Đôi khi bạn có thể có quá nhiều người để liên hệ và không đủ thời gian. Đó là những ngày được hưởng lợi nhiều nhất từ công nghệ tự động. Bạn có thể viết email và nhờ Outlook gửi đi một tuần sau.
Dưới đây là hướng dẫn về cách lập lịch gửi email trong Outlook. Nó không mất nhiều hơn một vài bước. Soạn tin nhắn, chọn ngày và để phần mềm làm phần còn lại. Nếu bạn muốn thay đổi điều gì đó trước khi email rời đi, bạn có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Hãy đi vào chi tiết hơn một chút.
1. Tạo Email Mới trên Outlook
Khởi chạy Outlook và nhấp vào Email mới cái nút. Viết tin nhắn của bạn như bình thường, thêm người nhận và bất kỳ thứ gì khác mà bạn muốn. Nội dung trong email không ảnh hưởng đến việc gửi chậm trễ của Outlook.
Ngoài ra, bạn có thể soạn email sau khi đã lên lịch. Bạn thực hiện theo cách nào, hoàn toàn tùy thuộc vào bạn, nhưng hãy cố gắng lên kế hoạch di chuyển của bạn, cho dù sử dụng cho mục đích cá nhân hay nghề nghiệp.
Cuối cùng thì việc đặt ra kế hoạch mục tiêu 5 năm và các công cụ hỗ trợ nó, như OneNote và Trello, đều đáng được nhận phần thưởng. Và email của bạn là một nơi tốt để bắt đầu.
2. Lập lịch và quản lý email của bạn
Khi bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo, hãy chuyển đến Tùy chọn và nhấp vào tab Giao hàng trễ cái nút. Như đã đề xuất ở trên, điều này đang hoạt động và khả dụng cho dù email của bạn có chứa bất kỳ thứ gì hay không.
Nút mở ra một cửa sổ với nhiều tùy chọn thú vị. Nếu tất cả những gì bạn quan tâm là cách lập lịch gửi email trong Outlook, hãy chuyển thẳng đến Tùy chọn gửi phần.
Đánh dấu vào hộp bên cạnh mục Không giao hàng trước và sau đó đặt ngày và giờ. Cuối cùng, nhấp vào Đóng và Outlook sẽ lưu cài đặt của bạn.
Các Công cụ Quản lý và Phân phối Khác
Các tùy chọn bổ sung về Giao hàng trễ cửa sổ có thể làm cho các email tự động của bạn thậm chí còn hiệu quả hơn.
Chẳng hạn, bạn có thể đặt ngày hết hạn để hệ thống không bận tâm đến email sau khi thời hạn của dự án trôi qua.
Nếu bạn làm việc trong một nhóm và email của mọi người đều có trên Outlook, bạn có thể gửi thư trả lời email của mình cho một người cụ thể.
Các cài đặt quản lý khác bao gồm khả năng yêu cầu giao hàng và đọc biên lai. Bạn thậm chí có thể đánh dấu một email là nhạy cảm và mã hóa nó để giữ an toàn cho tương tác.
Khả năng lên lịch email của Outlook là một trong nhiều tính năng ẩn và tiện dụng để khám phá. Họ có thể giúp bạn khai thác tối đa phần mềm của Microsoft và tăng năng suất.
3. Gửi Email của bạn
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Gửi và Outlook lập lịch email. Nói chính xác, nó đi vào Hộp thư đi trong tài khoản của bạn thư mục mà bạn có thể truy cập từ thanh bên.
Thư mục chứa tất cả các tương tác theo thời gian của bạn, được sắp xếp theo ngày, mức độ quan trọng, chủ đề và hơn thế nữa. Nhưng bạn cũng có thể lọc qua chúng để tìm các email chưa đọc, bị gắn cờ và đã đề cập.
Để thực hiện thay đổi, chỉ cần truy cập lại email và điều chỉnh những gì bạn muốn. Sau khi gửi đi, bạn sẽ tìm thấy các tương tác trong Các mục đã gửi thư mục.
Các phương pháp hay nhất để lên lịch gửi email trong Outlook
Có một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến cách hệ thống hoạt động. Trước hết, bạn không thể gửi email tự động trên Outlook mà không có Internet, vì vậy hãy đảm bảo kết nối của bạn tốt và hoạt động khi bạn cần.
Thứ hai, phần mềm cập nhật là tốt nhất. Ngoài việc thiếu các tính năng mới, phiên bản Outlook cũ có thể gây ra sự cố khi kết nối với internet hoặc đồng bộ hóa dữ liệu, chẳng hạn. Những gián đoạn như vậy khiến công việc của bạn trở nên khó khăn hơn.
Cũng cần lưu ý các vấn đề kỹ thuật thông thường. Một vấn đề thường xuất hiện là về việc email bị kẹt cho đến khi bạn chọn Gửi / Nhận theo cách thủ công .
Điều này thường xảy ra nếu nút Gửi ngay lập tức khi được kết nối tùy chọn không được đánh dấu trong cài đặt nâng cao của Outlook. Microsoft giải thích thêm về nguyên nhân và giải pháp.
Cuối cùng, hãy cẩn thận với lịch trình của bạn. Đối với một, hãy kiểm tra xem ngày và giờ trên máy tính của bạn có chính xác hay không. Ngoài ra, hãy xem xét các yếu tố như chênh lệch múi giờ, ngày nghỉ và cách diễn đạt email bị trì hoãn, đặc biệt nếu bạn lên lịch cho tháng sau.
Tinh chỉnh hệ thống gửi email của bạn
Điều quan trọng là bạn phải xây dựng cho mình một quy trình làm việc thực tế và thoải mái. Tự động hóa sẽ giúp bạn gánh vác rất nhiều trọng lượng. Đồng thời, nó giúp mở rộng tầm nhìn và kế hoạch kinh doanh của bạn ra ngoài hiện tại và bạn có thể hoàn thành được bao nhiêu.
Cách lập lịch gửi email trong Outlook là giải pháp ít hiện đại nhất có thể dạy. Tiết kiệm những giây quý giá với phần mềm thông minh hỗ trợ mọi việc, từ soạn email nhanh chóng đến phân bổ nhiệm vụ cho đúng người. Đừng ngại khám phá các lựa chọn của bạn.