Phối thư trong Microsoft Word cho phép bạn gửi các thư và email được cá nhân hóa mà không cần phải tùy chỉnh từng chữ cái. Bạn có thể chuẩn bị tài liệu của mình theo cách bạn muốn và thêm trình giữ chỗ cho các trường dữ liệu khác nhau mà bạn muốn tự động điền từ nguồn dữ liệu.
Ví dụ:bạn có thể chuẩn bị một bức thư duy nhất cho tất cả bạn bè của mình hỏi tình hình của họ nhưng với khả năng thay đổi động tên và thành phố trong bức thư. Bằng cách này, bức thư chung của bạn gửi cho John sẽ đề cập đến tên và thành phố của anh ấy, cùng một bức thư gửi cho Mike sẽ có tên của Mike và thành phố của anh ấy trên thư của anh ấy.
Tạo danh sách người nhận của bạn trong bảng tính Excel
Bạn sẽ cần tập hợp danh sách những người nhận và dữ liệu của họ vào một nguồn dữ liệu duy nhất. Một cách dễ dàng để thực hiện việc này là tạo bảng tính Microsoft Excel và thêm tất cả dữ liệu của người nhận vào đó. Sau đó, bạn có thể truy xuất dữ liệu Excel này vào thư phối thư trong Microsoft Word.
- Sử dụng Trình đơn Bắt đầu tìm kiếm để tìm kiếm và mở Microsoft Excel .
- Nhấp vào Trang chủ trong thanh bên trái và chọn Sổ làm việc trống từ ngăn bên tay phải. Điều này sẽ tạo ra một trang tính trống cho bạn.
- Bắt đầu nhập dữ liệu cho người nhận phối thư của bạn. Đảm bảo sử dụng hàng đầu tiên cho tiêu đề dữ liệu của bạn. Nếu bạn định nhập tên của ai đó, hãy sử dụng Tên làm tiêu đề ở hàng đầu tiên, v.v.
- Trong ví dụ sau, chúng tôi đã tạo một bảng với một số dữ liệu cho bốn người. Chúng tôi sẽ tạo một thư kết hợp thư được cá nhân hóa cho từng người trong số những người này trong Microsoft Word.
- Nhấp vào Tệp ở trên cùng, chọn Lưu từ thanh bên bên trái và nhấp vào Duyệt qua nút.
- Điều hướng đến màn hình của bạn, nhập tên cho bảng tính Excel của bạn và nhấp vào nút Lưu để lưu bảng tính vào màn hình của bạn. Điều này sẽ giúp việc tìm kiếm bảng tính của bạn dễ dàng hơn khi bạn sử dụng nó trong Microsoft Word.
- Bạn có thể đóng Microsoft Excel trên máy tính của bạn.
Chuẩn bị tài liệu của bạn trong Microsoft Word
Bạn sẽ cần viết một bức thư chung chung mà bạn muốn gửi cho từng người nhận của mình. Thư này phải chứa thông tin chung cho tất cả người nhận. Một số ví dụ bao gồm viết dòng lời chào, hỏi họ đang làm như thế nào, chia sẻ suy nghĩ của bạn, v.v.
Giữ trống các trường mà bạn muốn thông tin người nhận của mình xuất hiện. Bạn sẽ thêm điều đó sau khi bắt đầu phối thư trong Microsoft Word.
- Khởi chạy Microsoft Word từ Trình đơn Bắt đầu trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Trang chủ trong thanh bên bên trái và chọn Tài liệu trống từ ngăn bên tay phải. Bạn cũng có thể sử dụng một mẫu nếu muốn.
- Một tài liệu trống sẽ mở ra. Viết bức thư bạn muốn gửi cho người nhận.
- Bạn có thể tự do sử dụng bất kỳ màu sắc, định dạng, kiểu phông chữ và các mục khác mà bạn muốn. Chúng tôi đã tạo một bức thư đơn giản sau đây để gửi cho những người nhận của chúng tôi. Bức thư sẽ có tên của người đó ở trên cùng và thành phố của họ ở dưới cùng.
- Giữ cho tài liệu luôn mở khi bạn thực hiện phối thư trong phần bên dưới.
