Cách sử dụng câu lệnh IF trong công thức xác thực dữ liệu trong Excel (6 cách)

Nếu bạn đang tìm kiếm các cách dễ nhất để sử dụng câu lệnh IF trong xác thực dữ liệu công thức trong Excel, sau đó bạn sẽ thấy bài viết này hữu ích. Xác thực dữ liệu có thể hữu ích để tạo danh sách thả xuống hoặc chỉ nhập dữ liệu được chỉ định trong một phạm vi.
Để biết thêm về cách sử dụng câu lệnh IF trong xác thực dữ liệu hãy bắt đầu bài viết chính của chúng ta.

Tải xuống Workbook

6 cách sử dụng câu lệnh IF trong công thức xác thực dữ liệu trong Excel

Ở đây, chúng tôi có một số hồ sơ về một số sản phẩm và tên của nhân viên bán hàng tương ứng của một công ty. Bằng cách sử dụng tập dữ liệu này, chúng tôi sẽ cố gắng chứng minh các cách sử dụng câu lệnh IF trong xác thực dữ liệu công thức trong Excel.

Chúng tôi đã sử dụng Microsoft Excel 365 phiên bản ở đây, bạn có thể sử dụng bất kỳ phiên bản nào khác tùy theo sự thuận tiện của bạn.

Phương pháp-1 :Sử dụng câu lệnh IF để tạo danh sách có điều kiện với sự trợ giúp của công thức xác thực dữ liệu

Để tạo danh sách có điều kiện, ở đây chúng tôi đã sắp xếp tên đầy đủ của các nhân viên dưới tiêu đề First Name và đối với tên của nhân viên, chúng tôi đã sử dụng tiêu đề Họ và tên . Sử dụng hàm IF trong xác thực dữ liệu công thức, chúng tôi sẽ tạo danh sách điều kiện trong bảng bên phải.

Các bước :
➤ Chọn phạm vi E3:E12 và sau đó chuyển đến Dữ liệu Tab>> Công cụ dữ liệu Nhóm>> Xác thực dữ liệu Thả xuống>> Xác thực dữ liệu Tùy chọn.

Sau đó, Xác thực dữ liệu hộp thoại sẽ xuất hiện.
➤ Chọn Danh sách trong tùy chọn Cho phép và viết công thức sau vào Nguồn và nhấp vào OK .

Đây, $ E $ 3 là ô mà chúng tôi muốn chọn tiêu đề từ danh sách thả xuống, $ B $ 3 là tên tiêu đề của cột đầu tiên. Khi hai giá trị này sẽ bằng nhau IF sẽ trả về danh sách của phạm vi $ C $ 3:$ C $ 12 , nếu không, danh sách sẽ chứa các giá trị của phạm vi $ B $ 3:$ B $ 12 .

➤ Vì vậy, khi chúng tôi nhấp vào biểu tượng thả xuống của ô E3 , chúng tôi sẽ nhận được tiêu đề First Name và đã chọn nó.

➤ Chọn các tên từ danh sách các tên đầu tiên của ô E4 .

Bằng cách này, chúng tôi sẽ nhận được tên đầu tiên của tên nhân viên bán hàng cùng với tiêu đề Tên .

➤ Bạn có thể thay đổi tên tiêu đề từ Tên thành Tên đầy đủ trong ô E3 .

➤ Chọn tên đầy đủ từ danh sách cho các ô còn lại.

Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tên đầy đủ của các nhân viên với tiêu đề tương ứng.

Đọc thêm: Cách tạo danh sách xác thực dữ liệu từ bảng trong Excel (3 phương pháp)

Phương pháp-2 :Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc bằng cách sử dụng câu lệnh IF trong công thức xác thực dữ liệu

Trong phần này, chúng tôi sẽ tạo danh sách thả xuống phụ thuộc nơi Mục danh sách sẽ phụ thuộc vào Danh mục danh sách.

