Email là thứ bắt đầu như tính năng tiện lợi nhưng nhanh chóng trở thành nỗi ám ảnh. Tôi biết khi có hàng trăm email chưa đọc, dạ dày tôi nhanh chóng chìm vào hư vô sâu thẳm và tôi bỏ qua những email đó thêm lâu nữa. Nhưng cũng có thể nếu chúng ta áp dụng các mẹo thủ thuật của chuyên gia email, chúng ta sẽ không còn xem hộp thư như một chướng ngại vật.
Nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả email - không chỉ viết email, mà còn thiết lập hộp thư, quản lý email, biết khi nào kiểm tra email, và hơn thế nữa. Tăng hiệu quả email nghĩa là tăng năng suất, và cuối cùng nghĩa là hoàn thành mọi thứ trong ít thời gian hơn. Đó chính xác là điều chúng ta muốn.
Lưu ý: Một khía cạnh của chuyên gia email là an toàn và bảo mật. Đọc 7 mẹo bảo mật email quan trọng trước khi bắt đầu. Mất quyền truy cập tài khoản email có thể cực kỳ thiệt hại.
Lên lịch "Thời gian Kiểm tra Email"
Một trong những sai lầm lớn nhất của người dùng hộp thư cực hoạt động là để Gmail, Thunderbird hoặc Postbox mở 24/7 chạy ngầm. Sai lầm khác là dùng tiện ích hoặc tính năng thông báo cảnh báo bạn ngay khi email đến, dù email đó có nhẹ nhàng đến đâu.
Thực tế không thể chối cãi: kiểm tra email thường xuyên nghĩa là bạn không thể dành sự tập trung cho nhiệm vụ khác. Thực tế không thể chối cãi: nếu bạn bao giờ xây dựng được sự tập trung, thông báo sẽ phá vỡ nó trong nháy mắt.
Do đó, bạn nên xem hộp thư như một hoạt động như bất kỳ hoạt động nào khác. Đừng để nó trở thành khía cạnh "luôn bật" trong cuộc sống. Thay vào đó, lên lịch các khối thời gian - có thể một lần một ngày, có thể ba lần một ngày - nơi bạn kiểm tra hộp thư, làm mọi thứ cần thiết, rồi đóng nó lại. Có thể mất thời gian để bỏ thói quen nhưng, tin tôi đi, năng suất của bạn sẽ tăng vọt.
Loại bỏ Phần Thừa
Điều đầu tiên bạn nên làm khi mở hộp thư là lướt nhanh và xóa mọi email không có vẻ quan trọng. Hãy tưởng tượng bạn là nhà điêu khắc với một khối đá marble lớn. Trước khi bắt tay vào công việc thực sự, bạn cần đẽo bỏ phần thừa bằng các nhát rộng.
Hãy tưởng tượng kiểm tra hộp thư và thấy 350 email chờ phản hồi. Chỉ mất năm phút - đúng rồi, chỉ năm phút! - để lướt qua và tích vào ô checkbox bên cạnh email không quan trọng. Khi đã lọc xong phần lớn, nhấn Delete để xóa tất cả email đã tích. Bây giờ bạn chỉ cần trả lời 50 email và đó là động lực tâm lý lớn.
Đọc và Trả lời Ngay Lập tức
Bạn có thường mở email, thấy cần làm gì đó, nhưng để đó cho ngày mai? Thói quen này rủi ro. Để quên nó thì sao? Mất email thì sao? Cần phản hồi sớm hơn bạn nghĩ thì sao?
Tốt hơn là làm ngay lập tức. Nó ngăn chặn sự tích lũy những suy nghĩ "Tôi vẫn cần trả lời email đó" gnawing (băn khoăn) bạn cho đến khi cuối cùng bạn xử lý nó. Nó giảm nguy cơ quên email quan trọng. Nó giữ cho khách hàng, bạn bè, đối tác kinh doanh hài lòng vì bạn phản hồi nhanh chóng. Làm thêm, bạn sẽ bớt gánh nặng trên tâm trí.
Với hộp thư sạch và trống không bị lộn xộn bởi tin nhắn cần quay lại, bạn dễ dàng thực hiện điểm trước: chỉ kiểm tra email vào giờ đã lên lịch. Nếu bạn thực sự không muốn đọc và trả lời ngay, ít nhất hãy xem tiện ích nhắc nhở email.
Phản hồi Có sẵn (Canned Responses)
Phản hồi có sẵn (Canned responses) là tính năng tuyệt vời đã trở thành chuẩn mực trong hầu hết dịch vụ và ứng dụng email hàng đầu. Cơ bản, canned response là mẫu phản hồi bạn xây dựng trước và dùng bằng một cú nhấp chuột. Chúng tuyệt vời khi bạn thấy mình gõ lặp lại cùng phản hồi, như khi mọi người thường gửi câu hỏi về chủ đề cụ thể.
Bạn có thể bật Canned Responses trong Gmail bằng cách bật nó trong mục Labs của cài đặt. Yaara đã viết bài hướng dẫn cách bắt đầu với Canned Responses trong Gmail.
Giữ Cho Ngắn Gọn
Cách tốt nhất để giảm thời gian email nuốt chửng: dành ít thời gian hơn viết phản hồi. Tất nhiên, đừng hy sinh ứng xử kinh doanh hoặc cá nhân đúng đắn bằng cách viết phản hồi ngắn gọn thô lỗ, nhưng bạn cũng không cần viết 5-10 đoạn cho mỗi email. Email kém trang trọng hơn thư truyền thống!
Xác định thông điệp chính bạn muốn truyền đạt, sau đó cố gắng đưa đến người nhận trong tối đa một đến ba đoạn. Bạn biết bạn đang gặp khó khăn lội qua nhiều email? Người nhận có thể đang gặp cùng vấn đề. Không chỉ rút gọn email tiết kiệm thời gian bạn, nó cũng tiết kiệm thời gian của họ, và họ sẽ biết ơn.
Sử dụng Bộ lọc để Tổ chức
Tận dụng sức mạnh của bộ lọc có thể cách mạng hóa quy trình làm việc email của bạn. Về bản chất, bộ lọc nhìn vào mỗi email đến, và nếu nó đáp ứng tiêu chí của bộ lọc, thực hiện hành động lên nó. Hành động này có thể là di chuyển email đến thư mục cụ thể hoặc đặt nhãn đặc biệt. Tiêu chí bộ lọc có thể bao gồm: người gửi là ai, chủ đề email, nội dung thư, v.v.
Bộ lọc là phương pháp tuyệt vời giữ hộp thư井井有条. Bạn nhận nhiều bản tin cập nhật từ chuỗi bán lẻ, thông báo mạng xã hội, hoặc hóa đơn điện tử? Bộ lọc có thể tách những email đó ra khỏi hộp thư đến, giảm đáng kể lượng email bạn phải lội qua. Thêm vào đó, ít rủi ro xóa nhầm email quan trọng.
Xem bài của Craig về cách thiết lập và dùng bộ lọc Gmail.
Kết luận
Email là công nghệ đơn giản nhưng có cách tiến阶 để xử lý. Điều quan trọng nhất về việc trở thành chuyên gia email là xác định nơi phần lớn thời gian bị tiêu tốn và tìm cách cắt giảm thời gian đó. Hy vọng các mẹo trên và thêm vài mẹo hiệu quả email chúng tôi đã trình bày trước sẽ giúp bạn thấy thời gian đang chảy đi đâu và cách chống lại sự kém hiệu quả đó.
Còn bạn? Có thủ thuật hoặc thói quen nào để tối đa hóa năng suất email? Hãy chia sẻ trong bình luận!