Email được cho là một phương thức liên lạc thuận tiện, nhưng nhiều người trong chúng ta dành nhiều thời gian hơn chúng ta muốn để cố gắng hiểu Hộp thư đến của mình. Nếu không có tổ chức phù hợp, bạn có thể thấy rằng các email đang làm bạn tốn nhiều thời gian hơn là chúng tiết kiệm được.
Outlook của Microsoft chứa một số tính năng có thể giúp giảm bớt vấn đề này, nhưng nhiều người dùng chỉ đơn giản là không biết về chức năng bị ẩn trong chương trình. Sử dụng những chức năng này để đảm bảo rằng Hộp thư đến của bạn được lưu giữ tốt nhất có thể, vì vậy bạn có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.
Tìm một góc nhìn phù hợp với bạn
Một trong những bước đầu tiên để trở thành người dùng Outlook chuyên nghiệp là điều chỉnh chương trình cho phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Ngày nay, hầu như tất cả mọi người đều sử dụng email, nhưng điều đó không có nghĩa là tất cả chúng ta đều làm như vậy theo cùng một cách. Những gì phù hợp với người khác có thể không phù hợp với bạn và đó là lý do tại sao bạn nên tinh chỉnh bố cục mặc định của Outlook để phù hợp nhất với cách sử dụng của bạn.
Đi tới Chế độ xem để xem những tùy chọn nào có sẵn cho bạn. Nút Thay đổi chế độ xem trong Chế độ xem hiện tại sẽ cung cấp cho bạn một số lựa chọn khác nhau, nhưng rất đáng để tìm hiểu kỹ về Sắp xếp và Bố cục để đi sâu vào thực tế của việc tùy chỉnh.
Ví dụ:bạn có thể muốn thay đổi Xem trước tin nhắn đến 3 dòng , điều này sẽ cung cấp cho bạn bản xem trước chi tiết hơn về lượng email nhỏ hơn tại bất kỳ thời điểm nào. Hoặc, bạn có thể muốn đặt Ngăn đọc thành Tắt , điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một số không gian màn hình cần thiết để mở từng email dưới dạng cửa sổ mới khi bạn muốn đọc qua chúng.
Chìa khóa ở đây chỉ đơn giản là tìm ra những gì phù hợp nhất với cách bạn sử dụng Outlook. Hãy thử mọi thứ - thật dễ dàng như việc thay đổi các cài đặt này về mặc định nếu bạn thấy rằng chúng không hoạt động tốt như bạn đã hy vọng.
Sử dụng các quy tắc để tự động hóa quy trình
Các quy tắc là bước đầu tiên tuyệt vời để sắp xếp email của bạn, bởi vì khi chúng đã có sẵn, chúng sẽ đảm nhận rất nhiều công việc trước khi bạn kiểm tra hộp thư đến của mình. Để bắt đầu với Quy tắc, hãy đi tới Trang chủ trong Outlook và điều hướng đến Quy tắc > Quản lý Quy tắc &Cảnh báo .
Từ đây, hãy nhấp vào Quy tắc mới . Bạn sẽ thấy một loạt các mẫu, cũng như các tùy chọn để bắt đầu lại từ đầu. Hiện tại, tốt nhất là bạn nên sử dụng các mẫu được cung cấp - sẽ có rất nhiều cơ hội để tùy chỉnh Quy tắc theo ý thích của bạn trên màn hình tiếp theo. Với mục đích của phần trình diễn này, chúng tôi sẽ chọn Di chuyển tin nhắn từ một người nào đó vào một thư mục .
Bây giờ, đã đến lúc làm cho quy tắc phục vụ một mục đích. Tôi muốn thiết lập một hệ thống trong đó bất kỳ thư nào tôi nhận được từ một tác giả MakeUseOf khác đều được gửi trực tiếp đến một thư mục ưu tiên. Để làm điều đó, hãy chọn hộp trên cửa sổ điều kiện có nội dung với các từ cụ thể trong địa chỉ của người gửi . Sau đó, nhấp vào các từ cụ thể trong phần bên dưới - Tôi đặt nó thành makeuseof vì vậy nó sẽ chỉ trả lời các email được gửi từ một tài khoản email từ trang web, nhưng rõ ràng đây có thể là bất kỳ thứ gì bạn muốn - và sau đó chọn một thư mục hợp lý bằng cách nhấp vào chỉ định và điều hướng đến nó.
Tiếp theo, chọn những gì bạn muốn thực hiện với các thông báo mà Quy tắc này đặt sang một bên và xem xét cẩn thận xem bạn có muốn ngừng xử lý các quy tắc khác hay không . Tùy thuộc vào những quy tắc nào khác mà bạn đang hoạt động, việc đánh dấu tùy chọn này có thể gây ra các vấn đề về tổ chức sau này. Sau đó, chọn các ngoại lệ của bạn và bạn sẽ sẵn sàng đặt tên cho Quy tắc của mình và kích hoạt nó. Từ đó trở đi, nó sẽ tự động sắp xếp trong thư của bạn cho đến khi bạn tắt nó đi.
