúng tôi sẽ chọn một ô để tạo trình đơn thả xuống. Ví dụ:chúng tôi đã chọn ô F10 .
- Bây giờ, chúng tôi sẽ nhấp vào Xác thực dữ liệu trình đơn thả xuống trong Dữ liệu .
- Sau đó, chúng tôi sẽ chọn Xác thực dữ liệu từ trình đơn thả xuống .
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện. Chúng tôi sẽ chọn Danh sách từ Cho phép menu thả xuống.
- Sau đó, chúng tôi sẽ chèn $ F $ 5:$ F $ 8 trong Nguồn hộp nhập liệu.
- Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy một trình đơn thả xuống danh sách trong ô F10 chỉ với quốc gia duy nhất .
Đọc thêm: Cách xóa bản sao khỏi danh sách thả xuống trong Excel (4 phương pháp)
Bài đọc tương tự:
- Tạo Danh sách Thả xuống Có thể Tìm kiếm trong Excel (2 Phương pháp)
- Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)
- Danh sách thả xuống của Excel không hoạt động (8 vấn đề và giải pháp)
- Tự động cập nhật danh sách thả xuống trong Excel (3 cách)
- Danh sách Thả xuống Phụ thuộc Nhiều Excel VBA (3 cách)
Phương pháp 3:Sử dụng hàm UNIQUE để tạo danh sách thả xuống có giá trị duy nhất trong Excel
Các bước:
- Nếu bạn có quyền truy cập vào Microsoft Office 365 , bạn có thể sử dụng UNIQUE chức năng loại bỏ giá trị trùng lặp từ cột, phạm vi hoặc danh sách và tạo danh sách chỉ có giá trị duy nhất . Chúng tôi sẽ viết công thức sau trong ô F5 để làm điều đó.
=SORT(FILTER(UNIQUE(D5:D14),UNIQUE(D5:D14)<>0))
Phân tích công thức:
- ĐỘC ĐÁO hàm sẽ trích xuất các giá trị duy nhất từ phạm vi D5:D14 .
- BỘ LỌC hàm sẽ trả về các giá trị ô duy nhất đó từ Quốc gia cột không phải là null hoặc trống .
- SORT hàm sẽ sắp xếp các giá trị duy nhất của Quốc gia theo thứ tự A-Z theo bảng chữ cái .
- Khi nhấn ENTER , chúng tôi sẽ mới Quốc gia cột chỉ có 4 quốc gia duy nhất trong đó. Chúng tôi có thể làm theo các bước tương tự mà chúng tôi đã thực hiện ở trên để tạo danh sách thả xuống sử dụng các quốc gia duy nhất .
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống có giá trị duy nhất trong Excel (4 phương pháp)
Phương pháp 4:Sử dụng công thức để tạo danh sách thả xuống động với các giá trị duy nhất
dễ nhất và thuận tiện nhất cách là sử dụng chức năng trợ giúp để tạo danh sách thả xuống động sẽ tự động cập nhật mỗi khi chúng tôi thêm các mục mới vào cột , phạm vi hoặc danh sách . Chúng tôi sẽ làm theo các bước dưới đây để thực hiện điều đó.
Các bước:
- Đầu tiên, chúng tôi sẽ theo dõi các bước chúng tôi đã làm theo ở trên để tạo danh sách thả xuống . Chúng tôi sẽ chọn Danh sách từ Cho phép menu thả xuống.
- Nhưng sự khác biệt sẽ là lần này thay vì chọn phạm vi dữ liệu của Quốc gia mới cột, chúng tôi sẽ chèn công thức sau trong Nguồn hộp nhập liệu.
=OFFSET($F$5, 0, 0, COUNTA($F$5:$F$100), 1) Phân tích công thức:
- COUNTA hàm sẽ đếm số ô trong một phạm vi không trống .
- OFFSET chức năng sẽ bắt đầu từ một tham chiếu ô cụ thể , di chuyển đến một số cụ thể trong tổng số hàng xuống , sau đó đến một số cụ thể trong tổng số cột bên phải và sau đó trích xuất một phần từ tập dữ liệu có chiều cao cụ thể và chiều rộng .
- Sau khi chèn công thức , sau đó chúng tôi sẽ nhấp vào OK .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy một trình đơn thả xuống danh sách trong ô F10 chỉ với quốc gia duy nhất .
- Nhưng bây giờ nếu chúng ta chèn một hàng mới trong phạm vi dữ liệu của chúng tôi với quốc gia mới Ý , chúng ta sẽ thấy rằng danh sách thả xuống trong ô H5 đã tự động cập nhật bao gồm Ý dưới dạng mặt hàng mới trong danh sách.
Đọc thêm:Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
Ghi chú nhanh
🎯 DUY NHẤT hàm là một hàm độc quyền hiện chỉ có sẵn cho Excel 365 . Vì vậy, nó sẽ không hoạt động trong trang tính của bạn nếu bạn không có Excel 365 trên PC của bạn.
🎯 Đọc bài viết này để tìm hiểu thêm về cách tạo một danh sách thả xuống động bằng cách sử dụng Excel OFFSET chức năng.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất trong Excel . Tôi hy vọng từ bây giờ bạn có thể tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất trong Excel một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc khuyến nghị nào về bài viết này, vui lòng để lại bình luận bên dưới. Chúc một ngày tốt lành !!!
Các bài viết có liên quan
- VLOOKUP với Danh sách thả xuống trong Excel
- Cách Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel (Độc lập và Phụ thuộc)
- Chỉnh sửa Danh sách Thả xuống trong Excel (4 Cách tiếp cận Cơ bản)
- Cách tạo danh sách thả xuống từ một trang tính khác trong Excel (2 phương pháp)
- Cách sử dụng Câu lệnh IF để Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel