Chúng tôi biết rằng chúng tôi có thể đặt bộ lọc trên các cột và lọc dữ liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột trong Microsoft Excel. Nó có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào "Bộ lọc" trong tab "Dữ liệu". Ngoài việc chỉ lọc dữ liệu dựa trên cột, chúng tôi thậm chí có thể lọc tập dữ liệu hoàn toàn dựa trên một số điều kiện. Giả sử chúng ta muốn lọc tập dữ liệu phù hợp với các tiêu chí cụ thể, thì có thể thực hiện bằng cách sử dụng Bộ lọc nâng cao. Trong bài viết này, tôi sẽ cho bạn biết cách sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel .
Cách sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel
Hãy để tôi giải thích điều này với dữ liệu mẫu của Nhân viên. Tôi có tập dữ liệu bao gồm Làm việc theo Giờ Bình thường, Giáo dục trong năm, Thu nhập hàng năm, Giới tính và Trạng thái. Bây giờ, tôi muốn lọc dữ liệu đáp ứng điều kiện như sau,
Điều kiện dành cho Nam:
- Số giờ Thông thường Đã làm:40
- Học vấn:13
- Thu nhập hàng năm:Hơn 35000
- Giới tính:Nam
- Bang:Alaska
Điều kiện dành cho Nữ:
- Số giờ Thông thường Đã làm:Nhiều hơn 35
- Học vấn:Trên 12 tuổi
- Thu nhập hàng năm:Hơn 12000
- Giới tính:Nữ
- Bang:Alaska
Nếu thấy điều kiện, chúng ta cần lọc dữ liệu Nhân viên Nam và Nữ riêng biệt. Ý tôi là, có một HOẶC và trong điều kiện đó, có VÀ điều kiện cần được đáp ứng.
Để lọc ra dữ liệu đáp ứng các điều kiện này, chúng ta cần xử lý trang tính Excel theo cách khác. Đây là nơi bộ lọc nâng cao trong Excel xuất hiện trong hình ảnh. Bây giờ, chúng ta sẽ chuẩn bị các tiêu chí trong cùng một trang tính Excel. Tạo hai hàng phía trên tập dữ liệu ban đầu có cùng tên cột với dữ liệu đã có như hình dưới đây từ A3 đến E5.
Bây giờ, chúng tôi sẽ điền vào các cột tiêu chí với dữ liệu như đã đề cập trong các điều kiện. Như đã đề cập trong Điều kiện dành cho nam, điền vào toàn bộ hàng với các cột được chỉ định. Vì vậy, Hàng 4 sẽ được điền như hình dưới đây.
Lặp lại tương tự cho Hàng 5 tiếp theo dựa trên Điều kiện dành cho Nữ như hình bên dưới. Bây giờ, để làm rõ, nếu dữ liệu trong mỗi hàng được liên kết với HOẶC điều kiện và dữ liệu trong hàng đó (dữ liệu theo cột) được liên kết với VÀ điều kiện. Vì vậy, chúng tôi vừa tạo các hàng đáp ứng tiêu chí mà chúng tôi cần để lọc dữ liệu.
Bây giờ, đã đến lúc sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel để lọc dữ liệu. Đầu tiên, nhấp vào bất kỳ ô nào trên tập dữ liệu ban đầu của bạn, nhấp vào tab “Dữ liệu” và nhấp vào nút “Nâng cao”. Nó sẽ tự động điền vào Phạm vi danh sách. Nhấp vào nút nhỏ bên cạnh Phạm vi tiêu chí . Bây giờ, hãy chọn phạm vi tiêu chí, tức là, từ A3 đến E5 và nhấp vào cùng một nút nhỏ để đặt phạm vi tiêu chuẩn. Bây giờ, hãy nhấp vào “Ok”. Nó sẽ lọc dữ liệu mà bạn muốn để đáp ứng các tiêu chí.
Lưu ý: Tên cột của phạm vi tiêu chí phải giống chính xác với tên cột của tập dữ liệu để điều này hoạt động.
Bộ lọc nâng cao trong Excel cho phép chúng tôi lọc dữ liệu, đáp ứng các truy vấn phức tạp. Vì vậy, bạn đã sử dụng truy vấn hoặc điều kiện nào để lọc dữ liệu? Vui lòng cho chúng tôi biết thông qua phần bình luận nếu bạn có điều gì cần bổ sung.
Đọc :Cách thay đổi Danh sách được Đánh số mặc định trong Word.
Làm cách nào để sử dụng các bản ghi duy nhất của bộ lọc nâng cao chỉ trong Excel?
Trong tab Dữ liệu, hãy chọn Bộ lọc Nâng cao, sau đó đảm bảo bộ lọc được đặt thành Chỉ các bản ghi duy nhất. Nó sẽ đảm bảo loại bỏ mọi bản ghi trùng lặp. Nó cũng có thể được sử dụng khi sao chép dữ liệu sang một ô khác hoặc áp dụng nó tại vị trí chính xác.
Bạn phải thực hiện hành động nào trước khi sử dụng tính năng bộ lọc?
Đảm bảo không có hàng trống giữa tập dữ liệu. Nếu không, nó sẽ bỏ qua phần còn lại của các hàng. Khi thiết lập bộ lọc, hàng đầu tiên được lấy tiêu đề và phần còn lại của các hàng bên dưới là dữ liệu. Bất kỳ dữ liệu trống nào sẽ phá vỡ bộ lọc. Đảm bảo có ít nhất 0 trong trường hợp là số.