Nếu bạn đang tìm cách dễ dàng nhất để sử dụng câu lệnh IF trong công thức xác thực dữ liệu (Data Validation) trong Excel, bài viết này sẽ hữu ích. Xác thực dữ liệu giúp tạo danh sách thả xuống hoặc chỉ cho phép nhập dữ liệu cụ thể trong một phạm vi. Hãy bắt đầu ngay để hiểu rõ cách dùng câu lệnh IF trong công thức xác thực dữ liệu.
Tải file thực hành
6 Cách dùng câu lệnh IF trong công thức Data Validation trong Excel
Ở đây chúng ta có hồ sơ một số sản phẩm và tên nhân viên bán hàng tương ứng. Sử dụng tập dữ liệu này, chúng ta sẽ demo các cách dùng câu lệnh IF trong công thức xác thực dữ liệu.
Sử dụng phiên bản Microsoft Excel 365, bạn có thể dùng các phiên bản khác tùy ý.
Phương pháp 1: Dùng câu lệnh IF tạo danh sách có điều kiện với Data Validation
Để tạo danh sách có điều kiện, ở đây sắp xếp tên đầy đủ nhân viên dưới tiêu đề Tên đầy đủ (Full Name) và tên đầu tiên dưới Tên (First Name). Dùng hàm IF trong công thức xác thực dữ liệu để tạo danh sách điều kiện ở bảng bên phải.
Các bước:
➤ Chọn phạm vi E3:E12 rồi vào tab Data >> nhóm Data Tools >> Data Validation >> Data Validation.
Hộp thoại Data Validation hiện ra.
➤ Chọn List trong ô Allow, nhập công thức sau vào ô Source và nhấn OK.
=IF($E$3=$B$3,$C$3:$C$12,$B$3:$B$12)Ở đây, $E$3 là ô chọn tiêu đề từ danh sách thả xuống, $B$3 là tiêu đề cột đầu. Khi hai giá trị bằng nhau, IF trả về danh sách $C$3:$C$12, ngược lại trả về $B$3:$B$12.
➤ Click mũi tên thả xuống ô E3, chọn tiêu đề First Name.
➤ Chọn tên đầu tiên từ danh sách ô E4.
Bây giờ có được tên đầu tiên nhân viên kèm tiêu đề First Name.
➤ Thay tiêu đề ở ô E3 từ First Name thành Full Name.
➤ Chọn tên đầy đủ từ danh sách cho các ô còn lại.
Kết quả: tên đầy đủ nhân viên với tiêu đề tương ứng.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách Data Validation từ Bảng trong Excel (3 phương pháp)
Phương pháp 2: Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc (Dependent Dropdown) bằng IF trong Data Validation
Phần này tạo danh sách thả xuống phụ thuộc nơi danh sách Mặt hàng (Item) phụ thuộc vào danh sách Danh mục (Category).
Các bước:
➤ Chọn ô E5, vào Data >> Data Tools >> Data Validation >> Data Validation.
Hộp thoại Data Validation hiện ra.
➤ Chọn List trong Allow, nhập công thức sau vào Source:
=$B$3:$C$3$B$3 là tiêu đề Fruits (Trái cây), $C$3 là Vegetables (Rau củ).
➤ Nhấn OK.
➤ Click mũi tên thả xuống ô E5, chọn Fruits.
Tạo danh sách mặt hàng ở ô F5.
➤ Chọn List trong Allow, nhập công thức vào Source:
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,$C$4:$C$12)Khi $E$5 = "Fruits", IF trả về $B$4:$B$12, ngược lại trả về $C$4:$C$12.
➤ Nhấn OK.
Chọn mặt hàng Apple từ thả xuống ô F5.
Kết quả: mặt hàng Apple cho danh mục Fruits.
➤ Chọn Category là Vegetables.
Danh sách rau củ hiện ra, chọn Cabbage.
Kết quả: Mặt hàng Cabbage cho Danh mục Vegetables.
Đọc thêm: Tạo Data Validation Drop-Down List chọn nhiều trong Excel
Phương pháp 3: Dùng IF và Named Range (Định danh phạm vi) trong Data Validation
Dùng Named Range kết hợp hàm IF trong công thức xác thực dữ liệu để tạo danh sách thả xuống. Đã đặt tên phạm vi trái cây là Fruits, rau củ là Vegetables.
Các bước:
➤ Chọn ô E5, vào Data >> Data Tools >> Data Validation >> Data Validation.
Hộp thoại hiện ra.
➤ Chọn List trong Allow, nhập công thức vào Source:
=$B$3:$C$3➤ Nhấn OK.
➤ Click mũi tên ô E5, chọn Fruits.
Tạo danh sách mặt hàng ô F5.
➤ Chọn List trong Allow, nhập công thức vào Source:
=IF($E$5="Fruits",Fruits,Vegetables)Khi $E$5 = "Fruits", trả về Named Range Fruits, ngược lại Vegetables.
➤ Nhấn OK.
➤ Chọn Apple từ thả xuống ô F5.
Kết quả: Apple cho Fruits.
➤ Chọn Cabbage cho Vegetables.
