Đây là tình huống phổ biến: Bạn nhận tài liệu Word qua email yêu cầu ký và gửi lại. Bạn có thể in, ký, quét, và trả tài liệu, nhưng có cách dễ, tốt và nhanh hơn để chèn chữ ký trong Word.
Hướng dẫn này giải thích cách nhanh chóng chèn chữ ký của bạn vào bất kỳ tài liệu Microsoft Word nào bất kể thiết bị hoặc nền tảng bạn dùng.
Cách Chèn Chữ Ký Trong Word
Bạn có thể thêm chữ ký viết tay vào tài liệu Word để cho nó cảm giác cá nhân.
Tuy nhiên, giả sử bạn cần gửi bản sao số tài liệu qua email hoặc phương tiện điện tử khác. Trong trường hợp đó, bạn có thể quét chữ ký, lưu như hình ảnh và chèn chữ ký vào tài liệu. Đây là cách.
- Nếu chữ ký lưu như hình ảnh trên máy, mở tài liệu Word cần ký và chọn Insert (Chèn).
- Tiếp theo, chọn Pictures (Hình ảnh) > Picture from File (Hình từ file) (hoặc From this device - Từ thiết bị này).
- Đi đến nơi lưu hình ảnh quét chữ ký, nhấp file và chọn Insert.
- Đi đến tab Picture Format (Định dạng hình ảnh) và chọn Crop (Cắt) và điều chỉnh hình ảnh theo thông số muốn. Nhấp Crop lại để thoát chế độ cắt.
- Chuột phải hình ảnh và chọn Save as Picture (Lưu như hình ảnh). Bạn dùng cùng hình ảnh chữ ký cho tài liệu Word khác hoặc chèn chữ ký vào PDF hoặc Google Docs.
Dùng Quick Parts Và AutoText Chèn Chữ Ký Trong Word
Word cung cấp công cụ tích hợp như Quick Parts và AutoText giúp tạo khối chữ ký hoàn chỉnh, có thể bao gồm chữ ký viết tay, email, chức danh, số điện thoại, v.v.
Đây là cách dùng công cụ này chèn chữ ký trong Word.
- Chèn hình ảnh chữ ký quét vào tài liệu Word rồi gõ văn bản bạn muốn dùng dưới chữ ký.
- Dùng chuột chọn và bôi đen chữ ký và văn bản, rồi chọn Insert > Quick Parts.
- Chọn Save Selection to Quick Part Gallery (Lưu lựa chọn vào thư viện Quick Part).
- Trong hộp thoại Create New Building Block (Tạo khối xây dựng mới), gõ tên cho khối chữ ký.
- Chọn AutoText trong hộp Gallery và nhấp OK.
- Khối chữ ký sẽ lưu, và bạn chèn vào tài liệu Word khác bằng Insert > Quick Parts > AutoText và chọn tên khối chữ ký.
Chèn Chữ Ký Số (Digital Signature) Trong Word
Có sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số:
- Chữ ký điện tử (electronic signature) là hình ảnh chữ ký đè lên tài liệu Word, chính là cái bạn chèn ở phần trước.
- Chữ ký số (digital signature) là dạng xác thực điện tử nhưng được mã hóa trên tài liệu xác minh bạn đã xem và ủy quyền tài liệu.
Bạn có thể chèn chữ ký số trong Word để xác thực danh tính. Nếu tài liệu đã có dòng chữ ký, bạn không cần thêm, nhưng nếu không có dòng chữ ký, bạn thêm nhanh bằng các bước sau.
- Tạo dòng chữ ký trong tài liệu Word bằng Insert > Signature Line (Dòng chữ ký) > Microsoft Office Signature Line.
- Gõ chi tiết bạn muốn xuất hiện dưới dòng chữ ký.
- Chọn các hộp sau:
- Allow the signer to add comments in the Sign dialog (Cho phép người ký thêm bình luận trong hộp thoại ký)
- Show sign date in signature line (Hiện ngày ký trên dòng chữ ký)
Làm vậy cho phép cung cấp mục đích ký và thêm ngày tài liệu được ký.
- Tiếp, chuột phải dòng chữ ký và chọn Sign (Ký) từ menu.
