Khi đang làm việc trong Microsoft Excel, bạn có thể thấy rằng dữ liệu của mình trở nên hơi khó theo dõi, với các tập dữ liệu nằm rải rác trên các trang tính riêng biệt, bảng tổng hợp và hơn thế nữa. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng cần sử dụng nhiều trang tính hoặc tệp Excel để làm việc trên dữ liệu của mình, đặc biệt nếu bạn đang làm việc theo nhóm.
Để giúp bạn giữ cho dữ liệu của mình có tổ chức, bạn có thể hợp nhất dữ liệu trong Excel. Bạn có thể hợp nhất các trang tính từ các tệp riêng biệt, hợp nhất các tệp Excel riêng biệt thành một hoặc sử dụng tính năng hợp nhất để kết hợp dữ liệu của bạn.
Dưới đây là cách hợp nhất các tệp và dữ liệu Excel với nhau bằng các phương pháp này.
Cách di chuyển hoặc sao chép các trang tính đơn lẻ trong Excel
Tệp Microsoft Excel điển hình được chia thành các trang tính (hoặc trang tính) khác nhau được liệt kê dưới dạng các tab ở cuối cửa sổ Excel. Chúng hoạt động giống như các trang, cho phép bạn truyền dữ liệu trên nhiều trang tính trong một tệp duy nhất.
Bạn có thể di chuyển hoặc sao chép trang tính giữa các tệp Excel khác nhau (hoặc cùng một tệp, nếu bạn muốn sao chép tập dữ liệu của mình).
- Để bắt đầu, hãy mở tệp (hoặc các tệp) Excel của bạn. Trong cửa sổ đang mở của tệp Excel mà bạn muốn sao chép từ đó, hãy nhấp vào trang tính bạn muốn chọn ở cuối cửa sổ Excel. Bạn có thể chọn nhiều trang tính bằng cách giữ Shift và nhấp vào từng tab trang tính.
- Để bắt đầu sao chép hoặc di chuyển trang tính, hãy nhấn vào nút Trang chủ trong thanh ruy-băng ở trên cùng.
- Từ đây, nhấp vào Định dạng> Di chuyển hoặc Sao chép Trang tính .
- Trong Di chuyển hoặc Sao chép , hãy chọn tệp Excel mà bạn muốn sao chép hoặc chuyển đến từ Hộp đến trình đơn thả xuống. Chọn nơi bạn muốn đặt các trang tính trong Trước Trang tính tiết diện. Theo mặc định, Excel sẽ di chuyển các trang tính — nhấp vào nút Tạo bản sao hộp kiểm nếu bạn muốn sao chép chúng thay thế.
- Nhấn OK để di chuyển hoặc sao chép trang tính khi bạn đã sẵn sàng.
Sau đó, các trang tính bạn đã chọn sẽ được di chuyển hoặc sao chép như mong muốn, mặc dù điều này sẽ không hợp nhất chúng hoàn toàn với nhau.
Cách hợp nhất nhiều tệp Excel với nhau
Bạn có thể sử dụng Di chuyển hoặc Sao chép Trang tính trong Excel để hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel với nhau. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn tất cả các trang tính đang hoạt động trong một tệp, sau đó hợp nhất chúng thành một tệp đích duy nhất của bạn, lặp lại quá trình này cho nhiều tệp.
- Để thực hiện việc này, hãy mở tệp Excel của bạn. Trong cửa sổ đang mở của tệp Excel mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép vào tệp khác, hãy chọn tất cả các tab trang tính ở cuối cửa sổ bằng cách giữ Shift và nhấp vào từng tab trang tính.
- Tiếp theo, nhấn Trang chủ> Định dạng> Di chuyển hoặc Sao chép Trang tính từ thanh ribbon.
- Trong Di chuyển hoặc Sao chép đang mở hộp thoại, chọn tệp Excel đích để hợp nhất từ Hộp Đến trình đơn thả xuống. Chọn nơi bạn muốn đặt các trang tính đã hợp nhất của mình trong Trước trang tính tiết diện. Nếu bạn muốn giữ nguyên tệp gốc, hãy nhấn Tạo bản sao để sao chép các trang tính thay vì di chuyển chúng, sau đó nhấn OK để bắt đầu quá trình di chuyển hoặc sao chép.
Nếu bạn có nhiều tệp Excel, bạn sẽ cần lặp lại các bước này để hợp nhất chúng với nhau thành một tệp duy nhất.
Sử dụng công cụ hợp nhất để hợp nhất dữ liệu trong Excel với nhau
Sử dụng các phương pháp trên, bạn có thể di chuyển và sao chép trang tính giữa các tệp bảng tính Excel khác nhau. Điều này di chuyển dữ liệu, nhưng nó không tích hợp nó đặc biệt tốt — dữ liệu vẫn được lưu giữ trong các trang tính riêng biệt.
