Word có tính năng Book Fold (Gấp sách) tích hợp sẵn, cho phép tạo sách nhỏ, tài liệu in đảo, sách truyện, chương trình sự kiện chuyên nghiệp mà không cần phần mềm thiết kế đắt tiền (InDesign, Publisher).
Thiết lập Book Fold trong Word
- Mở Word → Tab Layout (hoặc Page Layout) → Click mũi tên nhỏ góc dưới nhóm Page Setup
- Tab Margins → Khu vực Pages → Multiple pages → Chọn Book fold
- Hướng trang tự động chuyển sang Landscape (Ngang)
- Sheets per booklet: Mặc định All (toàn bộ in thành 1 cuốn). Nếu tài liệu dày → Chia thành nhiều cuốn nhỏ (ví dụ: 12, 16 trang/cuốn) để dễ gấp, đóng ghim
- Gutter (Lỗ ghim/gấp): Tăng giá trị (ví dụ: 1cm - 1.5cm) để dành khoảng trống ở lề trong (nơi gấp/ghim), tránh chữ bị che
- Tab Paper → Chọn Paper size (A4, A5, Letter...)
- Tab Layout → Borders → Thêm viền trang nếu muốn trang trí
- OK
Soạn thảo nội dung
- Viết nội dung bình thường. Word tự động sắp xếp thứ tự trang để khi in đảo, gấp đôi → Trang theo thứ tự đọc đúng
- Sử dụng Section Breaks (Layout → Breaks → Next Page / Odd Page / Even Page) để đổi Header/Footer, cột, hướng trang cho các chương/phần khác nhau
- Chèn Page Numbers (Insert → Page Number) → Chọn vị trí Bottom of Page / Top of Page → Format Page Numbers → Start at: 1
In ấn Booklet (Quan trọng nhất)
Yêu cầu: Máy in hỗ trợ in 2 mặt (Duplex Printing)
- File → Print (Ctrl+P)
- Printer: Chọn máy in duplex
- Settings → Print on Both Sides → Chọn Flip pages on short edge (Lật theo cạnh ngắn) - QUAN TRỌNG để trang sau không bị ngửa
- Nếu máy in KHÔNG hỗ trợ duplex tự động: Chọn Manually Print on Both Sides → Máy in trang lẻ → Lấy giấy ra, lật đúng hướng (cạnh ngắn) → Cho vào khay → In trang chẵn
Mẹo chuyên nghiệp
- Lưu thành Template (.dotx): File → Save As → Word Template → Đặt tên "My Booklet Template" → Tái sử dụng
- Kiểm tra Print Preview (Ctrl+F2) kỹ trước khi in: Xem thứ tự trang, lề gutter, header/footer
- Giấy in: Dùng giấy 80-100gsm. Giấy quá mỏng dễ rách khi gấp, quá dày máy in khó nạp
- Gấp và đóng: Dùng xương gấp (bone folder) hoặc cán nhẹ bằng thước để gấp gọn. Ghim giữa (saddle stitch) hoặc dây keo nhiệt
- Xuất PDF: File → Save As → PDF → In từ PDF cũng được (cần cài đặt in 2 mặt trong PDF viewer)
Đọc thêm: Cách tạo sách trong PowerPoint.