Lưu ý: Chọn Yes lưu file định dạng hỗ trợ, chọn Edit Anyway (Chỉnh sửa dù sao) nếu file mở ở Protected view. Nếu mở file nhận được, chắc chắn tin cậy tài liệu từ nguồn đáng tin.
- Lấy digital ID cho phép thêm phiên bản văn bản hoặc hình ảnh chữ ký vào hộp.
Xóa Chữ Ký Số Từ Word
Nếu vô tình thêm sai chữ ký và muốn xóa, mở tài liệu chứa chữ ký và chuột phải dòng chữ ký.
Chọn Remove Signature (Xóa chữ ký) > Yes. Thay vào đó, chọn mũi tên bên cạnh chữ ký trong Signature Pane (Khung chữ ký) rồi chọn Remove Signature.
Lưu ý: Tài liệu Word đã ký sẽ có nút Signatures ở dưới tài liệu, và file trở thành Read-only (Chỉ đọc) để ngăn chỉnh sửa thêm.
Chèn Chữ Ký Số Vô Hình Trong Word
Chữ ký số vô hình hoạt động giống chữ ký số nhìn thấy và bảo vệ tính xác thực nội dung tài liệu. Bạn thêm chữ ký số vô hình bằng các bước sau.
- Chọn File > Info.
- Chọn Protect Document (Bảo vệ tài liệu) > Add a Digital Signature (Thêm chữ ký số).
- Nếu được hỏi digital ID, chọn OK. Bạn có thể dùng đối tác Microsoft như GlobalSign nếu không có chứng chỉ bảo mật cho chữ ký, hoặc dùng công cụ Selfcert tạo chứng chỉ số riêng.
- Để dùng công cụ Selfcert, vào thư mục cài Microsoft trên PC chọn File Explorer > This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 và cuộn xuống file SELFCERT.
- Nhấp đúp file SELFCERT mở nó và gõ tên trong trường Your certificate's name (Tên chứng chỉ của bạn).
- Sau khi cài chứng chỉ, nhấp đúp dòng chữ ký trên tài liệu Word. Trong hộp thoại Sign, gõ tên làm chữ ký hoặc nhấp Select Image (Chọn hình ảnh) chèn chữ ký như hình ảnh.
- Điền hộp Purpose for signing this document (Mục đích ký tài liệu này) rồi chọn Sign (Ký) chèn chữ ký.
- Nếu nhận thông báo hỏi có muốn dùng chứng chỉ, chọn Yes.
- Word xác nhận chữ ký đã lưu thành công. Chọn OK.
Dùng App Thứ Ba Chèn Chữ Ký Trong Word
Nếu chức năng Word không đủ tùy chọn chèn chữ ký, bạn dùng app thứ ba như DocuSign ký nhanh và gửi tài liệu. Đây cách dùng DocuSign ký tài liệu Word.
- Cài add-in DocuSign trong Word. Chọn DocuSign > Sign document (Ký tài liệu).
- Nếu có tài khoản DocuSign, đăng nhập user/pass. Nếu không, tạo tài khoản DocuSign miễn phí và đăng nhập.
- Kéo thả signature field (trường chữ ký) chèn chữ ký vào tài liệu.
- Chọn Signature và thêm chữ ký vào trường liên quan rồi chọn Adopt and Sign (Chấp nhận và Ký).
- Chọn Finish (Hoàn tất) ký tài liệu Word.
- Trong cửa sổ Sign and Return (Ký và Trả), nhập tên và email người yêu cầu chữ ký để họ nhận bản sao, rồi chọn Send and Close (Gửi và Đóng).
Ký Tài Liệu Word Nhanh Hơn
Chữ ký điện tử làm cho việc ký tài liệu như hợp đồng hoặc thỏa thuận bán hàng thuận tiện. Điều này tiết kiệm thời gian và tài nguyên mà nếu không sẽ dành cho in, quét và gửi lại tài liệu ký.
Nếu bạn dùng Mac, xem hướng dẫn ký PDF trên Mac của chúng tôi.
Để lại bình báo cho chúng tôi biết hướng dẫn này giúp bạn chèn chữ ký trong Microsoft Word.