Các bước :
➤ Chọn ô E5 và sau đó, chuyển đến Dữ liệu Tab>> Công cụ dữ liệu Nhóm>> Xác thực dữ liệu Thả xuống>> Xác thực dữ liệu Tùy chọn.

Sau đó, Xác thực dữ liệu hộp thoại sẽ xuất hiện.
➤ Chọn Danh sách trong tùy chọn Cho phép và viết công thức sau vào Nguồn hộp

Đây, $ B $ 3 là tiêu đề Trái cây và $ C $ 3 là tiêu đề Rau .

➤ Nhấn OK .

➤ Sau khi nhấp vào biểu tượng thả xuống của ô E5 , bạn sẽ nhận được tên tiêu đề trong danh sách và hãy chọn Trái cây từ danh sách này.

Bây giờ, chúng tôi sẽ tạo danh sách các mục trong ô F5 .
➤ Chọn Danh sách trong tùy chọn Cho phép và viết công thức sau vào Nguồn hộp

Khi giá trị của ô $ E $ 5 sẽ bằng “Trái cây” , NẾU sẽ trả về phạm vi $ B $ 4:$ B $ 12 dưới dạng danh sách, nếu không, danh sách sẽ chứa phạm vi $ C $ 4:$ C $ 12 .

➤ Nhấn OK .

Bây giờ, để chọn một mặt hàng trái cây như Táo , nhấp vào danh sách thả xuống của ô F5 và chọn mục này từ danh sách.

Sau đó, bạn sẽ nhận được mặt hàng Apple mong muốn của mình cho danh mục Trái cây .

➤ Bạn có thể chọn Danh mục dưới dạng Rau cũng từ danh sách.

Sau đó, bạn sẽ nhận được danh sách các loại rau trong danh sách mục và chọn loại đầu tiên (bất kỳ loại nào bạn thích) Bắp cải từ đây.

Cuối cùng, chúng tôi nhận được Mục Bắp cải cho Danh mục Rau tương ứng .

Đọc thêm: Create Data Validation Drop-Down List with Multiple Selection in Excel

Phương pháp-3 :Using IF Statement and Named Range in Data Validation Formula in Excel

Here, we will use the named ranges along with the IF function in the data validation formula to make a dropdown list.
We have named the range of fruits as Fruits and the range of vegetables as Vegetables .

Steps :
➤ Select the cell E5 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

Afterward, the Data Validation hộp thoại sẽ xuất hiện.
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

Here, $B$3 is the header Fruits and $C$3 is the header Vegetables .

➤ Press OK .

➤ Now, click on the dropdown symbol of cell E5 , you will get the header names on the list, and select Fruits from this list.

Now, it’s time to make the items list in cell F5 .
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

When the value of the cell $E$5 will be equal to “Fruits” , IF will return the named range Fruits as a list otherwise the list will contain the named range Vegetables .

➤ Press OK .

➤ Click on the dropdown list of cell F5 , and select the item Apple from the list.

Then, you will get your desired item Apple for the category Fruits .

➤ Select the item Cabbage from the list for the category Vegetables .

Eventually, we are getting the Item Cabbage for the corresponding Category Vegetables .

Đọc thêm: How to Use Named Range for Data Validation List with VBA in Excel

Bài đọc tương tự:

• Chỉ xác thực dữ liệu Excel bằng chữ và số (Sử dụng Công thức Tùy chỉnh)
• Excel VBA to Create Data Validation List from Array
• Excel Data Validation Based on Another Cell Value

Phương pháp-4 :Using the IF and INDIRECT Functions in Data Validation Formula in Excel

Here, we will be using the INDIRECT function along with the IF function to create a data validation formula. And we have the following named ranges Fruits and Vegetables for the fruits range and vegetables range respectively.

Steps :
➤ Select the cell F5 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

After that, the Data Validation hộp thoại sẽ xuất hiện.
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

When the value of the cell $E$5 will be equal to Blank , IF will return the named range Fruits as a list otherwise INDIRECT($E$5) will check the value in the cell $E$5 and then link the value as a reference to the corresponding named range.

➤ Press OK .

