Sử dụng kết hợp thư, bạn có thể cá nhân hóa hàng loạt email và thư bằng cách sử dụng trình giữ chỗ. Tất cả những gì bạn cần là một cơ sở dữ liệu về các địa chỉ liên hệ và một mẫu email hoặc thư cho họ.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo phối thư trong Microsoft Word bằng cơ sở dữ liệu Excel. Các bước được thực hiện từ Microsoft Word và Excel 2016, nhưng quy trình này giống nhau đối với tất cả các phiên bản.
Cách thực hiện trộn thư từ Excel
Phối thư sử dụng các nguồn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu và đặt chúng vào các trình giữ chỗ tương ứng để cá nhân hóa các email hàng loạt của bạn. Các cơ sở dữ liệu này có thể là bất kỳ thứ gì từ danh sách được đề cập bên dưới:
1. Mở bảng tính Microsoft Excel của bạn.
2. Tạo danh sách liên hệ thủ công trong Word khi sử dụng phối thư.
3. Chọn dữ liệu danh bạ từ ứng dụng Microsoft Outlook.
Bạn có hai nhóm tùy chọn để lựa chọn:
- Địa chỉ liên hệ Gmail trong một tệp tương thích.
- Máy chủ SQL của Microsoft.
Cơ sở dữ liệu sổ làm việc Microsoft Excel được ưu tiên nhất khi bạn cần sử dụng phối thư trong Word. Đối với phối thư, bạn sẽ sử dụng Excel để tạo cơ sở dữ liệu mà Word sẽ sử dụng sau này.
Nếu bạn không có tệp Excel với chi tiết liên hệ, bạn có thể sử dụng tệp Excel mẫu này cho mục đích dùng thử.
Để tránh bất kỳ sự mâu thuẫn nào trong các email hoặc thư hàng loạt của bạn, bạn cần chỉnh sửa tệp Excel của mình như được đề cập bên dưới:
- Hàng đầu tiên chỉ nên có tiêu đề cột bắt đầu từ ô A1 . Word sẽ sử dụng các tiêu đề cột này làm Trường hợp nhất khi bạn sử dụng kết hợp thư Microsoft Word.
- Bạn nên chỉnh sửa tiêu đề cột để khớp với tên trình giữ chỗ mà bạn sẽ sử dụng trong tài liệu mẫu thư hoặc email.
- Bạn cần đảm bảo rằng tệp bảng tính chứa dữ liệu liên hệ dưới dạng một bản ghi cho mỗi mẫu hàng. Ví dụ:trong hướng dẫn hiện tại, mọi chi tiết liên hệ có sẵn của khách hàng James Butt có thể truy cập được giữa các ô A2 và J2 .
- Dữ liệu số cho bất kỳ liên hệ nào, như mã ZIP, phần trăm chiết khấu, số dặm, đơn vị tiền tệ, v.v., phải ở định dạng số thích hợp.
- Để thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy chọn ô hoặc một dải ô có chứa các số.
- Trong tab Trang chủ , trong Ruy-băng , nhấp vào mũi tên thả xuống ngoài Chung .
-
Thực hiện tất cả các bổ sung trước khi liên kết tài liệu Word trộn thư với tệp cơ sở dữ liệu Excel. Sau khi bạn thực hiện tất cả các thay đổi, hãy lưu tệp Excel. - Tệp cơ sở dữ liệu Excel của các liên hệ của bạn phải có trong bộ nhớ cục bộ của máy tính.
- Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu nằm trong trang tính đầu tiên của sổ làm việc Excel.
Cách thực hiện trộn thư trong Word
Sau khi tạo cơ sở dữ liệu trong Excel, bạn cần mở mẫu email hoặc thư mà bạn muốn gửi cho nhiều người nhận. Thực hiện theo các bước như được nêu bên dưới:
1. Trên Ruy-băng , nhấp vào tab Thư .
2. Trong nhóm Bắt đầu trộn thư , bạn sẽ cần nhấp vào Bắt đầu kết hợp thư .
3. Bạn sẽ thấy sáu loại tài liệu phối thư. Nhấp vào Chữ cái hoặc Tin nhắn e-mail .
4. Trên Bắt đầu trộn thư nhóm, nhấp vào Chọn người nhận . Bạn sẽ thấy các tùy chọn, chẳng hạn như Nhập danh sách mới, sử dụng danh sách hiện có và chọn từ danh bạ Outlook.
5. Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong ba tùy chọn trên tùy thuộc vào cách bạn muốn liên kết danh sách liên hệ với thư mẫu. Trong hướng dẫn này, hãy chọn Sử dụng danh sách hiện có để sử dụng cơ sở dữ liệu Excel mà bạn đã tạo hoặc tải xuống trước đó.
6. Trên Chọn nguồn dữ liệu hộp thoại, định vị thư mục chứa tệp cơ sở dữ liệu Excel. Khi bạn tìm thấy tệp, hãy chọn tệp đó rồi nhấp vào Mở để tải cơ sở dữ liệu vào phối thư của Word.
