Tính năng Mail Merge (Hợp nhất thư) cho phép bạn cá nhân hóa hàng loạt email và thư từ bằng cách sử dụng các trường giữ chỗ (placeholders). Bạn chỉ cần một cơ sở dữ liệu liên hệ và một mẫu email hoặc thư.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Mail Merge trong Microsoft Word sử dụng cơ sở dữ liệu Excel. Các bước được thực hiện trên Word và Excel 2016, nhưng quy trình tương tự cho mọi phiên bản.
Cách thực hiện Mail Merge từ Excel
Mail Merge sử dụng nguồn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu và đặt chúng vào các trường giữ chỗ tương ứng để cá nhân hóa email hàng loạt. Các nguồn dữ liệu có thể là:
- Mở bảng tính Microsoft Excel của bạn.
- Tạo danh sách liên hệ thủ công trong Word khi sử dụng Mail Merge.
- Chọn dữ liệu liên hệ từ ứng dụng Microsoft Outlook.
Bạn có hai nhóm tùy chọn khác nhau:
- Danh bạ Gmail ở định dạng tệp tương thích.
- Microsoft SQL Server.
Cơ sở dữ liệu sổ làm việc Microsoft Excel là lựa chọn ưu tiên nhất khi cần dùng Mail Merge trong Word. Đối với Mail Merge, bạn sẽ dùng Excel để tạo cơ sở dữ liệu mà Word sẽ sử dụng sau này.
Nếu chưa có tệp Excel chứa thông tin liên hệ, bạn có thể dùng tệp Excel mẫu này để thử nghiệm.
Để tránh sự không nhất quán trong email hoặc thư hàng loạt, bạn cần điều chỉnh tệp Excel như sau:
- Hàng đầu tiên chỉ nên chứa tiêu đề cột bắt đầu từ ô A1. Word sẽ dùng các tiêu đề cột này làm Trường hợp nhất (Merge Fields) khi bạn thực hiện Mail Merge.
- Chỉnh sửa tiêu đề cột để khớp với tên trường giữ chỗ bạn sẽ dùng trong mẫu email hoặc thư.
- Đảm bảo tệp tính chứa dữ liệu liên hệ theo mẫu một bản ghi trên mỗi hàng. Ví dụ: trong hướng dẫn này, mọi chi tiết liên hệ của khách hàng James Butt nằm giữa ô A2 và J2.
- Dữ liệu số cho bất kỳ liên hệ nào (mã bưu chính, phần trăm chiết khấu, quãng đường, tiền tệ, v.v.) phải ở định dạng số phù hợp.
- Để thay đổi, chọn ô hoặc phạm vi ô chứa dữ liệu số.
- Trong tab Home, trên Ribbon, nhấp mũi tên thả xuống bên cạnh General.
- Hoàn tất mọi bổ sung trước khi liên kết tài liệu Word Mail Merge với tệp cơ sở dữ liệu Excel. Sau khi xong, lưu tệp Excel.
- Tệp cơ sở dữ liệu Excel của liên hệ phải nằm trong bộ nhớ cục bộ của máy tính.
- Đảm bảo tất cả dữ liệu nằm ở trang tính đầu tiên của sổ làm việc Excel.
Cách thực hiện Mail Merge trong Word
Sau khi tạo cơ sở dữ liệu trong Excel, bạn cần mở mẫu email hoặc thư muốn gửi cho nhiều người nhận. Làm theo các bước sau:
- Trên Ribbon, nhấp tab Mailings (Thư).
- Trong nhóm Start Mail Merge (Bắt đầu hợp nhất thư), nhấp Start Mail Merge.
- Bạn sẽ thấy 6 loại tài liệu hợp nhất thư. Chọn Letters (Thư) hoặc E-mail Messages (Tin nhắn email).
- Trong nhóm Start Mail Merge, nhấp Select Recipients (Chọn người nhận). Bạn sẽ thấy các tùy chọn: Type a New List (Nhập danh sách mới), Use an Existing List (Sử dụng danh sách hiện có), Choose from Outlook Contacts (Chọn từ Danh bạ Outlook).
- Chọn tùy chọn phù hợp với cách bạn muốn liên kết danh sách liên hệ với mẫu thư. Trong hướng dẫn này, chọn Use an Existing List để dùng cơ sở dữ liệu Excel đã tạo hoặc tải về trước đó.
