Trong Microsoft Excel, danh sách thả xuống (drop down list) là một trong những công cụ cho phép bạn xác thực dữ liệu trong bảng tính. Nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi chọn một phạm vi giá trị cụ thể. Nếu ô của bạn chỉ chấp nhận các giá trị đặc định, bạn không phải nhập lại lần nào. Thay vào đó, bạn có thể tạo danh sách thả xuống để xác thực dữ liệu trong bảng tính Excel của mình. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học chính xác cách tạo danh sách thả xuống đầu tiên của mình.
Hướng dẫn này sẽ đi thẳng vào vấn đề với các ví dụ phù hợp và minh họa thích hợp. Vì vậy, hãy đọc toàn bộ bài viết để làm giàu kiến thức của bạn.
Tải xuống sổ làm việc thực hành này.
Xác Thực Dữ Liệu (Data Validation) Trong Excel Là Gì?
Bây giờ, xác thực dữ liệu cho phép bạn kiểm soát dữ liệu nhập vào một ô. Khi bạn có các giá trị giới hạn để nhập vào một trường, bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống để xác thực dữ liệu. Bạn không phải nhập dữ liệu bằng cách gõ lại nhiều lần. Danh sách xác thực dữ liệu cũng đảm bảo rằng các dữ liệu đầu vào của bạn không bị lỗi.
Tại sao nó lại gọi là xác thực dữ liệu? Bởi vì nó đảm bảo chỉ có dữ liệu hợp lệ mới được đưa vào danh sách.
Nó rất hữu ích cho những người dùng được giới thiệu đến tập dữ liệu. Họ không phải nhập dữ liệu thủ công. Thay vào đó, họ có thể chọn bất kỳ giá trị nào từ danh sách thả xuống mà bạn đã tạo.
8 Phương Pháp Tạo Danh Sách Thả Xuống Cho Xác Thực Dữ Liệu Trong Excel
Trong các phần sau, bạn sẽ học cách tạo danh sách thả xuống Excel cho xác thực dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Tôi khuyên bạn nên học và áp dụng tất cả các phương pháp này vào tập dữ liệu của mình. Tôi hy vọng nó sẽ phát triển kiến thức Excel của bạn. Hãy bắt đầu nào.
1. Tạo Danh Sách Thả Xuống Trong Một Ô Trong Excel
Trong phần này, bạn sẽ học cách tạo một danh sách thả xuống đơn giản trong Excel. Tôi sẽ tạo xác thực dữ liệu cho một ô đơn lẻ tại đây.
Hãy xem ảnh chụp màn hình sau:
Ở đây, chúng ta sẽ tạo danh sách xác thực dữ liệu Excel.
📌 Các Bước
- Đầu tiên, nhấp vào Ô B5.
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu (Data). Sau đó, từ nhóm Công cụ Dữ liệu (Data Tools), nhấp vào Xác thực Dữ liệu (Data Validation). Bạn sẽ thấy hộp thoại Xác thực Dữ liệu.
- Bây giờ, từ menu thả xuống Cho phép (Allow). Chọn Danh sách (List).
- Ở đây, chúng ta nhập dữ liệu hợp lệ có thể chấp nhận được cho ô. Tôi đưa một số dữ liệu mẫu sử dụng dấu phẩy. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách, bảng, v.v. mà tôi sẽ thảo luận sau.
- Tiếp theo, nhấp vào OK.
- Như bạn thấy, có biểu tượng thả xuống bên cạnh ô. Bây giờ, nhấp vào biểu tượng đó.
Như bạn thấy, danh sách chúng ta tạo được hiển thị ở đây. Bây giờ, nhấp vào bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn nhập vào ô. Theo cách này, bạn có thể tạo xác thực dữ liệu Excel sử dụng danh sách thả xuống.
