Lưu trữ email là một trong những cách tốt nhất để giữ cho hộp thư đến của bạn được kín đáo. Nếu bạn muốn thực hiện việc này trong Outlook, bạn thật may mắn. Cả Outlook cho web và Outlook cho máy tính để bàn đều cho phép bạn lưu trữ email của mình một cách dễ dàng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày tất cả các cách tốt nhất để lưu trữ email của bạn trong Microsoft Outlook trên máy tính của bạn.
Kho lưu trữ trong Outlook là gì?
Trong ngữ cảnh của Outlook và email, kho lưu trữ về cơ bản là tất cả các email mà bạn đã chọn để tách biệt khỏi hộp thư đến chính của mình.
Trên Outlook cho web, lưu trữ email có nghĩa là chuyển email từ thư mục hộp thư đến chính sang thư mục Lưu trữ.
Trong Outlook cho máy tính để bàn, lưu trữ email về cơ bản có nghĩa là di chuyển email của bạn từ tệp Outlook PST chính sang tệp PST mới. Bạn có thể di chuyển xung quanh tệp PST này và truy cập vào tất cả các email đã lưu trữ của bạn trong đó, bất kỳ lúc nào bạn muốn.
Nếu bạn mới bắt đầu với Outlook, hãy so sánh Outlook cho web với máy tính để bàn và xem cái nào phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bạn có thể sử dụng Outlook Archive cho tất cả tài khoản email của mình không?
Có hai trường hợp bạn không thể sử dụng tính năng Lưu trữ trong Outlook.
Trước tiên, nếu bạn có tài khoản email Exchange Server và tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Exchange Server Online Archive, thì bạn không thể sử dụng tính năng lưu trữ Outlook gốc.
Thứ hai, nếu quản trị viên mạng của bạn đã tắt tính năng lưu trữ, thì bạn cũng không thể lưu trữ email của mình.
Trong cả hai trường hợp này, hãy nói chuyện với quản trị viên mạng của tổ chức bạn để được trợ giúp.
Cách Lưu trữ Email trong Outlook for Web
Lưu trữ email trên Outlook cho web dễ dàng hơn so với lưu trữ trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Chỉ cần nhấp vào một vài tùy chọn và các email đã chọn của bạn sẽ được lưu trữ.
Đây là cách bạn thực hiện:
- Truy cập Outlook.com và đăng nhập vào tài khoản email của bạn.
- Nhấp vào thư mục ở bên trái nơi chứa các email của bạn.
- Chọn các email bạn muốn lưu trữ từ ngăn bên phải.
- Nhấp vào tùy chọn có nội dung Lưu trữ trong thanh menu trên cùng.
- Nếu bạn lưu trữ nhầm một email, hãy nhấp vào Hoàn tác ở dưới cùng để đảo ngược hành động của bạn.
Bạn có thể xem tất cả các email đã lưu trữ của mình bằng cách nhấp vào Lưu trữ ở bên trái.
Nếu bạn muốn di chuyển email đã lưu trữ trở lại thư mục chính, hãy tìm email đó trong Lưu trữ thư mục, nhấp vào email, nhấp vào Di chuyển đến ở trên cùng và chọn nơi bạn muốn chuyển email.
Cách Tự động Lưu trữ Email trong Outlook
Trong Outlook dành cho máy tính để bàn, bạn có thể lưu trữ email tự động hoặc thủ công. Trong phần này, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng tính năng lưu trữ tự động trong Outlook cho máy tính để bàn.
Tự động lưu trữ là tên của tính năng giúp tự động lưu trữ email của bạn trong ứng dụng Outlook. Tính năng này sẽ gửi email của bạn từ các thư mục chính vào kho lưu trữ sau một khoảng thời gian xác định trước đã trôi qua.
Bạn có thể định cấu hình các tùy chọn khác nhau trong tính năng này và các bước sau mô tả cách bạn thực hiện điều đó:
- Mở Outlook trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Tệp ở trên cùng, sau đó chọn Tùy chọn từ thanh bên trái.
- Nhấp vào Nâng cao tùy chọn ở bên trái.
- Tìm Tự động lưu trữ trên ngăn bên phải và nhấp vào Cài đặt tự động lưu trữ cái nút.
