Đối với nhiều người, việc lưu trữ và sao lưu các email cũ có vẻ phức tạp và không thể vượt qua, nhưng nó thực sự không quá phức tạp, đặc biệt nếu bạn là người dùng Outlook.
Microsoft Outlook lưu trữ email vào một tệp dữ liệu được gọi là tệp PST hoặc OST. PST là viết tắt của Personal Storage Table, và OST là viết tắt của Offline Storage Table. Trong cả hai trường hợp, các tệp này chứa tất cả các email bạn đã gửi hoặc nhận từ các tài khoản được tải vào ứng dụng khách Outlook của bạn.
Lưu trữ và sao lưu email chỉ đơn giản là việc thiết lập Outlook để lưu trữ các email cũ vào một tệp đặc biệt, sau đó thiết lập lịch trình để lưu trữ các tệp đó vào một số vị trí an toàn để lưu trữ lâu dài. Trong bài viết này, bạn sẽ thấy quá trình này đơn giản như thế nào.
Sử dụng Outlook Độc quyền
Bạn chắc chắn có thể dùng cả đời chỉ sử dụng các ứng dụng email trực tuyến như Gmail và Yahoo, và không bao giờ sử dụng ứng dụng email trên máy tính để bàn. Tuy nhiên, nếu bạn là một người rất bận rộn và không có nhiều thời gian để dọn dẹp các tài khoản trực tuyến đó, thì Hộp thư đến của bạn sẽ không mất nhiều thời gian để chứa hàng nghìn email.
Vẻ đẹp của một ứng dụng khách như Outlook là bạn có thể giảm tải các tài khoản trực tuyến đó bằng cách tải tất cả các email đến ứng dụng khách Outlook của mình. Dưới đây là những lợi ích của việc này:
- Nếu bạn không bao giờ mở ứng dụng Outlook của mình, các email vẫn còn trong tài khoản trực tuyến của bạn, vẫn có thể truy cập được từ thiết bị di động của bạn.
- Khi bạn mở email bằng Outlook, email sẽ được tải xuống và lưu trữ trong tệp dữ liệu cục bộ.
- Sau khi các email có trong Outlook, bạn có thể sử dụng các tính năng tự động của Outlook để lưu trữ các email quan trọng.
Điều này có thể giải phóng các tài khoản trực tuyến của bạn như Google và Yahoo, ngăn bạn đạt đến giới hạn lưu trữ dữ liệu và có khả năng phải trả thêm dung lượng lưu trữ.
Bạn có thể thêm các tài khoản này vào ứng dụng khách Microsoft Outlook của mình bằng cách nhấp vào Tệp> Cài đặt tài khoản , sau đó nhấp vào Cài đặt tài khoản tùy chọn thả xuống bên dưới nó.
Trên tab E-mail, bạn có thể thêm bao nhiêu tài khoản email tùy thích, miễn là bạn biết tất cả các cài đặt POP3 hoặc IMAP cho tài khoản (hoặc máy chủ Exchange). Việc thiết lập tất cả những gì trong Outlook nằm ngoài phạm vi của bài viết này, nhưng Brad gần đây đã trình bày cách bạn có thể thiết lập ứng dụng khách Outlook của mình để hiệu quả hơn với email.
Tạo Lưu trữ Email Tự động
Giả sử bạn có một số tài khoản email cung cấp email vào ứng dụng khách Outlook của mình, bước tiếp theo của bạn là đảm bảo rằng bạn lưu trữ các tệp cũ hơn.
Trong ví dụ này, tôi sẽ lưu trữ tất cả các email MakeUseOf đã hơn một năm tuổi của mình. Để thực hiện việc này, bạn tạo tệp lưu trữ nơi bạn muốn lưu trữ các email đó bằng cách đi tới Tệp> Cài đặt tài khoản như bạn đã làm ở trên, nhưng lần này hãy nhấp vào Tệp dữ liệu tab.
Nhấp vào Thêm ... và đặt tên cho tệp dữ liệu mới của bạn, nơi bạn sẽ lưu trữ các email đã lưu trữ cũ của mình.
Nếu bạn muốn bảo mật những email cũ đó để không ai có thể rình mò và mở tệp, hãy tiếp tục và nhấp vào hộp kiểm để bao gồm bảo vệ bằng mật khẩu. Đây là một phương pháp hay, đặc biệt nếu những email đó chứa dữ liệu kinh doanh hoặc thông tin cá nhân về những người bạn biết.
Có hai cách để thiết lập Tự động lưu trữ cho các email cũ. Cách đầu tiên là đi tới Tệp> Công cụ dọn dẹp> Lưu trữ ...
Tại đây, bạn có thể chọn hộp thư đến mà bạn muốn lưu trữ email, xác định độ tuổi mà bạn muốn lưu trữ, sau đó duyệt đến tệp dữ liệu lưu trữ mà bạn vừa tạo ở bước trên.
Cách tiếp cận thứ hai là chỉ cần nhấp chuột phải vào Hộp thư đến ngay bên trong máy khách Outlook, nhấp vào Thuộc tính và đi tới Tự động lưu trữ tab.
Trong cửa sổ này, bạn cũng có thể định cấu hình thời điểm lưu trữ email trong Hộp thư đến bằng cách đặt cho nó một ngưỡng tính theo tháng. Chọn Chuyển các mục cũ sang ... và duyệt đến tệp dữ liệu bạn đã tạo ở bước trên.
