Khi làm việc trong Microsoft Excel, bạn có thể thấy dữ liệu hơi khó theo dõi, với tập dữ liệu trải ra các trang tính (sheets), bảng Pivot, và hơn thế nữa. Bạn không luôn cần dùng nhiều trang tính hoặc file Excel để làm việc trên dữ liệu, tuy nhiên, đặc biệt nếu làm việc nhóm.
Để giúp giữ dữ liệu tổ chức, bạn có thể gộp dữ liệu trong Excel. Bạn có thể gộp trang tính từ file riêng biệt, gộp file Excel riêng biệt thành một, hoặc dùng tính năng Consolidate (Hợp nhất) để kết hợp dữ liệu.
Đây là cách gộp file và dữ liệu Excel cùng nhau bằng các phương pháp này.
Cách Di Chuyển Hoặc Sao Chép Trang Tính Đơn Lẻ Trong Excel
Một file Microsoft Excel điển hình được chia thành các trang tính (worksheets) khác nhau được liệt kê như thẻ (tabs) ở dưới cửa sổ Excel. Chúng hoạt động như trang, cho phép trải dữ liệu trên nhiều trang tính trong một file.
Bạn có thể di chuyển hoặc sao chép trang tính giữa các file Excel khác nhau (hoặc cùng file, nếu muốn nhân bản tập dữ liệu).
- Để bắt đầu, mở file Excel (hoặc các file). Trong cửa sổ mở của file Excel bạn muốn sao chép, nhấp vào trang tính muốn chọn ở dưới cửa sổ Excel. Bạn chọn nhiều trang bằng cách giữ Shift và nhấp vào từng thẻ trang tính.
- Để bắt đầu sao chép hoặc di chuyển trang, nhấn thẻ Home (Trang chủ) trên Ribbon ở trên.
- Tại đây, nhấp Format > Move or Copy Sheet (Định dạng > Di chuyển hoặc sao chép trang).
- Trong hộp Move or Copy (Di chuyển hoặc sao chép), chọn file Excel muốn sao chép hoặc di chuyển đến từ menu thả xuống To Box. Chọn nơi đặt trang trong phần Before Sheet (Trước trang). Mặc định Excel sẽ di chuyển trang—nhấp hộp kiểm Create a copy (Tạo bản sao) nếu muốn sao chép thay vì di chuyển.
- Nhấn OK để di chuyển hoặc sao chép trang tính khi sẵn sàng.
Các trang tính bạn chọn sẽ được di chuyển hoặc sao chép, như mong muốn, dù điều này không gộp chúng hoàn toàn.
Cách Gộp Nhiều File Excel Cùng Nhau
Bạn có thể dùng công cụ Move or Copy Sheet trong Excel để gộp dữ liệu trong nhiều file Excel. Bạn làm bằng cách chọn tất cả trang tính hoạt động trong một file, sau đó gộp chúng vào file đích đơn lẻ, lặp lại quy trình cho nhiều file.
- Để làm, mở file Excel. Trong cửa sổ mở của file Excel muốn di chuyển hoặc sao chép vào file khác, chọn tất cả thẻ trang tính ở dưới cửa sổ bằng cách giữ phím Shift và nhấp vào từng thẻ trang tính.
- Tiếp theo, nhấn Home > Format > Move or Copy Sheet từ Ribbon.
- Trong hộp thoại Move or Copy mở ra, chọn file Excel đích để gộp từ menu thả xuống To Box. Chọn nơi đặt trang đã gộp trong phần Before sheet. Nếu muốn giữ file gốc nguyên vẹn, nhấn Create a copy để sao chép trang thay vì di chuyển, sau đó nhấn OK để bắt đầu di chuyển hoặc sao chép.
Nếu bạn có nhiều hơn một file Excel, bạn sẽ cần lặp lại các bước để gộp chúng vào một file đơn lẻ.
