Khi làm việc với thông tin phân loại trong Excel ví dụ: sản phẩm của các danh mục khác nhau, bạn có thể cần tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất từ thông tin phân loại này cho kiểm tra dữ liệu. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất trong Excel.
Tải xuống sổ làm việc thực hành này để thực hành nhiệm vụ trong khi bạn đang đọc bài viết này.
4 Cách dễ dàng tạo Danh sách thả xuống với Giá trị duy nhất trong Excel
Hãy giả định một kịch bản mà chúng ta có một tệp Excel chứa thông tin về các sản phẩm mà một quốc gia xuất khẩu đến các quốc gia khác nhau ở châu Âu. Chúng ta có Tên sản phẩm, Danh mục, và Quốc gia mà sản phẩm được xuất khẩu. Chúng ta sẽ sử dụng bảng tính Excel này để tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất. Hình ảnh bên dưới cho thấy chúng ta đã tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất từ cột Quốc gia.
Phương pháp 1: Chèn Bảng tổng hợp để tạo Danh sách thả xuống với Giá trị duy nhất trong Excel
Một cách dễ dàng để tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất là sử dụng bảng tổng hợp. Hãy xem cách chúng ta có thể tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất từ cột Danh mục.
Bước 1:
- Trước tiên, bạn phải chọn tất cả các ô của phạm vi dữ liệu bao gồm tiêu đề cột.
- Sau đó, nhấp vào Bảng tổng hợp dưới Chèn.
- Bây giờ, một hộp thoại sẽ xuất hiện như hình ảnh sau. Excel sẽ tự động chọn dữ liệu cho bạn. Vị trí mặc định cho bảng tổng hợp mới sẽ là Trang tính mới.
- Sau đó, chúng ta sẽ nhấp OK.
- Bây giờ một trang mới sẽ xuất hiện. Nó sẽ có một hộp ở phía bên phải của trang có tiêu đề Các trường Bảng tổng hợp. Bạn sẽ tìm thấy nó ở phía bên trái của trang nếu bạn đang làm việc với Excel 2007/2010.
- Sau đó, chúng ta sẽ kéo trường Danh mục vào Hàng.
- Cuối cùng, Excel sẽ tạo bảng tổng hợp như bên dưới.
Bước 2:
- Tiếp theo, chúng ta sẽ chọn một ô để tạo menu thả xuống. Ví dụ, chúng ta đã chọn ô C3.
- Bây giờ, chúng ta sẽ nhấp vào thả xuống Kiểm tra dữ liệu dưới Dữ liệu.
- Sau đó, chúng ta sẽ chọn Kiểm tra dữ liệu từ thả xuống.
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Kiểm tra dữ liệu sẽ xuất hiện. Chúng ta sẽ chọn Danh sách từ menu thả xuống Cho phép.
- Sau đó, chúng ta sẽ chèn $A$4:$A$6 vào hộp nhập Nguồn.
- Sau đó, chúng ta sẽ nhấp vào OK.
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy danh sách thả xuống trong ô C3 với các danh mục sản phẩm duy nhất.
Đọc thêm: Tạo danh sách thả xuống Excel từ Bảng (5 ví dụ)
Phương pháp 2: Tạo Danh sách thả xuống với Giá trị duy nhất bằng cách Loại bỏ trùng lặp trong Excel
Một cách hiệu quả khác là loại bỏ các bản sao và tạo danh sách thả xuống với các giá trị duy nhất còn lại. Chúng ta sẽ tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất từ cột Quốc gia sử dụng phương pháp này.
Bước 1:
- Chúng ta sẽ sao chép các ô của cột Quốc gia bao gồm tiêu đề cột nhấn CTRL+C và dán chúng vào cột F nhấn CTRL+V.
- Bây giờ, chúng ta sẽ chọn tất cả các ô trong Quốc gia mới.
- Sau đó, chúng ta sẽ nhấp Loại bỏ trùng lặp dưới Dữ liệu.
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Loại bỏ trùng lặp sẽ xuất hiện. Chúng ta sẽ thấy Quốc gia được chọn dưới Các cột.
- Tiếp theo, chúng ta sẽ nhấp vào OK.
- Bây giờ, chúng ta sẽ thấy một hộp thông báo đã xuất hiện cho biết 6 giá trị trùng lặp đã tìm thấy và xóa trong khi 4 giá trị duy nhất vẫn còn nguyên vẹn.
- Tiếp theo, chúng ta sẽ nhấp vào OK.
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy cột Quốc gia mới chỉ có 4 quốc gia duy nhất.
Bước 2:
- Tiếp theo, chúng ta sẽ chọn một ô để tạo menu thả xuống. Ví dụ, chúng ta đã chọn ô F10.
- Bây giờ, chúng ta sẽ nhấp vào thả xuống Kiểm tra dữ liệu dưới Dữ liệu.
- Sau đó, chúng ta sẽ chọn Kiểm tra dữ liệu từ thả xuống.
- Bây giờ, một cửa sổ mới có tiêu đề Kiểm tra dữ liệu sẽ xuất hiện. Chúng ta sẽ chọn Danh sách từ menu thả xuống Cho phép.