Để khắc phục sự cố này, bạn có thể sử dụng Hợp nhất công cụ trong Excel để hợp nhất dữ liệu số với nhau từ nhiều trang tính thành một trang tính mới, duy nhất. Rất tiếc, quy trình này không hoạt động với các ô sử dụng văn bản — bạn sẽ cần cắt và dán dữ liệu này theo cách thủ công hoặc tạo tập lệnh VBA trong Excel để thực hiện việc đó cho bạn.
Để điều này hoạt động, dữ liệu của bạn sẽ cần được trình bày theo cùng một cách trên các trang tính của bạn với các nhãn tiêu đề phù hợp. Bạn cũng sẽ cần xóa mọi dữ liệu trống (ví dụ:ô trống) khỏi dữ liệu của mình trước khi bắt đầu.
- Để hợp nhất dữ liệu trong Excel bằng phương pháp này, hãy mở tệp Excel của bạn và trong tệp Excel đích để hợp nhất dữ liệu, hãy tạo một trang tính mới bằng cách nhấn nút + (dấu cộng) bên cạnh các tab trang tính ở cuối cửa sổ.
- Trong trang tính mới của bạn, nhấn Dữ liệu> Hợp nhất .
- Trong Hợp nhất cửa sổ, hãy đảm bảo rằng Tổng được chọn trong Chức năng trình đơn thả xuống. Nhấp vào nút bên cạnh Tham chiếu hộp nhập để bắt đầu chọn tập dữ liệu đầu tiên của bạn — đây là dữ liệu bạn muốn hợp nhất. Bạn cũng có thể tự mình nhập tham chiếu đến phạm vi ô nếu muốn.
- Để chọn dữ liệu bằng chuột của bạn, hãy nhấp vào trang tính chứa trang tính của bạn sau khi Hợp nhất - Tham chiếu hộp hiển thị, hãy chọn dữ liệu, sau đó nhấn nút Chèn nút.
- Phạm vi ô sẽ xuất hiện trong Tham chiếu hộp nhập — nhấp vào Thêm để thêm nó vào Tất cả tài liệu tham khảo danh sách.
- Lặp lại các bước ở trên để chọn bộ dữ liệu bổ sung, nhấp vào Thêm để thêm từng bộ vào trang tính của bạn. Nếu dữ liệu của bạn có nhãn cột hoặc hàng, hãy đảm bảo rằng chúng được xử lý chính xác bằng cách nhấn vào Hàng trên cùng hoặc Cột bên trái trong hộp kiểm Sử dụng nhãn phần.
- Nếu bạn muốn tiếp tục chỉnh sửa dữ liệu trong các trang tính ban đầu, riêng biệt, hãy nhấp để bật tính năng Tạo liên kết đến dữ liệu nguồn hộp kiểm. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi thay đổi đối với dữ liệu ban đầu của bạn sẽ được phản ánh trong trang tính đã hợp nhất của bạn sau này.
- Khi bạn đã sẵn sàng hợp nhất dữ liệu của mình thành một trang tính, hãy nhấn nút OK nút.
- Dữ liệu đã hợp nhất của bạn sẽ xuất hiện, với menu tùy chọn bên cạnh các nhãn hàng để có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem dữ liệu khác nhau — nhấp vào các tùy chọn này (ví dụ:nút 1 ) để ẩn hoặc xem dữ liệu bạn đã hợp nhất một phần hoặc toàn bộ.
Nếu bạn chọn tạo liên kết đến dữ liệu nguồn, trang tính mới của bạn sẽ hoạt động như một phiên bản sao chép của các trang tính và tệp riêng biệt của bạn. Nếu không, dữ liệu của bạn sẽ được sao chép vào trang tính này để bạn chỉnh sửa trực tiếp.
Sử dụng Dữ liệu Excel được Hợp nhất
Cho dù bạn quyết định hợp nhất dữ liệu trong Excel thành một trang tính hoặc một tệp, hoặc nếu bạn muốn dàn trải công việc của mình trên nhiều tệp, những mẹo này sẽ giúp bạn luôn ngăn nắp. Khi đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu chia sẻ tệp Excel của mình với những người khác để cộng tác và phân tích dữ liệu của bạn một cách hiệu quả với tư cách là một nhóm.
Nếu bạn lo lắng về việc mất dấu các thay đổi đối với dữ liệu đã hợp nhất của mình, đừng lo lắng — bạn có thể theo dõi các thay đổi trong Excel một cách dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng theo dõi tích hợp sẵn của nó.
Hãy cho chúng tôi biết các mẹo phân tích dữ liệu Excel của bạn trong phần nhận xét bên dưới.