Dù cho công việc hay cá nhân, email luôn là kênh liên lạc tin cậy nhất. Vì nhà marketing cũng dùng email để quảng cáo, hộp thư đến của chúng ta thường bị ngập bởi lượng lớn thư. Có bao giờ bạn mở hộp thư sau một tháng và thấy hàng trăm email tràn ngập màn hình? Chắc chắn là có!
Quản lý hộp thư trong trường hợp này là nhiệm vụ cực kỳ tẻ nhạt và có thể mất cả ngày để sắp xếp email vào các thư mục. May mắn thay, Microsoft Outlook cung cấp công cụ Dọn dẹp hội thoại (Conversation Cleanup) giúp xóa hoặc di chuyển các email thừa trong một hội thoại, giúp hộp thư gọn gàng hơn. Bạn có thể dùng công cụ này cho từng hội thoại, thư mục hoặc cả thư mục con.
Nếu bạn có nhiều bản sao của cùng một tin nhắn, công cụ Dọn dẹp hội thoại sẽ tự động loại bỏ các bản sao dư thừa khỏi tài khoản Outlook. Dưới đây là hướng dẫn nhanh cách sử dụng công cụ này.
Cách sử dụng công cụ Dọn dẹp hội thoại trên Outlook
Mở MS Outlook, vào Tệp > Tùy chọn > Thư và cuộn xuống tìm mục "Dọn dẹp hội thoại".
Nhấn nút "Duyệt" để chọn thư mục trên ổ cứng nơi các email dư thừa sẽ được chuyển đến. Bạn có thể tích hoặc bỏ tích các tùy chọn như di chuyển hội thoại đã gắn cờ, email đã phân loại, v.v. Bật/tắt các tham số theo ý muốn.
Sau khi thiết lập xong, nhấn "OK".
Quay lại màn hình chính của Outlook, tìm nút "Dọn dẹp" trên tab Trang chủ.
Bạn sẽ thấy 3 tùy chọn trong menu thả xuống: Dọn dẹp hội thoại, Dọn dẹp thư mục, hoặc Dọn dẹp thư mục con. Chọn tùy chọn phù hợp.
Nếu chọn Dọn dẹp thư mục, cách khác là vào Thư mục > Dọn dẹp thư mục.
Nếu chạy công cụ lần đầu, sẽ có cửa sổ cảnh báo hỏi có muốn tiếp tục. Nhấn "Dọn dẹp thư mục" để tiến hành.
Đừng quên tích vào "Không muốn thấy thông báo này nữa".
Công cụ sẽ quét toàn bộ email để tìm các mục dư thừa. Lần đầu chạy có thể mất một chút thời gian.
Tuy nhiên, bạn có thể để quá trình chạy ngầm và tiếp tục dùng Outlook. Khi quét xong, công cụ sẽ tự động kết thúc mà không làm gián đoạn công việc. Nếu không tìm thấy email dư thừa, sẽ có thông báo "Không có tin nhắn nào được dọn dẹp".
Tóm lại, đây là công cụ rất hữu ích cho Outlook. Chắc chắn bạn sẽ tìm thấy không ít email dư thừa cần được dọn dẹp. Hy vọng bài viết đã giải đáp thắc mắc của bạn. Hãy thử dùng công cụ này định kỳ để giữ hộp thư sạch sẽ, chỉ giữ lại các bản sao duy nhất của email.