Có một vài thảm họa liên quan đến máy tính có thể khiến bạn hoảng loạn ngay lập tức. Điển hình như nhấn "Reply All" thay vì chỉ "Reply", nhận ra ổ cứng vừa hỏng chứa video và ảnh chưa sao lưu, hoặc khoảnh khắc đen tối khi tài liệu bạn đang làm việc chăm chỉ bỗng nhiên biến mất.
Dù Mac của bạn bị treo, sập, bạn quên lưu, hay nhấn xóa nhầm, mọi chuyện chưa chắc đã mất trắng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách khôi phục lại tài liệu Word đã biến mất đó.
Nếu mọi thứ hoạt động bình thường, việc mất file trong Word là khá khó. Word có tính năng tự động lưu (autosave), nghĩa là trong trường hợp sự cố, bạn vẫn giữ được phần lớn công việc, trừ 10 phút cuối cùng. Mẹo quan trọng nhất: hãy lưu tài liệu ngay khi bắt đầu làm việc để đảm bảo nó tự động lưu định kỳ.
Chúng tôi giải thích cách khôi phục tài liệu Word từ autosave bên dưới, bao gồm câu hỏi: Word tự động lưu ở đâu trên Mac?
Đừng hoảng loạn! Bạn có cơ hội rất lớn để lấy lại tài liệu. Chúng tôi sẽ đi qua các cách khác nhau để khôi phục tài liệu Word chưa lưu hoặc bị xóa bên dưới.
Cách khôi phục tài liệu Word chưa lưu
Chúng tôi sẽ đi qua một vài tình huống bạn có thể gặp phải để khôi phục tài liệu Word cho bạn.
Tin tốt là Word cho Mac có tính năng tự động lưu tích hợp gọi là AutoRecover (Khôi phục tự động). Điều này có nghĩa là Word đang âm thầm lưu tài liệu bạn đang làm việc mà không cần bạn thủ công yêu cầu phần mềm làm vậy.
Để tính năng này hoạt động đúng, bạn cần lưu tài liệu với một tên ban đầu, sau đó Word sẽ lưu tăng dần mỗi 10 phút. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn chưa làm vậy, Word vẫn sẽ lưu tài liệu và bạn có thể tìm thấy một phiên bản của nó trong thư mục AutoRecovery.
Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cách truy cập thư mục AutoRecovery và một số bước khác để khôi phục tài liệu.
Tình huống 1: Bạn đang làm việc trên tài liệu Word và phải khởi động lại Mac mà không kịp lưu.
- Chỉ cần mở Word lại để xem phiên bản tự động lưu của tài liệu.
Tin tốt là nếu bạn đang dùng phiên bản Word cập nhật, chỉ việc mở Word lại sẽ khôi phục tài liệu - hoặc ít nhất là một phiên bản gần đây.
Điều này xảy ra vì Word tự động lưu tài liệu của bạn - ngay cả khi bạn chưa lưu nó. Điều này đúng dù ở trên cùng cửa sổ bạn thấy nút AutoSave, có thể đang tắt. (Bật nút đó lên và bạn sẽ thấy yêu cầu lưu tài liệu.)
Tình huống 2: Mở Word không tải lên tài liệu bạn đang làm việc.
- Mở Finder.
- Nhấn vào Go (Đi) trong menu.
- Nhấn vào Go To Folder (Đi đến thư mục).
- Dán đoạn sau vào:
~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery - Thao tác này sẽ mở thư mục AutoRecovery nơi bạn tìm thấy các phiên bản AutoRecovery của tài liệu dù bạn chưa lưu.
Sau khi tìm thấy tài liệu, bạn có thể không mở được, trong trường hợp đó bạn có thể thử các bước trong tình huống tiếp theo...
Tình huống 3: Word không mở được phiên bản AutoRecovery của tài liệu.
Khi bạn thử mở file AutoRecovery (bằng cách click vào nó hoặc kéo thả vào biểu tượng Word trong Dock), bạn có thể thấy thông báo lỗi. Một trong những gợi ý có thể là mở Text Recovery Converter. Đây là những gì chúng tôi làm:
- Mở Text Edit.
- Kéo file vào biểu tượng Text Edit trong Dock.
- Tận hưởng phiên bản tài liệu mất tích của bạn.
