Bạn dành giờ viết tài liệu rồi, bỗng nhiên PC crash (sập). Nghìn từ, giờ công sức: mất trong tích tắc. Thật đáng tiếc, đây là kịch bản hoàn toàn có thể xảy ra khi viết hoặc chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word, đặc biệt nếu bạn chưa lưu file.
May mắn thay, giống Google Docs, Word có thể và sẽ tự động lưu (autosave) tài liệu, ngay cả khi bạn chưa tự lưu. Word cũng cố gắng giúp khôi phục thay đổi file hoặc khôi phục tài liệu hỏng. Nếu bạn gặp khó khăn, đây là bước khôi phục tài liệu Word trước khi mất hẳn.
Sử Dụng Tính Năng Khôi Phục Tài Liệu Của Word
Nếu Word sập mà không lưu tài liệu, đừng hoang mang! Nếu dùng bản Word gần đây, bạn có thể may mắn, vì tính năng tự động khôi phục (auto recovery) tích hợp có thể đã lưu tiến trình tự động.
Tính năng này nghĩa là nhiều trường hợp bạn khôi phục tài liệu Word crash tới điểm autosave cuối (thường 10 phút/lần). Mặc dù không hoạt động mọi tài liệu, nó giúp khôi phục file khi Word buộc đóng.
- Để khôi phục tài liệu Word, mở Word sau khi sập và tạo tài liệu mới. Nếu file autorecovery (tự khôi phục) có sẵn, Word hiển thị chúng trong menu bên Document Recovery (Khôi phục tài liệu) bên trái, cho thấy file tạo khi nào và yêu cầu khôi phục.
- Nếu muốn khôi phục một tài liệu này, click nó trong menu Document Recovery. Sẽ mở trong cửa sổ Word mới, nơi bạn lưu đúng sau bằng File > Save As.
- Bạn cũng kiểm tra tài liệu Word autosaved bằng cách click File > Info > Manage Document (Quản lý tài liệu), chọn Recover Unsaved Documents (Khôi phục tài liệu chưa lưu) từ menu thả xuống.
- Trong hộp Open (Mở), bạn thấy thư mục Word ẩn chứa tài liệu autosaved (lưu dạng ASD). Chọn một từ danh sách, click Open mở nó.
- Khi Word mở file khôi phục, lưu thủ công bằng File > Save As, hoặc nút Save trong bảng Recovered Unsaved File (File chưa lưu đã khôi phục) xuất hiện dưới Ribbon. Điều này lưu nội dung ở định dạng Word chuẩn DOCX.
Tìm File Backup Word Thủ Công
Word tự động định vị file auto-recovery, nhưng chỉ hoạt động nếu khôi phục tài liệu Word trong điều kiện bình thường. Bạn có thể khôi phục tài liệu từ thư mục trên PC hỏng.
Trong tình huống này, bạn cần tìm file backup Word và khôi phục thủ công. Word thường đặt tài liệu autosave trong thư mục ẩn, tạm thời (temporary), truy cập được bên ngoài Word. File auto-recovery ASD ở đây mở trong Word như bình thường.
- Để làm vậy, mở Windows File Explorer. File autorecovery Word thường lưu ở C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles (thay username bằng tên tài khoản). Nếu không có file, thử C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Word\ (thay username).
- Bạn di chuyển hoặc mở file tài liệu autosave tìm thấy. Mặc dù file ASD không phải file tài liệu chuẩn, Word không vấn đề mở chúng. Có thể cần chọn Word từ cửa sổ How do you want to open this file? (Bạn muốn mở file này như thế nào?) nếu double-click file ASD.
- Khi file mở, nhấn File > Save As lưu file dưới dạng DOCX chuẩn.
Thay Đổi Tần Suất Lưu Tự Động Khôi Phục Word
Mặc định, Word tự động lưu bản sao tài liệu mỗi 10 phút. Bạn tự thay đổi cài đặt tăng tần suất autosave, nhưng ảnh hưởng hiệu năng cho tài liệu lớn hơn.
- Để làm vậy, mở Word nhấn File > Options (Tùy chọn).
- Trong hộp Word Options, click tab Save (Lưu). Bạn thay đổi tần suất autosave bằng cách đổi con số Save AutoRecovery information every x minutes (Lưu thông tin AutoRecovery mỗi x phút), đặt số x thấp hơn (cao hơn). Mặc định là 10 phút.
- Click OK lưu.
Với cài đặt autorecovery cập nhật, Word sẽ tự động lưu tài liệu bạn chỉnh sửa thường xuyên hơn. Bạn khôi phục tài liệu Word như bình thường dùng phương pháp trên.
Khôi Phục Tài Liệu Word Hỏng (Corrupted)
Auto-recovery tuyệt vời khôi phục tiến trình tài liệu Word bạn chưa lưu trực tiếp. Nếu muốn khôi phục tài liệu Word hỏng đã lưu trước đó, bạn làm theo bước khác.
- Bắt đầu mở Word click File > Open > Browse (Duyệt). Trong hộp Open, tìm file Word hỏng. Thay vì nhấn Open bình thường, nhấn mũi tên bên cạnh nút Open, chọn Open and repair (Mở và sửa chữa).
- Nếu file sửa được, Word cố gắng sửa, cho phép khôi phục tài liệu. Nếu không sửa được, bạn thử trích xuất văn bản từ file tài liệu bằng Recover Text from Any File (Khôi phục văn bản từ bất kỳ file) làm loại file, bên cạnh tùy chọn File name, rồi click Open bình thường.
Các bước này không chắc chắn 100%, nhưng nếu tài liệu Word hỏng, bạn có thể dùng để sửa hoặc trích nội dung vào tài liệu mới.
Dùng OneDrive Lưu Trữ Tài Liệu
Nếu các bước không hiệu quả, bạn phải chuẩn bị tâm lý tiến trình mất và file không khôi phục được. Mặc dù không phải giải pháp, bạn dùng OneDrive làm vị trí lưu tài liệu tương lai giảm rủi ro.
Dùng OneDrive không đảm bảo tài liệu Word tương lai không hỏng. Nhưng giúp khôi phục tài liệu Word nếu file cục bộ mất hoặc hỏng, đặc biệt nếu PC sập và bạn cài lại Windows.
Nếu ổ cứng hỏng, bạn nhanh chóng tải file Word từ lưu trữ đám mây OneDrive, tiết kiệm thời gian.
Lập Kế Hoạch Và Tạo Tài Liệu Tốt Hơn Trong Microsoft Word
Biết khôi phục tài liệu Word giúp tiết kiệm giờ, nhưng giải pháp tốt nhất là biện pháp đặt trước khi làm việc. Lưu file lên OneDrive (hoặc dùng Word Online) giúp tài liệu Word an toàn khi bạn thay đổi, dễ khôi phục nếu PC lỗi.
Nếu cập nhật phiên bản Word mới, bạn có thể chuyển tài liệu Word sang định dạng mới như DOCX. File DOCX nhỏ hơn, định dạng tốt hơn và tối ưu cho Word mới, làm giảm khả năng Word crash, nhất là tài liệu lớn.