AutoText cho phép chèn từ, cụm từ, và đoạn văn toàn bộ vào tài liệu mà không gõ lại. Tính năng quan trọng của MS Word cho người gõ nhiều. Ví dụ, nếu dùng chữ ký thường trong tài liệu, tạo phím tắt văn bản (gọi "AutoText" trong MS Word). Khi gõ phím tắt, ví dụ "sign", toàn bộ chữ ký tự động chèn vào tài liệu. Bài này xem cách tạo và dùng mục AutoText trong Word.
Cách tạo AutoText trong Word
Có hai phương pháp tạo và dùng từ/cụm từ lặp lại. Một là phương pháp AutoText, hai là AutoCorrect. Giải thích AutoCorrect trước, rồi AutoText.
Tạo mục AutoCorrect dùng như AutoText
Để tạo mục AutoCorrect dùng như AutoText, làm theo các bước.
- Trong tài liệu MS Word, chọn văn bản (tối đa 255 ký tự) muốn tái sử dụng;
- Nhấp Tệp (File)
- Trong menu Tệp, nhấp Tùy chọn (Options)
- Nhấp Chính tả (Proofing) khung bên trái
- Khung bên phải, chọn tab Tùy chọn AutoCorrect (AutoCorrect Options)
- Thấy hai hộp văn bản
- Hộp thứ hai "Với" (With) chứa cụm từ bạn chọn
- Hộp đầu "Thay thế" (Replace), nhập phím tắt dùng chèn văn bản hiển thị trong hộp "Với".
- Nhấp Thêm (Add) rồi OK
Bây giờ có mục AutoText cho lựa chọn. Khi muốn chèn, gõ văn bản dùng tạo mục AutoCorrect. Word hiển thị hộp bong bóng nhỏ chứa toàn bộ AutoText. Nếu muốn văn bản xuất hiện ở con trỏ, nhấn Enter. Hoặc dùng phím tắt tạo bước 8. Gõ phím tắt và nhấn Space để tự động điền cụm từ lưu.
Vấn đề với AutoCorrect là không dùng đoạn văn lớn. Giới hạn 255 ký tự kể khoảng trắng. Face sáng là Word hiển thị toàn bộ văn bản đích để bạn dùng Enter điền.
Không dùng Enter tạo nhiều dòng, cụm từ mở rộng chỉ một dòng hoặc vài từ.
Đảm bảo ô kiểm Thay thế khi gõ (Replace as you type) được tích. Tùy chọn trong cùng hộp thoại, ngay trên danh sách mục AutoCorrect.
Tạo mục AutoText dùng với MS Word
Khác với AutoCorrect không quá 255 ký tự, AutoText thêm đoạn văn lớn. Ví dụ, tạo 2-3 đoạn dùng hàng ngày trong email làm miễn trừ. Tạo AutoText với Word, dùng xuyên ứng dụng MS Office.
Phương pháp tạo AutoText dễ dàng.
- Gõ toàn bộ văn bản muốn lưu làm AutoText
- Chọn văn bản gõ cho AutoText
- Nhấn ALT+F3
- Hộp thoại hỏi lưu văn bản làm mục AutoText.
- Có hộp văn bản trên nhãn Tên (Name) nhập phím tắt.
- Giữ Thư viện (Gallery) AutoText và Thể loại (Category) Chung (General) để thấy tất cả AutoText
- Nhấp OK
Cũng hoạt động như AutoCorrect. Gõ phím tắt, khi AutoText hiện bong bóng, nhấn Enter chèn. Hoặc gõ phím tắt và nhấn Space điền AutoText liên quan.
Khi lưu AutoText bằng ALT+F3, chắc chắn lưu vào mẫu normal.dot. AutoTexts lưu trong normal.dot. Mặc định chọn trong menu thả xuống Lưu trong (Save in).
Trên giải thích cách tạo và dùng mục AutoText trong Word.