Bạn có cảm thấy rằng dòng email liên tục hút hết thời gian làm việc của bạn không? Nó không chỉ là bạn; Microsoft đã phát hiện ra rằng trung bình chúng tôi dành 11 giờ trong tuần làm việc để kiểm tra và trả lời email.
Phát hiện của Microsoft về thói quen sử dụng email của chúng tôi
Nghiên cứu của Microsoft đã được trình bày trên Calcalist Tech. Báo cáo cho thấy rằng email chiếm 28% thời gian của nhân viên, bao gồm cả việc đọc và trả lời chúng.
Cần lưu ý rằng khoảng thời gian vốn đã đáng kể này không bao gồm bất kỳ chương trình truyền thông xã hội nào khác, chẳng hạn như Team và Slack. Điều này có nghĩa là chúng tôi dành một khoảng thời gian đáng kể cho công việc trao đổi thư từ.
Tiến sĩ Tomer Simon, Giám đốc Công nghệ Quốc gia tại Microsoft Israel, cho biết điều này về vấn đề:
Khi nói đến vô số email, chúng tôi đã chứng kiến rằng trung bình một nhân viên nhận được 620 email mỗi tuần, với mỗi email chiếm khoảng một phút thời gian của họ, điều này gây hại cho năng suất vì email thậm chí có thể không yêu cầu nhân viên thực hiện hành động và họ chỉ đơn giản là CC'd trên đó. Chúng tôi tiến hành rất nhiều nghiên cứu về loại dữ liệu này nhằm nỗ lực thúc đẩy năng suất của nhân viên.
Điều ác cần thiết cho nhân viên?
Simon giải thích rằng mặc dù email tiêu tốn rất nhiều thời gian cho nhân viên, nhưng câu trả lời không đơn giản như việc tắt hộp thư đến của công ty. Mặc dù phương tiện truyền thông xã hội đã phát triển trong thập kỷ qua đối với sự tương tác giữa người tiêu dùng và doanh nghiệp, nhưng vẫn có trường hợp gửi thông tin bí mật qua email.
Như vậy, con đường phía trước là xử lý email của bạn tốt hơn. Simon nói rằng bỏ qua email không phải là câu trả lời, vì điều đó khiến cho vấn đề trở nên chồng chất. Thay vào đó, anh ấy khuyên bạn nên thực hiện cái được gọi là "phân loại email", hy sinh các email ít quan trọng hơn để trả lời các yêu cầu khẩn cấp.
Một kỹ thuật như vậy sử dụng tính năng gắn nhãn và sắp xếp linh hoạt để tổ chức và quản lý hộp thư đến của bạn. Bằng cách làm này, bạn biết họ có thể loại bỏ những email nào và bạn cần trả lời email nào ngay khi nó đến hộp thư đến của bạn.
Đừng để email của bạn trở thành nhà tù điện tử của bạn
Microsoft đã phát hiện ra cách email có thể làm tê liệt năng suất của chúng ta, nhưng tất cả đều không bị mất. Bằng cách sử dụng phân loại email và hy sinh những email ít quan trọng hơn để đáp ứng những email quan trọng, bạn có thể kiểm soát hộp thư đến cồng kềnh của mình và lấy lại thời gian trong ngày.
Nếu hộp thư đến của bạn cần nhiều lần bỏ qua ba lần hơn là một phần, đừng lo lắng. Có một cách để cắt một hộp thư đến rộng 20.000 để định hình chỉ trong 30 giây.