Sử Dụng Công Cụ Consolidate (Hợp Nhất) Để Gộp Dữ Liệu Trong Excel
Sử dụng các phương pháp trên, bạn có thể di chuyển và sao chép trang giữa các file bảng tính Excel khác nhau. Điều này di chuyển dữ liệu, nhưng không tích hợp đặc biệt tốt—dữ liệu vẫn nằm trong các trang riêng biệt.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể dùng công cụ Consolidate (Hợp nhất) trong Excel để gộp dữ liệu số từ nhiều trang tính vào một trang tính mới, đơn lẻ. Thật không may, quy trình này không hoạt động với ô dùng văn bản—bạn cần cắt và dán dữ liệu thủ công, hoặc tạo script VBA trong Excel để làm hộ.
Để hoạt động, dữ liệu cần trình bày cùng cách trên các trang với nhãn tiêu đề khớp. Bạn cũng cần xóa dữ liệu trống (ví dụ ô trống) từ dữ liệu trước khi bắt đầu.
- Để gộp dữ liệu trong Excel bằng phương pháp này, mở file Excel và, trong file Excel đích cho gộp dữ liệu, tạo trang tính mới bằng cách nhấn nút + (dấu cộng) bên cạnh thẻ trang tính ở dưới cửa sổ.
- Trong trang tính mới, nhấn Data > Consolidate (Dữ liệu > Hợp nhất).
- Trong cửa sổ Consolidate, đảm bảo Sum (Tổng) được chọn trong menu thả xuống Function (Hàm). Nhấp nút bên cạnh ô nhập Reference (Tham chiếu) để bắt đầu chọn tập dữ liệu đầu tiên—đây là dữ liệu muốn gộp. Bạn cũng có thể tự gõ tham chiếu phạm vi ô nếu thích.
- Để chọn dữ liệu bằng chuột, nhấp vào trang chứa trang tính khi hộp Consolidate – Reference hiển thị, chọn dữ liệu, sau đó nhấn nút Insert (Chèn).
- Phạm vi ô sẽ xuất hiện trong ô nhập Reference—nhấp nút Add (Thêm) để thêm vào danh sách All References (Tất cả tham chiếu).
- Lặp lại các bước để chọn tập dữ liệu thêm, nhấp Add để thêm mỗi tập vào trang. Nếu dữ liệu có nhãn cột hoặc hàng, đảm bảo được xử lý đúng bằng cách tích hộp Top row (Hàng đầu) hoặc Left column (Cột trái) trong phần Use labels (Sử dụng nhãn).
- Nếu muốn tiếp tục chỉnh sửa dữ liệu trong các trang tính riêng biệt gốc, nhấp để bật hộp kiểm Create links to source data (Tạo liên kết đến dữ liệu nguồn). Điều này đảm bảo bất kỳ thay đổi dữ liệu gốc đều phản ánh trong trang đã gộp sau.
- Khi sẵn sàng gộp dữ liệu vào một trang đơn lẻ, nhấn nút OK.
- Dữ liệu đã gộp sẽ xuất hiện, với menu tùy chọn bên cạnh nhãn hàng để chuyển đổi giữa các chế độ xem dữ liệu khác nhau—nhấp vào các tùy chọn này (ví dụ, nút 1) để ẩn hoặc xem dữ liệu đã gộp một phần hoặc toàn bộ.
Nếu chọn tạo liên kết đến dữ liệu nguồn, trang tính mới sẽ hoạt động như phiên bản phản chiếu (mirrored) của các trang và file riêng biệt. Ngược lại, dữ liệu sẽ được sao chép vào trang này để bạn chỉnh sửa trực tiếp.
Sử Dụng Dữ Liệu Excel Đã Gộp
Dù bạn quyết định gộp dữ liệu trong Excel vào một trang hoặc file đơn lẻ, hoặc thích trải làm việc trên nhiều file, những mẹo này giúp bạn giữ tổ chức. Khi sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu chia sẻ file Excel với người khác để cộng tác và phân tích dữ liệu hiệu quả như nhóm.
Nếu lo lắng mất theo dõi thay đổi dữ liệu đã gộp, đừng lo—bạn có thể theo dõi thay đổi trong Excel dễ dàng bằng tính năng theo dõi tích hợp.
Hãy cho chúng tôi biết mẹo phân tích dữ liệu Excel của bạn trong phần bình luận bên dưới.