Cuộc sống xoay quanh giao tiếp và thực sự không gì hoàn thành nếu thiếu nó. Email là công cụ giao tiếp nhằm làm cuộc sống dễ dàng. Thay vì gõ thư hoặc cố gắng bắt người qua điện thoại hoặc trực tiếp, bạn có thể gõ nhanh vài dòng và xong.
Nhưng email cũng có thể là "hố đen" thời gian đáng kể. Điều này thường xảy ra khi dùng sai cách. Nhiều người gửi email bạn không cần, với dòng chủ đề không phản ánh nội dung, và dùng nhiều từ hơn cần thiết. Nhưng cũng có thể do lỗi của bạn, ví dụ nếu không xử lý email đúng hoặc lạm dụng hộp thư như danh sách việc cần làm (To Do) hoặc đọc. Thực tế, bạn có thể qua email nhanh hơn bằng cách cải thiện thói quen và nghiêm túc áp dụng vài mẹo hiệu quả email then chốt.
Lên lịch Thời gian Email
Nếu bạn ghét loay hoay email hoặc thường xuyên dành quá nhiều thời gian dọn hộp thư, thử cam kết theo lịch trình. Một số người khuyên làm email trong khung thời gian cố định hai lần một ngày. Lên lịch thông minh vì nó tạo khung thời gian và không gian tâm trí để tập trung hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó, bạn sẽ biết chính xác mình dành bao nhiêu thời gian cho email.
Kiểm tra email chỉ hai lần một ngày không phù hợp mọi người. Nếu cần nắm bắt tình hình và kiểm tra email vài lần trong ngày, hãy cho mình vài phút mỗi giờ ngoài việc kiểm tra và xử lý email sáng và tối. Những đợt sprint email ngắn là cơ hội phản hồi email khẩn hoặc email bạn cần tìm thông tin trước.
Ý tưởng là...
- tạo giới hạn thời gian bằng cách lên lịch email,
- có tham vọng ở trong giới hạn đó,
- trở nên nhanh hơn, và
- giải phóng dần thời gian trên lịch trình.
Tư duy này giúp bạn tập trung và hiệu quả hơn. Kết hợp với các mẹo hiệu quả email khác trong bài, bạn sẽ sớm lướt qua email như chưa bao giờ.
Xử Lý Từng Email Bạn Mở
Mỗi email bạn mở yêu cầu bạn hành động theo cách này hoặc cách khác. Làm ngay lập tức tiết kiệm thời gian vì bạn không phải xử lý email đó lại. Bạn cũng sẽ dọn sạch hộp thư ít nhất một lần một ngày, cảm giác giải toả.
Với mỗi email bạn mở, hãy hành động ngay nếu có thể hoặc lên lịch nhiệm vụ nếu cần, sau đó lưu trữ (archive) hoặc xóa email. Hành động ngay có thể nghĩa là: phản hồi nhanh, gọi điện thoại ngắn, chuyển ngày vào lịch, thêm nhiệm vụ vào To Do, lưu email hoặc nội dung đọc sau. Khi bạn không thể phản hồi hoặc hành động ngay, hãy soạn nháp phản hồi và lên lịch nhiệm vụ xử lý điều cần làm. Trong mọi trường hợp, hãy đưa tất cả email ra khỏi hộp thư đến.
Lưu ý trong Gmail, mỗi email có URL duy nhất. Đừng dùng để bookmark email! Thay vào đó, thêm link vào nhiệm vụ tương ứng trên To Do list hoặc mục lịch. Tốt hơn nhiều so với theo dõi email trong hộp thư.
Để tận dụng tối đa thời gian...
- hành động trên mọi email bạn mở,
- chuyển nhiệm vụ và ngày vào To Do list hoặc lịch và
- thêm URL email để tham khảo,
- phản hồi ngay nếu có thể,
- soạn nháp nếu cần,
- lưu trữ hoặc xóa mọi email đã mở, và
- xử lý thư mục Drafts (Nháp) và Task list (Nhiệm vụ) một lần một ngày.
Bộ lọc & Nhãn Email
Nhiều người giữ email trong hộp thư vì không biết cách tốt hơn theo dõi chúng. Điều này gây lộn xộn và theo thời gian thực sự làm khó tìm kiếm. Trong Gmail, bạn dễ dàng tìm bất kỳ email nào dùng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Thay vào đó, bạn có thể gắn nhãn (label) email để nhanh tìm nếu phải giữ trong hộp thư hoặc sắp vào thư mục để truy xuất sau.