Kết quả: Mặt hàng Cabbage cho Danh mục Vegetables.
Đọc thêm: Cách dùng Named Range cho Data Validation List với VBA trong Excel
Đọc tương tự:
- Excel Data Validation chỉ chấp nhận chữ và số (Dùng Custom Formula)
- Excel VBA tạo Data Validation List từ Array
- Excel Data Validation dựa trên giá trị ô khác
Phương pháp 4: Dùng hàm IF và INDIRECT trong Data Validation
Kết hợp hàm INDIRECT với hàm IF để tạo công thức xác thực dữ liệu. Có Named Range Fruits và Vegetables.
Các bước:
➤ Chọn ô F5, vào Data >> Data Tools >> Data Validation >> Data Validation.
Hộp thoại hiện ra.
➤ Chọn List trong Allow, nhập công thức vào Source:
=IF($E$5="",Fruits,INDIRECT($E$5))Khi $E$5 rỗng, IF trả về Fruits, ngược lại INDIRECT($E$5) tham chiếu đến Named Range tương ứng.
➤ Nhấn OK.
➤ Ô E5 rỗng, danh sách trái cây hiện ở ô F5, chọn Apple.
Với Category rỗng, Item là Apple.
Nhập Category = Vegetables, danh sách rau củ hiện ở ô F5.
➤ Chọn Cabbage.
Kết quả: Mặt hàng Cabbage cho Danh mục Vegetables.
Đọc thêm: Cách tạo Excel Drop Down List cho Data Validation (8 cách)
Phương pháp 5: Dùng hàm IF lồng nhau (Nested IF) trong Data Validation
Dùng hàm IF lồng nhau cho nhiều điều kiện trong công thức Data Validation tạo danh sách thả xuống cho Fruits, Vegetables, Fish.
Các bước:
➤ Chọn ô E5, vào Data >> Data Tools >> Data Validation >> Data Validation.
Hộp thoại hiện ra.
➤ Chọn List trong Allow, nhập công thức vào Source:
=$B$3:$C$3➤ Nhấn OK.
➤ Click mũi tên ô E5, chọn Fruits.
Tạo danh sách mặt hàng ô F5.
➤ Chọn List trong Allow, nhập công thức vào Source:
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,IF($E$5="Vegetables",$C$4:$C$12,$D$4:$D$12))Khi $E$5 = "Fruits", trả về $B$4:$B$12; ngược lại kiểm tra "Vegetables" trả về $C$4:$C$12; còn lại $D$4:$D$12.
➤ Nhấn OK.
➤ Chọn Apple từ thả xuống ô F5.
Kết quả: Apple cho Fruits.
➤ Chọn Cabbage cho Vegetables.
Kết quả: Mặt hàng Cabbage cho Danh mục Vegetables.
Chọn Category = Fish, danh sách cá hiện ở ô F5.
➤ Chọn Salmon.
Kết quả: Mặt hàng Salmon cho Danh mục Fish.
Nội dung liên quan: Áp dụng Custom Data Validation nhiều tiêu chí trong Excel (4 ví dụ)
Phương pháp 6: Dùng IF trong Data Validation cho Ngày tháng
Giới hạn nhập ngày trong cột Delivery Date chỉ chấp nhận ngày trước hôm nay (21/03/2022 dạng m/dd/yyyy), ngày lớn hơn sẽ báo lỗi. Dùng hàm TODAY kết hợp hàm IF.
Các bước:
➤ Chọn phạm vi E4:E12, vào Data >> Data Tools >> Data Validation >> Data Validation.
Hộp thoại hiện ra.
➤ Chọn Custom trong Allow, nhập công thức vào Source:
=IF($D$4:$D$12="*",$E$4:$E$12<=TODAY(),$E$4:$E$12="")Nếu ô $D$4:$D$12 chứa văn bản, ô $E$4:$E$12 chỉ chấp nhận ngày ≤ hôm nay (21/03/2022).
➤ Nhấn OK.
Có thể nhập ngày bình thường trừ ngày > hôm nay.
Nhập ngày 28/03/2022 (lớn hơn hôm nay):
Hiện thông báo lỗi do Data Validation.
Điền cột Delivery Date các ngày < hôm nay.
Nội dung liên quan: Cách dùng Data Validation trong Excel với màu sắc (4 cách)
Phần thực hành
Để tự thực hành, chúng tôi cung cấp mục Practice trong sheet tên Practice. Hãy tự làm nhé.
Kết luận
Bài viết đã bao quát các cách dùng câu lệnh IF trong công thức Data Validation trong Excel. Hy vọng hữu ích. Mọi thắc mắc hoặc góp ý, hãy chia sẻ ở phần bình luận.
Các bài viết liên quan
- Excel Data Validation Drop Down List với Filter (2 phương pháp)
- Cách áp dụng Multiple Data Validation trong một ô trong Excel (3 ví dụ)
- Giá trị mặc định trong Data Validation List với Excel VBA (Macro và UserForm)
- [Fixed] Data Validation không hoạt động khi Copy Paste trong Excel (có giải pháp)
- Cách dùng Custom VLOOKUP Formula trong Excel Data Validation