Lưu trữ Tài khoản Mới được Nhập
Điều đầu tiên mà bất kỳ ai cũng phải làm sau khi đọc phần trên là cài đặt ngay Outlook, thêm tất cả các tài khoản yêu thích của họ vào máy khách và nhập hàng nghìn hàng nghìn email đã được tích hợp trong các tài khoản trực tuyến đó theo thời gian.
Tuyệt quá! Ngoại trừ ... nó sẽ không hoạt động.
Đây là vấn đề:Tự động lưu trữ có nghĩa là cho tất cả các email bạn nhận được từ thời điểm bạn thiết lập Tự động lưu trữ trở đi. Điều này là do Outlook sử dụng ngày "sửa đổi" của email. Và đoán xem điều gì sẽ xảy ra khi bạn nhập hơn 10.000 email đó từ các tài khoản trực tuyến của mình. Bạn đoán xem, mỗi email đều có ngày "sửa đổi" của ngày hôm nay.
Vậy bạn sẽ làm gì với những email đó? Bạn có thể di chuyển chúng vào tệp dữ liệu lưu trữ theo cách thủ công.
Chỉ cần đi tới Hộp thư đến nơi bạn có tất cả các email cũ mà bạn muốn lưu trữ, đánh dấu tất cả chúng, sau đó chỉ cần nhấp và kéo chúng vào kho lưu trữ mà bạn đã tạo cho chúng.
Có thể mất rất nhiều thời gian, tùy thuộc vào số lượng email bạn đang cố gắng lưu trữ. Nhưng bạn sẽ thấy một cửa sổ trạng thái như bên dưới, vì vậy, hãy đi lấy một tách cà phê và dành thời gian cho nó.
Quản lý Lưu trữ của Bạn
Khi bạn đã hoàn tất việc lưu trữ những email đó, có một số tùy chọn mà bạn có sẵn, tùy thuộc vào cách bạn muốn tổ chức lưu trữ email của mình.
- Tùy chọn 1 :Khi bạn đặt tên cho các tệp lưu trữ, hãy đặt tên cho chúng của năm qua. Vào cuối mỗi năm, hãy đóng tệp lưu trữ (xem bên dưới) và tạo tệp lưu trữ mới.
- Tùy chọn 2 :Tạo một tệp lưu trữ duy nhất, thiết lập Tự động lưu trữ để tiếp tục lưu trữ mọi thứ cũ hơn 6 tháng vào tệp lưu trữ đó, sau đó quên nó đi.
Mỗi cách tiếp cận đều có những ưu và nhược điểm. Tùy chọn thứ hai là tuyệt vời khi bạn chỉ lưu trữ một số email vì bạn có thể chỉ cần đặt và quên. Tuy nhiên, nó sẽ trở lại ám ảnh bạn nếu bạn hết dung lượng lưu trữ cho tệp lưu trữ. Với tùy chọn đầu tiên, bạn phải nhớ hàng năm nhấp chuột phải vào tệp Lưu trữ trong ứng dụng khách Outlook của mình và đóng tệp lưu trữ.
Sau đó, bạn có thể di chuyển tệp PST này đến một số vị trí khác để lưu giữ an toàn. Vị trí mặc định của tệp dữ liệu Outlook nằm trong / Documents / Outlook Files / thư mục.
Bạn có thể di chuyển tệp lưu trữ đã đóng sang / Documents / Outlook Files / 2014 Archives / - hoặc tốt hơn là sao chép các email đã lưu trữ cũ đó vào một số vị trí lưu trữ đám mây bên ngoài trang web như tài khoản Dropbox hoặc Google Drive của bạn. Đây là một lựa chọn thậm chí còn tốt hơn vì trong trường hợp hỏa hoạn (hoặc nếu ổ cứng PC của bạn bị phá hủy), bạn sẽ không bị mất những email cũ đó.
Nếu bạn cần nhớ lại những tệp dữ liệu chứa đầy email đã lưu trữ đó, chỉ cần sao chép lại chúng vào / Documents / Tệp Outlook / , vào Outlook và trong cùng một Tệp dữ liệu nơi bạn đã tạo tệp dữ liệu, bạn có thể sử dụng nút Thêm .. để duyệt đến tệp lưu trữ đã lưu trữ đó và thêm lại vào ứng dụng khách Outlook của bạn, nơi bạn có thể duyệt lại tất cả các email cũ của mình.
Chỉ một Email dự phòng mới là một Email an toàn
Chìa khóa ở đây là kiểm soát các tài khoản trực tuyến của bạn và Outlook có thể trợ giúp. Giai đoạn đầu tiên là kết nối ứng dụng khách Outlook của bạn với các tài khoản trực tuyến đó. Giai đoạn tiếp theo là sao chép thủ công tất cả các email cũ mà bạn đã gửi đi vào một tệp lưu trữ và lưu trữ tệp đó ở một nơi an toàn.
Giai đoạn cuối cùng và cuối cùng là định cấu hình Tự động lưu trữ trong ứng dụng khách Outlook của bạn để giữ sạch hộp thư đến của bạn và khách hàng của bạn hoạt động tốt, bằng cách tự động lưu trữ những email cũ hơn đó vào một tệp dữ liệu khác. Xử lý tệp dữ liệu nhỏ hơn giúp hộp thư đến của bạn luôn nhanh và hiệu quả.
Bạn đã bao giờ sử dụng Outlook làm ứng dụng email chính của mình chưa? Giờ bạn đã biết nó có thể giúp bạn sao lưu các email quan trọng nhất, đã lưu dễ dàng như thế nào, bạn có cân nhắc sử dụng nó không? Chia sẻ suy nghĩ của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới!