Lời khuyên tốt nhất mà tôi đã nghe về email và năng suất email là - đừng trả lời email vào buổi sáng. Có một chút nghịch lý nhưng đúng là email và năng suất làm việc với nhau. Nếu chúng ta quá ám ảnh về nó, hộp thư đến của chúng ta sẽ trở thành một nút giảm tốc lớn trên đường cao tốc hiệu quả. Nhưng nó không nhất thiết phải như vậy. Với những thói quen và phương pháp phù hợp, chúng ta có thể chế ngự con quái vật ngây thơ chờ đợi chúng ta ngay từ khi chúng ta thức dậy. Ngay cả trong thời điểm có danh sách bạn bè trên mạng xã hội và 140 ký tự cập nhật, email “người già” vẫn là phương tiện giao tiếp ưa thích, có lẽ chỉ cần dùng đến SMS.
Những mẹo này không nhằm mục đích đưa bạn đến Chén Thánh của Hộp thư đến Số 0, mà nhằm giới thiệu những thay đổi nhỏ về thói quen sử dụng email, hy vọng sẽ giúp bạn gửi email hiệu quả hơn. Mở hộp thư đến.
Hành động ngay!
Hộp thư đến của bạn là một dây chuyền lắp ráp. Xử lý những gì trước mắt bạn và gửi nó. Có nghĩa là, phương châm của bạn kể từ thời điểm bạn đăng nhập phải là đọc - phản hồi - xóa (hoặc lưu trữ). Rất nhiều người trong chúng ta đăng nhập vào tài khoản email của mình và chỉ đọc email mà không cần thực hiện bất kỳ hành động nào. Sớm muộn gì chúng ta cũng phải quay lại với nó, và điều đó chỉ có nghĩa là tăng gấp đôi công việc và nhân đôi thời gian lãng phí. Sau đó, luôn có nguy cơ bỏ lỡ một email quan trọng trong lần chạy thứ hai. Vì vậy, sẽ hiệu quả hơn nếu bạn đọc và phản hồi ngay lập tức. Lưu trữ các email đã đọc để hộp thư đến chứa những email quan trọng và có thể hành động được.
Email không cần làm
Email có thể được chuyển thành các mục có thể hành động với nhãn như trong Gmail hoặc cờ như trong Microsoft Outlook. Nhưng thật dễ dàng để mất chúng trong sự lộn xộn của hộp thư đến. Sẽ hiệu quả hơn nếu gửi các điểm quan trọng có thể hành động ở một nơi riêng biệt và lưu trữ email để tham khảo trong tương lai. Bạn có thể biến email thành các mục có thể hành động theo hai cách:
Sử dụng Công việc trong Gmail: Mở ngăn Công việc bằng cách nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Thư. Nhiệm vụ là một danh sách việc cần làm đơn giản nhưng là một công cụ quản lý dự án rất hiệu quả. Chỉ cần nhấp và nhập để thêm nhiệm vụ mới, đặt ngày hoàn thành hoặc thêm ghi chú và đánh dấu chúng là xong. Bạn có thể tăng năng suất bằng các phím tắt. Ví dụ:với Shift + T , bạn có thể tạo một nhiệm vụ dựa trên thư đang mở.
Sử dụng Tài liệu Google: Bạn có thể bật tính năng Tạo tài liệu trong các lab Gmail. Mở một email. Nhấp vào Thêm - Tạo tài liệu . Nội dung email được tự động sao chép vào Google Tài liệu. Nếu bạn bật phím tắt trong Gmail, bạn có thể nhấn G và W để mở Google Tài liệu trống khi bạn đang xem email.
Tạo cá tính của bạn trong chữ ký
Đây là cách chữ ký Gmail chính thức của tôi trông như thế nào. Điều này đã được tạo bằng WiseStamp; tài khoản miễn phí cho phép bạn tạo hai chữ ký, vì vậy tôi có một chữ ký cho email cá nhân và một chữ ký cho công việc. Chữ ký của tôi có các liên kết đến hồ sơ Twitter, LinkedIn, Facebook và Google+ của tôi. Với một chữ ký đơn giản, tôi không chỉ cung cấp ID email của mình làm tham chiếu liên hệ mà còn cung cấp những ID khác ở nơi tôi có thể liên hệ. Chữ ký dựa trên hồ sơ giúp tạo ra một email chuyên nghiệp hơn và đóng vai trò như một cầu nối cho mạng xã hội. Bạn thậm chí có thể quảng bá công việc của mình chỉ với một chữ ký email.
Bạn đã nghe về các mẫu chưa?
Khá nhiều email gửi đến có thể được xử lý bằng các phản hồi soạn sẵn. Gmail Labs có một tính năng được gọi là Câu trả lời soạn trước, như tên cho thấy có thể được sử dụng để trả lời tức thì và trả lời chuẩn cho các email thông thường.
Kích hoạt Câu trả lời soạn trước từ Cài đặt - Phòng thí nghiệm - Câu trả lời soạn trước . Nhấp vào Lưu thay đổi . Soạn email mới hoặc câu trả lời, nhấp vào nút Câu trả lời soạn trước ở ngay bên dưới dòng chủ đề. Câu trả lời soạn trước đầu tiên của bạn đã được thiết lập. Bạn có thể thiết lập nhiều câu trả lời soạn trước có thể được sử dụng làm mẫu cho các email thông thường. Mark đã đi sâu vào việc sử dụng các câu trả lời soạn trước trong hai bài báo cách đây vài năm mà vẫn còn giá trị cho đến ngày nay:
- Tiết kiệm thời gian với Mẫu email trong Gmail sử dụng “Câu trả lời soạn trước”
- Tạo Phản hồi Email Tự động Với Bộ lọc Mới của Gmail
Không làm phiền - tắt thông báo
Hiệu quả của email là về những gì bạn gửi đi và cả những gì bạn mời vào. Mỗi trang web bạn đăng nhập bằng email đều có thông báo được bật theo mặc định. Không có gì có thể giết chết năng suất bằng luồng thông báo liên tục từ Facebook, Twitter, Google+, Pinterest và các loại thông báo tương tự. Tắt chúng đi. Bạn có cần thông báo khi bạn truy cập các trang web không? Nhận ra rằng bạn rất dễ mất tập trung và rất khó lấy lại được.
Hãy ngồi xuống một ngày… và hủy đăng ký
Một trong những thủ phạm lớn nhất của sự lộn xộn trong email là bản tin, đăng ký chuyên nghiệp và nguồn tin tức. Nếu bạn thực hiện kiểm tra tất cả những gì bạn đã đăng ký, bạn có thể thấy rằng hầu hết chúng là không cần thiết. Nhưng chúng đã trở thành khu rừng mà bạn đang bỏ lỡ những cái cây. Hộp thư ưu tiên của Gmail hữu ích ở một mức độ. Nhưng cách tốt hơn là hủy đăng ký chúng theo cách thủ công. Việc này tuy tốn thời gian nhưng bạn sẽ có được một hộp thư đến sạch sẽ hơn. Bạn cũng có thể quản lý đăng ký của mình bằng cách sử dụng các dịch vụ như - Unroll.me và Swizzle
Bỏ qua các chủ đề
Các cuộc trò chuyện theo chuỗi là tuyệt vời. Họ làm cho việc đọc email dễ dàng hơn, nhưng họ cũng có thói quen biến thành một chuỗi dài đôi khi khó sử dụng. Bạn có thể nhận thấy rằng hầu hết các email thường có toàn bộ nội dung cuộc trò chuyện trong email cuối cùng được gửi / nhận. Vì vậy, bạn chỉ có thể giữ lại email cuối cùng đó và xóa phần còn lại trước nó.
Hãy trình bày ngắn gọn
Một trong những câu trả lời thú cưng của tôi là những câu trả lời bằng từ đơn lẻ không thể nói gì hơn là “OK” hoặc “Cảm ơn”. Mở và đọc chúng chỉ mất một phần nhỏ phút và trong một ngày bận rộn, nó có thể tăng lên. Có, nhưng hãy giữ cho email của bạn ngắn gọn. Nó giúp người gửi cũng như người nhận. Cắt ngắn email của bạn để chúng giải quyết các yếu tố cần thiết. Ngoài ra, hãy cấu trúc thư của bạn để dễ đọc hơn. Sử dụng các dấu đầu dòng hoặc các đoạn văn được xác định rõ ràng sẽ giúp quét email nhanh hơn. Bạn nên nhớ quy tắc năm câu của Guy Kawasaki -
“Tất cả những gì bạn nên làm là giải thích bạn là ai, bạn muốn gì, tại sao bạn nên có được nó và khi nào bạn cần.”
Và sau đó, mẹo tiếp theo luôn là bất khả xâm phạm.
Chủ đề… chủ đề… chủ đề
Theo kinh nghiệm của tôi, tôi đã bỏ lỡ những email quan trọng. Tôi cũng đã mở các email dường như quan trọng. Cả hai đều có một điểm chung - một dòng tiêu đề được xây dựng tồi. Phải mất vài giây để nghĩ ra một dòng chủ đề thông minh phản ánh thông điệp. Một lần nữa, nó giúp ích cho cả người gửi và người nhận vì việc truy xuất email sau này trở nên dễ dàng hơn bằng cách tìm kiếm hoặc thậm chí là thủ công. Hãy nhớ - “LOL” không phải là một chủ đề!
Nhìn kìa, không có tay!
Thật không may, hiệu quả của email lại đòi hỏi điều ngược lại. Hiệu quả của bạn sẽ cải thiện đáng kể nếu bạn học các phím tắt thay vì dựa vào nhấp chuột. Các ứng dụng khách trên máy tính để bàn như Outlook và Thunderbird hỗ trợ phím tắt và với chúng, thật dễ dàng để lướt qua các chuỗi hội thoại. Còn Gmail thì sao? Những mẹo này sẽ bao gồm tất cả và một số mẹo khác:
- TẢI XUỐNG Các phím tắt hữu ích của Gmail
- Phím tắt cho Gmail:Tiện ích mở rộng hữu ích Hướng dẫn bạn về phím tắt cho tài khoản Gmail của bạn [Chrome]
- Tìm hiểu nhanh các phím tắt của Gmail với KeyRocket cho Gmail
Email có lẽ giống như loại đối tác mà bạn không muốn chung sống, nhưng cũng không thể sống thiếu. Nhưng cũng giống như bất kỳ đối tác nào, nó cũng có thể là một đối tác cho năng suất của bạn. Chúng ta cần phải chơi đúng. Quản lý email là một chủ đề yêu thích của chúng tôi tại MakeUseOf.com. Bạn sẽ không thiếu lời khuyên, nhưng còn hơn thế nữa, chúng tôi mong đợi ở bạn. Hai lưu ý ở đây - tôi đã dựa hầu hết bài đăng này trên Gmail vì đây là lựa chọn phổ biến và tôi cũng tránh đề cập đến việc sử dụng các thư mục, nhãn và bộ lọc cũng như các mẹo quy trình làm việc rõ ràng hơn.
Vậy, mẹo hay nhất mà bạn nhận được có thể giúp tất cả chúng ta gửi email hiệu quả hơn?