7. Bạn sẽ thấy Chọn bảng Hộp thoại. Thoát khỏi hộp bằng cách nhấp vào OK mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong hộp thoại.
8. Điều đó thật tuyệt! Bạn đã liên kết thành công dữ liệu nguồn với chương trình phối thư Word.
9. Word sẽ tự động khớp các tiêu đề cột cơ sở dữ liệu với các mục trường hợp nhất. Để đảm bảo đối sánh phù hợp, hãy chuyển đến nhóm Trường Viết &Chèn trên tab Thư của Ruy-băng và sau đó nhấp vào Trường đối sánh .
10. Trường đối sánh hộp thoại sẽ hiển thị. Ở cột bên trái, bạn sẽ thấy các mục trường hợp nhất. Ở phía bên phải, bạn sẽ tìm thấy dữ liệu phù hợp từ cơ sở dữ liệu Excel được liên kết.
11. Sẽ giống như vậy nếu bạn sử dụng dữ liệu nguồn khác như danh bạ Outlook hoặc danh bạ được xuất từ Gmail. Đảm bảo rằng không có sự trùng khớp nào bằng cách cuộn qua danh sách. Nhấp vào OK để đóng.
12. Trên chữ cái mẫu của bạn, hãy đặt con trỏ trước chữ cái đầu tiên và nhấn Enter một vài lần để tạo khoảng trống phía trên nội dung chữ cái.
13. Đặt con trỏ lên đầu tài liệu, sau đó nhấp vào Khối địa chỉ trong nhóm Viết &Chèn trường trên tab Thư của Ruy-băng .
14. Ở bên trái của Chèn khối địa chỉ hộp thoại, bạn có thể chọn tên, tên công ty, địa chỉ, quốc gia, v.v., các tùy chọn định dạng. Ở bên phải, bạn sẽ thấy bản xem trước của khối địa chỉ.
15. Bạn có thể sử dụng Trường đối sánh các tùy chọn để sửa bất kỳ dữ liệu đầu vào nào không khớp. Nhấp vào OK để thêm AddressBlock trong các chữ cái.
16. Tiếp theo, nhấp vào Dòng lời chào trong Trường Viết &Chèn nhóm sau AddressBlock , tạo cho nó một khoảng cách dòng.
17. Chèn dòng lời chào hộp thoại sẽ xuất hiện. Bạn có thể thực hiện các thay đổi theo ý muốn và sau đó nhấp vào OK . GreetingLine trong các chữ cái sẽ hiển thị trong thư.
18. Bạn có thể nhấp vào Kết quả xem trước trên Ruy-băng để xem bức thư trông như thế nào.
19. Bạn cũng có thể thêm các trường hợp nhất tùy chỉnh ngoài AddressBlock và GreetingLine . Giả sử bạn muốn thêm Kiểu dáng và kiểu dáng xe trong nội dung thư.
20. Để làm điều đó, hãy mở tệp cơ sở dữ liệu Excel được liên kết với phối thư và thêm Kiểu dáng và kiểu dáng xe tiêu đề cột. Nhập thông tin chi tiết về xe và lưu tệp Excel.
21. Bây giờ, hãy chuyển đến tài liệu Word trộn thư và lặp lại bước bốn , năm và sáu .
22. Bây giờ, hãy chọn bất kỳ từ nào hoặc một vài từ trong nội dung chữ cái và sau đó nhấp vào Chèn trường hợp nhất trên nhóm Trường Viết &Chèn .
23. Trên Chèn trường hợp nhất , chọn Trường cơ sở dữ liệu , sau đó chọn Kiểu dáng và kiểu dáng xe . Nhấp vào Chèn để thêm trường hợp nhất tùy chỉnh.
24. Đây là cách bạn có thể thêm bao nhiêu trình giữ chỗ có thể thay đổi tùy ý để tùy chỉnh từng thư hoặc email mà bạn gửi. Phối thư trong Microsoft Word sẽ tự động khớp dữ liệu với tên của người nhận.
25. Trên Ribbon , nhấp vào Kết thúc &Hợp nhất rồi chọn In tài liệu hoặc Gửi tin nhắn qua email . Bạn cũng có thể nhấp vào Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ để đọc lại các email hoặc thư của bạn trước khi gửi đi.
Sử dụng Kết hợp Thư để Tăng Năng suất Email
Bây giờ bạn đã biết cách thực hiện phối thư bằng Microsoft Word và Excel. Sử dụng kết hợp thư để gửi email phù hợp nhanh hơn và thiết lập mối quan hệ tốt với các liên hệ chuyên nghiệp hoặc cá nhân của bạn. Tiếp tục sử dụng Word để làm cho cuộc sống cá nhân và công việc của bạn dễ dàng hơn trước.