Tạo kết hợp thư trong Microsoft Word
Microsoft Word cho phép bạn tạo phối thư bằng trình hướng dẫn từng bước. Điều này giúp bạn cực kỳ dễ dàng chọn chữ cái bạn muốn sử dụng, thêm người nhận bạn cần và tự động thay đổi nội dung của bức thư.
- Khi thư của bạn vẫn đang mở trong Word, hãy nhấp vào nút Thư ở trên cùng, chọn tab Bắt đầu kết hợp thư và chọn Trình hướng dẫn kết hợp thư từng bước .
- Một ngăn mới sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình của bạn. Dưới phần đầu tiên có nội dung Chọn loại tài liệu , chọn Chữ cái . Bạn có thể chọn Tin nhắn e-mail nếu bạn muốn gửi thư của mình qua email.
Sau đó nhấp vào Tiếp theo:Bắt đầu tài liệu ở dưới cùng để tiếp tục.
- Trên màn hình sau, Word sẽ hỏi bạn muốn sử dụng tài liệu nào để phối thư. Nhấp vào nút Sử dụng tài liệu hiện tại để sử dụng chữ cái hiện tại của bạn cho nhiệm vụ.
Nếu chữ cái của bạn nằm trong một tệp Word khác, hãy nhấp vào nút Bắt đầu từ tài liệu hiện có để mở tệp đó.
Sau đó nhấp vào Tiếp theo:Chọn người nhận ở dưới cùng.
- Trong phần Chọn người nhận , chọn Sử dụng danh sách hiện có . Điều này là do bạn đã tạo một bảng tính Excel chứa dữ liệu của người nhận.
Bạn có thể chọn tùy chọn Nhập danh sách mới nếu bạn chưa thu thập dữ liệu của người nhận.
Sau đó, nhấp vào Duyệt qua để nhập bảng tính Excel của bạn.
- Điều hướng đến màn hình của bạn và nhấp đúp vào bảng tính Excel bạn đã tạo trước đó. Thao tác này sẽ mở bảng tính trong Microsoft Word.
- Word sẽ hỏi bạn muốn sử dụng trang tính nào từ bảng tính của mình. Chọn trang tính chứa dữ liệu của bạn, đánh dấu chọn Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột và nhấp vào OK .
- Word cho phép bạn chọn những người nhận bạn muốn sử dụng để phối thư nếu bạn không muốn sử dụng tất cả những người có trong danh sách. Hộp dấu kiểm cho những người bạn muốn đưa vào thư của mình.
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn tinh chỉnh bên dưới danh sách để sắp xếp và lọc người nhận của mình. Sắp xếp cho phép bạn sắp xếp các bản ghi của mình theo thứ tự tăng dần và giảm dần. Lọc cho phép bạn so sánh các trường và lọc ra những trường bạn không cần.
Cuối cùng, nhấp vào OK ở dưới cùng.
- Nhấp vào Tiếp theo:Viết thư của bạn ở dưới cùng.
- Màn hình sau đây cho phép bạn sử dụng các trường dữ liệu trong thư của mình. Để sử dụng tính năng này, hãy đặt con trỏ của bạn ở nơi bạn muốn thêm trường dữ liệu trong ký tự và nhấp vào Các mục khác trên ngăn bên tay phải.
- Chọn trường dữ liệu bạn muốn thêm và nhấp vào Chèn ở dưới cùng.
- Bạn sẽ muốn thêm tất cả các trường dữ liệu của mình vào bức thư để các bức thư của bạn có tất cả thông tin cần thiết trong đó. Sau đó, nhấp vào Tiếp theo:Xem trước các chữ cái của bạn .
- Bạn có thể xem trước các chữ cái sẽ được tạo do kết quả của quá trình phối thư của bạn. Nhấp vào biểu tượng mũi tên trái và phải để xem các chữ cái cho từng người nhận của bạn.
Sau đó nhấp vào Tiếp theo:Hoàn thành hợp nhất .
- Bây giờ bạn có thể nhấp vào In để in các chữ cái được cá nhân hóa này hoặc chọn Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ để chỉnh sửa những chữ cái này.
Trộn thư thực sự là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời trong Microsoft Word.
Bạn có biết rằng bạn có thể hợp nhất nhiều tài liệu với nhau trong Word không? Điều đó sẽ hữu ích nếu bạn đã viết các chữ cái được cá nhân hóa của mình và bạn muốn kết hợp chúng thành một tệp duy nhất.