Thay vì sắp xếp thủ công, bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động xử lý email nhận thường xuyên, bao gồm thông báo, đăng ký, bản tóm tắt, nhưng cũng email từ người cụ thể. Thay vì thiết lập bộ lọc mới cho từng nguồn, tạo bí danh email (email alias) cho loại email (ví dụ: thông báo diễn đàn hoặc đăng ký bản tin) và lọc email dựa trên địa chỉ email chúng được gửi đến. Bằng cách dẫn email đó đến thư mục chuyên dụng, chúng sẽ không bao giờ tắc hộp thư, bạn không lãng phí thời gian xử lý, và vẫn đọc được khi rảnh.
Cách tốt nhất quản lý email là...
- học cách tìm kiếm email,
- gắn nhãn (label) và
- sắp xếp email,
- tự động hóa bằng bộ lọc nơi có thể, và
- làm cho chúng bỏ qua hộp thư nếu bạn không bao giờ cần xử lý ngay.
Giảm Email Đến
Khi bắt đầu dọn hộp thư hàng ngày, bạn sẽ nhận ra email nào không cần. Thay vì thiết lập bộ lọc cho email không thực sự muốn nhận hoặc không bao giờ có thời gian đọc, hãy hành động. Có thể nghĩa là: hủy đăng ký bản tin không bao giờ đọc, nói với bạn bè đừng chuyển tiếp tranh vui nữa, hoặc nhờ đồng nghiệp chỉ CC bạn vào email quan trọng.
Tóm lại, xử lý email không cần thiết, hủy đăng ký nghiêm túc, và lọc vào thùng rác nếu cần.
Đặt Ví Dụ: Giữ Email Của Mình Rõ Ràng & Ngắn Gọn
Soạn email chi tiết tốn thời gian. Đọc và xử lý cũng tốn thời gian. Tiết kiệm thời gian cho bản thân và người khác, học cách giữ email rõ ràng và ngắn gọn.
Điều này bắt đầu từ dòng chủ đề tốt. Đảm bảo nó phản ánh rõ ràng nội dung email. Điều này dễ hơn nếu bạn kiên持 một chủ đề mỗi email. Cuối cùng, giữ email ngắn gọn. Tôi không khuyến khích chính sách một câu, nhưng email công việc hàng ngày nên ngắn. Hãy suy nghĩ và trích xuất cốt lõi muốn truyền đạt trước khi gửi.
Người nhận sẽ yêu email của bạn nếu chúng chứa...
- dòng chủ đề rõ ràng,
- một chủ đề mỗi email,
- ý tưởng chính diễn đạt rõ ràng trong
- không quá 1-5 câu.
Sử Dụng Phản Hồi Có Sẵn (Canned Responses)
Nếu nhận nhiều email yêu cầu cùng một phản hồi, tạo mẫu và thiết lập canned response. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian và rất dễ làm với Gmail. Chúng tôi đã dành toàn bộ bài viết về cách Email Nhanh Hơn & Tốt Hơn Với Canned Responses.
Sử Dụng Phím Tắt
Hầu hết chương trình email cung cấp phím tắt. Gmail ví dụ có phím tắt cho phản hồi (a), xóa (SHIFT + 3), hoặc lưu trữ email (e - sửa: gốc viết 'a' nhưng đúng là 'e' cho archive). Chúng tôi tổng hợp tóm tắt PDF phím tắt Gmail hữu ích tại đây. Lưu ý bạn có thể phải bật phím tắt. Dành vài phút học phím tắt cho ứng dụng email bạn chọn, bạn sẽ xử lý email nhanh hơn mỗi ngày.
Dưới đây là thêm mẹo hiệu quả email giúp bạn dùng email hiệu quả hơn.
Kết luận
Email là công cụ giao tiếp phải phục vụ bạn, không kiểm soát cuộc sống bạn. Hãy rõ ràng bạn muốn đạt được gì với công cụ này, bạn muốn dành thời gian như thế nào, và tự động hóa hoặc loại bỏ bất cứ gì cản trở bạn xử lý email nhanh. Nếu làm đúng, dọn hộp thư không cần nhiều thời gian. Và khi đã có thói quen tốt, bạn sẽ không lo không kiểm tra email vài giờ hoặc một ngày khi làm việc quan trọng hơn. Bạn biết thói quen sẽ giúp bạn "xẻ" qua hộp thư ngập mặn trong chớp mắt.
Bạn có mẹo xử lý email nào tôi bỏ lỡ?
Nguồn hình ảnh: Email Logo via Shutterstock, Clock & Email via Shutterstock, Inbox via Shutterstock, Incoming Email via Shutterstock, Speech Bubbles via Shutterstock