Một trong những điều bi thảm nhất bạn có thể làm với email là xóa nhầm. Với số lượng thiết bị truy cập email, dễ dàng vuốt sai hoặc nhấn nhầm nút. Đôi khi, email quan trọng bị xóa khi đang cố xóa hàng loạt email rác.
Khi điều đó xảy ra, bạn rơi vào trạng thái hoang mang. Tuy nhiên, có vài cách phòng tránh. Cách một là sao lưu email đúng cách, cách hai là hiểu các bước khôi phục email ngay cả khi đã xóa.
Sao lưu email trong Gmail
Có vài cách sao lưu email. Phần này chúng tôi hướng dẫn dùng Google Takeout.
- Để dùng dịch vụ này trên trình duyệt, truy cập Google Takeout và đăng nhập tài khoản Google/Gmail.
- Ngay boven danh sách dịch vụ, nhấp nút "Chọn không" (Select None), sau đó cuộn xuống "Thư" (Mail).
- Bật công tắc "Thư" bằng cách kéo sang phải hoặc nhấp vào nó.
- Nếu bạn có nhãn (label) trong Gmail cho email muốn sao lưu, nhấp mũi tên hướng xuống trước "Thư". Mở tùy chọn. Chọn "Chọn nhãn" (Select Label). Mở danh sách nhãn trong Gmail.
- Chọn từ danh sách nhãn cái nào cần sao lưu, nhấp OK ở góc trên phải cửa sổ.
- Cuộn xuống cuối trang và nhấp Tiếp theo (Next).
- Trang sau bạn có thể đổi cài đặt theo nhu cầu. Tôi thường chỉ đổi cài đặt "Phương thức phân phối" (Delivery method) ở cuối. Bạn chọn giữa các tùy chọn. Thường tôi dùng mặc định "gửi link tải qua mail" hoặc chọn Dropbox hoặc Google Drive.
- Lưu ý: file tải về sẽ có đuôi .mbox. Để khôi phục, bạn cần Mbox viewer, sẽ giải thích ở phần sau.
Khôi phục email đã sao lưu
Sau khi sao lưu email bằng Google Takeout, email sẽ được gửi cho bạn ngay khi quá trình hoàn tất. Bạn cần làm theo các bước sau.
- Mở Gmail và tìm email cho bản sao lưu hoàn tất.
- Tải file về máy tính bằng cách nhấp link trong email gửi cho bạn.
- Tải và cài đặt MboxViewer.
- Mở MboxViewer, nhấp menu "Thêm file" (Add file) rồi Next trên cửa sổ bật lên.
- Nhấp nút ba chấm để chọn file Mbox vừa tải từ email.
- Duyệt đến vị trí file tải về, chọn nó. Nhấp "Xử lý" (Process).
- Trên khung trái MboxViewer, nhấp "Thư" (Mail), tất cả email sẽ hiện ở khung phải.
Cách khôi phục email đã xóa
Vấn đề bạn có thể gặp là xóa email mà bạn muốn giữ. Dưới đây là cách khôi phục sau khi xóa.
Khôi phục email từ thùng rác
Nếu bạn xóa email quan trọng và chưa dọn thùng rác, bạn có thể khôi phục từ thùng rác. Trong Gmail, cuộn xuống Thùng rác (Trash) bên khung trái và nhấp vào. Tất cả tin nhắn đã xóa sẽ hiển thị bên khung phải.
Lưu ý: thùng rác được dọn mỗi 30 ngày, nên nếu đã xóa email và thùng rác trống, bạn làm theo tùy chọn tiếp theo.
Khôi phục email dùng hỗ trợ Gmail
Để khôi phục email bị xóa vĩnh viễn (khi không có bản sao lưu), bạn cần liên hệ đội ngũ hỗ trợ Gmail. Link đưa bạn đến một biểu mẫu. Sau khi điền, yêu cầu sẽ được xử lý, và email đã xóa có thể được khôi phục (chỉ nếu họ khôi phục được).
Bạn phải chỉ định địa chỉ email cần khôi phục, ngày bạn nhận ra email bị mất, và bạn có đang đăng nhập email hay không. Phần còn lại thuộc về đội hỗ trợ Gmail.
Kết luận
Sao lưu email là thói quen tốt nhất. Nó có nghĩa bạn luôn có bản sao những gì quan trọng và tránh phải chờ đội hỗ trợ Gmail đến cứu. Trong trường hợp chưa sao lưu, bạn không cần hoang mang vì vẫn còn hy vọng.