Các chương trình Microsoft Office tự động lưu bản sao của các tệp mở mỗi mười phút theo mặc định. Khi người dùng đóng tệp mà không lưu, họ luôn có thể quay lại phiên bản tạm thời được lưu gần nhất. Loại tính năng này có sẵn trong Microsoft Word, PowerPoint, Excel và Publisher.
Quản lý phiên bản tài liệu trong Word
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ giải thích:
- Cách thay đổi tần suất Tự động lưu (Autosave).
- Cách hiển thị tệp đã lưu trước đó.
- Cách hiển thị tài liệu chưa lưu.
- Cách xóa tất cả tệp.
- Cách xóa tài liệu đã lưu khỏi danh sách.
Các phiên bản tài liệu là các bản sao tạm thời của các tệp mở và các tệp chưa được lưu.
1] Cách thay đổi tần suất Tự động lưu
Mở Microsoft Word.
Nhấp tab Tệp (File).
Trong Chế độ xem Backstage, nhấp Tùy chọn (Options).
Hộp thoại Tùy chọn Word (Word Options) sẽ mở ra.
Trong hộp thoại, nhấp tab Lưu (Save).
Trên trang Lưu trong ô Lưu thông tin AutoRecover mỗi, nhập số phút mong muốn hoặc dùng mũi tên lên/xuống để nhập phút.
Sau đó, nhấp OK.
2] Cách hiển thị tệp đã lưu trước đó
Nhấp Tệp (File).
Trong Chế độ xem Backstage trên trang Trang chủ (Home) dưới phần Gần đây (Recent), bạn sẽ thấy các tệp đã lưu trước đó.
3] Cách hiển thị tài liệu chưa lưu
Trên Chế độ xem Backstage, nhấp Thông tin (Info).
Trên trang Thông tin, nhấp nút Quản lý tài liệu (Manage Document).
Trong menu nhanh Quản lý tài liệu, chọn Khôi phục tài liệu chưa lưu (Recover Unsaved Documents).
Hộp thoại Mở (Open) sẽ hiện ra hiển thị tệp chưa lưu.
Nhấp vào tệp, sau đó nhấp Mở.
Tệp của bạn đã mở; nếu muốn lưu tệp chưa lưu, nhấp banner Lưu dưới dạng (Save As) ở đầu tài liệu và lưu tệp.
Có phương pháp khác để khôi phục tệp chưa lưu.
Trên Chế độ xem Backstage, trên trang Trang chủ, ở góc dưới bên phải, nhấp Nhiều tài liệu hơn (More Documents).
Trên trang Mở (Open), nhấp Khôi phục tài liệu chưa lưu.
Hộp thoại Mở sẽ mở ra; nhấp tệp và nhấp Mở.
4] Cách xóa tất cả Tài liệu chưa lưu
Trên Chế độ xem Backstage, nhấp Thông tin (Info).
Trên trang Thông tin, nhấp nút Quản lý tài liệu (Manage Document).
Trong menu nhanh Quản lý tài liệu, chọn Xóa tất cả Tài liệu chưa lưu (Delete all Unsaved Documents).
Hộp thoại thông báo sẽ hiện ra; nhấp Có.
Tính năng Xóa tất cả Tài liệu chưa lưu sẽ xóa tất cả bản sao của các tệp chưa lưu.
5] Cách xóa tài liệu đã lưu khỏi danh sách
Trên Chế độ xem Backstage trên trang Trang chủ.
Dưới phần Gần đây (Recent), nhấp chuột phải vào một trong các tài liệu đã lưu từ danh sách.
Trong menu nhanh, chọn Xóa tệp (Delete File).
Hộp thoại thông báo sẽ hiện ra; nhấp Có.
Nó đã bị xóa khỏi danh sách.
Đọc thêm: Cách chèn văn bản ngẫu nhiên trong Microsoft Word.
Hy vọng bài viết hữu ích; nếu có thắc mắc, vui lòng bình luận bên dưới.