- Trong hộp thoại Select Data Source (Chọn nguồn dữ liệu), tìm thư mục chứa tệp cơ sở dữ liệu Excel. Chọn tệp và nhấp Open (Mở) để nạp cơ sở dữ liệu vào Mail Merge của Word.
- Hộp thoại Select Table (Chọn bảng) xuất hiện. Nhấp OK mà không thay đổi gì.
- Hoàn tất! Bạn đã liên kết thành công dữ liệu nguồn với chương trình Mail Merge của Word.
- Word sẽ tự động khớp tiêu đề cột cơ sở dữ liệu với các mục trường hợp nhất. Để đảm bảo khớp chính xác, vào nhóm Write & Insert Fields (Viết & Chèn trường) trên tab Mailings của Ribbon và nhấp Match Fields (Khớp trường).
- Hộp thoại Match Fields hiện ra. Cột bên trái hiển thị các mục trường hợp nhất, cột bên phải hiển thị dữ liệu khớp từ Excel.
- Tương tự nếu bạn dùng nguồn dữ liệu khác như Danh bạ Outlook hoặc danh bạ xuất từ Gmail. Kiểm tra không có sự không khớp bằng cách cuộn qua danh sách. Nhấp OK để đóng.
- Trên mẫu thư, đặt con trỏ trước chữ cái đầu và nhấn Enter vài lần để tạo khoảng trống phía trên nội dung thư.
- Đặt con trỏ ở đầu tài liệu, nhấp Address Block (Khối địa chỉ) trong nhóm Write & Insert Fields trên tab Mailings.
- Trong hộp thoại Insert Address Block, bên trái chọn định dạng tên, tên công ty, địa chỉ, quốc gia, v.v. Bên phải xem trước khối địa chỉ.
- Dùng tùy chọn Match Fields để sửa lỗi không khớp dữ liệu đầu vào. Nhấp OK để thêm AddressBlock trong ngoặc kép.
- Tiếp theo, nhấp Greeting Line (Dòng chào) trong nhóm Write & Insert Fields sau AddressBlock, thêm khoảng cách dòng.
- Hộp thoại Insert Greeting Line xuất hiện. Tùy chỉnh theo ý muốn và nhấp OK. GreetingLine trong ngoặc kép sẽ hiện trong thư.
- Nhấp lệnh Preview Results (Xem trước kết quả) trên Ribbon để xem thư trông như thế nào.
- Bạn cũng có thể thêm trường hợp nhất tùy chỉnh ngoài AddressBlock và GreetingLine. Ví dụ: thêm Hãng xe và Dòng xe vào thân thư.
- Mở tệp Excel đã liên kết, thêm tiêu đề cột Hãng xe và Dòng xe, nhập chi tiết xe và lưu tệp Excel.
- Quay lại tài liệu Word Mail Merge, lặp lại bước 4, 5 và 6.
- Chọn từ hoặc cụm từ trong thân thư, nhấp Insert Merge Field (Chèn trường hợp nhất) trong nhóm Write & Insert Fields.
- Trong hộp Insert Merge Field, chọn Database Fields (Trường cơ sở dữ liệu), chọn Hãng xe và Dòng xe. Nhấp Insert để thêm trường tùy chỉnh.
- Cách này cho phép bạn thêm bao nhiêu trường giữ chỗ biến đổi để tùy chỉnh từng thư hoặc email. Mail Merge sẽ tự động khớp dữ liệu với tên người nhận.
- Trên Ribbon, nhấp Finish & Merge (Hoàn tất & Hợp nhất) và chọn Print Documents (In tài liệu) hoặc Send Email Messages (Gửi tin nhắn email). Bạn cũng có thể nhấp Edit Individual Documents (Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ) để kiểm tra lại email/thư trước khi gửi.
Tận dụng Mail Merge để nâng cao hiệu suất email
Bây giờ bạn đã biết cách thực hiện Mail Merge dùng Microsoft Word và Excel. Hãy dùng Mail Merge để gửi email tùy chỉnh nhanh hơn và thiết lập mối quan hệ tốt với liên hệ chuyên nghiệp hoặc cá nhân. Tiếp tục tận dụng Word để làm cho công việc và cuộc sống dễ dàng hơn.