Bạn đã dành hàng giờ để viết một tài liệu và đột nhiên, PC của bạn bị treo. Hàng nghìn lời nói, hàng giờ nỗ lực:biến mất trong tích tắc. Rất tiếc, đây là một trường hợp hoàn toàn có thể xảy ra, đôi khi có thể xảy ra khi bạn đang viết hoặc chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word, đặc biệt nếu bạn chưa lưu tệp của mình.
Rất may, giống như Google Tài liệu, Word có thể và sẽ tự động lưu tài liệu của bạn, ngay cả khi bạn chưa tự lưu tài liệu đó. Word cũng sẽ cố gắng giúp bạn khôi phục các thay đổi đối với tệp hoặc khôi phục tài liệu bị hỏng. Nếu bạn đang gặp khó khăn, đây là một số bước bạn có thể làm theo để khôi phục tài liệu Word trước khi mất hoàn toàn.
Sử dụng các tính năng khôi phục tài liệu của Word
Nếu Word gặp sự cố mà không lưu tài liệu của bạn, đừng hoảng sợ! Nếu bạn đang sử dụng bản phát hành gần đây của Microsoft Word, bạn có thể gặp may vì các tính năng tự động khôi phục tích hợp của Word có thể đã tự động lưu tiến trình của bạn.
Tính năng này có nghĩa là trong nhiều trường hợp, bạn có thể khôi phục tài liệu Word bị lỗi cho đến thời điểm tự động lưu cuối cùng (thường là 10 phút một lần). Mặc dù nó không hoạt động với mọi tài liệu, nhưng nó có thể giúp bạn khôi phục các tệp khi Word bị buộc phải đóng.
- Để khôi phục tài liệu Word, hãy mở Word sau khi nó gặp sự cố và tạo một tài liệu mới. Nếu các tệp tự động phục hồi khả dụng, Word sẽ hiển thị chúng trong Khôi phục tài liệu menu bên ở bên trái, hiển thị cho bạn thời điểm tệp được tạo và yêu cầu bạn khôi phục chúng.
- Nếu bạn muốn khôi phục một trong các tài liệu này, hãy nhấp vào tài liệu đó trong Khôi phục tài liệu menu phụ. Thao tác này sẽ mở nó trong một cửa sổ Word mới, nơi bạn có thể lưu nó đúng cách sau đó bằng cách nhấn Tệp> Lưu dưới dạng .
- Bạn cũng có thể kiểm tra các tài liệu Word được lưu tự động bằng cách nhấp vào Tệp> Thông tin> Quản lý Tài liệu , sau đó chọn Khôi phục tài liệu chưa lưu từ menu thả xuống.
- Trong Mở , bạn sẽ có thể thấy một thư mục Word ẩn chứa các tài liệu được lưu tự động (được lưu trong ASD định dạng tệp). Chọn một trong những cái này từ danh sách, sau đó nhấp vào Mở để mở nó.
- Sau khi Word đã mở tệp đã khôi phục của bạn, hãy lưu nó theo cách thủ công bằng cách nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng, hoặc bằng cách nhấn nút Lưu trong nút Tệp chưa lưu đã khôi phục bảng điều khiển xuất hiện bên dưới thanh ribbon. Điều này sẽ cho phép bạn lưu nội dung trong Word chuẩn DOCX định dạng tệp.
Tìm kiếm tệp sao lưu Word theo cách thủ công
Word sẽ tự động xác định vị trí bất kỳ tệp tự động khôi phục nào, nhưng điều này chỉ hoạt động nếu bạn đang cố gắng khôi phục tài liệu Word trong điều kiện bình thường. Ví dụ:bạn có thể đang cố gắng khôi phục tài liệu từ một thư mục trên PC bị lỗi.
Trong trường hợp này, bạn có thể cần phải tìm kiếm các tệp sao lưu Word và khôi phục chúng theo cách thủ công. Word thường đặt tài liệu tự động lưu trong một thư mục ẩn, tạm thời mà bạn có thể truy cập bên ngoài Word. Tự động khôi phục ASD các tệp ở đây sau đó có thể được mở bằng Word như bình thường.
- Để thực hiện việc này, hãy mở Windows File Explorer. Các tệp tin khôi phục tự động của Word thường được lưu trong C:\ Users \ tên người dùng \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles thư mục (thay thế tên người dùng với tên người dùng tài khoản của riêng bạn). Nếu không có tệp nào ở đây, hãy thử C:\ Users \ tên người dùng \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Word \ thư mục (thay thế tên người dùng ) thay vào đó.
- Sau đó, bạn có thể di chuyển hoặc mở bất kỳ tệp tài liệu tự động lưu nào được tìm thấy tại đây. Trong khi ASD các tệp không phải là tệp tài liệu chuẩn, Word sẽ không có vấn đề gì khi mở chúng. Bạn có thể cần chọn Word từ mục Bạn muốn mở tệp này như thế nào? Tuy nhiên, cửa sổ xuất hiện nếu bạn cố gắng nhấp đúp vào tệp ASD.
