Cuộc sống xoay quanh giao tiếp và theo nghĩa đen, không gì có thể hoàn thành nếu không có nó. Email là một công cụ giao tiếp giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Thay vì phải gõ một lá thư hoặc cố gắng bắt gặp ai đó qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, bạn có thể nhanh chóng nhập một vài dòng và hoàn thành nó.
Nhưng email cũng có thể làm mất thời gian đáng kể. Điều này thường xảy ra khi nó được sử dụng sai cách. Nhiều người gửi cho bạn những email bạn không cần, với những dòng tiêu đề không phản ánh nội dung và nhiều từ ngữ hơn mức cần thiết. Nhưng đó cũng có thể là lỗi của chính bạn, chẳng hạn như nếu bạn không xử lý email đúng cách hoặc lạm dụng hộp thư đến của mình như một Công việc hoặc danh sách đọc. Thực tế là, bạn có thể xem qua email của mình nhanh hơn bằng cách cải thiện thói quen của mình và áp dụng nghiêm ngặt một số mẹo hiệu quả email chính.
Lên lịch Thời gian Gửi Email
Nếu bạn sợ phải chăm sóc email của mình hoặc nếu bạn thường xuyên dành quá nhiều thời gian để xóa hộp thư đến của mình, hãy thử cam kết với một lịch trình. Một số người khuyên bạn nên gửi email trong một khoảng thời gian nhất định hai lần một ngày. Lên lịch thời gian rất thông minh vì nó tạo ra khung thời gian và không gian tâm trí để tập trung hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, bạn sẽ biết mình thực sự dành bao nhiêu thời gian cho email.
Chỉ kiểm tra email hai lần một ngày không phù hợp với tất cả mọi người. Nếu bạn cần luôn cập nhật mọi thứ và kiểm tra email nhiều lần trong ngày, hãy dành cho mình vài phút mỗi giờ ngoài việc kiểm tra và xử lý email vào buổi sáng và buổi tối. Những cuộc chạy nước rút email ngắn đó là cơ hội để trả lời các email khẩn cấp hoặc trả lời email mà bạn cần trước tiên để tìm nạp thông tin.
Ý tưởng là ...
- tạo giới hạn thời gian bằng cách lên lịch thời gian gửi email,
- có tham vọng duy trì trong giới hạn đó,
- trở nên nhanh hơn và
- giải phóng dần thời gian trên lịch biểu của bạn.
Tư duy này giúp bạn tập trung và trở nên hiệu quả hơn. Kết hợp điều đó với tất cả các mẹo hiệu quả email khác trong bài viết này và bạn sẽ sớm duyệt email của mình nhanh hơn bao giờ hết.
Xử lý từng email bạn mở
Mỗi email bạn mở yêu cầu bạn phải hành động theo cách này hay cách khác. Làm điều này ngay lập tức giúp tiết kiệm thời gian vì bạn sẽ không phải xử lý lại email đó. Bạn cũng sẽ xóa hộp thư đến của mình ít nhất một lần mỗi ngày, đó là một cảm giác thoải mái.
Đối với mỗi email bạn mở, hãy hành động ngay lập tức nếu có thể hoặc lên lịch tác vụ nếu cần, sau đó lưu trữ hoặc xóa email. Hành động ngay lập tức có nghĩa là bạn trả lời nhanh chóng, gọi điện ngắn gọn, chuyển ngày vào lịch, thêm công việc vào danh sách Việc cần làm, gửi email hoặc bất kỳ nội dung nào để đọc sau. Bất cứ khi nào bạn không thể trả lời hoặc hành động ngay lập tức, hãy soạn thảo phản hồi và lên lịch nhiệm vụ để giải quyết bất cứ điều gì bạn cần làm. Trong mọi trường hợp, hãy chuyển tất cả email ra khỏi hộp thư đến của bạn.
Lưu ý rằng trong Gmail, mọi email đều có một URL duy nhất. Bây giờ đừng sử dụng nó để đánh dấu các email của bạn! Thay vào đó, hãy thêm liên kết đến nhiệm vụ tương ứng trên danh sách Việc cần làm hoặc mục nhập lịch của bạn. Nó tốt hơn nhiều so với việc theo dõi những email đó trong hộp thư đến của bạn.
Để tận dụng tối đa thời gian của bạn ...
- hành động trên mọi email bạn mở,
- chuyển công việc và ngày tháng sang danh sách Công việc hoặc lịch của bạn và
- thêm các URL email để tham khảo,
- phản hồi ngay lập tức nếu có thể,
- soạn thảo câu trả lời nếu cần,
- lưu trữ hoặc xóa mọi email bạn đã mở và,
- xử lý thư mục Bản nháp và danh sách Công việc mỗi ngày một lần.
Lọc &gắn nhãn Email
Nhiều người giữ email trong hộp thư đến của họ vì họ không biết cách tốt hơn để theo dõi chúng. Nó góp phần gây ra sự lộn xộn và cùng với thời gian thực sự khiến việc tìm kiếm đồ đạc trở nên khó khăn hơn. Trong Gmail, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bất kỳ email nào bằng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Ngoài ra, bạn có thể gắn nhãn email để nhanh chóng tìm thấy chúng nếu bạn phải giữ chúng trong hộp thư đến của mình hoặc sắp xếp chúng vào các thư mục để truy xuất sau này.