Phân chia và chinh phục với các danh mục
Mặc dù Quy tắc là một cách tuyệt vời để xử lý phần lớn email của bạn, nhưng một số nhiệm vụ tổ chức nhất định đòi hỏi con người. Việc sử dụng nghiêm ngặt các Danh mục có thể giúp hợp lý hóa quy trình này, cho phép bạn phân loại thư một cách nhanh chóng và chính xác. Để thiết lập Danh mục của bạn, hãy chuyển đến Thẻ phần Trang chủ trong Outlook và điều hướng đến Phân loại > Tất cả danh mục .
Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách tóm tắt của tất cả các Danh mục hiện đang có. Chúng sẽ mặc định là một hệ thống màu đơn giản, vì vậy bạn có thể chỉ cần chỉnh sửa các mục nhập đó để bắt đầu. Để làm cho chúng hữu ích hơn một chút, hãy nhấp vào một Danh mục để đánh dấu nó, đổi tên nó thành một thứ gì đó thích hợp với loại thư bạn sẽ nhận được và gán cho nó một phím tắt mà bạn sẽ nhớ từ menu thả xuống.
Với các cài đặt này, bạn sẽ nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp các email của mình khi nhận được chúng. Chỉ cần đánh dấu một thư cụ thể trong Hộp thư đến của bạn và sử dụng phím tắt thích hợp mà bạn vừa chỉ định. Giờ đây, bạn sẽ có thể xem tất cả các thư được gắn thẻ trong một Danh mục cụ thể chỉ bằng cách nhập tên của Danh mục đó vào thanh tìm kiếm của Outlook.
Sử dụng Thanh Tìm kiếm
Bí quyết để giữ cho email của bạn có tổ chức là lập kế hoạch trước - một chút công việc trước thời hạn có thể ngăn ngừa những cơn đau đầu phát sinh sau này. Tuy nhiên, chắc chắn sẽ có lúc email đi chệch hướng và không có dấu hiệu của nó trong bất kỳ thư mục hoặc Danh mục được bảo quản cẩn thận nào của bạn. Trong trường hợp đó, bạn nên sử dụng thanh tìm kiếm.
Chức năng tìm kiếm của Outlook nhanh nhẹn vì nó rất kỹ lưỡng. Nhập một cụm từ tìm kiếm vào trường phía trên Hộp thư đến của bạn và nó sẽ nhanh chóng hiển thị tất cả các trường hợp của từ đó mà nó có thể tìm thấy, cho dù đó là trong tiêu đề chủ đề hay nội dung email. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn có thể nhớ một chi tiết cụ thể của một email cụ thể mà bạn không thể tìm thấy thông qua các phương tiện thông thường.
Cần nhớ rằng tốc độ tìm kiếm sẽ chậm lại với một Hộp thư đến đầy đủ. Nếu đó là tình huống bạn đang làm việc, nó có thể đáng để tìm kiếm các thư mục cụ thể, thay vì mọi email mà Outlook có quyền truy cập. Để làm như vậy, hãy sử dụng menu thả xuống ở phía bên phải của thanh tìm kiếm để thu hẹp tầm nhìn của bạn. Để biết các chỉnh sửa chuyên sâu hơn, hãy đi tới Tinh chỉnh phần Tìm kiếm tab.
Nhớ Sử dụng Outlook.com
Phiên bản trực tuyến của Outlook có thể không có tất cả các chuông và còi của phiên bản Máy tính để bàn, nhưng thực tế là nó có thể dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web có nghĩa là nó không nên bị bỏ qua. Nếu bạn cần truy cập email của mình ngay lập tức khi bạn đang ở xa nơi làm việc của mình, đó là một lựa chọn hoàn toàn có thể chấp nhận được.
Tuy nhiên, có nhiều thứ đối với Outlook dựa trên web hơn là chỉ kiểm tra email. Bằng cách nhấp vào Bánh răng cài đặt ở góc trên cùng bên phải của màn hình, bạn cũng sẽ có thể truy cập vào một bộ Tùy chọn khá toàn diện điều đó có thể khá hữu ích khi bạn đang di chuyển. Ngoài ra, cùng một trình đơn thả xuống sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào Quy tắc của mình và Danh mục .
Biết rằng bạn có thể truy cập email Outlook của mình từ mọi nơi có thể được kết hợp với một Quy tắc để giúp bạn thu nhỏ Hộp thư đến của mình ngay cả khi bạn đang ở xa máy tính của mình. Nếu bạn thường xuyên đi làm, bạn có thể chuyển việc đi xe buýt hoặc xe lửa thành thời điểm thuận tiện để đánh giá Hộp thư đến của mình trước khi ngày bắt đầu.
Bạn có mẹo hay khi sử dụng Outlook để giữ cho email của mình được ngăn nắp không? Hãy cho chúng tôi biết về điều đó trong phần nhận xét bên dưới.