"Xử lý email là phần tốt nhất trong ngày." — Không ai từng nói vậy.
Email gây stress ngay cả khi bạn không theo đuổi "inbox zero". Bạn cần mọi mẹo để kiểm soát nó, trừ khi định bỏ email hẳn. Hôm nay chia sẻ 6 mẹo giảm stress liên quan email.
1. Lên Lịch Gửi Email Hàng Loạt
Mẹo này có lý do khác so với bạn nghĩ. Ứng dụng như Boomerang, SndLatr cho phép lên lịch gửi email sau. Lợi ích rõ ràng: soạn sẵn nhiều email tại thời điểm thuận tiện, gửi tự động lúc bạn chọn.
Lợi ích ẩn: dùng bộ lên lịch, bạn kiểm soát dấu thời gian người nhận thấy. Xem cách hữu ích, nhưng trước hãy tự hỏi:
- Người ta xem dấu thời gian email bạn và cho là bạn online?
- Dựa vào đó, họ cho là bạn có sẵn cho gọi/chat (khi thực ra không)?
- Người ta bình luận/hỏi về thói quen làm việc vì dấu thời gian là nửa đêm?
Nếu trả lời có cho bất kỳ câu nào, bạn có thể bị quấy rầy email/IM lúc không thích hợp. Thậm chí cảm thấy buộc phải giải thích quy trình làm việc không cần thiết.
Cách thông minh giải quyết: lên lịch email cho khung giờ bạn thường dành cho việc ít cần tập trung như bảo trì máy tính. Giờ làm việc thực tế giữ bí mật, và bạn dẫn dắt mọi người học khi nào bạn có sẵn trò chuyện.
2. Để Trống Trường Địa Chỉ Email
Ai cũng từng tình huống: nhấp Send nhầm trên email chưa xong, hoặc gửi email phàn nàn rồi hối hận.
Không phải ứng dụng email nào có Undo Send như Gmail, và kể cả tính năng đó cũng giới hạn 30 giây. Bạn không thể khiến người nhận "un-read" email chỉ vì bạn gửi nhầm.
Mẹo đơn giản tránh rắc rối email và căng thẳng sau đó: Không điền địa chỉ email khi bắt đầu soạn thảo. Để đó cho cuối. Nó nhắc nhở bạn kiểm tra lại mọi thứ đã viết. Dù nhấp Send nhầm, email không đi đâu cho đến khi bạn nhập địa chỉ người nhận.
3. Chặn Hoặc Lọc Email Không Mong Muốn
Xóa vài email phiền toái không tốn sức. Nhưng khi nhận luồng email như vậy ngày nào, chúng chiếm lớn thời gian và chú ý.
Chỉ cần nói: nếu nó trong hộp thư đến, nó trong đầu bạn. Bạn không muốn không gian tâm trí bị chiếm bởi thứ không muốn, không cần, nhất là email.
Hãy có hệ thống lọc email không mong muốn và chặn địa chỉ gửi email đó. Cách làm tùy dịch vụ email hoặc client desktop bạn dùng.
Trong Gmail, tính năng lọc và chặn người gửi ẩn trong menu More trong email:
Email từ địa chỉ bị chặn trực tiếp vào thư mục spam. Cũng tạo bộ lọc Gmail (và bỏ chặn) qua Settings > Filters and Blocked Addresses. Khi đó, xem thêm cách khác ngăn email làm lộn hộp thư đến.
4. Ghim Email Lên Màn Hình Khởi Động Windows
Tôi thường tham khảo vài email hướng dẫn viết. Nếu bạn cũng có email yêu thích cần truy cập thường, có thể gắn sao. Cách tốt hơn để truy cập nhanh: ghim lên màn hình Khởi động nếu dùng Windows 10.
Mở app Mail, chuột phải email muốn ghim, chọn Pin to start. Thậm chí ghim cả tài khoản email riêng lẻ:
Để ghim email lên Menu Khởi động Windows 7/8: trước lưu email ra máy tính. Đi đến vị trí lưu, kéo thả email lên nút Menu Khởi động. Xong? Mở Menu Khởi động, email đó hiện là mục ghim.
Cũng ghim email vào menu ngữ cảnh biểu tượng Outlook trên Taskbar bằng cách kéo email đã lưu vào biểu tượng Taskbar.
5. Làm Chủ Tìm Kiếm Email
Nếu hộp thư đến tổ chức tốt, bạn tìm email nhanh hơn hầu hết. Nhưng điều thực sự tiết kiệm thời gian, giảm đau đầu là thành thạo tìm kiếm email. Tận dụng tính năng như nhãn (labels) và toán tử tìm kiếm để thu hẹp kết quả.
Gmail có tùy chọn tìm kiếm nâng cao, hiện ra bằng cách nhấp mũi tên nhỏ cạnh nút tìm kiếm:
Ví dụ lợi ích dùng toán tử tìm kiếm: bạn tìm nhiều ảnh PNG đính kèm email từ bạn tên Greg.
Tìm greg đưa ra email ông ta gửi, quét kết quả tìm email cần. Cách nhanh và hiệu quả hơn: truy vấn greg has:attachment filename:.png.
6. Nhấc Máy Nghe Gọi
Đôi khi một cuộc gọi nhanh tiết kiệm nhiều email qua lại. Chìa khóa: xác định chủ đề nào xử lý qua điện thoại tốt hơn email. Phải kiên quyết giữ cuộc hội thoại tập trung, nếu không, cuộc trò chuyện 5 phút trong đầu có thể biến thành chuyện lan man.
Chuẩn bị danh sách điểm cần thảo luận siêu ngắn trước khi gọi. Nếu thấy cần bàn nhiều hơn khung giờ ngắn, dành cho email hoặc cuộc họp đã lên lịch.
Tạm Biệt Inbox Zero, Nếu…
Tôi đạt inbox zero và hài lòng vì cải thiện quy trình làm việc. Nhưng đó không phải mục tiêu bạn bắt buộc đạt, dù ai khuyến khích.
Nếu hộp thư trống không phù hợp, tự do dừng hoặc bỏ qua. Bạn có thể cảm thấy gánh nặng lớn được gỡ bỏ.
Dù quyết định bỏ cuộc đua dọn dẹp hàng ngày, hãy nỗ lực tổ chức email. Nếu không, bạn chỉ thêm stress bằng cách để hộp thư trở nên không kiểm soát.
Chúng tôi bắt đầu phấn đấu cho hộp thư trống và chiến lược hiệu quả nhất xử lý nhanh đợt email này. Thời gian phản hồi 20 phút thành tiêu chuẩn khát vọng. Nhưng tôi đề xuất thay thế: Không phải ai cũng cần dễ dàng liên lạc qua email. Một số người, như những người đối mặt khách hàng cả ngày hoặc quản lý đội lớn cần hướng dẫn thường xuyên, nên thành thạo kỹ năng này. Nhưng người khác, như lập trình viên, nhà văn, chuyên gia quảng cáo, giảng viên, nên tự do "dở hơi" email như họ có thể dở ở kỹ năng khác không liên quan đến giá trị cốt lõi. ~ Cal Newport, It's Okay to Be Bad at E-mail
Đã Đến Lúc Thay Đổi Thói Quen Email
Mẹo email phổ biến như hủy đăng ký email quảng cáo, dùng mẫu trả lời, nghỉ ngơi email đều thực tế và hữu ích. Nhưng chính những thay đổi nhỏ như trên mang lại "email zen".
Mẹo đơn giản nào giúp bạn giảm stress email bằng cách thay đổi cách xử lý hộp thư? Kể cho chúng tôi nghe trong bình luận!