Chữ ký email phổ biến đặc biệt trong môi trường kinh doanh. Chữ ký thường cung cấp thông tin người gửi, thường chứa chi tiết như tên, chức vụ, địa chỉ email, và thông tin khác. Bạn cũng có thể thêm chữ ký vào email Outlook.
Mặc dù đã có hướng dẫn thêm chữ ký, giao diện làm điều đó đã thay đổi. Hướng dẫn này bao gồm phiên bản Outlook mới nhất cho các nền tảng để bạn thêm chữ ký trong Outlook cho máy tính.
Thêm Chữ Ký Trong Outlook Cho Windows
Nếu bạn dùng Windows, có thể Outlook là ứng dụng email chính. Nó hoạt động tuyệt vời trên nền tảng này và cho quản lý nhiều tài khoản email từ một ứng dụng.
Thêm chữ ký vào Outlook Windows khá dễ. Bạn cũng tạo chữ ký riêng cho từng tài khoản email.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook trên PC.
- Nhấp thẻ File ở góc trên trái để mở menu.
- Nhấp Options (Tùy chọn) từ thanh bên trái.
- Trên màn hình sau, nhấp Mail (Thư) thanh bên trái truy cập cài đặt email.
- Khung bên phải, tìm phần Compose messages (Soạn tin nhắn). Bên trong, nút Signatures (Chữ ký). Nhấp để mở.
- Nhấp New (Mới) màn hình sau tạo chữ ký mới.
- Nhập tên chữ ký và nhấp OK.
- Chọn chữ ký trong danh sách và ngay lập tức chỉnh sửa ở hộp dưới.
Ở đây, gõ chữ ký văn bản thuần túy và dùng tùy chọn định dạng để tạo kiểu. Bạn cũng thêm hình ảnh vào chữ ký nếu muốn.
Trong phần Choose default signature (Chọn chữ ký mặc định), chọn tài khoản email dùng chữ ký mới. Chọn chữ ký từ menu New messages (Tin nhắn mới) nếu muốn mỗi email mới có chữ ký. Bạn cũng chọn chữ ký cho trả lời (replies) và chuyển tiếp (forwards).
Cuối cùng, nhấp OK khi xong tạo chữ ký.
Thêm Chữ Ký Trong Outlook Cho Mac
Bạn thêm chữ ký trong Outlook Mac nhưng tùy chọn ở menu khác so với Windows. Ngoài ra, nó cho cùng số tùy chọn và tính năng thêm/định dạng chữ ký.
- Nhấp Launchpad trong Dock, tìm Outlook, mở.
- Nhấp menu Outlook trên và chọn Preferences (Tùy chọn).
- Màn hình sau, nhấp Signatures (Chữ ký) trong phần Email. Nó cho quản lý chữ ký email.
- Nhấp dấu + (cộng) trong hộp Edit signature (Chỉnh sửa chữ ký) thêm chữ ký mới.
- Nó mở cửa sổ mới cho gõ và định dạng chữ ký. Như thấy, có tùy chọn tạo kiểu chữ ký.
- Trong phần Choose default signature, chỉ định tài khoản dùng chữ ký, dùng cho email mới, có bao gồm trong trả lời/chuyển tiếp.
Thêm Chữ Ký Trong Outlook Web
Khác phiên bản desktop, Outlook Web không rối tùy chọn và dễ tìm tùy chọn thêm chữ ký. Bạn chỉ cần khởi chạy web, nhấp tùy chọn, xong.
- Truy cập Outlook Web và đăng nhập nếu chưa.
- Nhấp biểu tượng cài đặt góc trên phải chọn View all Outlook settings (Xem tất cả cài đặt).
- Màn hình sau, nhấp Compose and reply (Soạn và trả lời) từ tùy chọn.
- Ngay khi làm, bạn thấy hộp trắng lớn khung bên phải. Đó là nơi thêm chữ ký.
Gõ chữ ký, dùng công cụ định dạng, chọn tùy chọn phù hợp như khi bao gồm trong email, cuối nhấp Save (Lưu) dưới.
Sử Dụng Chữ Ký Trong Outlook
Trừ khi chọn bao gồm chữ ký trong tất cả email gửi, bạn phải thêm thủ công vào mỗi email mới. Dễ làm vì tùy chọn dễ truy cập trên cửa sổ email mới.
- Khởi chạy Outlook nhấp New Email soạn email mới.
- Đảm bảo ở thẻ Message (Tin nhắn). Tìm phần Include (Bao gồm) trong thẻ và nhấp Signature (Chữ ký).
- Chữ ký tạo trước xuất hiện danh sách. Nhấp vào nó và nó thêm ngay vào email hiện tại.
- Nếu muốn dùng chữ ký khác, nhấp Signatures để làm.
Thay Đổi Chữ Ký Trong Outlook
Nếu chi tiết trong chữ ký thay đổi, bạn muốn chữ ký phản ánh đó. Thay đổi chữ ký trong Outlook mọi nền tảng hoàn toàn khả thi.
- Outlook Windows: nhấp New Email, chọn Signature, nhấp Signatures. Chọn chữ ký và chỉnh sửa.
- Outlook Mac: nhấp Outlook > Preferences > Signatures, chọn chữ ký, nhấp Edit.
- Outlook Web: nhấp biểu tượng cài đặt, chọn View all Outlook settings, chọn Compose and reply, chỉnh chữ ký.
Ý tưởng tốt là bao gồm chữ ký trong email Outlook và hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ trong bình luận dưới.