Thư hợp nhất (Mail merge) trong Microsoft Word cho phép bạn gửi thư và email được cá nhân hóa mà không cần tùy chỉnh từng thư. Bạn có thể chuẩn bị tài liệu theo ý muốn và thêm các nơi giữ chỗ (placeholders) cho các trường dữ liệu khác nhau mà bạn muốn điền động từ một nguồn dữ liệu.
Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị một bức thư đơn lẻ cho tất cả bạn bè hỏi thăm nhưng với khả năng thay đổi tên và thành phố động trong thư. Bằng cách này, thư chung của bạn gửi cho John sẽ đề cập đến tên và thành phố của anh ấy, và thư giống hệt đó gửi cho Mike sẽ có tên và thành phố của Mike trên thư của anh ấy.
Tạo Danh Sách Người Nhận Trong Bảng Tính Excel
Bạn sẽ cần thu thập danh sách người nhận và dữ liệu của họ vào một nguồn dữ liệu duy nhất. Một cách dễ dàng để làm điều này là tạo một bảng tính Microsoft Excel và thêm tất cả dữ liệu người nhận vào đó. Sau đó, bạn có thể truy xuất dữ liệu Excel này vào thư hợp nhất trong Microsoft Word.
- Sử dụng tìm kiếm Menu Bắt Đầu để tìm và mở Microsoft Excel.
- Nhấp vào thẻ Home ở thanh bên trái và chọn Blank workbook (Sổ làm việc trống) từ khung bên phải. Điều này sẽ tạo một bảng tính trống cho bạn.
- Bắt đầu nhập dữ liệu cho người nhận thư hợp nhất. Đảm bảo sử dụng hàng đầu tiên cho tiêu đề (headers) của dữ liệu. Nếu bạn sẽ nhập tên ai đó, hãy dùng Name làm tiêu đề ở hàng đầu tiên, và cứ thế.
- Trong ví dụ sau, chúng tôi đã tạo một bảng với một số dữ liệu cho bốn người. Chúng tôi sẽ tạo thư hợp nhất được cá nhân hóa cho mỗi người này trong Microsoft Word.
- Nhấp vào menu File ở trên cùng, chọn Save (Lưu) từ thanh bên trái, và nhấp nút Browse (Duyệt).
- Điều hướng đến Màn hình nền (Desktop), nhập tên cho bảng tính Excel của bạn, và nhấp nút Save để lưu bảng tính lên Màn hình nền. Điều này sẽ giúp tìm bảng tính dễ dàng hơn khi bạn sử dụng nó trong Microsoft Word.
- Bạn có thể đóng Microsoft Excel trên máy tính.
Chuẩn Bị Tài Liệu Trong Microsoft Word
Bạn sẽ cần viết một bức thư chung mà bạn muốn gửi cho mỗi người nhận. Thư này nên chứa thông tin chung cho tất cả người nhận. Ví dụ bao gồm viết dòng chào, hỏi thăm, chia sẻ suy nghĩ, v.v.
Để trống các trường nơi bạn muốn thông tin người nhận xuất hiện. Bạn sẽ thêm chúng sau khi bắt đầu thư hợp nhất trong Microsoft Word.
- Khởi chạy Microsoft Word từ Menu Bắt Đầu trên máy tính.
- Nhấp Home ở thanh bên trái và chọn Blank document (Tài liệu trống) từ khung bên phải. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu (template) nếu muốn.
- Một tài liệu trống sẽ mở. Viết thư bạn muốn gửi cho người nhận.
- Bạn tự do sử dụng bất kỳ màu sắc, định dạng, kiểu font, và các mục khác bạn muốn. Chúng tôi đã tạo thư đơn giản sau để gửi cho người nhận. Thư sẽ có tên người ở trên cùng và thành phố của họ ở dưới cùng.
- Giữ tài liệu mở vì bạn sẽ làm thư hợp nhất ở phần dưới.
Tạo Thư Hợp Nhất Trong Microsoft Word
Microsoft Word cho phép bạn tạo thư hợp nhất bằng trình thủ thuật (wizard) từng bước. Điều này làm cho việc chọn thư bạn muốn sử dụng, thêm người nhận bạn cần, và thay đổi động nội dung thư trở nên cực kỳ dễ dàng.