Thay vì phân loại email theo cách thủ công, bạn có thể thiết lập bộ lọc để tự động xử lý email mà bạn nhận được thường xuyên, bao gồm thông báo, đăng ký, thông báo, nhưng cả email từ những người cụ thể. Thay vì thiết lập bộ lọc mới cho từng nguồn riêng lẻ, hãy tạo bí danh email cho các loại email (ví dụ:thông báo diễn đàn hoặc đăng ký nhận bản tin) và lọc email dựa trên địa chỉ email mà chúng được gửi đến. Bằng cách chuyển những email đó đến thư mục dành riêng của chúng, chúng sẽ không bao giờ làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn, bạn sẽ không tốn thời gian xử lý chúng và bạn vẫn có thể đọc chúng bất cứ khi nào bạn có thời gian.
Cách tốt nhất để quản lý email của bạn là ...
- tìm hiểu cách tìm kiếm email của bạn,
- nhãn và
- sắp xếp email,
- lý tưởng với các bộ lọc được tự động hóa nếu có thể và
- khiến họ bỏ qua hộp thư đến của bạn nếu bạn không bao giờ cần xử lý chúng ngay lập tức.
Giảm Email Đến
Khi bắt đầu xóa hộp thư đến hàng ngày, bạn sẽ nhận thấy những email nào bạn không cần. Thay vì thiết lập bộ lọc cho những email bạn không thực sự muốn nhận hoặc sẽ không bao giờ có thời gian để đọc, hãy hành động. Điều này có thể có nghĩa là bạn hủy đăng ký nhận bản tin mà bạn chưa từng đọc, yêu cầu một người bạn không chuyển tiếp phim hoạt hình cho bạn nữa hoặc yêu cầu đồng nghiệp chỉ CC cho bạn trên các email quan trọng.
Tóm lại, hãy giải quyết những email không cần thiết, hủy đăng ký một cách chặt chẽ và lọc vào thùng rác nếu cần.
Đặt một ví dụ:Giữ cho email của riêng bạn rõ ràng và ngắn gọn
Cần có thời gian để soạn một email công phu. Và cần có thời gian để đọc và xử lý nó. Tiết kiệm thời gian cho bản thân và những người khác cũng như học cách giữ cho email của bạn rõ ràng và ngắn gọn.
Điều này bắt đầu với một dòng tiêu đề tốt. Đảm bảo rằng nó phản ánh rõ ràng nội dung email của bạn. Điều này trở nên dễ dàng hơn nếu bạn bám vào một chủ đề duy nhất cho mỗi email. Cuối cùng, giữ cho email của bạn ngắn gọn. Tôi sẽ không đề xuất chính sách một câu, nhưng email công việc hàng ngày nên ngắn gọn. Hãy suy nghĩ và rút ra bản chất của những gì bạn muốn truyền đạt trước khi gửi đi.
Người nhận của bạn sẽ thích email của bạn nếu chúng chứa ...
- một dòng chủ đề rõ ràng,
- một chủ đề cho mỗi email,
- ý tưởng chính được thể hiện rõ ràng trong
- không quá 1-5 câu.
Sử dụng Câu trả lời soạn trước
Nếu bạn nhận được nhiều email mà ít nhiều yêu cầu một và cùng một phản hồi, hãy tạo mẫu và thiết lập phản hồi soạn trước. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và rất dễ thực hiện với Gmail. Chúng tôi đã dành toàn bộ bài viết về cách Gửi email nhanh hơn và tốt hơn với phản hồi soạn trước.
Sử dụng Phím tắt
Hầu hết các chương trình email đều cung cấp các phím tắt. Ví dụ:Gmail có các phím tắt để trả lời (a), xóa (SHIFT + 3) hoặc lưu trữ email (a). Chúng tôi đã biên soạn một bản tóm tắt PDF về các Phím tắt Gmail hữu ích tại đây. Lưu ý rằng bạn có thể phải bật phím tắt. Hãy dành vài phút để tìm hiểu các phím tắt cho ứng dụng email khách bạn chọn và bạn sẽ xử lý email của mình nhanh hơn nhiều mỗi ngày.
Dưới đây là một số mẹo sử dụng email hiệu quả hơn để giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn.
Kết luận
Email là một công cụ giao tiếp nên phục vụ bạn chứ không phải kiểm soát cuộc sống của bạn. Hãy nêu rõ những gì bạn muốn đạt được với công cụ giao tiếp này, cách bạn muốn sử dụng thời gian của mình và tự động hóa hoặc loại bỏ bất kỳ thứ gì cản trở bạn và xử lý email của bạn một cách nhanh chóng. Nếu được thực hiện đúng, việc xóa hộp thư đến của bạn không cần phải mất nhiều thời gian. Và một khi bạn có một thói quen tốt, bạn sẽ không lo lắng về việc không kiểm tra email của mình trong vài giờ hoặc một ngày khi bạn làm công việc quan trọng hơn. Bạn sẽ biết thói quen của mình sẽ giúp bạn lướt qua một hộp thư đến ngập tràn trong thời gian ngắn.
Bạn có mẹo xử lý email nào mà tôi đã bỏ qua không?
Tín dụng hình ảnh:Biểu trưng email qua Shutterstock, Đồng hồ &Email qua Shutterstock, Hộp thư đến qua Shutterstock, Email đến qua Shutterstock, Bong bóng lời thoại qua Shutterstock