- Đánh dấu vào Chạy Tự động Lưu trữ mọi ở trên cùng và chỉ định thời điểm tính năng sẽ chạy trong Outlook của bạn.
- Trong Cài đặt thư mục mặc định để lưu trữ , chọn thời điểm lưu trữ một mục. Về cơ bản, bạn đang chỉ định độ tuổi của nội dung Outlook của mình.
- Nhấp vào Duyệt qua và chọn thư mục đích cho tệp lưu trữ của bạn. Bạn chỉ cần làm điều này nếu bạn không thích thư mục Outlook PST mặc định.
- Cuối cùng, nhấn OK ở dưới cùng để lưu các thay đổi của bạn.
Nếu bạn muốn ngăn Outlook tự động lưu trữ email của mình, bạn có thể tắt tính năng Tự động lưu trữ.
Để làm điều này:
- Mở Outlook trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Tệp ở trên cùng và chọn Tùy chọn bên trái.
- Nhấp vào Nâng cao tùy chọn ở bên trái.
- Nhấp vào Cài đặt Tự động Lưu trữ trên ngăn bên phải.
- Bỏ chọn tùy chọn Chạy Tự động Lưu trữ ở trên cùng.
- Nhấp vào OK dưới đáy.
Cách lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công
Để có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với lưu trữ email, bạn thực sự có thể lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công. Điều này cho phép bạn gửi các email chính của mình vào kho lưu trữ khi cần thiết.
Để sử dụng phương pháp này:
- Mở Outlook trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Tệp ở góc trên bên trái.
- Chọn Thông tin tab ở bên trái.
- Nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống cho Công cụ và chọn Dọn dẹp các mục cũ .
- Một hộp thoại xuất hiện cho phép bạn định cấu hình lưu trữ email thủ công của mình.
- Ở trên cùng, bạn có hai tùy chọn cho phép bạn quyết định những gì sẽ đưa vào bản lưu trữ của mình. Chọn một trong những bạn muốn sử dụng.
- Chọn các thư mục bạn muốn thêm vào kho lưu trữ của mình.
- Chọn độ tuổi cho các mặt hàng của bạn bằng cách sử dụng tùy chọn lịch.
- Nhấp vào Duyệt qua và chọn thư mục mà bạn muốn lưu tệp lưu trữ Outlook của mình.
- Nhấn OK ở dưới cùng để bắt đầu tạo kho lưu trữ email trong Outlook.
Khi tệp lưu trữ được tạo, bạn có thể di chuyển tệp PST kết quả đến bất kỳ đâu bạn muốn.
Cách xem email đã lưu trữ trong Outlook
Truy cập các email đã lưu trữ của bạn trong Outlook cho máy tính để bàn cũng dễ dàng như trong Outlook cho web. Bạn chỉ cần tải tệp lưu trữ của mình vào Outlook và bạn sẽ thấy tất cả các email đã lưu trữ của mình.
Dưới đây là cách nhập tệp lưu trữ email PST vào Outlook trên máy tính của bạn:
- Khởi chạy Outlook .
- Nhấp vào Tệp menu ở trên cùng.
- Chọn Mở &Xuất trong thanh bên trái.
- Trên ngăn bên phải, nhấp vào Mở tệp dữ liệu Outlook khi bạn nhập tệp dữ liệu PST vào chương trình.
- Điều hướng đến thư mục chứa tệp lưu trữ của bạn, nhấp vào tệp và nhấn Mở dưới đáy.
- Tệp của bạn sẽ tải trong chương trình và sau đó bạn sẽ có thể xem tất cả các email đã lưu trữ của mình.
Bạn có thể hợp nhất các tệp Outlook PST của mình nếu bạn có nhiều tệp.
Khai báo Outlook bằng cách Lưu trữ Email
Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp khi chỉ nhìn vào số lượng email trong hộp thư đến của mình, đã đến lúc loại bỏ một số email đó bằng cách lưu trữ chúng. Sử dụng các phương pháp ở trên để chuyển các email ít quan trọng hơn vào kho lưu trữ, vì vậy bạn có thể xử lý những email bạn cần chú ý ngay lập tức.
Vấn đề với email là việc quản lý chúng không hề dễ dàng, ngay cả đối với những người chuyên nghiệp. Tuy nhiên, có một số mẹo và thủ thuật mà bạn có thể học để làm cho việc quản lý email bớt áp đảo hơn nhiều.