- Sau đó, chúng ta sẽ chèn $F$5:$F$8 vào hộp nhập Nguồn.
- Sau đó, chúng ta sẽ nhấp vào OK.
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy danh sách thả xuống trong ô F10 chỉ với các quốc gia duy nhất.
Đọc thêm: Cách loại bỏ trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong Excel (4 phương pháp)
Bài đọc tương tự:
- Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm trong Excel (2 phương pháp)
- Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)
- Danh sách thả xuống Excel không hoạt động (8 vấn đề và giải pháp)
- Tự động cập nhật danh sách thả xuống trong Excel (3 cách)
- Danh sách thả xuống phụ thuộc nhiều lựa chọn Excel VBA (3 cách)
Phương pháp 3: Sử dụng hàm UNIQUE để tạo Danh sách thả xuống với Giá trị duy nhất trong Excel
Các bước:
- Nếu bạn có quyền truy cập Microsoft Office 365, bạn có thể sử dụng hàm UNIQUE để loại bỏ giá trị trùng lặp từ một cột, phạm vi, hoặc danh sách và tạo danh sách chỉ với các giá trị duy nhất. Chúng ta sẽ viết công thức sau trong ô F5 để làm điều đó.
=SORT(FILTER(UNIQUE(D5:D14),UNIQUE(D5:D14)<>0))
Phân tích công thức:
- Hàm UNIQUE sẽ trích xuất giá trị duy nhất từ phạm vi D5:D14.
- Hàm FILTER sẽ trả về những giá trị ô duy nhất từ cột Quốc gia không null hoặc rỗng.
- Hàm SORT sẽ sắp xếp các giá trị duy nhất của cột Quốc gia theo thứ tự bảng chữ cái A-Z.
- Sau khi nhấn ENTER, cột Quốc gia mới chỉ có 4 quốc gia duy nhất. Chúng ta có thể làm theo các bước tương tự như trên để tạo danh sách thả xuống sử dụng các quốc gia duy nhất.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất trong Excel (4 phương pháp)
Phương pháp 4: Sử dụng công thức để tạo Danh sách thả xuống Động với Giá trị duy nhất
Cách dễ dàng và tiện lợi nhất là sử dụng hàm phụ trợ để tạo danh sách thả xuống động sẽ tự động cập nhật mỗi khi chúng ta thêm mục mới vào cột, phạm vi, hoặc danh sách. Chúng ta sẽ làm theo các bước dưới đây để làm điều đó.
Các bước:
- Trước tiên, chúng ta sẽ làm theo các bước chúng ta đã làm trên để tạo danh sách thả xuống. Chúng ta sẽ chọn Danh sách từ menu thả xuống Cho phép.
- Nhưng khác biệt sẽ là lần này thay vì chọn phạm vi dữ liệu của cột Quốc gia mới, chúng ta sẽ chèn công thức sau vào hộp nhập Nguồn.
=OFFSET($F$5, 0, 0, COUNTA($F$5:$F$100), 1)
Phân tích công thức:
- Hàm COUNTA sẽ đếm số ô trong một phạm vi không rỗng.
- Hàm OFFSET sẽ bắt đầu từ một tham chiếu ô cụ thể, di chuyển đến một số hàng xuống cụ thể, sau đó đến một số cột phải cụ thể, và sau đó trích xuất một phần từ tập dữ liệu có chiều cao và chiều rộng cụ thể.
- Sau khi chèn công thức, chúng ta sẽ nhấp vào OK.
- Cuối cùng, chúng ta sẽ thấy danh sách thả xuống trong ô F10 chỉ với các quốc gia duy nhất.
- Nhưng bây giờ nếu chúng ta chèn một hàng mới trong phạm vi dữ liệu của mình với quốc gia mới Ý, chúng ta sẽ thấy danh sách thả xuống trong ô H5 đã tự động cập nhật để bao gồm Ý như một mục mới trong danh sách.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
Ghi chú nhanh
🎯 Hàm UNIQUE là hàm độc quyền hiện chỉ có sẵn cho Excel 365. Vì vậy, nó sẽ không hoạt động trong bảng tính của bạn nếu bạn không có Excel 365 trên máy tính.
🎯 Đọc bài viết này để tìm hiểu thêm về cách tạo danh sách thả xuống động sử dụng hàm OFFSET của Excel.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã học cách tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất trong Excel. Tôi hy vọng từ bây giờ bạn có thể tạo danh sách thả xuống với giá trị duy nhất trong Excel dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào về bài viết này, vui lòng để lại bình luận bên dưới. Chúc bạn một ngày tuyệt vời!!!
Các bài viết liên quan
- VLOOKUP với Danh sách thả xuống trong Excel
- Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel (Độc lập và Phụ thuộc)
- Chỉnh sửa Danh sách thả xuống trong Excel (4 Phương pháp cơ bản)
- Cách tạo Danh sách thả xuống từ Trang tính khác trong Excel (2 Phương pháp)
- Cách sử dụng câu lệnh IF để tạo Danh sách thả xuống trong Excel