Lưu trữ email là một trong những cách tốt nhất giữ hộp thư gọn gàng. Nếu bạn muốn làm điều này trong Outlook, bạn may mắn. Cả Outlook cho web và Outlook desktop cho phép lưu trữ email dễ dàng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi bao phủ tất cả cách tốt nhất lưu trữ email trong Microsoft Outlook trên máy tính.
Archive (Lưu trữ) trong Outlook là gì?
Trong bối cảnh Outlook và email, archive về cơ bản là tất cả email bạn chọn tách biệt khỏi hộp thư chính.
Trên Outlook cho web, lưu trữ email nghĩa là di chuyển email từ thư mục hộp thư chính sang thư mục Archive.
Trong Outlook desktop, lưu trữ email về cơ bản nghĩa là di chuyển email từ tệp PST chính của Outlook sang tệp PST mới. Bạn có thể di chuyển tệp PST này, và truy cập tất cả email đã lưu trữ trong đó bất kỳ lúc nào.
Nếu mới bắt đầu với Outlook, hãy so sánh Outlook web và desktop xem cái nào phù hợp nhu cầu.
Có thể dùng Outlook Archive cho tất cả tài khoản Email?
Có hai trường hợp bạn không thể dùng tính năng Archive trong Outlook.
Thứ nhất, nếu bạn có tài khoản Exchange Server và tổ chức dùng Microsoft Exchange Server Online Archive, bạn không thể dùng tính năng archive gốc của Outlook.
Thứ hai, nếu quản trị viên mạng vô hiệu hóa tính năng archive, bạn cũng không thể lưu trữ email.
Trong cả hai trường hợp, hãy nói với quản trị viên mạng tổ chức để được hỗ trợ.
Cách lưu trữ Email trong Outlook cho Web
Lưu trữ email trên Outlook web dễ hơn app desktop. Chỉ cần nhấp vài tùy chọn và email đã chọn được lưu trữ.
Cách làm:
- Vào Outlook.com và đăng nhập tài khoản email.
- Nhấp thư mục bên trái chứa email.
- Chọn email muốn lưu trữ từ khung phải.
- Nhấp tùy chọn Archive (Lưu trữ) trên thanh menu trên.
- Nếu lỡ lưu trữ nhầm, nhấp Undo (Hoàn tác) dưới cùng để đảo ngược.
Bạn xem tất cả email đã lưu trữ bằng cách nhấp Archive bên trái.
Nếu muốn chuyển email đã lưu trữ về thư mục chính, tìm email trong thư mục Archive, nhấp email, nhấp Move to (Di chuyển đến) ở trên, chọn nơi muốn chuyển.
Cách lưu trữ Email trong Outlook Tự động
Trong Outlook desktop, bạn có thể lưu trữ email tự động hoặc thủ công. Phần này bao phủ cách dùng tính năng archive tự động trong Outlook desktop.
AutoArchive là tên tính năng giúp tự động lưu trữ email trong app Outlook. Tính năng này gửi email từ thư mục chính sang archive sau một khoảng thời gian định trước.
Bạn có thể cấu hình các tùy chọn trong tính năng này, các bước sau mô tả cách làm:
- Mở Outlook trên máy tính.
- Nhấp File trên cùng, chọn Options thanh bên trái.
- Nhấp tùy chọn Advanced (Nâng cao) bên trái.
- Tìm AutoArchive khung phải, nhấp nút AutoArchive Settings.
- Tích Run AutoArchive every (Chạy AutoArchive mỗi) ở trên và chỉ định khi nào tính năng chạy trong Outlook.
- Trong phần Default folder settings for archiving (Cài đặt thư mục mặc định cho lưu trữ), chọn khi nào mục nên được lưu trữ. Về cơ bản, bạn chỉ định độ tuổi nội dung Outlook.
- Nhấp Browse (Duyệt) chọn thư mục đích cho tệp archive. Chỉ cần làm nếu không thích thư mục PST mặc định của Outlook.
- Cuối cùng, nhấp OK dưới cùng lưu thay đổi.
Nếu muốn ngừng Outlook tự động lưu trữ email, bạn có thể tắt AutoArchive.
Cách làm:
- Mở Outlook trên máy tính.
- Nhấp File trên cùng, chọn Options bên trái.
- Nhấp Advanced bên trái.
- Nhấp AutoArchive Settings khung phải.
- Bỏ tích Run AutoArchive every ở trên.
- Nhấp OK dưới cùng.
Cách lưu trữ Email trong Outlook Thủ công
Để kiểm soát tốt hơn email archive, bạn thực sự có thể lưu trữ thủ công trong Outlook. Điều này cho phép gửi email chính sang archive khi bạn cần.
Để dùng phương pháp này:
- Mở Outlook trên máy tính.
- Nhấp File góc trên trái.
- Chọn tab Info (Thông tin) bên trái.
- Nhấp mũi tên xuống cho Tools (Công cụ) chọn Clean Up Old Items (Dọn dẹp mục cũ).
- Hộp thoại xuất hiện cho bạn cấu hình lưu trữ email thủ công.
- Ở trên, hai tùy chọn quyết định gì bao gồm trong archive. Chọn tùy chọn bạn muốn.
- Chọn thư mục bạn muốn thêm vào archive.
- Chọn độ tuổi mục dùng tùy chọn lịch.
- Nhấp Browse chọn thư mục lưu tệp archive Outlook.
- Nhấp OK dưới cùng bắt đầu tạo email archive trong Outlook.
Khi archive tạo xong, bạn có thể di chuyển tệp PST kết quả đến đâu cũng được.
Cách xem Email đã lưu trữ trong Outlook
Truy cập email đã lưu trữ trong Outlook desktop dễ như Outlook web. Bạn chỉ cần nạp tệp archive vào Outlook, sẽ thấy tất cả email đã lưu trữ.
Cách nhập tệp PST email archive vào Outlook trên máy tính:
- Khởi chạy Outlook.
- Nhấp menu File trên cùng.
- Chọn Open & Export (Mở & Xuất) thanh bên trái.
- Khung phải, nhấp Open Outlook Data File (Mở tệp dữ liệu Outlook) vì bạn nhập tệp PST dữ liệu vào chương trình.
- Điều hướng đến thư mục chứa tệp archive, nhấp tệp, nhấp Open dưới cùng.
- Tệp sẽ nạp vào chương trình, bạn sẽ xem được tất cả email đã lưu trữ.
Bạn có thể gộp tệp PST Outlook nếu có nhiều tệp.
Dọn dẹp Outlook bằng cách lưu trữ Email
Nếu cảm thấy choáng ngợp chỉ nhìn số lượng email trong hộp thư, đã đến lúc loại bỏ bớt email bằng cách lưu trữ. Dùng các phương pháp trên di chuyển email ít quan trọng sang archive, để tập trung vào email cần chú ý ngay.
Vấn đề với email là quản lý chúng không dễ, ngay cả cho chuyên gia. Tuy nhiên, có mẹo và thủ thuật bạn có thể học để quản lý email bớt đáng sợ hơn.