Hiểu cách viết email tốt là kỹ năng quan trọng, đặc biệt cho công việc. Dù bạn chủ doanh nghiệp nhỏ hay tự do, bạn có thể xử lý hàng chục email mỗi ngày.
Bạn có thể dùng email làm phương thức giao tiếp chính với doanh nghiệp và khách hàng khác. Có vẻ như việc viết email đơn giản, nhưng mọi người thường gặp giao tiếp sai lệch.
Dưới đây là vài mẹo có thể giúp!
1. Chính xác (Be Precise)
Trong giao tiếp email, bạn cần cụ thể về điều bạn nói. Email đơn giản như "Tôi cần xong việc này vào ngày mai." không đủ nếu bạn nhắn cho nhân viên.
Dù nhân viên nên hiểu hầu hết điều bạn nói, tại sao phải rủi ro giao tiếp sai khi bạn có thể trực tiếp?
2. Cấu trúc email đúng cách
Tối ưu hóa dòng chủ đề (Subject Line)
Tất cả khía cạnh email, từ dòng chủ đề đến nội dung, nên được tối ưu hóa.
Bạn nhận hàng chục email mỗi ngày, và một số nổi bật, đúng không? Thường là những cái có dòng chủ đề tối ưu. Dòng chủ đề email nên liên quan đến chủ đề tổng thể của email.
Khi không nhận ra dòng chủ đề, hoặc nó dường như không liên quan, chúng ta xóa email trước khi đọc. Để tránh điều này, hãy chắc chắn dòng chủ đề được cấu trúc đúng.
Nội dung email (Email Body)
Bắt đầu email bằng lời chào. Quan trọng là trang trọng khi giao tiếp với khách hàng và đối tác. Hoàn toàn tốt dùng ngôn ngữ không trang trọng khi phù hợp, nhưng tốt hơn dùng ngôn ngữ trang trọng trong hầu hết trường hợp.
Câu hỏi hoặc hành động bạn muốn truyền đạt là gì? Tốt là đi thẳng vào vấn đề sau lời chào. Đừng ngần ngại trực tiếp.
Kết thúc (Closing)
Phần kết thúc email là điều cuối cùng khách hàng hoặc đối tác đọc. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc họ phản hồi hay không.
Hãy thử kết thúc email như trong cuộc trò chuyện. Bạn sẽ có cơ hội nhận phản hồi tích cực hơn nếu bạn thân thiện, chuyên nghiệp, và rõ ràng với kêu gọi hành động (call-to-action).
Gửi tệp đính kèm
Nếu bạn có tệp đính kèm lớn muốn gửi, bạn không nên làm qua email. Thay vào đó, tải file lên dịch vụ chia sẻ file và gửi liên kết. Điều này trông chuyên nghiệp hơn nhiều.
3. Chỉnh sửa và Kiểm tra lỗi (Proofread)!
Khi chuẩn bị email, hãy thử tưởng tượng mọi người trong công ty sẽ đọc nó. Email tạo nhanh, nhưng để ấn tượng lâu dài, hãy chắc chắn xem lại công việc trước khi nhấp Send (Gửi).
Có nhiều công cụ trực tuyến miễn phí giúp đảm bảo công việc viết tốt và đúng ngữ pháp. Bao gồm cấu trúc câu, dấu câu, chính tả, v.v.
Grammarly
Grammarly sẽ phân tích văn bản bạn viết và kiểm tra lỗi ngữ pháp. Bạn có thể cài đặt như tiện ích mở rộng trình duyệt, và do đó bạn có quyền truy cập nó bất kể trang web nào bạn dùng.
Ví dụ, Grammarly có thể kiểm tra ngữ pháp khi bạn gõ email trên Gmail hoặc trang email khác.
Grammarly có sẵn miễn phí, nhưng cũng có phiên bản premium. Phiên bản miễn phí làm tốt việc phát hiện lỗi ngữ pháp và dấu câu cơ bản và nâng cao, như dấu phẩy, câu chạy (run-on sentences), alliteration (vần đầu), fragments (câu rời), v.v.
Nó cũng kiểm tra lỗi chính tả, đạo văn (plagiarism), và phong cách viết. Phiên bản premium thêm chút hoàn thiện cho mọi thứ phiên bản miễn phí cung cấp. Tuy nhiên, Grammarly premium chủ yếu dành cho người dự định xuất bản bài viết.
Hemingway Editor
Hemingway Editor là công cụ trực tuyến miễn phí giúp cải thiện phong cách viết. Nền tảng lý tưởng cho chỉnh sửa đoạn ngắn, như email.
Ngoài ra, Hemingway Editor khuyến khích bạn rõ ràng và trực tiếp trong viết, ngay cả khi viết bài dài câu phức tạp. Bạn có thể dùng trình soạn thảo này đánh giá độ phức tạp và dễ đọc của công việc.
Microsoft Word và các công cụ chỉnh sửa khác
Bạn có biết Microsoft Word có tùy chọn kiểm tra lỗi tuyệt vời? Khi mở Microsoft Word, nhấp File > Options > Proofing (Tệp > Tùy chọn > Kiểm tra lỗi). Bạn có thể chọn tùy chọn AutoCorrect và chính tả bạn muốn Word kiểm tra.
Ngoài ra, Microsoft cung cấp Microsoft Editor, tiện ích mở rộng trình duyệt giúp kiểm tra tài liệu lỗi ngữ pháp, phong cách, và hơn nữa.
Điều tuyệt vời về chỉnh sửa email trong Microsoft Word là định dạng chỉnh sửa chuyển đổi tốt sang một số ứng dụng/trang email, như Gmail hoặc Outlook.
Ngày nay, hầu hết nhà cung cấp email phổ biến có tùy chọn chỉnh sửa tích hợp. Nhiều trong số chúng cũng kiểm tra lỗi ngữ pháp. Ngoài Gmail, Yahoo và Outlook cũng có tùy chọn định dạng cho email.
Học cách cấu trúc email hoàn hảo
Hầu hết chúng ta dành phần lớn ngày soạn thảo và đọc email. Nhiều lúc, email này có thể gây nhầm lẫn cho người khác. Các mẹo trên sẽ giúp bạn viết email ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Email của bạn phản ánh chuyên nghiệp, chú ý chi tiết, và giá trị của bạn. Vì vậy hãy nhớ giữ tâm trí cách người khác có thể hiểu giọng điệu email của bạn.