Đọc Thêm: Cách Áp Dụng Nhiều Xác Thực Dữ Liệu Trong Một Ô Trong Excel (3 Ví Dụ)
2. Tạo Danh Sách Thả Xuống Trong Nhiều Ô
Bây giờ, chúng ta đã tạo danh sách thả xuống cho một ô đơn lẻ. Nhưng, nếu chúng ta muốn làm điều đó cho nhiều ô thì sao? Nó khá đơn giản. Theo chúng tôi, bạn có thể làm theo hai phương pháp.
2.1 Tạo Bằng Cách Sử Dụng Fill Handle (Cán Kéo Điền)
Bây giờ, bạn cũng có thể gọi đây là phương pháp sao chép-dán. Bạn có thể sao chép ô có xác thực dữ liệu và dán nó vào ô khác. Ô kết quả cũng sẽ có danh sách thả xuống xác thực dữ liệu trong đó.
Hoặc bạn có thể sử dụng fill handle (cán kéo điền) để sao chép xác thực dữ liệu vào nhiều ô.
Bạn có thể kéo xuống cán kéo điền (Fill handle) để sao chép danh sách xác thực dữ liệu trong một cột cụ thể.
Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các ô đều có danh sách xác thực dữ liệu trong chúng. Bây giờ, nhấp vào biểu tượng và chọn dữ liệu của bạn.
2.2 Chọn Nhiều Ô Và Tạo Danh Sách Thả Xuống
Bây giờ, chúng ta đã tạo danh sách thả xuống cho xác thực dữ liệu cho một ô đơn lẻ. Ở đây, bạn có thể làm theo quy trình giống hệt nhau để tạo danh sách. Chỉ cần một điều chỉnh nhỏ. Chọn tất cả các ô bạn muốn xác thực.
Làm theo bất kỳ phương pháp nào để tạo danh sách thả xuống Excel cho xác thực dữ liệu.
Đọc Thêm: Xác Thực Dữ Liệu Danh Sách Thả Xuống Với VBA Trong Excel (7 Ứng Dụng)
3. Danh Sách Thả Xuống Từ Các Giá Trị Phân Cách Bằng Dấu Phẩy
Bây giờ, để tạo danh sách thả xuống, bạn phải cung cấp một số giá trị mà người dùng có thể chọn. Bạn có thể cung cấp các giá trị đó theo nhiều dạng. Một trong số đó là sử dụng Các Giá Trị Phân Cách Bằng Dấu Phẩy (Comma Separated Values) mà chúng ta đã trình bày trước đó.
Ở đây, trong trường Nguồn (Source), bạn phải nhập các giá trị bạn muốn giới hạn cho ô. Ở đây, chúng ta cung cấp các giá trị với dấu phân cách là dấu phẩy.
Đọc Thêm: Cách Tạo Danh Sách Xác Thực Dữ Liệu Từ Bảng Trong Excel (3 Phương Pháp)
4. Danh Sách Thả Xuống Từ Một Phạm Vi Giá Trị
Bây giờ, nhập các giá trị nguồn một cách thủ công là một việc rất phiền toái. Thay vào đó, bạn có thể chọn các giá trị nguồn từ một danh sách. Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều đó.
📌 Các Bước
- Đầu tiên, tạo danh sách giá trị của bạn.
- Sau đó, chọn phạm vi ô nơi bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu.
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu (Data). Sau đó, từ nhóm Công cụ Dữ liệu (Data Tools), nhấp vào Xác thực Dữ liệu (Data Validation). Bạn sẽ thấy một hộp thoại Xác thực Dữ liệu.
- Trong menu thả xuống Cho phép (Allow), chọn Danh sách (List). Sau đó, trong trường Nguồn (Source) chọn phạm vi ô nơi danh sách của bạn nằm. Sau đó, nhấp vào OK.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy danh sách thả xuống trong những ô đó. Theo cách này, bạn có thể sử dụng một phạm vi giá trị để tạo xác thực dữ liệu trong Excel.
