Lời khuyên hay nhất về email và năng suất email là – đừng trả lời email ngay sáng sớm. Hơi nghịch lý nhưng đúng: email và năng suất luôn đối đầu. Nếu quá ám ảnh, hộp thư thành "bump" lớn trên cao tốc hiệu quả. Nhưng không phải vậy. Với thói quen và phương pháp đúng, chúng ta xúc tiến "quái thú" ngơ ngẩn chờ từ lúc vừa thức dậy. Ngay cả thời đại danh sách bạn bè xã hội và cập nhật 140 ký tự, email "già" vẫn là phương tiện giao tiếp ưa thích, ربما chỉ ngang ngửa với SMS.
Những mẹo này không đưa bạn đến "Thánh Grail Inbox Zero", mà nhằm thay đổi thói quen email nhẹ nhàng, hy vọng giúp bạn email hiệu quả hơn. Mở hộp thư.
Hành Động Ngay!
Hộp thư là dây chuyền lắp ráp. Xử lý thứ trước mặt và "xuất xưởng". Nghĩa là, khẩu hiệu từ lúc đăng nhập: đọc – trả lời – xóa (hoặc lưu trữ). Nhiều người đăng nhập chỉ đọc email mà không hành động. Sớm muộn phải quay lại, nghĩa là gấp đôi công việc, gấp đôi thời gian lãng phí. Rủi ro bỏ lỡ email quan trọng ở lần đọc thứ hai. Vì vậy, đọc và trả lời ngay lập tức hiệu quả hơn. Lưu trữ email đã đọc, để hộp thư chỉ chứa email quan trọng, cần hành động.
Email Không Phải Việc Cần Làm (To-dos)
Email có thể biến thành mục cần hành động với nhãn (labels) trong Gmail, hoặc cờ (flags) trong Outlook. Nhưng dễ bị lạc giữa hỗn loạn hộp thư. Hiệu quả hơn: lưu các điểm hành động quan trọng nơi riêng, lưu trữ email để tham khảo sau. Biến email thành mục hành động theo hai cách:
Dùng Tasks trong Gmail: Mở khung Tasks bằng cách nhấp menu thả xuống bên cạnh Mail. Tasks là danh sách việc đơn giản nhưng công cụ quản lý dự án hiệu quả. Chỉ nhấp và gõ thêm việc, đặt hạn chót hoặc ghi chú, tích xong khi xong. Tăng năng suất với phím tắt. Ví dụ, Shift+T tạo task từ email đang mở.
Dùng Google Document: Bật tính năng Create a Document trong Gmail Labs. Mở email. Nhấp More – Create a document. Nội dung email tự động sao chép vào Google Doc. Nếu bật phím tắt Gmail, nhấn G và W mở Google Doc trống khi đang ở email.
Tạo Cá Tính Trong Chữ Ký
Đây là chữ ký Gmail chính thức của tôi. Tạo bằng WiseStamp; tài khoản miễn phí cho phép 2 chữ ký, tôi có một cho cá nhân, một cho công việc. Chữ ký có liên kết Twitter, LinkedIn, Facebook, Google+. Với chữ ký đơn giản, tôi không chỉ cung cấp email liên lạc, mà cả nơi khác có thể liên hệ. Chữ ký dựa trên hồ sơ tạo email chuyên nghiệp hơn, cầu nối mạng xã hội. Bạn thậm chí quảng bá công việc chỉ qua chữ ký email.
Bạn Đã Nghe Về Mẫu (Templates)?
Khá nhiều email đến có thể xử lý bằng phản hồi mẫu (boilerplate). Gmail Labs có tính năng Canned Responses (Phản hồi có sẵn) như tên gọi: dùng cho trả lời tức thì, chuẩn cho email phổ biến.