Tình huống 4: Trong lúc hoảng loạn, bạn nhấn "Don't Save" (Không lưu)!
Tin vui là ngay cả khi bạn không lưu tài liệu Word - ngay cả người giỏi nhất cũng từng nhấn "Don't Save" nhầm khi đóng tài liệu - bạn vẫn có thể khôi phục từ thư mục AutoRecovery.
Vậy, như trên, bắt đầu bằng cách mở Finder, nhấn Go > Go To Folder và dán vào:
~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
Thao tác này sẽ mở thư mục AutoRecovery nơi bạn tìm thấy các phiên bản AutoRecovery của tài liệu dù bạn chưa lưu.
Nếu bạn nghĩ có thể tìm thư mục đó trực tiếp trong Finder, hãy lưu ý ký hiệu ~ có nghĩa là thư mục ẩn, nên cách dễ nhất là copy và dán địa chỉ trên.
Word tự động lưu ở đâu trên Mac?
Word lưu các file autosave hoặc autorecovery trong thư mục AutoRecovery. Tuy nhiên, rất khó tìm thấy vì nó bị khóa trong thư mục Library ẩn.
Nếu bạn muốn biết cách xem thư mục Library ẩn này, hãy đọc: Cách hiển thị file ẩn trên Mac.
May mắn thay có cách đơn giản hơn để xem thư mục đó. Chỉ cần dán đoạn mã chúng tôi chia sẻ ở trên vào Finder (nhấn Go > Go To Folder trước).
Đây là đường dẫn lại:
~/Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery
Cách quay lại phiên bản cũ hơn của tài liệu Word
Không phải lúc nào bạn cũng mất toàn bộ tài liệu. Đôi khi bạn chỉ mất một phần công việc đã làm, điều đó có thể gây sốc không kém nếu bạn đã dành nhiều thời gian cho nó.
Tình huống 5: Bạn mắc lỗi và muốn quay lại phiên bản cũ hơn.
Miễn là bạn đã lưu tài liệu ít nhất một lần, bạn có thể duyệt lịch sử phiên bản:
- Với tài liệu Word đang mở, nhấn vào File.
- Chọn Browse Version History (Duyệt lịch sử phiên bản).
- Ở cột bên phải, bạn sẽ thấy lịch sử phiên bản. Tìm phiên bản tài liệu từ trước khi bạn mắc lỗi cần sửa.
- Nhấn Open Version (Mở phiên bản). Thao tác này sẽ mở một bản sao thứ hai của tài liệu.
- Nhấn Restore (Khôi phục) để quay lại phiên bản này, hoặc Compare (So sánh) nếu bạn không muốn khôi phục toàn bộ mà chỉ muốn copy/paste phần cần thiết.
Các cách khác để khôi phục tài liệu Word mất
Nếu các cách trên không hiệu quả, hoặc phiên bản Word của bạn cũ hơn phiên bản hiện tại, hãy thử các bước dưới đây.
Kiểm tra Thùng rác
Trong một số trường hợp, file của bạn có thể bị mất vì bạn xóa nó. Việc này dễ xảy ra khi bạn đang dọn dẹp Mac và xóa một loạt file cũ, rồi nhận ra một trong số chúng rất quan trọng. May mắn thay, đây không phải thảm họa như bạn nghĩ. Tài liệu có thể vẫn còn trong Thùng rác.
- Nhấn vào biểu tượng Thùng rác trong Dock để mở.
- Bây giờ bạn thấy nội dung Thùng rác. Tìm file của bạn. Nếu click vào file và nhấn Space Bar, bạn có thể xem trước nó.
- Nếu không thấy file, hãy tìm thư mục "Recovered Items" (Các mục đã khôi phục) trong Thùng rác. File của bạn có thể nằm ở đó.
- Nếu nó ở đó, bạn cần chuột phải vào nó và chọn Put Back (Đặt lại). File sẽ được đặt lại vào thư mục nơi nó được lưu ban đầu và bạn có thể tiếp tục làm việc.
Thử phần mềm khôi phục dữ liệu
Có các ứng dụng bên thứ ba có thể giúp khôi phục tài liệu nếu các lời khuyên trên không giúp ích.