Đọc Thêm: Cách Sử Dụng Phạm Vi Đặt Tên Cho Danh Sách Xác Thực Dữ Liệu Với VBA Trong Excel
Đọc Tương Tự:
- Xác Thực Dữ Liệu Excel Chỉ Chữ Và Số (Sử Dụng Công Thức Tùy Chỉnh)
- Xác Thực Dữ Liệu Dựa Trên Giá Trị Ô Khác
- Sử Dụng Công Thức VLOOKUP Tùy Chỉnh Trong Xác Thực Dữ Liệu Excel
5. Sử Dụng Danh Sách Trên Trang Tính Khác
Trước đây, chúng ta đã tạo danh sách thả xuống nơi phạm vi giá trị của chúng ta nằm trên cùng một trang tính. Bây giờ, bạn cũng có thể chọn các giá trị trong trường nguồn từ một trang tính khác để tạo xác thực dữ liệu.
Như bạn thấy từ ảnh chụp màn hình, chúng ta đã sử dụng một danh sách từ một trang tính khác tên là "Phạm Vi Giá Trị". Và trong trường nguồn, bạn có thể thấy tên trang tính và tham chiếu ô.
Đọc Thêm: Cách Sử Dụng Danh Sách Xác Thực Dữ Liệu Từ Trang Tính Khác (6 Phương Pháp)
6. Xử Lý Lỗi Trong Xác Thực Dữ Liệu
Hãy nhập một mục không có trong danh sách của chúng ta:
Bây giờ, nhấn Enter. Bạn sẽ thấy thông báo sau:
Vì mục của chúng ta không có trong danh sách, nó sẽ không chấp nhận đây là một mục hợp lệ. Đây là Cảnh Báo Lỗi (Error Alert) trong xác thực dữ liệu. Bạn có thể tùy chỉnh nó theo nhiều cách.
Trong Microsoft Excel, bạn có thể hiển thị ba loại thông báo lỗi. Chúng là Ngăn chặn (Stop), Cảnh báo (Warning), và Thông tin (Information).
Chọn Tiêu đề (Title) và Thông Báo Lỗi (Error Message) bạn muốn hiển thị khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.
6.1 Kiểu Ngăn Chặn (Stop Style)
Nó sẽ xuất hiện khi người dùng nhập một mục không hợp lệ. Tùy chọn này cho phép người dùng nhập lại hoặc hủy bỏ thao tác.
6.2 Kiểu Cảnh Báo (Warning Style)
Kiểu cảnh báo hiển thị thông báo cho phép người dùng chọn chấp nhận mục không có trong danh sách bạn đã chọn.
6.3 Kiểu Thông Tin (Information Style)
Kiểu thông tin hiển thị thông báo tự động cho phép mục bất kể người dùng nhập gì. Nó cho người dùng thấy các quy tắc xác thực dữ liệu.
Đọc Thêm: Áp Dụng Xác Thực Dữ Liệu Tùy Chỉnh Cho Nhiều Tiêu Chí Trong Excel (4 Ví Dụ)
7. Cho Phép Nhập Các Mục Không Có Trong Danh Sách Thả Xuống Excel
Khi bạn thêm xác thực dữ liệu, cảnh báo lỗi sẽ tự động được bật. Điều đó có nghĩa là bạn không thể nhập các mục không hợp lệ vào cột. Bây giờ, bạn có thể gặp tình huống mà bạn phải cho phép người dùng nhập các mục không được chọn trong danh sách. Trong tình huống này, bạn có thể làm theo hai phương pháp:
7.1 Tắt Kiểm Tra Lỗi
Để cho phép các mục không có trong danh sách, bạn có thể tắt tùy chọn kiểm tra lỗi. Bằng cách đó, Excel sẽ không hiển thị bất kỳ thông báo lỗi nào cho các giá trị khác và nó sẽ chấp nhận bất kỳ mục nào do người dùng cung cấp.
Trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu, chọn tab Cảnh Báo Lỗi (Error Alert). Sau đó bỏ chọn tùy chọn như chúng ta đã trình bày trong hình ảnh.
Sau đó, bạn có thể nhập bất kỳ giá trị nào khác bên ngoài danh sách vào danh sách xác thực dữ liệu Excel.
