Đôi khi bạn có quá nhiều người cần liên hệ mà không đủ thời gian. Chính những ngày như vậy獲益最多 từ công nghệ tự động hóa. Bạn có thể viết email và để Outlook gửi nó một tuần sau.
Dưới đây là hướng dẫn cách lên lịch gửi email trong Outlook. Chỉ mất vài bước. Viết tin nhắn, chọn ngày, để phần mềm lo phần còn lại. Nếu muốn thay đổi trước khi email gửi đi, bạn cũng dễ dàng làm vậy. Hãy đi sâu vào chi tiết.
1. Tạo Email mới trên Outlook
Khởi chạy Outlook và nhấp nút New Email (Email mới). Viết tin nhắn như bình thường, thêm người nhận, và bất cứ thứ gì bạn muốn. Nội dung email không ảnh hưởng đến tính năng trì hoãn gửi của Outlook.
Thay vào đó, bạn có thể soạn email sau khi đã lên lịch. Thứ tự nào tùy bạn, nhưng hãy dành công phu lên kế hoạch, dù cho mục đích cá nhân hay chuyên nghiệp.
Đi xa đến mức lên kế hoạch 5 năm và công cụ hỗ trợ như OneNote và Trello, đáng giá phần thưởng cuối cùng. Và email là nơi tốt để bắt đầu.
2. Lên lịch và Quản lý Email
Khi sẵn sàng cho bước tiếp theo, vào tab Options (Tùy chọn) và nhấp nút Delay Delivery (Trì hoãn gửi). Như đề cập, nút này hoạt động và có sẵn dù email có nội dung hay không.
Nút này mở cửa sổ với nhiều tùy chọn thú vị. Nếu bạn chỉ quan tâm cách lên lịch email trong Outlook, hãy đi thẳng đến phần Delivery Options (Tùy chọn gửi).
Tích vào ô bên cạnh lệnh Do not deliver before (Không gửi trước) rồi đặt ngày và giờ. Cuối cùng, nhấp Close (Đóng) và Outlook sẽ lưu cài đặt.
Các công cụ Gửi và Quản lý khác
Các tùy chọn bổ sung trên cửa sổ Delay Delivery có thể làm email tự động của bạn hiệu quả hơn.
Bạn có thể đặt ngày hết hạn, để hệ thống biết không phiền toái với email sau khi hạn chót dự án trôi qua, ví dụ.
Nếu làm việc trong team và email mọi người đều trên Outlook, bạn có thể để phản hồi cho email của bạn đi đến người cụ thể.
Các cài đặt quản lý khác bao gồm yêu cầu xác nhận gửi và đọc (delivery and read receipts). Bạn thậm chí có thể đánh dấu email nhạy cảm và mã hóa để bảo mật tương tác.
Khả năng lên lịch email của Outlook là một trong nhiều tính năng ẩn tiện lợi. Chúng giúp bạn khai thác tối đa phần mềm Microsoft và tăng năng suất.
3. Gửi Email
Với mọi thứ đã sẵn sàng, nhấp Send (Gửi) và Outlook lên lịch email. Chính xác, nó vào thư mục Outbox (Hộp thư đi) của tài khoản, truy cập từ thanh bên.
Thư mục này chứa tất cả tương tác theo lịch, sắp xếp theo ngày, quan trọng, chủ đề, v.v. Nhưng bạn cũng có thể lọc email chưa đọc, đã gắn cờ, được đề cập.
Để thay đổi, chỉ vào lại email và điều chỉnh gì bạn muốn. Khi đã gửi, bạn sẽ tìm thấy tương tác trong thư mục Sent Items (Đã gửi).
Các phương pháp hay nhất lên lịch Email trong Outlook
Có vài yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống. Thứ nhất, không thể gửi email tự động trên Outlook nếu không có internet, nên đảm bảo kết nối tốt và hoạt động khi cần.
Thứ hai, phần mềm cập nhật là tốt nhất. Bên cạnh lỡ tính năng mới, phiên bản Outlook cũ có thể gây vấn đề khi kết nối internet hoặc đồng bộ dữ liệu. Những gián đoạn này làm công việc khó khăn hơn.
Hãy nhận biết các vấn đề kỹ thuật thường gặp. Một vấn đề thường xuất hiện là email bị kẹt cho đến khi bạn thủ công chọn Send/Receive (Gửi/Nhận).
Thường xảy ra nếu tùy chọn Send immediately when connected (Gửi ngay khi kết nối) không được tích trong cài đặt nâng cao Outlook. Microsoft giải thích nguyên nhân và giải pháp chi tiết hơn.
Cuối cùng, hãy cẩn thận với việc lên lịch. Thứ nhất, kiểm tra ngày giờ máy tính có chính xác không. Cũng cân nhắc múi giờ, ngày nghỉ, và cách viết email trì hoãn, đặc biệt nếu lên lịch cho tháng sau.
Tinh chỉnh hệ thống Email của bạn
Xây dựng quy trình làm việc thực tế và thoải mái quan trọng. Tự động hóa gỡ bỏ gánh nặng lớn. Đồng thời, nó giúp mở rộng tầm nhìn và kế hoạch kinh doanh vượt quá hiện tại và lượng việc bạn có thể làm.
Cách lên lịch email trong Outlook là giải pháp ít hiện đại nhất có thể dạy. Tiết kiệm giây quý giá với phần mềm thông minh giúp mọi thứ, từ viết email nhanh đến phân công tác vụ cho người phù hợp. Đừng ngại khám phá các lựa chọn.