Chúng ta biết rằng có thể thiết lập bộ lọc trên các cột và lọc dữ liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột trong Microsoft Excel. Điều này có thể thực hiện bằng cách nhấp vào 'Filter' (Bộ lọc) dưới tab "Data" (Dữ liệu). Ngoài việc chỉ lọc dữ liệu dựa trên các cột, chúng ta thậm chí có thể lọc toàn bộ tập dữ liệu dựa trên một số điều kiện. Giả sử chúng ta muốn lọc tập dữ liệu khớp với tiêu chí cụ thể, thì có thể làm được bằng cách sử dụng Bộ lọc nâng cao (Advance Filter). Trong bài viết này, tôi sẽ cho bạn biết cách sử dụng Bộ lọc nâng cao (Advance Filter) trong Excel.
Cách sử dụng Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter) trong Excel
Để tôi giải thích điều này với dữ liệu mẫu của Nhân viên. Tôi có tập dữ liệu chứa Giờ làm việc thông thường (Usual Hours Worked), Giáo dục tính bằng năm (Education in Years), Thu nhập hàng năm (Yearly Earnings), Giới tính (Sex) và Tiểu bang (State). Bây giờ, tôi muốn lọc dữ liệu đáp ứng điều kiện như sau:
Điều kiện cho Nam:
- Giờ làm việc thông thường: 40
- Giáo dục: 13
- Thu nhập hàng năm: Lớn hơn 35000
- Giới tính: Nam
- Tiểu bang: Alaska
Điều kiện cho Nữ:
- Giờ làm việc thông thường: Lớn hơn 35
- Giáo dục: Lớn hơn 12
- Thu nhập hàng năm: Lớn hơn 12000
- Giới tính: Nữ
- Tiểu bang: Alaska
Nếu chúng ta thấy các điều kiện, chúng ta cần lọc dữ liệu của nhân viên Nam và Nữ riêng biệt. Tôi muốn nói, có một điều kiện OR, và trong đó, có điều kiện AND cần được đáp ứng.
Để lọc ra dữ liệu đáp ứng các điều kiện này, chúng ta cần xử lý trang tính Excel khác biệt. Đây là nơi Bộ lọc nâng cao trong Excel xuất hiện. Bây giờ, chúng ta sẽ chuẩn bị tiêu chí trong cùng trang tính Excel. Tạo hai hàng phía trên tập dữ liệu gốc với cùng tên cột như dữ liệu đã có từ A3 đến E5.
Bây giờ, chúng ta sẽ điền các cột tiêu chí với dữ liệu như được đề cập trong điều kiện. Như được đề cập trong Điều kiện cho Nam, điền toàn bộ hàng với các cột được chỉ định. Vì vậy, Hàng 4 sẽ được điền như hình dưới đây.
Lặp lại tương tự cho Hàng 5 tiếp theo dựa trên Điều kiện cho Nữ như hình dưới đây. Để rõ ràng, nếu dữ liệu trong mỗi hàng được liên kết với điều kiện OR và dữ liệu trong hàng đó (dữ liệu theo cột) được liên kết với điều kiện AND. Vì vậy, chúng ta vừa tạo các hàng đáp ứng tiêu chí mà chúng ta cần để lọc dữ liệu.
Bây giờ, đã đến lúc sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel để lọc dữ liệu. Trước tiên, nhấp vào bất kỳ ô nào trên tập dữ liệu gốc của bạn, nhấp tab "Data" (Dữ liệu), và nhấp nút "Advanced" (Nâng cao). Nó sẽ tự động điền List Range (Phạm vi danh sách). Nhấp vào nút nhỏ bên cạnh Criteria range (Phạm vi tiêu chí). Bây giờ, chọn phạm vi tiêu chí, tức là A3 đến E5, và nhấp vào cùng nút nhỏ đó để đặt tiêu chuẩn phạm vi. Bây giờ, nhấp "Ok." Nó sẽ lọc dữ liệu như bạn muốn đáp ứng tiêu chí.
Lưu ý: Tên cột của phạm vi tiêu chí nên chính xác giống hệt tên cột của tập dữ liệu để làm việc này.
Bộ lọc nâng cao trong Excel cho phép chúng ta lọc dữ liệu, đáp ứng các truy vấn phức tạp. Vì vậy, bạn đã dùng truy vấn hoặc điều kiện gì để lọc dữ liệu? Vui lòng, cho chúng tôi biết qua bình luận nếu bạn có gì muốn thêm.
Đọc thêm: Cách thay đổi danh sách số mặc định trong Word.
Làm thế nào để dùng bộ lọc nâng cao chỉ lấy bản ghi duy nhất (unique records only) trong Excel?
Dưới tab Data (Dữ liệu), chọn Bộ lọc nâng cao (Advanced Filter), sau đó đảm bảo bộ lọc được đặt thành Unique records only (Chỉ bản ghi duy nhất). Nó sẽ đảm bảo loại bỏ bất kỳ bản ghi trùng lặp nào. Cũng có thể dùng khi sao chép dữ liệu sang ô khác hoặc áp dụng tại chính vị trí đó.
Hành động nào bạn phải thực hiện trước khi sử dụng tính năng lọc?
Đảm bảo không có hàng trống giữa tập dữ liệu. Nếu không nó sẽ bỏ qua các hàng còn lại. Khi thiết lập bộ lọc, hàng đầu tiên được lấy làm tiêu đề, và các hàng còn lại dưới nó là dữ liệu. Bất kỳ dữ liệu trống nào sẽ làm vỡ bộ lọc. Đảm bảo có ít nhất số 0 trong trường hợp số.