Microsoft Excel là một công cụ tuyệt vời, nhưng nó chỉ hữu ích bằng dữ liệu nó có quyền truy cập. Nếu bạn đang làm việc trong một ứng dụng khác như Microsoft Access, Google Adwords, Gmail, hoặc bất kỳ chương trình nào khác có thể xuất dữ liệu ra tệp CSV hoặc XLS, thì bạn nên học cách nhập tệp vào Excel. Như vậy bạn có thể thực hiện mọi loại hàm và công thức để diễn giải dữ liệu tốt hơn, hoặc đơn giản chỉ có kiểm soát tốt hơn về cách dữ liệu được hiển thị và quản lý.
Để biết thêm mẹo, hãy xem các hướng dẫn Excel của chúng tôi.
Các ảnh chụp màn hình đi kèm hướng dẫn này dành cho phiên bản Microsoft 365 của Excel, nhưng hướng dẫn sẽ áp dụng cho Excel 2019 và Excel 2016 như nhau.
Cách xuất dữ liệu ra Excel
Excel có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ các sổ làm việc Excel khác, tệp văn bản, Facebook, các bảng và phạm vi dữ liệu khác, và bất kỳ URL web nào bạn nhập. Nếu bạn có quyền truy cập sẵn vào dữ liệu, bạn có thể nhập trực tiếp từ nguồn đó, đó là những gì chúng ta sẽ giải quyết ở đây.
Đối với một số ứng dụng, bạn có thể cần xuất dữ liệu từ ứng dụng đó trước, hoặc thậm chí có tùy chọn xuất trực tiếp ra Excel. Điều đó vượt ra ngoài phạm vi bài viết này vì có quá nhiều ứng dụng để liệt kê riêng lẻ. Nhưng như một quy tắc chung, có thể đạt được bằng cách đi đến Tệp (File) > Xuất (Export) và chọn loại tệp tương thích với Excel, hoặc chính Excel nếu xuất trực tiếp. Microsoft Excel hỗ trợ danh sách dài các định dạng tệp, nhưng bạn thường muốn dữ liệu được biểu diễn ở định dạng Giá trị cách nhau bằng dấu phẩy (CSV) hoặc văn bản.
Cách nhập dữ liệu vào Excel
Nếu bạn muốn thực hành xuất dữ liệu ra Excel, bạn có thể làm theo ví dụ của chúng ta sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu từ Microsoft.
-
Trước khi bắt đầu quá trình xuất/nhập, bạn nên xem nhanh dữ liệu để đảm bảo mọi thứ theo thứ tự. Bạn chỉ đang lãng phí thời gian nếu nhập dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ, vì bạn có thể phải làm lại toàn bộ thao tác nhập/xuất.
-
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy xuất dữ liệu nếu cần thiết với ứng dụng hoặc nguồn cụ thể của bạn, sau đó mở (hoặc tạo) trang tính Excel bạn muốn nhập dữ liệu vào.
-
Chọn tab Dữ liệu (Data) trong menu trên cùng.
-
Trên tiêu đề Lấy và Chuyển đổi Dữ liệu (Get and Transform Data) có một số tùy chọn bạn có thể chọn, nhưng nếu không có cái nào áp dụng, hãy chọn nút Lấy Dữ liệu (Get Data) chung.
-
Để nhập cơ sở dữ liệu Access, chọn Lấy Dữ liệu > Từ Cơ sở dữ liệu (From Database) > Từ Cơ sở dữ liệu Microsoft Access (From Microsoft Access Database).
-
Trong cửa sổ File Explorer tiếp theo, chọn cơ sở dữ liệu (hoặc loại tệp khác) bạn muốn nhập dữ liệu từ và chọn OK.
-
Nếu tệp Access của bạn có nhiều cơ sở dữ liệu, cửa sổ Điều hướng (Navigator) sẽ cung cấp nhiều tùy chọn nhập. Trong trường hợp này, nhập qrySalesbyCategory bằng cách chọn nó rồi chọn Tải (Load). Để thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho dữ liệu trước khi nhập, chọn Chuyển đổi Dữ liệu (Transform Data) thay vào đó.
Excel chỉ có thể nhập trang dữ liệu (datasheet), biểu mẫu (form) và báo cáo (report). Các extra như macro và module sẽ không được nhập vào trang tính Excel của bạn.
Tùy thuộc vào kích thước cơ sở dữ liệu và tốc độ máy tính của bạn, nhập dữ liệu có thể mất một chút thời gian, vì vậy hãy đợi nó hoàn tất. Nhưng, nếu mọi thứ đi theo kế hoạch, khi xong bạn sẽ thấy dữ liệu của mình đã được nhập đầy đủ vào Excel và hiển thị ở định dạng hữu ích. Bạn có thể tiếp tục nhập dữ liệu nếu cần thêm, hoặc bắt đầu làm việc áp dụng các hàm, công thức và công cụ hữu ích khác mà Excel cung cấp.
Trong một số ứng dụng tương thích, như Access, dữ liệu có thể đơn giản được sao chép từ cơ sở dữ liệu Access đang hoạt động và dán vào Excel. Để biết thêm về kiểu đó, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về sao chép và dán.