Bạn đã từng gửi email không nên gửi? Đừng hoảng loạn—một số dịch vụ email có tính năng thu hồi.
Các dịch vụ email phổ biến như Gmail, Outlook và Mailbird cung cấp tùy chọn thu hồi email. Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cách thu hồi email trong các dịch vụ này.
Cách thu hồi email trong Gmail
Gmail cung cấp tùy chọn cho phép bạn thu hồi tin nhắn đã gửi miễn là bạn trong giới hạn thời gian quy định trước.
Cách tính năng này hoạt động: email được giữ lại và không gửi cho đến khi khung thời gian bạn chỉ định trôi qua. Trong lúc này, bạn có thể nhấp tùy chọn thu hồi email trong Gmail.
Cách cấu hình và sử dụng tính năng này trong tài khoản Gmail:
- Mở Gmail.
- Nhấp biểu tượng Bánh răng góc trên phải, chọn Xem tất cả cài đặt.
- Nhấp thẻ Chung nếu chưa ở đó.
- Cuộn xuống tìm tùy chọn Thu hồi gửi.
- Nhấp menu thả xuống Thời gian hủy gửi, chọn thời gian muốn giữ email trước khi thực sự gửi. Có thể chọn trì hoãn 5 đến 30 giây.
- Nhấp Lưu thay đổi dưới cùng để áp dụng.
- Để dùng tính năng, soạn email mới nhấp Soạn thảo.
- Viết nội dung và nhấp Gửi như bình thường.
- Thông báo Đã gửi tin nhắn xuất hiện dưới màn hình. Để thu hồi, nhấp Hoàn tác trong thông báo.
- Email sẽ được thu hồi.
Cách thu hồi email trong Outlook cho Web
Outlook cho web cung cấp nhiều tính năng bạn đã quen trong ứng dụng Outlook desktop. Bao gồm tùy chọn thu hồi email đã gửi.
Để thu hồi email trong Outlook web, trước tiên phải bật tính năng trong cài đặt Outlook. Ở đây, chúng tôi chỉ cách làm:
- Truy cập trang web Outlook và đăng nhập tài khoản.
- Nhấp biểu tượng Bánh răng góc trên phải, cuộn xuống cuối, chọn Xem tất cả cài đặt Outlook. Mở menu cài đặt chính cho Outlook web.
- Nhấp Thư trong menu bên trái, chọn Soạn thảo và trả lời từ cột giữa.
- Cuộn xuống bảng bên phải đến tùy chọn Thu hồi gửi.
- Kéo thanh trượt phần này chỉ định thời gian được phép thu hồi email.
- Khi xong, nhấp Lưu dưới cùng để lưu cài đặt.
- Để dùng tính năng, soạn email mới trên ứng dụng Outlook web và gửi.
- Thông báo Đang gửi xuất hiện dưới màn hình. Nhấp Hoàn tác để thu hồi email vừa gửi.
Cách thu hồi email trong Outlook Desktop
Tính năng thu hồi trong ứng dụng Outlook desktop hoàn toàn khác biệt so với các phương pháp thu hồi khác. Trong Outlook desktop, bạn thực sự có thể thu hồi email đã đến hộp thư đến người nhận.
Để dùng tính năng, có yêu cầu phải đáp ứng. Ví dụ, bạn và người nhận đều dùng Outlook và email phải chưa đọc trong hộp thư đến người nhận. Nhưng nhớ đây không phải yêu cầu duy nhất—bạn có thể tìm danh sách tình huống và yêu cầu đầy đủ trên trang Hỗ trợ Microsoft.
Nếu đáp ứng yêu cầu và muốn thử, làm theo các bước:
- Khởi chạy Outlook trên PC.
- Nhấp Thư đã gửi bên trái.
- Nhấp đúp email muốn thu hồi.
- Tìm phần Di chuyển màn hình sau, nhấp Hành động di chuyển khác, chọn Thu hồi tin nhắn này.
- Chọn Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này.
- Chọn Thông báo cho tôi nếu thu hồi thành công hoặc thất bại cho mỗi người nhận để biết kết quả.
- Nhấp nút OK.
Nếu tất cả suôn sẻ, email sẽ được thu hồi từ hộp thư đến người nhận.
Outlook cũng cung cấp tính năng thu hồi giống Gmail. Nếu muốn dùng, cần tạo quy tắc Outlook trì hoãn gửi email một thời gian quy định. Điều này cho cơ hội thu hồi email ngay cả sau khi nhấp Gửi.
Cách thu hồi email trong Mailbird
Mailbird là ứng dụng email phổ biến và cũng cung cấp tùy chọn thu hồi email đã gửi.
Nếu bạn dùng ứng dụng này, hoặc cân nhắc, đây là cách thu hồi email trong Mailbird:
- Khởi chạy Mailbird và nhấp ba gạch ngang góc trên trái.
- Chọn Cài đặt từ tùy chọn.
- Nhấp Soạn thảo trong thanh bên trái.
- Cuộn xuống bảng bên phải đến phần Gửi.
- Kéo thanh trượt Thời gian hoàn tác gửi sang phải và điều chỉnh thời gian.
- Nhấp biểu tượng X góc trên phải đóng cửa sổ.
- Để thử tính năng, soạn email mới và gửi như bình thường.
- Bạn sẽ thấy thông báo Đang gửi tin nhắn dưới cùng. Nhấp Hoàn tác bên cạnh để thu hồi email.
Các dịch vụ email khác thì sao?
Mặc dù các dịch vụ email trên cho thu hồi email, nhiều dịch vụ khác không. Yahoo Mail không cho thu hồi email đã gửi. Tương tự đúng cho ứng dụng Mail mặc định trên Windows và macOS.
Nếu dùng Yahoo Mail, bạn có thể cân nhắc dùng tài khoản email với ứng dụng desktop hỗ trợ thu hồi. Tương tự, ứng dụng email thứ ba cho macOS với khả năng thu hồi là giải pháp tốt nhất cho người dùng ứng dụng Mail mặc định. Và nếu dùng ứng dụng Mail mặc định Windows, có lẽ đã đến lúc cân nhắc chuyển sang Outlook.
Trường hợp bạn quyết định tiếp tục dùng các dịch vụ này, hãy cẩn thận khi viết email, vì không có cách thu hồi.
Thu hồi email đã gửi
Gửi email nhầm thường là nguồn lo âu. Nếu xảy ra trong tương lai, bạn giờ biết cách thu hồi email trong các chương trình email. Đây là tính năng tuyệt vời để biết trước—giúp tránh tai nạn khi gửi email quan trọng.