Autotext cho phép người dùng chèn các từ, cụm từ và toàn bộ đoạn văn vào tài liệu mà không cần phải nhập lại chúng. Đây là một tính năng quan trọng của MS Word đối với những người dùng gõ nhiều. Ví dụ:nếu bạn thường xuyên sử dụng chữ ký trong tài liệu của mình, bạn có thể tạo một lối tắt văn bản (được gọi là “Autotext” trong MS Word). Bất cứ khi nào bạn gõ phím tắt, chẳng hạn như “ký”, toàn bộ chữ ký sẽ được nhập tự động vào tài liệu bạn đang làm việc. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem cách tạo và sử dụng mục nhập Autotext trong Word .
Cách tạo Văn bản tự động trong Word
Bạn có thể sử dụng hai phương pháp để tạo và sử dụng các từ hoặc cụm từ lặp lại. Một phương pháp là Văn bản tự động và phương thức kia là Tự động sửa phương pháp. Trước tiên, tôi sẽ giải thích phương pháp AutoCorrect và sau đó là phương pháp Autotext.
Tạo mục nhập Tự động sửa để được sử dụng làm Văn bản tự động
Để tạo mục nhập Tự động sửa để sử dụng nó làm Văn bản tự động, hãy làm theo các bước sau.
- Trong tài liệu MS Word của bạn, hãy chọn một số văn bản (tối đa 255 ký tự) mà bạn muốn sử dụng lại;
- Nhấp vào Tệp
- Trong Tệp , nhấp hoặc nhấn vào Tùy chọn
- Nhấp vào Kiểm lỗi trong ngăn bên trái của cửa sổ
- Trong ngăn bên phải của cửa sổ, chọn tab có nội dung Tùy chọn Tự động sửa
- Bạn sẽ thấy hai hộp văn bản
- Hộp văn bản thứ hai có nhãn “ Với” chứa cụm từ bạn đã chọn trong tài liệu của mình
- Trong hộp đầu tiên có nhãn “ Thay thế “, Hãy nhập một phím tắt văn bản mà bạn có thể sử dụng để chèn văn bản hiển thị trong phần“ Với ”Hộp văn bản.
- Nhấp vào Thêm và sau đó OK
Bây giờ bạn có một mục nhập Văn bản tự động cho lựa chọn. Bất cứ khi nào bạn muốn chèn lựa chọn, chỉ cần bắt đầu nhập văn bản mà bạn đã sử dụng để tạo mục nhập Tự động sửa. Word sẽ hiển thị cho bạn một hộp bong bóng nhỏ chứa toàn bộ Văn bản tự động. Nếu bạn muốn văn bản xuất hiện ở vị trí con trỏ được đặt, chỉ cần nhấn phím Enter. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt văn bản mà bạn đã tạo ở bước 8. Chỉ cần nhập phím tắt văn bản và nhấn phím cách để tự động điền vào cụm từ đã lưu.
Vấn đề với phương pháp AutoCorrect là bạn không thể sử dụng các đoạn văn bản lớn. Giới hạn là 255 ký tự, bao gồm cả khoảng trắng. Mặt sáng sủa là Word sẽ hiển thị cho bạn văn bản đích hoàn chỉnh để bạn có thể sử dụng phím Enter để điền vào.
Bạn không thể sử dụng phím Enter trong trường hợp này để tạo nhiều dòng, vì vậy cụm từ mở rộng chỉ là một dòng hoặc một vài từ.
Đảm bảo rằng hộp kiểm có nội dung Thay thế khi bạn nhập được đánh dấu. Tùy chọn này nằm trong cùng một hộp thoại, ngay phía trên danh sách các mục nhập Tự động sửa.
Tạo mục nhập Văn bản tự động để sử dụng với MS Word
Không giống như các mục nhập Tự động sửa không được lớn hơn 255 ký tự, Văn bản tự động có thể thêm nhiều khối văn bản. Ví dụ:bạn có thể tạo hai đến ba đoạn văn mà bạn sử dụng hàng ngày trong email của mình như một tuyên bố từ chối trách nhiệm. Sau khi tạo Văn bản tự động bằng Word, bạn có thể sử dụng nó trên các ứng dụng MS Office.
Phương pháp tạo mục nhập Văn bản tự động rất dễ dàng.
- Nhập toàn bộ văn bản mà bạn muốn lưu dưới dạng Văn bản tự động
- Chọn văn bản bạn đã nhập cho Văn bản tự động
- Nhấn ALT + F3
- Bạn nhận được một hộp thoại hỏi bạn có muốn lưu văn bản dưới dạng mục nhập Văn bản tự động hay không.
- Nó sẽ có một hộp văn bản ở trên cùng có nhãn Tên nơi bạn có thể nhập phím tắt văn bản.
- Giữ Thư viện thành Văn bản tự động và Danh mục thành Chung để bạn có thể xem tất cả các mục nhập Văn bản tự động
- Nhấp vào OK
Điều này cũng hoạt động như Tự động sửa. Bạn có thể bắt đầu nhập phím tắt văn bản và khi Văn bản tự động xuất hiện trong bong bóng, hãy nhấn phím Enter để chèn văn bản. Ngoài ra, bạn có thể nhập phím tắt văn bản và nhấn phím cách để điền vào Văn bản tự động có liên quan.
Khi lưu Văn bản tự động bằng ALT + F3, hãy đảm bảo rằng bạn lưu nó vào mẫu normal.dot. AutoTexts được lưu trữ trong mẫu normal.dot. Nó được chọn theo mặc định trong trình đơn thả xuống có nhãn Lưu vào .
Phần trên giải thích cách tạo và sử dụng các mục nhập Văn bản tự động trong Word.