- Khi thư của bạn vẫn mở trong Word, nhấp vào thẻ Mailings (Thư) ở trên cùng, chọn tùy chọn Start Mail Merge (Bắt đầu thư hợp nhất), và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (Trình thủ thuật thư hợp nhất từng bước).
- Một khung mới sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình. Dưới phần đầu tiên nói Select document type (Chọn loại tài liệu), chọn Letters (Thư). Bạn có thể chọn E-mail messages (Tin nhắn email) nếu muốn gửi thư qua email.
Sau đó nhấp Next: Starting document (Tiếp: Tài liệu bắt đầu) ở dưới để tiếp tục. - Trên màn hình tiếp theo, Word sẽ hỏi bạn muốn dùng tài liệu nào cho thư hợp nhất. Nhấp tùy chọn Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại) để dùng thư hiện tại cho nhiệm vụ.
Nếu thư của bạn ở file Word khác, nhấp Start from existing document (Bắt đầu từ tài liệu hiện có) để mở file đó.
Sau đó nhấp Next: Select recipients (Tiếp: Chọn người nhận) ở dưới. - Dưới phần Select recipients, chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có). Đó là vì bạn đã tạo bảng tính Excel chứa dữ liệu người nhận.
Bạn có thể chọn tùy chọn Type a new list (Nhập danh sách mới) nếu bạn chưa có dữ liệu người nhận.
Sau đó nhấp Browse (Duyệt) để nhập bảng tính Excel. - Điều hướng đến Màn hình nền và nhấp đúp vào bảng tính Excel bạn tạo trước đó. Điều này sẽ mở bảng tính trong Microsoft Word.
- Word sẽ hỏi bạn muốn dùng trang tính (sheet) nào từ bảng tính. Chọn trang tính chứa dữ liệu, tích chọn First row of data contains column headers (Hàng đầu tiên của dữ liệu chứa tiêu đề cột), và nhấp OK.
- Word cho phép bạn chọn người nhận muốn dùng cho thư hợp nhất nếu không muốn dùng tất cả trong danh sách. Tích chọn hộp cho những người bạn muốn bao gồm trong thư.
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn tinh chỉnh (refine) dưới danh sách để sắp xếp và lọc người nhận. Sorting (Sắp xếp) cho phép sắp xếp bản ghi theo thứ tự tăng và giảm. Filtering (Lọc) cho phép so sánh các trường và lọc bỏ những cái bạn không cần.
Cuối cùng, nhấp OK ở dưới. - Nhấp Next: Write your letter (Tiếp: Viết thư) ở dưới.
- Màn hình tiếp theo cho phép bạn sử dụng các trường dữ liệu trong thư. Để dùng, đặt con trỏ nơi bạn muốn thêm trường dữ liệu trong thư và nhấp More items (Nhiều mục hơn) ở khung bên phải.
- Chọn trường dữ liệu bạn muốn thêm và nhấp Insert (Chèn) ở dưới.
- Bạn sẽ muốn thêm tất cả các trường dữ liệu vào thư để thư có tất cả thông tin cần thiết. Sau đó nhấp Next: Preview your letters (Tiếp: Xem trước thư).
- Bạn có thể xem trước các thư sẽ được tạo kết quả từ thư hợp nhất. Nhấp biểu tượng mũi tên trái và phải để xem thư cho mỗi người nhận.
Sau đó nhấp Next: Complete the merge (Tiếp: Hoàn tất hợp nhất). - Bây giờ bạn có thể nhấp Print (In) để in các thư được cá nhân hóa hoặc chọn Edit individual letters (Chỉnh sửa thư riêng lẻ) để chỉnh sửa các thư này.
Thư hợp nhất thực sự là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời trong Microsoft Word.
Bạn có biết bạn có thể gộp nhiều tài liệu lại với nhau trong Word? Điều đó sẽ giúp nếu bạn đã viết thư được cá nhân hóa và muốn gộp chúng vào một file duy nhất.