Kết quả của một nghiên cứu Return Path năm 2017 cho thấy 68,4% email trong hộp thư đến của người dùng Gmail trung bình là quảng cáo. Cùng nghiên cứu gợi ý email chính (primary emails) hiện chỉ chiếm dưới 3% tất cả tin nhắn Gmail. Nói cách khác, bạn có thể chỉ tìm thấy một trong ba mươi email ngay lập tức hữu ích cho nhu cầu hàng ngày của bạn.
Tuy nhiên, không phải tất cả email không hiệu quả đều đáng lo ngại như nhau. Chặn người gửi thỉnh thoảng dễ dàng, nhưng khi người gửi rác bỏ qua yêu cầu hủy đăng ký của bạn, bạn không thể tránh đọc email không mong muốn của họ. Ngoài ra, nó mở ra một hộp Pandora là những người gửi rác khác tìm thấy con đường đến hộp thư đến của bạn.
May mắn thay, với một vài điều chỉnh nhỏ, bạn có thể lướt qua hộp thư Gmail mỗi ngày. Bằng cách áp dụng thói quen email hiệu quả, bạn không cần lo lắng về email không mong muốn nữa.
1. Sử dụng tính năng "Báo cáo thư rác" (Report Spam) của Gmail
Đầu tiên, sau khi đăng nhập bạn phải áp dụng giao diện phiên bản Gmail mới nhất để chấp nhận suôn sẻ các thay đổi dưới đây. Nếu bạn thích giao diện Gmail "Classic", chỉ cần chuyển đổi giữa các giao diện bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng.
Sử dụng chọn hàng loạt (bulk selection) của Gmail trong tính năng "Báo cáo thư rác" (Report Spam) để gắn cờ nhiều email là thư rác cùng lúc. Điều này sẽ đảm bảo bất kỳ email tương lai nào từ người gửi không mong muốn trực tiếp đến thư mục Thư rác (Spam). Kỹ thuật này nhanh và đủ chính xác trong xử lý người gửi lặp lại.
Chỉ với vài phút thực hành, bạn có thể kiểm soát được những thứ khó chịu hàng ngày hút thời gian và năng lượng. Sau này, nếu bạn muốn bỏ chặn người gửi, bạn có thể làm thủ công trong thư mục Thư rác. Quan trọng là bạn không vô tình xóa người gửi email mong muốn. Để tránh điều này, hãy sử dụng "Lưu trữ" (Archives) và "Tạm hoãn" (Snooze) mới nhất của Gmail.
2. Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses)
Đối với những người gửi email ép buộc luôn vô视 quyền riêng tư của người nhận, một giải pháp vĩnh viễn hơn là cần thiết. Thuật toán lọc của Gmail đủ trưởng thành để chiến đấu với người gửi rác phiền toái, vì chúng nhanh chóng xác định sự hiện diện của chúng. Menu cho "Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn" có thể tìm thấy trong Cài đặt (Settings).
Một khi thiết lập đúng, Động cơ quy tắc (Rule Engine) có thể xác định những kẻ gửi rác lén lút nhất, và ngăn chặn chúng ngay lập tức. Nó hiệu quả cao trong xử lý người gửi rác cố gắng xâm nhập qua danh sách email, bí danh (aliases), và lừa đảo (phishing).
Sau khi xác định địa chỉ email gửi rác, mở tab Gmail mới và nhấp vào liên kết hiển thị để tạo bộ lọc mới.
Trước khi tạo bộ lọc, quan trọng là phải hiểu khái niệm bí danh email (email aliases). Người gửi rác sử dụng kết hợp bí danh và dòng chủ đề để tiếp cận hộp thư đến của người dùng. Điều này có nghĩa là bạn có thể né tránh chúng bằng cách đề cập tất cả các bí danh (với dấu +) trong phần "Từ" (From). Dấu "+" ở đây đề cập đến một bí danh khác.
Bạn nên thêm bí danh email của mình với dấu "+" vào trường "Đến" (To) khi đăng ký trên trang web. Điều này ngăn chặn email không mong muốn xuất hiện trong hộp thư đến. Quan trọng là phải biết không có giới hạn về số lượng bí danh hoặc từ khóa như vậy.
Ở giai đoạn cuối, bạn phải tích tùy chọn "Xóa" (Delete). Một khi bạn đánh dấu đúng các bí danh để xóa, bạn sẽ không bao giờ nghe tin từ toàn bộ nhóm người gửi rác đó nữa.
3. Phòng ngừa tốt hơn chữa bệnh
Thay vì vật lộn với người gửi rác获得 quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, tốt hơn là giữ chúng ở xa. Hầu hết email không cần thiết xuất phát từ thời điểm bạn vô tình cho đi địa chỉ email của mình. Để tránh xâm phạm dữ liệu, có thể là ý tưởng tốt dùng địa chỉ email dùng một lần (disposable email addresses). Emailondeck, Yopmail, và Mailinator là một vài dịch vụ email tạm thời giúp người dùng truy cập eBook, diễn đàn vBulletin, giảm giá, và coupon. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nhiều trong số chúng thường bị chặn bởi các trang web có thẩm quyền.
Ngoài ra, mạng xã hội và trang web việc làm và thương mại điện tử là một số nguồn lớn nhất của email không mong muốn qua thông báo. May mắn thay, bạn có thể tắt tất cả chúng ngay tại nguồn.
Kết luận
Không ai thích nhận email rác trong hộp thư đến, nhưng thực tế chúng tồn tại và kiên trì. Sử dụng các thủ thuật trên, bạn sẽ có thể giữ email rác ở mức tối thiểu.
Bạn còn dùng cách nào khác để chặn email không mong muốn?