Microsoft Outlook là ứng dụng khách email phổ biến được nhiều doanh nghiệp và người dùng gia đình sử dụng. Nếu bạn đang trong tình huống công việc cần theo dõi email, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách bạn có thể theo dõi email trong Office Outlook. Tính năng này được tích hợp sẵn trong Outlook và có thể nhắc nhở bạn về việc theo dõi vào ngày bạn chọn.
Gmail có tính năng tương tự, Snooze (Tạm hoãn), có thể nhắc nhở bạn về email vào ngày đã chọn. Cùng điều đó có thể đạt được trong Outlook cũng.
Cách theo dõi email (Follow Up) trong Outlook
Hãy xem cách gửi email theo dõi (follow-up) bằng tính năng Follow Up trong Outlook cho tài khoản IMAP, tài khoản Microsoft & tài khoản Exchange Doanh nghiệp.
- Mở Outlook và chọn email bạn muốn theo dõi.
- Chuột phải vào email, và nhấp vào Theo dõi (Follow-up) để mở rộng thêm tùy chọn
- Bạn sẽ có quyền truy cập nhanh vào Hôm nay (Today), Ngày mai (Tomorrow), Tuần này (This Week), Tuần sau (Next Week), Không ngày (No Date), Tùy chỉnh (Custom). Bạn cũng có thể thêm làm nhắc nhở
Email sẽ có cờ đỏ bên cạnh, và nếu bạn mở email, nó sẽ có chi tiết theo dõi. Những email như vậy cũng sẽ có nền vàng để giúp bạn nhận diện nhanh. Để chỉ xem những email cần theo dõi, nhấp vào tùy chọn Lọc Email (Filter Email) dưới Tìm kiếm (Find) rồi chọn Đã gắn cờ (Flagged).
Khi bạn xong việc theo dõi, để xóa khỏi danh sách email theo dõi trong Outlook, bạn có hai tùy chọn. Chuột phải vào nó và nhấp vào
- Tùy chọn Đánh dấu hoàn thành (Mark Complete), nó sẽ xóa khỏi danh sách nhiệm vụ
- Nếu bạn chọn Xóa cờ (Clear Flag), nó sẽ gỡ cờ bên cạnh nó.
Bạn có thể dùng bất kỳ cái nào, tùy thuộc vào điều bạn thích hơn. Nếu bạn chọn Đánh dấu hoàn thành (Mark Complete), bạn sẽ có dấu tích xanh lá cây trong khi hành động xóa cờ không tạo ra nó. Vì vậy, nếu bạn là người định hướng nhiệm vụ, hãy dùng cái trước.
Tính năng này có hoạt động với tất cả tài khoản không?
Mặc dù nó hoạt động với tài khoản Microsoft và Exchange, nó không hoạt động với tài khoản bật IMAP. Tính năng này cần siêu dữ liệu bổ sung được bao gồm, và không phải dịch vụ email nào cũng cung cấp điều đó. Nhưng có cách giải quyết (workaround) có sẵn.
- Chọn email, chuột phải vào nó và chọn Di chuyển đến > Thư mục khác (Other Folder) hoặc Sao chép vào thư mục (Copy to Folder)
- Trong cửa sổ bật lên, cuộn xuống cuối để tìm Nhiệm vụ (Tasks)
- Sẽ mở cửa sổ Nhiệm vụ mới nơi bạn có thể thêm thời gian theo dõi email.
- Từ lần sau, tùy chọn Nhiệm vụ sẽ có sẵn lên trước trong menu ngữ cảnh.
Email theo dõi (Follow-up email) thiết yếu cho người dùng cần đuổi khách hàng, gửi nhắc nhở thân thiện trong trường hợp ai đó bỏ lỡ email của họ, v.v.
Tôi hy vọng bài viết này giúp bạn tạo email theo dõi trong Outlook cho cả tài khoản IMAP và Microsoft/Exchange Doanh nghiệp.