Disk Drill
Disk Drill sẽ quét bộ nhớ miễn phí và hiển thị các file có thể khôi phục bằng công cụ (vì vậy bạn không phải trả tiền trước khi biết nó có tìm thấy file của bạn không). Để khôi phục file, bạn cần mua phiên bản đầy đủ của Disk Drill tại đây (£83.28/$89).
EaseUS
EaseUS Data Recovery Wizard sẽ quét ổ đĩa hoặc phân vùng nơi bạn mất file. Sau khi quét xong, bạn có thể xem Unsaved Documents (Tài liệu chưa lưu). Double-click để xem trước file và nhấn Recover để khôi phục. Có phiên bản miễn phí với giới hạn khôi phục 2GB, có thể đủ cho nhu cầu của bạn. Tải tại đây. (Phiên bản đầy đủ $69.95/tháng, hủy bất kỳ lúc nào, hoặc $99.95/năm)
Để biết chi tiết các ứng dụng khác có thể giúp khôi phục file, xem bài tổng hợp các ứng dụng khôi phục dữ liệu tốt nhất, bao gồm Stellar Data Recovery, RecoverIt, Data Rescue.
Tìm AutoRecovery cho các phiên bản Word cũ hơn
Vì bạn có thể không có phiên bản Word mới nhất, chúng tôi sẽ chi tiết các bước dưới đây để bạn tìm thư mục AutoRecovery của Word.
Cách tìm thư mục AutoRecovery trong Word 2016
Đây là cách tìm AutoRecover trong Word 2016:
- Trong Word 2016, thư mục AutoRecovery chui sâu trong hệ thống và yêu cầu Mac hiển thị file ẩn, vì vậy bước đầu là hiện các thư mục bí mật này. Chúng tôi khuyên bạn làm theo hướng dẫn tại liên kết dưới đây, tuy nhiên tổ hợp phím tắt là cmd + shift + . (dấu chấm). Đọc: Cách hiển thị file và thư mục ẩn trên Mac.
- Sau khi làm xong, bạn mở Finder, click vào biểu tượng Home ở cột bên trái (thường là tên bạn). Điều hướng đến thư mục sau:
Library/Containers/com.microsoft.Word/Data/Library/Preferences/AutoRecovery/
- Nếu bạn có file AutoRecovery nào, chúng sẽ ở đây. Một điều cần nhớ: file AutoRecovery là tạm thời và chỉ tồn tại nếu Word nghĩ rằng nó tắt bất ngờ. Vì vậy, nếu bạn nhấn "Don't Save" thay vì "Save" khi đóng tài liệu, sẽ không có file AutoRecovery cho nó.
Cách tìm thư mục AutoRecovery trong Word 2011
Nếu bạn dùng Word 2011, rất dễ tìm thư mục AutoRecovery:
- Click vào tùy chọn File trong thanh menu, sau đó tìm Autorecover.
- Nếu bạn dùng Word thường xuyên, có thể có vài file Autorecover khác nhau, hãy kiểm tra ngày để xem cái nào khớp với mục mất tích.
- Khi tìm thấy tài liệu, chỉ cần click vào nó để mở, sau đó nhớ lưu lại dưới tên mới.
Dù bạn không tìm thấy tài liệu trong thư mục AutoRecovery, không có nghĩa là nó không ở đó. Các file trong thư mục AutoRecover không luôn hiển thị.
Chúng tôi có kinh nghiệm trực tiếp về điều này. Trước đây, Mac của chúng tôi đã "hữu ích" lưu tài liệu Word trong thư mục Office 2011 AutoRecovery. Điều này không thành vấn đề, trừ khi khi chúng tôi truy cập thư mục (chỉ cần tìm kiếm nhanh trong Spotlight cho Office 2011 AutoRecovery), các file không hề xuất hiện.
Như bạn thấy từ chụp màn hình, file mới nhất trong thư mục AutoRecovery của chúng tôi là từ ngày 5 tháng 3, nhưng chúng tôi biết có file mới hơn được lưu đó.
Vấn đề với file AutoRecovery là nó nằm trong thư mục Library không hiển thị mặc định, và điều đó ảnh hưởng đến việc file có hiển thị hay không.
May mắn thay có cách để định vị file. Đây là cách...
Cách xem file trong thư mục Office 2011 AutoRecovery
- Vào Finder, nhấn giữ Alt (hoặc Option) khi chọn Go từ menu ở trên cùng. Thao tác này sẽ làm thư mục Library hiển thị (nếu không nhấn Alt, bạn không thấy nó - và phải giữ Alt hoặc nó sẽ biến mất).
