Chữ ký email rất phổ biến, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Những chữ ký này thường cung cấp cho bạn thông tin về người gửi email và nó thường chứa thông tin chi tiết của họ như tên, vị trí của họ trong công ty, địa chỉ email và một số thông tin khác. Bạn cũng có thể thêm chữ ký của mình vào email Outlook nếu muốn.
Mặc dù chúng tôi đã có hướng dẫn về cách thêm chữ ký vào email của bạn, nhưng các giao diện cho phép bạn làm điều đó đã thay đổi kể từ đó. Hướng dẫn này bao gồm các phiên bản mới nhất của Outlook cho các nền tảng khác nhau để cho phép bạn thêm chữ ký trong Outlook cho máy tính của mình.
Thêm chữ ký trong Outlook cho Windows
Nếu bạn là người dùng Windows, rất có thể Outlook là ứng dụng email khách chính của bạn. Nó hoạt động cực kỳ hiệu quả trên nền tảng này và cho phép bạn quản lý nhiều tài khoản email của mình từ trong một ứng dụng.
Thêm chữ ký vào Outlook cho Windows khá dễ dàng. Bạn cũng có thể tạo chữ ký riêng cho từng tài khoản email của mình.
- Khởi chạy Outlook ứng dụng trên PC của bạn.
- Nhấp vào Tệp ở góc trên cùng bên trái của màn hình để mở menu.
- Nhấp vào Tùy chọn từ thanh bên trái trên màn hình của bạn.
- Trên màn hình sau, nhấp vào Thư ở thanh bên trái để truy cập cài đặt email của bạn.
- Trên ngăn bên phải, tìm phần có nội dung Soạn thư . Bên trong phần này, bạn sẽ thấy một nút được gắn nhãn là Chữ ký . Nhấp vào nó để mở nó.
- Nhấp vào Mới trên màn hình sau để tạo chữ ký mới trong ứng dụng.
- Nó sẽ yêu cầu bạn nhập tên cho chữ ký của bạn. Làm như vậy và nhấp vào OK .
- Chọn chữ ký của bạn trong danh sách và ngay lập tức bạn sẽ có thể chỉnh sửa nó trong hộp bên dưới.
Tại đây, bạn có thể nhập chữ ký của mình ở dạng văn bản thuần túy và sau đó sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn để cách điệu nó. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh vào chữ ký của mình nếu muốn.
Trong phần Chọn chữ ký mặc định , chọn tài khoản email mà bạn muốn sử dụng chữ ký mới của mình. Chọn chữ ký của bạn từ Tin nhắn mới nếu bạn muốn mỗi email mới của mình có chữ ký được áp dụng cho nó. Bạn cũng có thể chọn một chữ ký sẽ được sử dụng để trả lời và chuyển tiếp email của mình.
Cuối cùng, nhấp vào OK khi bạn tạo xong chữ ký của mình.
Thêm chữ ký trong Outlook cho Mac
Bạn cũng có thể thêm chữ ký trong Outlook cho Mac nhưng tùy chọn để thực hiện việc này nằm trong một menu khác chứ không phải trong Windows. Ngoài ra, nó cung cấp cho bạn cùng một số tùy chọn và tính năng để thêm và định dạng chữ ký của bạn trong ứng dụng.
- Nhấp vào Bàn di chuột trong Dock, tìm kiếm Outlook và mở nó ra.
- Nhấp vào Outlook ở trên cùng và chọn Tùy chọn .
- Trên màn hình sau, nhấp vào Chữ ký trong Email tiết diện. Nó sẽ cho phép bạn quản lý chữ ký email của mình.
- Nhấp vào + (dấu cộng) đăng nhập Chỉnh sửa chữ ký để thêm chữ ký mới vào Outlook cho Mac.
- Nó sẽ ngay lập tức mở ra một cửa sổ mới cho phép bạn nhập và định dạng chữ ký của mình. Như bạn có thể thấy, có các tùy chọn để tạo kiểu chữ ký theo cách bạn muốn.
- Trong phần Chọn chữ ký mặc định , bạn có thể chỉ định các tùy chọn như tài khoản email để sử dụng chữ ký trong tài khoản email nào, nếu bạn muốn sử dụng chữ ký đó cho các email mới của mình và cũng như liệu nó có nên được đưa vào thư trả lời và chuyển tiếp của bạn hay không.
Thêm chữ ký trong Outlook cho Web
Không giống như các phiên bản dành cho máy tính để bàn, Outlook for Web không có nhiều tùy chọn ở đây và ở đó và khá dễ dàng để tìm thấy tùy chọn để thêm chữ ký của bạn trong ứng dụng. Về cơ bản, tất cả những gì bạn cần làm là khởi chạy ứng dụng trên web, nhấp vào một tùy chọn và bạn đã sẵn sàng.
- Truy cập Outlook cho Web và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu bạn chưa đăng nhập.
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt Outlook tùy chọn.
- Trên màn hình sau, nhấp vào Soạn và trả lời từ các tùy chọn có sẵn trên màn hình của bạn.
- Ngay sau khi bạn làm điều đó, bạn sẽ thấy một hộp lớn màu trắng trên ngăn bên tay phải. Đó là nơi bạn có thể thêm chữ ký của mình.
Nhập chữ ký của bạn, sử dụng các công cụ có sẵn để định dạng nó, chọn các tùy chọn thích hợp như thời điểm đưa nó vào email của bạn và cuối cùng nhấp vào Lưu ở dưới cùng.
Sử dụng chữ ký của bạn trong Outlook
Trừ khi bạn đã chọn đưa chữ ký của mình vào tất cả các email gửi đi, bạn sẽ phải thêm chữ ký đó vào từng email mới của mình theo cách thủ công. Điều này khá dễ thực hiện vì bạn có thể dễ dàng truy cập tùy chọn để làm như vậy trên cửa sổ email mới.
- Khởi chạy Outlook và nhấp vào Email mới để soạn một email mới.
- Đảm bảo bạn đang ở trong Tin nhắn chuyển hướng. Tìm phần có tiêu đề là Bao gồm trong tab và nhấp vào Chữ ký .
- Chữ ký bạn đã tạo trước đó sẽ xuất hiện trong danh sách. Nhấp vào nó và nó sẽ ngay lập tức được thêm vào email hiện tại của bạn.
- Nếu bạn muốn sử dụng một chữ ký khác, bạn có thể nhấp vào Chữ ký tùy chọn để làm như vậy.
Thay đổi chữ ký của bạn trong Outlook
Nếu bất kỳ chi tiết nào trong chữ ký của bạn thay đổi, bạn muốn đảm bảo rằng chữ ký của mình phản ánh điều đó. Thay đổi chữ ký trong Outlook cho bất kỳ nền tảng nào là hoàn toàn có thể thực hiện được và bạn có thể thực hiện theo cách dưới đây.
- Trong Outlook cho Windows, nhấp vào Email mới , chọn Chữ ký và nhấp vào Chữ ký . Sau đó, bạn có thể chọn chữ ký của mình và chỉnh sửa nó.
- Trong Outlook cho Mac, nhấp vào Outlook> Tuỳ chọn> Chữ ký , chọn chữ ký của bạn và nhấp vào Chỉnh sửa .
- Trên phiên bản Outlook cho Web, nhấp vào biểu tượng cài đặt, chọn Xem tất cả cài đặt Outlook , chọn Soạn và trả lời và bạn có thể chỉnh sửa chữ ký của mình.
Bạn nên thêm chữ ký vào email Outlook của mình và cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn về chữ ký đó trong các nhận xét bên dưới.