- Sau khi tệp được mở, nhấn Tệp> Lưu dưới dạng để lưu tệp dưới dạng DOCX tiêu chuẩn tệp.
Thay đổi tần suất lưu tự động khôi phục Word
Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu một bản sao của tài liệu sau mỗi 10 phút. Bạn có thể tự thay đổi cài đặt này để tăng tần suất của các lần lưu tự động này, nhưng điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất đối với các tài liệu lớn hơn nhiều.
- Để thực hiện việc này, hãy mở Word và nhấn Tệp> Tùy chọn .
- Trong Tùy chọn Word , hãy nhấp vào hộp Lưu chuyển hướng. Bạn có thể thay đổi tần suất lưu tự động bằng cách thay đổi Lưu thông tin Tự động khôi phục x phút một lần hình, đặt x số thành một số thấp hơn (hoặc cao hơn). Theo mặc định, điều này được đặt ở 10 phút.
- Nhấp vào OK để tiết kiệm.
Với cài đặt tự động khôi phục của bạn được cập nhật, Word sẽ bắt đầu tự động lưu tài liệu bạn đang chỉnh sửa thường xuyên hơn. Sau đó, bạn có thể khôi phục tài liệu Word theo tiêu chuẩn bằng các phương pháp được hiển thị ở trên.
Khôi phục tài liệu Word bị hỏng
Tự động khôi phục rất hữu ích để khôi phục tiến trình bạn đã thực hiện trên các tài liệu Word mà bạn không thể lưu trực tiếp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn khôi phục tài liệu Word bị hỏng mà bạn đã lưu trước đó, bạn sẽ cần làm theo các bước khác nhau.
- Bắt đầu bằng cách mở Word và nhấp vào Tệp> Mở> Duyệt qua . Trong Mở , định vị tệp tài liệu Word bị hỏng của bạn. Thay vì nhấn Mở như bình thường, tuy nhiên, hãy nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Mở , sau đó chọn Mở và sửa chữa thay vào đó.
- Nếu tệp có thể sửa được, Word sẽ cố gắng làm như vậy, cho phép bạn khôi phục tài liệu của mình. Tuy nhiên, nếu không thể sửa chữa được, bạn có thể cố gắng trích xuất văn bản từ tệp tài liệu bằng cách Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào là loại tệp, bên cạnh Tên tệp rồi nhấp vào Mở theo tiêu chuẩn.
Các bước này không hiệu quả nhưng nếu tài liệu Word bị hỏng, bạn có thể sử dụng chúng để sửa chữa hoặc trích xuất nội dung vào tài liệu mới.
Sử dụng OneDrive để lưu trữ tài liệu
Tuy nhiên, nếu các bước này không hiệu quả, bạn có thể cần phải chuẩn bị tinh thần cho thực tế là tiến trình của bạn đã bị mất và không thể khôi phục tệp của bạn. Mặc dù đây không phải là cách khắc phục, nhưng bạn có thể sử dụng OneDrive làm vị trí lưu cho bất kỳ tài liệu nào trong tương lai để giúp giảm thiểu rủi ro này.
Việc sử dụng OneDrive không mang lại sự đảm bảo rằng các tài liệu Word trong tương lai sẽ không hoặc không thể bị hỏng. Tuy nhiên, nó có thể giúp bạn khôi phục tài liệu Word nếu tệp cục bộ bị mất hoặc bị hỏng, đặc biệt nếu PC của bạn bị lỗi và bạn buộc phải cài đặt lại Windows.
Nếu ổ cứng bị lỗi, bạn có thể nhanh chóng tải lên các tệp Word từ bộ lưu trữ đám mây OneDrive của mình, giúp tiết kiệm thời gian.
Lập kế hoạch và tạo tài liệu tốt hơn trong Microsoft Word
Biết cách khôi phục tài liệu Word có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ, nhưng các bản sửa lỗi tốt nhất là những cách bạn thực hiện trước khi bắt đầu làm việc. Lưu tệp vào OneDrive (hoặc sử dụng Word Online) sẽ giúp đảm bảo rằng các tệp Word của bạn an toàn khi bạn thực hiện các thay đổi đối với tệp đó, giúp khôi phục dễ dàng hơn nhiều nếu PC của bạn bị lỗi.
Nếu bạn đã cập nhật lên phiên bản Word mới hơn, bạn có thể cần chuyển đổi tài liệu Word của mình sang định dạng tài liệu mới hơn như DOCX. Các tệp DOCX nhỏ hơn, được định dạng tốt hơn và được tối ưu hóa cho các bản phát hành Word mới nhất, giúp cho Word ít bị lỗi hơn nhiều, đặc biệt là đối với các tài liệu lớn hơn.