- Click vào Library để mở thư mục Library.
- Tìm thư mục sau: Application Support > Microsoft > Office > Office 2011 AutoRecovery.
- Khi thấy Office 2011 trong chế độ xem này, bạn nên có thể định vị file của mình.
Khôi phục phiên bản cũ của tài liệu qua Time Machine
Mặc dù Word có Version History riêng, nhưng nó chỉ hoạt động nếu bạn đã lưu file ít nhất một lần. Ngoài ra, nếu bạn xóa nhầm tài liệu, bạn không thể mở nó để mở phiên bản cũ.
Trong trường hợp đó, bạn có thể thử Time Machine.
Nếu bạn có bản sao lưu Time Machine trên ổ cứng ngoài, bạn có thể quay lại thời điểm mà file bị xóa hoặc hỏng vẫn còn trên hệ thống.
- Đi đến thư mục nơi bạn hy vọng thấy file, hoặc phiên bản cũ hơn của file.
- Mở Time Machine và lướt qua ngày, tuần hoặc tháng để xem file có ở đó không. Chúng tôi mong may mắn cho bạn.
- Làm theo Hướng dẫn hoàn chỉnh về Time Machine để biết cách khôi phục file.
Nếu bạn không may không có thói quen sao lưu, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu ngay lập tức. Mac là máy rất đáng tin cậy, nhưng luôn có rủi ro sự cố, nên tốt nhất hãy bảo vệ mình trước thảm họa tiềm ẩn.
Hãy xem bài Cách sao lưu Mac để biết một số giải pháp cho thực hành thiết yếu này.
Điều gì xảy ra nếu bạn chưa bao giờ lưu file - nếu trong lúc hoảng loạn bạn nhấn "Don't Save" thay vì "Save"? Điều đó xảy ra! Bạn có thể lấy lại file không?
Khôi phục tài liệu mất từ thư mục Temporary (Tạm)
Mac của bạn cũng có thư mục nơi nó có thể tạm thời giữ file. Thư mục Temporary không dễ tìm.
Để tìm thư mục Temporary, dùng Terminal (tìm trong Applications > Utilities > Terminal, hoặc tìm Spotlight bằng Command + Space.
- Mở Terminal
- Gõ: open $TMPDIR
- Nhấn Enter.
Bên trong thư mục TMP này, bạn sẽ thấy thư mục tên là Temporaryitems. Tài liệu của bạn có thể nằm bên trong.
Mẹo tránh mất file Word
Tránh ác mộng này xảy ra lại - làm theo các mẹo dưới đây.
Lưu trước, lưu thường xuyên
Điển hình là bạn nên lưu thường xuyên, đặc biệt nếu Mac của bạn hơi "hay hỏng".
Bạn có thể dựa vào Word tự động lưu, nhưng nhớ rằng bạn phải lưu file trước để thực sự tận dụng được Autosave.
Thay đổi tần suất tự động lưu
Một điều hữu ích là bạn có thể giảm khoảng thời gian giữa các lần autosave trên Word cho Mac. Mặc định là 10 phút, nhưng rất dễ làm cho nó thường xuyên hơn.
Trong Word, vào thanh menu ở trên màn hình, click vào Word. Từ menu thả xuống chọn Preferences (Tùy chọn), rồi trong phần Output and Sharing (Đầu ra và Chia sẻ), bạn sẽ thấy biểu tượng ổ đĩa tên Save. Click vào nó, bây giờ bạn có thể điều chỉnh thời gian giữa các lần lưu bằng cách nhập giá trị vào ô "Save every X minutes" (Lưu mỗi X phút) ở dưới cùng.
Mặc dù có thể cài đặt càng thấp càng tốt, hãy nhớ rằng hiệu suất Word sẽ bị ảnh hưởng nhẹ nếu nó lưu mỗi phút, đặc biệt khi bạn làm việc trên file lớn. Hãy thử nghiệm để xem cài đặt nào phù hợp nhất.
Bạn cũng có thể thấy một trong các bài viết này hữu ích: Cách khôi phục file đã xóa.
Muốn hiểu rõ hơn về Word? Đọc Top mẹo cho Word trên Mac.