➤ Here, we have a blank in cell E5 , and for this blank, we are having the list of fruits in the dropdown list of cell F5 , and then select the first one Apple from the list.

For the blank as a Category , we are having the Item as a fruit Apple .

Now, you can write down the Category as Vegetables , and then you will get the list of vegetables in cell F5 .|
➤ Select Cabbage from the vegetable list of the Item cột.

Eventually, we are getting the Item Cabbage for the corresponding Category Vegetables .

Đọc thêm: How to Create Excel Drop Down List for Data Validation (8 Ways)

Phương pháp-5 :Using Nested IF Functions in Data Validation Formula

Here, we are going to use nested IF functions for multiple conditions in a Data Validation formula to create a dropdown list for the Fruits , Vegetables , and Fruits .

Steps :
➤ Select the cell E5 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

Then, the Data Validation hộp thoại sẽ xuất hiện.
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

Here, $B$3 is the header Fruits and $C$3 is the header Vegetables .

➤ Press OK .

➤ Now, click on the dropdown symbol of cell E5 , you will get the header names on the list, and select Fruits from this list.

We will make the items list in cell F5 bây giờ.
➤ Select the List option in the Allow box and write the following formula in the Source box

When the value of the cell $E$5 will be equal to “Fruits” , IF will return the range $B$4:$B$12 as a list, otherwise it will go to the next IF function which will check for the value “Vegetables” .
If the condition of this function is fulfilled, then it will return the range $C$4:$C$12 as a list otherwise $D$4:$D$12 will be used in the list.

➤ Press OK .

➤ Click on the dropdown list of cell F5 , and select the item Apple from the list.

Then, you will get your desired item Apple for the category Fruits .

➤ Select the item Cabbage from the list for the category Vegetables .

Then, you will have the Item Cabbage for the Category Vegetables .

For selecting the Category as Fish you will have the list of the fishes in cell F5 of the Item cột.
➤ Select the first Item Salmon from the list or any other item.

Eventually, we are getting the Item Salmon for the Category Fish after selecting from the list.

Nội dung có Liên quan: Apply Custom Data Validation for Multiple Criteria in Excel (4 Examples)

Method-6 :Using IF Statement in Data Validation Formula for Dates

Here, we will try to restrict the entries for the dates of the Delivery Date column in a way that the cells of this column will only accept the dates previous to today’s date (3/21/2022 as m/dd/yyyy format), and for entering dates greater than today’s date we will get an error message. For this purpose, we will be using the TODAY function along with the IF function .

Steps :
➤ Select the range E4:E12 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group> > Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.

Then, the Data Validation hộp thoại sẽ xuất hiện.
➤ Select the Custom option in the Allow box, and write the following formula in the Source box

If the cells of the range $D$4:$D$12 contains any text string then the cells of the range $E$4:$E$12 will only allow the dates smaller than today’s date or 3/21/2022 .

➤ Press OK .

We can enter any dates without any problem except for the dates greater than today’s date as we can see from the following figure.

But when we try to enter a date 3/28/2022 which is not either less than or equal to today’s date,

we are having the following error message due to the data validation formula we had set previously.

So, we have filled the cells of the Delivery Date column with dates less than today’s date.

Related Content:How to Use Data Validation in Excel with Color (4 Ways)

Phần thực hành

For doing practice by yourself we have provided a Practice section like below in a sheet named Practice . Please do it by yourself.

Kết luận

In this article, we tried to cover the ways to use the IF statement in a Data Validation formula in Excel easily. Hope you will find it useful. If you have any suggestions or questions, feel free to share them in the comment section.

Các bài viết có liên quan

• Excel Data Validation Drop Down List with Filter (2 Methods)
• How to Apply Multiple Data Validation in One Cell in Excel (3 Examples)
• Default Value in Data Validation List with Excel VBA (Macro and UserForm)
• [Fixed] Data Validation Not Working for Copy Paste in Excel (with Solution)
• How to Use Custom VLOOKUP Formula in Excel Data Validation