Microsoft Word cung cấp tính năng nội bộ cho phép gộp nhiều tài liệu Word thành một file. Nếu bạn làm việc với nhiều file Word cần gộp thành tài liệu cuối cùng, đây là tùy chọn rất tiện lợi.
Cách gộp tài liệu Word
Tính năng nội bộ này phần nào thủ công nhưng hữu ích nếu bạn muốn kiểm soát hoàn toàn cách tài liệu được gộp và chèn vào tài liệu cuối cùng. Để nhanh chóng, hãy giữ các tài liệu ở một nơi. Có hai cách gộp nhiều tài liệu Word — Một phần file hoặc nhiều file có/không có bookmark.
1. Gộp nhiều tài liệu Word (Chỉ văn bản có bookmark)
Nếu chỉ định thêm phần của tài liệu, hãy thêm bookmark trong tài liệu nguồn (Insert > Links > Bookmarks). Tôi đã giải thích cách quản lý và tạo bookmark ở cuối. Nhược điểm duy nhất là bạn phải chèn lần lượt từng cái.
- Mở tài liệu Word nơi cần thêm các tài liệu còn lại.
- Đặt con trỏ nơi bạn muốn chèn tài liệu.
- Chuyển sang phần Insert, nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh Object (Đối tượng) dưới Text (Văn bản).
- Chọn menu "Text from file" (Văn bản từ tệp).
- Sẽ mở cửa sổ khác cho phép chọn một hoặc nhiều tệp.
- Bạn cũng đặt phạm vi (Excel) hoặc tên bookmark (Word) nếu chỉ muốn nhập các phần đó của tài liệu.
- Nhấp Insert (Chèn), nó sẽ sao chép toàn bộ tài liệu hoặc phần bookmark vào tài liệu cuối cùng.
- Lặp lại với các tài liệu khác muốn gộp.
Bây giờ bạn biết cách chèn tài liệu, tôi muốn giúp bạn hiểu thêm một khái niệm—Bookmarking (Đánh dấu). Nó quan trọng nếu bạn chỉ muốn nhập phần của tài liệu.
- Mở tài liệu nguồn, tức là tài liệu bạn muốn nhập.
- Chọn một tập đoạn văn bạn muốn nhập.
- Sau đó nhấp Insert > Links > Bookmarks.
- Đặt tên bookmark bạn có thể nhớ.
Lưu ý: nếu không chọn văn bản và bookmark, nó sẽ không được nhập, hoặc chỉ nhập dòng đầu tiên. Hình ảnh trên显示 bookmark "Merge4", và một tập đoạn văn được đánh dấu.
2. Gộp nhiều tài liệu Word
Công cụ nội bộ cho phép bạn chọn nhiều tệp và nhập hoặc gộp tài liệu Word hàng loạt. Các tài liệu sẽ gộp theo cùng trình tự bạn chọn, vì vậy hãy đảm bảo đặt tên hoặc sắp xếp trình tự trước khi nhập. Nếu không, sẽ mất nhiều thời gian sắp xếp lại sau.
Nếu bạn muốn gộp nhiều tài liệu một lần, nhưng có bookmark, đây là mẹo chuyên nghiệp. Dùng cùng tên cho tất cả bookmark trên tất cả tài liệu. Khi dùng cùng tên, nó sẽ tìm bookmark tương ứng trong tất cả tài liệu và nhập lần lượt. Lại nhắc, hãy chọn đúng cách.
Gộp nhiều tài liệu Word dễ dàng so với những gì chúng ta thấy với file Excel. Bạn có thể chọn nhập phần hoặc toàn bộ file lần lượt.
Hy vọng bài viết dễ hiểu, bạn sẽ gộp được các file Word.
Đọc tiếp: Cách gộp nhiều bài thuyết trình PowerPoint.