Đối với nhiều người, lưu trữ và sao lưu email cũ dường như phức tạp và bất khả thi, nhưng thực tế không phải vậy, đặc biệt nếu bạn dùng Outlook.
Microsoft Outlook lưu email vào file dữ liệu gọi là PST hoặc OST. PST là Personal Storage Table, OST là Offline Storage Table. Cả hai đều chứa tất cả email bạn gửi/nhận từ các tài khoản nạp vào Outlook.
Lưu trữ và sao lưu email đơn giản là thiết lập Outlook tự động lưu email cũ vào file đặc biệt, rồi lập lịch sao lưu file đó đến nơi an toàn để lưu trữ lâu dài. Bài viết này cho thấy quy trình đơn giản đến đâu.
Chỉ Dùng Outlook
Bạn có thể dùng suốt đời chỉ client email online như Gmail, Yahoo, không bao giờ dùng client desktop. Tuy nhiên, nếu bạn bận rộn, không có thời gian dọn dẹp tài khoản online, không lâu hộp thư đến sẽ chứa hàng nghìn email.
Ưu điểm của client như Outlook là bạn có thể "giải tải" tài khoản online bằng cách tải tất cả email về client Outlook. Lợi ích:
- Nếu không bao giờ mở Outlook, email vẫn ở tài khoản online, truy cập được từ mobile.
- Khi mở email bằng Outlook, email được tải xuống và lưu trong file dữ liệu cục bộ.
- Khi email đã ở Outlook, dùng tính năng tự động của Outlook để lưu trữ email quan trọng.
Điều này giải phóng tài khoản online như Google, Yahoo, tránh vượt giới hạn lưu trữ và tốn tiền mua thêm dung lượng.
Thêm tài khoản vào Outlook: File > Account Settings, chọn Account Settings trong menu thả xuống.
Tab E-mail, thêm bao nhiêu tài khoản tùy thích, miễn biết cài đặt POP3/IMAP hoặc Exchange. Thiết lập chi tiết ngoài phạm vi bài này, Brad đã viết hướng dẫn thiết lập Outlook hiệu quả hơn.
Tạo Lưu Trữ Email Tự Động
Giả sử bạn đã nạp nhiều tài khoản email vào Outlook, bước tiếp theo là đảm bảo lưu trữ email cũ.
Ví dụ: lưu trữ tất cả email MakeUseOf quá 1 năm. Tạo file lưu trữ nơi chứa email cũ: File > Account Settings như trên, nhưng chọn tab Data Files.
Nhấp Add... đặt tên file dữ liệu mới cho email lưu trữ.
Muốn bảo mật email cũ không ai mò mẫm mở file, tích hộp bảo vệ mật khẩu. Thực hành tốt, nhất là email chứa dữ liệu kinh doanh, thông tin cá nhân.
Có hai cách thiết lập AutoArchive cho email cũ. Cách 1: File > Cleanup Tools > Archive...
Chọn hộp thư muốn lưu trữ, xác định tuổi email muốn lưu trữ, duyệt đến file dữ liệu lưu trữ vừa tạo.
Cách 2: chuột phải vào Inbox trong Outlook, chọn Properties, tab AutoArchive.
Cửa sổ này cũng cấu hình khi nào lưu trữ email trong Inbox bằng ngưỡng tháng. Chọn Move old items to... duyệt đến file dữ liệu vừa tạo.
Lưu Trữ Tài Khoản Vừa Nhập Mới
Điều đầu tiên sau khi đọc xong: cài Outlook, thêm tất cả tài khoản yêu thích, nhập hàng nghìn email tích lũy lâu năm.
Tuyệt! Nhưng… không hiệu quả.
Vấn đề: AutoArchive dành cho email nhận từ lúc thiết lập AutoArchive trở đi. Outlook dùng ngày "modify" của email. Khi nhập 10.000+ email từ tài khoản online, mọi email được gán ngày "modified" là hôm nay.
Làm sao với email đó? Di chuyển thủ công vào file lưu trữ.
Vào Inbox chứa email cũ muốn lưu trữ, bôi đen tất cả, kéo thả vào file lưu trữ đã tạo.
Có thể mất rất lâu tùy số lượng email. Sẽ thấy cửa sổ trạng thái như dưới, đi uống cà phê chờ.
Quản Lý Kho Lưu Trữ
Xong lưu trữ, có vài tùy chọn tùy ý muốn tổ chức:
- Tùy chọn 1: Đặt tên file lưu trữ theo năm. Cuối năm, đóng lưu trữ (xem dưới), tạo file mới.
- Tùy chọn 2: Tạo một file lưu trữ, thiết lập AutoArchive lưu email cũ hơn 6 tháng vào đó, quên đi.
Mỗi cách có ưu/nhược. Tùy chọn 2 tốt khi lưu ít email, "set and forget". Nhưng sẽ gây rắc rối nếu hết dung lượng file lưu trữ. Tùy chọn 1 phải nhớ hàng năm chuột phải file Archive trong Outlook, đóng lưu trữ.
Sau đó di chuyển file PST đã đóng đến nơi khác an toàn. Vị trí mặc định file dữ liệu Outlook: /Documents/Outlook Files/.
Có thể di chuyển file đã đóng đến /Documents/Outlook Files/2014 Archives/ — hoặc tốt hơn, sao chép email cũ lưu trữ đến đám mây như Dropbox, Google Drive. Tùy chọn tốt hơn vì nếu cháy (hoặc ổ cứng hỏng), không mất email cũ.
Khi cần truy xuất file dữ liệu lưu trữ, sao chép lại vào thư mục /Documents/Outlook Files/, vào Outlook, tab Data Files nơi tạo file dữ liệu, dùng Add.. duyệt đến file lưu trữ đã lưu, thêm lại vào Outlook để duyệt email cũ.
Chỉ Email Đã Sao Lưu Mới Là Email An Toàn
Chìa khóa: kiểm soát tài khoản online, Outlook giúp. Giai đoạn 1: kết nối Outlook với tài khoản online. Giai đoạn 2: sao chép thủ công email cũ tích lũy vào file lưu trữ, lưu nơi an toàn.
Giai đoạn cuối: cấu hình AutoArchive trong Outlook để giữ hộp thư đến sạch và client hoạt động tốt, bằng cách tự động lưu email cũ sang file dữ liệu khác. Làm việc trên file dữ liệu nhỏ giữ hộp thư nhanh, hiệu quả.
Bạn đã từng dùng Outlook làm client email chính? Bây giờ biết nó giúp sao lưu email quan trọng dễ dàng, bạn có cân nhắc thử không? Chia sẻ suy nghĩ trong bình luận!