Bạn có thể giới hạn bản thân trong 140 ký tự cho một tweet mà không cần suy nghĩ nhiều. Bạn có thể đăng trạng thái Facebook hài hước chỉ trong vài từ súc tích. Nhưng kỹ năng đó dường như bay màu khi viết email. Bạn không đơn độc! Thực tế, hầu hết mọi người viết email quá dài dòng, lãng phí thời gian của cả người gửi và người nhận. Hôm nay, chúng ta sẽ xem hai công cụ giúp khắc phục vấn đề này.
TinyMails
Tiện ích mở rộng Chrome đơn giản này thêm bộ đếm từ cho mỗi email bạn mở, dù để đọc hay viết. Nó cũng hiển thị thời gian ước tính để đọc email. Khi email dài hơn, màu của bộ đếm ký tự chuyển từ xám sang đỏ.
Một nhược điểm của tiện ích này là nó cũng đếm từ trong nội dung được trích dẫn, không chỉ phần bạn viết trả lời. Nhưng nó hoạt động như quảng cáo với các email mới. Và xứng đáng với slogan: "Ngừng viết bài luận trong email của bạn!"
Five Sentences (Năm Câu)
Five Sentences không phải là ứng dụng hay tiện ích mở rộng. Đây là một chính sách cá nhân bạn có thể áp dụng cho sự ngắn gọn của email. Như ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy, nó nhằm giới hạn bản thân trong năm câu hoặc ít hơn trong các phản hồi.
Email năm câu có thể không phù hợp mọi lúc cho các loại email khác nhau. Nhưng khi bạn làm đúng, nó thường tạo ra email thuyết phục hơn, có khả năng nhận được phản hồi cao hơn. Ngoài ra, bạn không cần phụ thuộc vào các ứng dụng hạn chế email bắt buộc rút gọn email.
Bắt Đầu Rút Gọn Email Ngay Hôm Nay
Có nhiều công cụ giúp bạn viết email tốt hơn. Cuối cùng, mọi thứ phụ thuộc vào kỷ luật của bạn. Và một chút chỉnh sửa email. Chỉ nhớ rằng, Bài diễn thuyết Gettysburg chỉ có 271 từ và dài ba phút.
Bạn có thấy viết email ngắn là vấn đề?