Nếu bạn dùng Word nhiều, có thể có cụm từ, khối văn bản, hoặc đồ họa bạn dùng thường xuyên. Tính năng AutoCorrect và AutoText của Word được tạo để giúp bạn chèn những mục lặp lại nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Ví dụ có thể là thêm chữ ký cuối thư hoặc chèn ngôn ngữ mẫu vào tài liệu như hợp đồng hoặc đề nghị đề xuất.
Khác Biệt Giữa AutoCorrect Và AutoText
Trong Microsoft Word, AutoCorrect cho phép tạo đoạn văn bản tái sử dụng — lên đến 255 ký tự. Những đoạn đó sau đó có sẵn không chỉ trong Word mà trong tất cả app Office như Outlook và PowerPoint.
AutoText, mặt khác, mạnh mẽ hơn nhiều. Nó được tạo để kiểm soát khối văn bản lớn hơn. Các mục AutoText bạn tạo lưu với mẫu Word và không có sẵn trong app Office khác bạn dùng. Cả AutoCorrect và AutoText đều có trong phiên bản desktop và online của Microsoft Word.
Cách Tạo Và Dùng AutoCorrect
Để cấu hình và dùng mục AutoCorrect, mở tài liệu có văn bản bạn muốn chuyển thành đoạn tái sử dụng. Trong ví dụ dưới, chúng ta cấu hình AutoCorrect chèn khối văn bản ngắn khi gõ -123.
- Chọn lên đến 255 ký tự văn bản bạn muốn tái dùng bằng cách gõ chuỗi ký tự ngắn.
- Đi đến File > Options > Proofing (Kiểm tra chính tả) và chọn nút AutoCorrect Options.
- Đảm bảo hộp kiểm Replace text as you type (Thay thế văn bản khi gõ) được tích.
- Tiếp, trong phần Replace (Thay thế), gõ ký tự bạn muốn thay thế bằng khối văn bản bạn chọn ở Bước 1. Trong trường hợp này, dùng ký tự -123. Văn bản bạn chọn Bước 1 xuất hiện dưới With (Thay bằng).
- Cuối, chọn Add (Thêm), rồi OK, và OK lần nữa.
Dùng Mục AutoCorrect
Giờ, để dùng mục AutoCorrect bạn tạo theo bước trên, chỉ gõ -123 vào tài liệu Word, và ký tự đó sẽ được thay bằng khối văn bản bạn chọn Bước 1.
Cách Tạo Và Dùng AutoText
Nếu muốn tự động chèn khối văn bản dài hơn 255 ký tự hoặc bao gồm hình ảnh, dùng AutoText thay vì AutoCorrect.
Tạo Mục AutoText Mới
Lại mở tài liệu có văn bản bạn muốn làm đoạn tái sử dụng.
- Chọn khối văn bản, bao gồm hình ảnh, bạn muốn chuyển thành mục AutoText.
- Nhấn Alt+F3. Điều đó mở hộp thoại Create New Building Block (Tạo khối xây dựng mới) với vài tùy chọn.
- Điền thông tin, chắc chắn bao gồm tên duy nhất và mô tả.
- Chọn OK.
Dùng Mục AutoText Microsoft Word
Giờ, để dùng mục AutoText bạn vừa tạo, làm theo bước sau.
- Chọn tab Insert (Chèn) trên thanh công cụ.
- Chọn Quick Parts rồi AutoText.
- Chọn mục AutoText bạn muốn, và nó chèn vào tài liệu Word.
Dùng Mục AutoText Qua AutoCorrect
Thay vào đó, bạn chèn mục AutoText bằng cách gõ tên mục. Phương pháp này về cơ bản dùng chức năng AutoCorrect. Ví dụ, dùng mục AutoText trên, bạn bắt đầu gõ "Leverage agile frameworks," và bạn thấy tooltip hiện "(Press ENTER to insert)" (Nhấn ENTER để chèn).
Khi nhấn Enter, toàn bộ khối AutoText chèn vào tài liệu.
Nếu không thấy tooltip "(Press ENTER to insert)", bạn cần bật Show AutoComplete Suggestions (Hiện gợi ý tự động hoàn thành). Bạn làm bằng cách vào File > Options > Advanced (Nâng cao) và tích hộp bên cạnh Show AutoComplete Suggestions.
Thêm Mục AutoText Vào Thanh Truy Cập Nhanh (Quick Access Toolbar)
Nếu muốn giảm số hành động chèn AutoText Word, thêm mục vào thanh Quick Access.
- Chọn mũi tên xuống Quick Access toolbar và chọn More Commands (Nhiều lệnh hơn).
- Trong hộp thả xuống Choose commands from (Chọn lệnh từ), chọn All Commands (Tất cả lệnh).
- Tìm AutoText trong danh sách bên trái, chọn nút Add (Thêm) thêm vào danh sách bên phải.
- Chọn OK.
- Giờ bạn thấy nút AutoText thêm vào Thanh Truy Cập Nhanh.
- Để chèn mục AutoText, chọn nút AutoText, rồi chọn mục AutoText muốn chèn vào tài liệu.
Dùng Mục AutoText Qua Phím Tắt
Cách khác chèn mục AutoText là tạo phím tắt bàn phím.
- Chuột phải bất kỳ đâu trên Ribbon toolbar và chọn Customize the Ribbon… (Tùy chỉnh Ribbon…).
- Chọn nút Customize (Tùy chỉnh) dưới hộp thoại.
- Trong danh mục Categories bên trái, chọn Building Blocks (Khối xây dựng).
- Trong danh sách Building Blocks bên phải, chọn khối xây dựng bạn muốn tạo phím tắt.
- Đặt con trỏ vào trường Press new shortcut key (Nhấn phím tắt mới) và gõ phím tắt bạn muốn. Ví dụ dưới, dùng Alt+Ctrl+Shift+L làm phím tắt.
- Chọn nút Assign (Gán).
- Chọn Close (Đóng) rồi OK.
- Giờ, khi quay lại tài liệu Word, bạn dùng phím tắt vừa tạo chèn mục AutoText.
Thông Minh Và Nhanh Hơn Với Mẹo Bạn Học
Ngay cả bạn không thực sự người chú ý chi tiết, mẹo trên làm cho nó trông như bạn là! Bạn tiết kiệm thời gian và ít lỗi hơn khi soạn tài liệu Word nếu tận dụng các tính năng này. Nếu thích, tiến thêm bước tạo macro Word cho chuỗi hành động bạn lặp lại.