Dù là chuyên nghiệp hay cá nhân, email luôn là nguồn liên lạc đáng tin cậy nhất. Vì các nhà tiếp thị cũng sử dụng nguồn liên lạc này cho mục đích quảng cáo, nên chúng tôi có xu hướng nhận được rất nhiều thông tin trong hộp thư đến của mình. Điều đó có bao giờ xảy ra không, khi bạn mở hộp thư đến email của mình sau một tháng và bạn thấy một loạt email tràn ngập màn hình của mình? Vâng, nó xảy ra mọi lúc!
Quản lý hộp thư đến trong trường hợp cụ thể này có thể là một công việc tẻ nhạt và gần như có thể mất nhiều thời gian để sắp xếp gọn gàng tất cả email trong các thư mục. Chà, cảm ơn Microsoft Outlook đã cung cấp một công cụ tiện dụng có tên là công cụ Dọn dẹp Hội thoại giúp xóa hoặc di chuyển các email dư thừa khỏi một cuộc hội thoại một cách hiệu quả, nhờ đó làm cho hộp thư đến của chúng tôi ngăn nắp hơn. Bạn có thể sử dụng công cụ hội thoại này trên các cuộc hội thoại đơn lẻ, các thư mục, trong các thư mục con của nó theo bất kỳ cách nào bạn muốn.
Vì vậy, nếu bạn có nhiều bản sao của cùng một thư, công cụ dọn dẹp hội thoại sẽ hoạt động và xóa tất cả các bản sao dư thừa khỏi tài khoản Outlook của bạn. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách sử dụng công cụ Dọn dẹp cuộc hội thoại trên Outlook.
Bắt đầu nào! Đây là cách nó hoạt động.
Cách sử dụng công cụ Dọn sạch Cuộc trò chuyện trên Outlook
Khởi chạy MS Outlook và đi tới Tệp> Tùy chọn> Thư rồi cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy phần “Dọn sạch Cuộc trò chuyện”.
Bây giờ, để bắt đầu, hãy nhấn vào nút “Duyệt” để chọn thư mục từ ổ cứng của bạn, nơi tất cả các mục email dư thừa sẽ di chuyển. Bạn cũng có thể chọn hoặc bỏ chọn bất kỳ tùy chọn nào trong danh sách, chẳng hạn như bạn có muốn di chuyển các cuộc hội thoại được gắn cờ, thư được phân loại, v.v. Bật hoặc tắt các tham số theo tùy chọn của bạn, tuy nhiên tình hình yêu cầu.
Khi bạn đã đặt tất cả các tùy chọn, hãy nhấn vào “Ok”.
Tiếp tục, sau khi bạn quay lại màn hình chính của Outlook, hãy tìm nút “Dọn dẹp” trên tab trang chủ.
Bây giờ, bạn sẽ thấy ba tùy chọn trong hộp thả xuống cho dù bạn muốn dọn dẹp cuộc trò chuyện, thư mục hay thư mục con. Đưa ra lựa chọn của bạn để tiếp tục.
Nếu bạn muốn chọn tùy chọn thư mục thì một cách chọn khác là thông qua Thư mục> Dọn dẹp thư mục. Hãy là nó như nó có thể.
Nếu bạn đang chạy công cụ Conversation Cleaner trên triển vọng lần đầu tiên, bạn sẽ thấy cảnh báo bật lên hỏi bạn có muốn tiếp tục với hành động này không. Nhấn vào tùy chọn “Dọn dẹp thư mục” để tiếp tục.
Đừng quên đánh dấu vào “Không muốn thấy lại tin nhắn này trong tương lai”.
Giờ đây, công cụ Trình dọn dẹp hội thoại sẽ bắt đầu hoạt động. Quét toàn bộ email của bạn để kiểm tra các mục email dư thừa. Và đặc biệt, nếu bạn đang chạy công cụ này lần đầu tiên trên hệ thống của mình thì có thể mất một chút thời gian cho đến khi toàn bộ hộp thư đến của bạn được quét xong.
Tuy nhiên, điều tốt là bạn có thể để quá trình này chạy ở chế độ nền và sử dụng Outlook trong thời gian chờ đợi. Ngay sau khi công cụ quét email của bạn, nó sẽ tự động kết thúc ở chế độ nền mà không làm gián đoạn công việc của bạn. Tuy nhiên, nếu không tìm thấy bất kỳ email nào như vậy trong các thư mục email của bạn thì chắc chắn nó sẽ thông báo cho bạn bằng thông báo “Không có thư nào được dọn sạch”.
Vì vậy, nhìn chung, đây là một công cụ xứng đáng phải sử dụng cho Outlook. Chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tìm thấy một số email dư thừa trong hộp thư đến của mình và chắc chắn cần được xử lý bằng công cụ Trình dọn dẹp cuộc hội thoại.
Hy vọng blog này sẽ xóa tan mọi nghi ngờ của bạn về cách sử dụng công cụ Dọn dẹp Hội thoại trên Outlook? Thỉnh thoảng, bạn có thể thử và sử dụng công cụ này để giữ cho hộp thư đến của mình gọn gàng và ngăn nắp chỉ với các bản sao email duy nhất.