Kích hoạt Canned Responses tại Settings – Labs – Canned Responses. Nhấp Save changes. Soạn email mới hoặc trả lời, nhấp nút Canned responses dưới dòng Subject. Mẫu đầu tiên sẵn sàng. Thiết lập nhiều canned responses làm mẫu cho email thường gặp. Mark viết sâu về canned responses hai bài vài năm trước, vẫn giá trị:
- Tiết Kiệm Thời Gian Với Mẫu Email Gmail Dùng "Canned Responses"
- Tạo Phản Hồi Email Tự Động Với Bộ Lọc Mới Của Gmail
Không Phiền – Tắt Thông Báo
Hiệu quả email là về gì bạn gửi và gì bạn mời vào. Mọi trang web đăng nhập bằng email bật thông báo mặc định. Không gì giết năng suất bằng luồng thông báo liên tục từ Facebook, Twitter, Google+, Pinterest... Tắt chúng. Bạn cần thông báo khi truy cập trực tiếp trang web? Nhận ra dễ mất tập trung, rất khó lấy lại.
Ngồi Một Ngày… Và Hủy Đăng Ký Tàn Sát
Kẻ thù lớn nhất làm rối email: bản tin, đăng ký chuyên nghiệp, nguồn tin. Nếu kiểm tra tất cả đăng ký, bạn có thể thấy hầu hết không cần. Nhưng chúng thành "rừng" che mắt bạn không thấy "cây" (email quan trọng). Priority Inbox của Gmail giúp phần nào. Cách tốt hơn: hủy thủ công. Tốn thời gian, nhưng hộp thư sạch. Quản lý đăng ký bằng dịch vụ như Unroll.me và Swizzle.
Bỏ Chuỗi Hội Thoại (Threads)
Hội thoại theo chuỗi (threaded conversations) tuyệt vời. Dễ đọc email, nhưng có thói quen biến thành chuỗi dài, khó xử. Bạn nhận thấy hầu hết email thường có toàn bộ chuỗi hội thoại trong email gửi/nhận cuối. Vì vậy, giữ email cuối cùng, xóa các email trước đó.
Giữ Ngắn Gọn
Một "điểm yếu" của tôi: phản hồi một từ không nói hơn "OK", hay "Cảm ơn". Mở đọc mất chút thời gian, ngày bận rộn cộng dồn đáng kể. Vâng, nhưng hãy giữ email ngắn gọn. Giúp cả người gửi và người nhận. Rút gọn email chỉ giải quyết cốt lõi. Cấu trúc email để dễ đọc. Dùng gạch đầu dòng hoặc đoạn văn rõ ràng giúp lướt email nhanh. Nhớ quy tắc 5 câu của Guy Kawasaki –
"Tất cả bạn làm là giải thích bạn là ai, muốn gì, tại sao xứng đáng, và cần khi nào."
Và mẹo tiếp theo luôn thiêng liêng.
Chủ Đề… Chủ Đề… Chủ Đề
Theo kinh nghiệm, tôi bỏ lỡ email quan trọng. Cũng mở email trông quan trọng. Cả hai có chung: dòng chủ đề (subject) xây dựng tồi. Chỉ mất vài giây nghĩ chủ đề thông minh phản ánh thông điệp. Lại giúp cả người gửi và nhận, dễ tìm email sau qua tìm kiếm hoặc thủ công. Nhớ – "LOL" không phải chủ đề!
Nhìn Ma, Không Cần Tay!
Hiệu quả email đòi hỏi điều ngược lại. Hiệu quả tăng vọt nếu học phím tắt thay vì chuột. Ứng dụng desktop như Outlook, Thunderbird hỗ trợ phím tắt, dễ lướt qua chuỗi hội thoại. Gmail thì sao? Những mẹo này bao quát tất cả, và hơn:
- TẢI XUỐNG Phím Tắt Gmail Hữu Ích
- Phím Tắt Cho Gmail: Tiện Ích Hữu Ích Hướng Dẫn Phím Tắt Cho Tài Khoản Gmail [Chrome]
- Học Nhanh Phím Tắt Gmail Với KeyRocket For Gmail
Email có lẽ như loại đối tác bạn không muốn sống chung, nhưng cũng không sống thiếu. Giống mọi đối tác, nó có thể là đối tác năng suất. Chúng ta phải chơi đúng. Quản lý email là chủ đề yêu thích tại MakeUseOf.com. Bạn không thiếu lời khuyên, nhưng hơn thế chúng tôi mong đợi ý kiến bạn. Hai lưu ý: bài này dựa trên Gmail vì phổ biến, và tránh đề cập thư mục, nhãn, bộ lọc, và mẹo workflow rõ ràng khác.
Vậy, mẹo hay nhất bạn có giúp chúng ta email hiệu quả hơn?