7.2 Chọn Các Tùy Chọn Cảnh Báo Lỗi Khác
Một cách hữu ích khác để cho phép các mục nhập khác là chọn các tùy chọn cảnh báo lỗi khác nhau. Chúng ta đã trình bày cho bạn các loại cảnh báo lỗi khác nhau. Theo tôi, hãy chọn kiểu Thông tin (Information style).
Cảnh báo lỗi này cho phép bạn nhập các mục khác nhau vào cột.
Đọc Thêm: Danh Sách Thả Xuống Xác Thực Dữ Liệu Excel Với Bộ Lọc (2 Phương Pháp)
8. Thêm Nguồn Dữ Liệu Mới Vào Danh Sách Thả Xuống
Bây giờ, bạn có thể đối mặt với tình huống mà bạn phải mở rộng danh sách của mình. Bạn phải cho phép một nguồn dữ liệu mới cho danh sách thả xuống của mình trong Excel.
Hãy xem ảnh chụp màn hình sau:
Ở đây, chúng ta đã mở rộng danh sách của mình với thêm hai mục. Bây giờ, bạn phải báo cho Excel biết rằng chúng ta đã mở rộng danh sách.
Bạn có thể lại chọn tất cả các ô và tạo xác thực dữ liệu với danh sách mới. Nó cũng sẽ thực hiện công việc. Bây giờ, có một cách dễ dàng khác để giải quyết vấn đề này.
📌 Các Bước
- Đầu tiên, chọn ô đầu tiên của cột.
- Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu (Data). Sau đó, từ nhóm Công cụ Dữ liệu (Data Tools), nhấp vào Xác thực Dữ liệu (Data Validation). Bạn sẽ thấy một hộp thoại Xác thực Dữ liệu.
- Ở đây, chọn nguồn mới của danh sách của bạn.
- Sau đó, tích vào ô "Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt". Nó sẽ áp dụng nguồn dữ liệu mới của bạn cho tất cả các ô có xác thực dữ liệu trong cột.
- Bây giờ, nhấp vào OK và kiểm tra xem nguồn dữ liệu mới của bạn đã được thêm hay chưa.
Như bạn thấy, nguồn dữ liệu mới của chúng ta đã được thêm vào danh sách thả xuống trong Excel.
Nội Dung Liên Quan: Excel VBA Tạo Danh Sách Xác Thực Dữ Liệu Từ Mảng
💬 Những Điều Cần Nhớ
Bạn có thể sao chép bất kỳ ô nào có xác thực dữ liệu và dán nó vào các ô khác. Các ô kết quả sẽ có cùng danh sách thả xuống.
Kết Luận
Tóm lại, tôi hy vọng hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn một kiến thức hữu ích để tạo xác thực dữ liệu Excel sử dụng danh sách thả xuống. Chúng tôi khuyên bạn nên học và áp dụng tất cả các hướng dẫn này vào tập dữ liệu của bạn. Tải xuống sổ làm việc thực hành và tự thử nghiệm. Ngoài ra, hãy thoải mái đưa ra phản hồi trong phần bình luận. Phản hồi quý báu của bạn giúp chúng tôi có động lực để tạo ra các hướng dẫn như thế này.
Đừng quên truy cập trang web Exceldemy.com để tìm các vấn đề và giải pháp liên quan đến Excel khác nhau.
Hãy tiếp tục học các phương pháp mới và phát triển!
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách Sử Dụng Câu Lệnh IF Trong Công Thức Xác Thực Dữ Liệu Trong Excel (6 Cách)
- Sử Dụng Xác Thực Dữ Liệu Trong Excel Với Màu Sắc (4 Cách)
- [Đã Khắc Phục] Xác Thực Dữ Liệu Không Hoạt Động Khi Copy Paste Trong Excel (Có Giải Pháp)
- Cách Loại Bỏ Ô Trống Từ Danh Sách Xác Thực Dữ Liệu Trong Excel (5 Phương Pháp)
- Giá Trị Mặc Định Trong Danh Sách Xác Thực Dữ Liệu Với Excel VBA (Macro Và UserForm)