Email nên là phương tiện liên lạc tiện lợi, nhưng nhiều người dành nhiều thời gian hơn mong muốn để hiểu hộp thư đến. Không có tổ chức đúng, email có thể tốn thời gian hơn là tiết kiệm.
Microsoft Outlook chứa nhiều tính năng giúp giải quyết vấn đề, nhưng nhiều người dùng không nhận ra chức năng ẩn sâu trong chương trình. Dùng các chức năng này đảm bảo hộp thư đến gọn gàng nhất, để bạn tập trung việc quan trọng hơn.
Tìm Chế Độ Xem Phù Hợp
Bước đầu trở thành chuyên gia Outlook: điều chỉnh chương trình cho quy trình làm việc. Gần như mọi người dùng email, nhưng không có nghĩa là tất cả dùng y hệt. Cái tốt cho người khác có thể không tốt cho bạn, nên tốt nhất tùy chỉnh bố cục mặc định Outlook cho phù hợp dùng.
Vào tab View xem tùy chọn. Nút Change View trong phần Current View cho vài lựa chọn, nhưng đáng giá đào sâu phần Arrangement và Layout để tùy chỉnh chi tiết.
Ví dụ, muốn đổi Message Preview thành 3 Lines, xem trước chi tiết hơn nhưng ít email hơn cùng lúc. Hoặc tắt Reading Pane (Off), tiết kiệm màn hình, mở email riêng khi muốn đọc.
Chìa khóa: tìm ra gì tốt nhất cho cách bạn dùng Outlook. Thử — dễ dàng đổi lại mặc định nếu không ưng ý.
Dùng Quy Tắc (Rules) Tự Động Hóa
Quy tắc là bước đầu tuyệt vời tổ chức email, vì một fois thiết lập, chúng lo phần lớn việc trước khi bạn kiểm tra hộp thư. Bắt đầu Rules: tab Home trong Outlook, đi đến Rules > Manage Rules & Alerts.
Tại đây, nhấp New Rule. Thấy mẫu chọn, và tùy chọn bắt đầu từ đầu. Tạm thời dùng mẫu có sẵn — có cơ hội tùy chỉnh Rule ở màn hình sau. Để demo, chọn Move message from someone to a folder.
Bây giờ làm rule có mục đích. Tôi muốn hệ thống: email từ tác giả MakeUseOf khác gửi thẳng vào thư mục ưu tiên. Tích hộp điều kiện with specific words in the sender's address. Nhấp specific words phần dưới — tôi đặt makeuseof để chỉ phản hồi email từ tài khoản trang web, nhưng có thể bất cứ gì — chọn thư mục hợp lý nhấp specified duyệt đến.
Tiếp, chọn hành động cho email Rule tách ra, cân nhắc kỹ có muốn stop processing more rules không. Tùy rule khác đang kích hoạt, giữ tích có thể gây rối tổ chức sau. Chọn ngoại lệ, sẵn sàng đặt tên Rule và kích hoạt. Từ đó, tự động lọc email cho đến khi tắt.
Chia Để Trị Với Categories (Danh Mục)
Rules hay cho khối lượng email, nhưng vài nhiệm vụ tổ chức cần mắt người. Sử dụng Categories chặt chẽ giúp hợp lý hóa, phân loại email nhanh, chính xác. Thiết lập Categories: phần Tags tab Home trong Outlook, đi đến Categorize > All Categories.
Thấy danh sách Categories hiện có. Mặc định hệ thống màu đơn giản, có thể sửa tên các mục đó trước. Để hữu ích hơn, nhấp Category để highlight, đổi tên thành thứ liên quan đến loại email nhận, gán phím tắt từ menu thả xuống.
Với cài đặt này, bạn nhanh chóng tổ chức email khi nhận. Chỉ highlight tin nhắn cụ thể trong Inbox, dùng phím tắt vừa gán. Xem tất cả email gắn Category bằng cách nhập tên Category vào thanh tìm kiếm Outlook.
Tận Dụng Thanh Tìm Kiếm
Bí quyết giữ email tổ chức: lập kế hoạch trước — ít công sức trước tránh đau đầu sau. Tuy nhiên, sẽ có lúc email lạc mất, không dấu vết trong thư mục hoặc Categories chuẩn bị kỹ. Lúc đó, dùng thanh tìm kiếm.
Tìm kiếm Outlook nhanh và kỹ. Nhập từ khóa ô trên Inbox, nó nhanh chóng hiện tất cả từ khóa tìm thấy, dù ở chủ đề hay nội dung email. Rất hữu ích nếu nhớ chi tiết cụ thể email không tìm được cách thường.
Nhớ tốc độ tìm kiếm chậm nếu Inbox đầy. Nếu tình huống đó, tìm trong thư mục cụ thể thay vì toàn bộ email Outlook. Dùng menu thả xuống bên phải thanh tìm kiếm thu hẹp. Tùy chỉnh sâu hơn, vào phần Refine tab Search.
Nhớ Dùng Outlook.com
Phiên bản online Outlook có thể không có đủ chuông cò phiên bản Desktop, nhưng dễ truy cập từ mọi thiết bị có trình duyệt, không nên bỏ qua. Cần truy cập email gấp khi xa trạm làm việc, là lựa chọn chấp nhận được.
Tuy nhiên, Outlook web không chỉ kiểm tra email. Nhấp Settings cog góc trên phải màn hình, truy cập bộ Options khá đầy đủ, hữu ích khi di chuyển. Cùng menu thả xuống cho truy cập Rules và Categories.
Biết truy cập Outlook email từ đâu cũng có thể kết hợp Rule giúp lọc bớt Inbox ngay khi xa máy tính. Nếu có hành trình đều đặn, có thể biến chuyến xe buýt/tàu thành thời gian tiện lợi xem hộp thư trước khi ngày bắt đầu.
Bạn có mẹo hay dùng Outlook tổ chức email? Cho chúng tôi biết ở phần bình luận!