Khi bạn gọi ai đó và họ không nghe máy, ít nhất bạn biết họ không phản hồi. Khi nói đến email, bạn không nhận thông báo nếu ai đó thực sự đã đọc email. Bạn hoàn toàn trong bóng tối cho đến khi người nhận quyết định gửi phản hồi và trả lời email.
Nếu bạn dùng Outlook làm ứng dụng email, thực sự có tính năng giúp giải quyết tình huống như trên. Xác nhận đã đọc (read receipt) trong Outlook cho phép bạn thực sự biết ai đó đã mở email bạn gửi.
Tính năng trước cần cấu hình trước khi dùng cho email.
Xác Nhận Giao Hàng (Delivery Receipt) Trong Outlook Là Gì
Outlook thực sự cho yêu cầu 2 loại xác nhận: xác nhận đã đọc (read receipts) và xác nhận giao hàng (delivery receipts). Cả hai khác nhau và chúng tôi giải thích cách hoạt động.
Xác nhận giao hàng là xác nhận tạo khi email đã được giao. Nó xác nhận email đã gửi đến người nhận và họ nên có trong hộp thư đến.
Xác Nhận Đã Đọc (Read Receipt) Trong Outlook Là Gì?
Xác nhận đã đọc, mặt khác, là xác nhận tạo khi email thực sự được mở bởi người nhận. Miễn email chưa đọc hoặc chưa mở trong hộp thư đến, xác nhận này không tạo.
Vì vậy bạn có thể khá chắc chắn ai đó đã nhìn email khi nhận xác nhận này.
Tuy nhiên, hãy nhớ không phải tất cả nhà cung cấp email và ứng dụng hỗ trợ xác nhận đã đọc trong Outlook. Đối với những không hỗ trợ, bạn không nhận xác nhận cho email trong Outlook.
Yêu Cầu Xác Nhận Đã Đọc Cho Một Email Đơn Lẻ Trong Outlook Desktop
Outlook cho thiết lập xác nhận đã đọc cho tất cả email gửi đi hoặc chỉ email chọn. Nếu không cần xác nhận cho từng email, thiết lập chỉ cho email bạn muốn.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook trên máy.
- Nhấp tùy chọn New Email (Email mới) để soạn email mới nếu chưa có mở hoặc lưu trong nháp.
- Trên cửa sổ email mới, bạn có vài thẻ trên. Tìm thẻ nói Options (Tùy chọn) và nhấp.
- Bên trong thẻ Options, có vài phần và một là Tracking (Theo dõi). Bạn tìm 2 tùy chọn có thể tích/bỏ tích.
Tích Request a Read Receipt (Yêu cầu xác nhận đã đọc) nếu muốn nhận xác nhận khi email này được mở bởi người nhận.
Tùy chọn, tích Request a Delivery Receipt (Yêu cầu xác nhận giao hàng) để được thông báo khi email được giao.
- Bạn tiếp tục viết email như bình thường.
Yêu Cầu Xác Nhận Đã Đọc Cho Tất Cả Email Gửi Đi Trong Outlook
Những ai cần xác nhận đã đọc cho mỗi email gửi, phương pháp trên có thể không lý tưởng. Giải pháp tốt hơn dùng tùy chọn trong cài đặt Outlook cho phép bật xác nhận đã đọc cho tất cả email Outlook bạn gửi.
Bằng cách đó, bạn không cần tích tùy chọn mỗi khi viết email mới. Tất cả email gửi đi sẽ có thể theo dõi.
- Khởi chạy Outlook trên máy, nhấp thẻ File ở trên.
- Tìm tùy chọn Options thanh bên trái và nhấp.
- Chọn Mail (Thư) từ thanh bên trái menu cài đặt.
- Bạn thấy vài phần khung bên phải. Cuộn xuống tìm phần nói Tracking.
Bên trong, có hộp kiểm Read receipt confirming the recipient viewed the message (Xác nhận đã đọc xác nhận người nhận xem tin nhắn). Tích hộp để bật. Sau đó nhấp OK ở dưới.
Từ bây giờ, Outlook sẽ yêu cầu xác nhận đã đọc cho tất cả email gửi đi.
Quản Lý Yêu Cầu Xác Nhận Đã Đọc Đến Trong Outlook Desktop
Giống như bạn gửi email yêu cầu xác nhận đã đọc, có người cũng muốn biết bạn đã đọc email họ gửi. Bạn thực sự có thể thủ công định nghĩa Outlook làm gì khi gặp email có yêu cầu xác nhận đã đọc.
- Khởi chạy Outlook, nhấp thẻ File trên, nhấp Options thanh bên trái.
- Chọn Mail từ thanh bên trái mở cài đặt email.
- Cuộn xuống phần Tracking và nhìn về phần nhỏ nói For any message received that includes a read receipt request (Đối với bất kỳ tin nhắn nhận có yêu cầu xác nhận đã đọc).
Dưới phần, có 3 tùy chọn tự giải thích. Bật bất kỳ tùy chọn nào và nhấp OK dưới lưu thay đổi.
Quản Lý Yêu Cầu Xác Nhận Đã Đọc Đến Trong Outlook Web
Nếu dùng Outlook phiên bản Web, bạn cũng có tùy chọn quyết định làm gì với email có yêu cầu xác nhận đã đọc. Có tùy chọn trong cài đặt cho phép cấu hình tính năng.
- Truy cập Outlook Web trong bất kỳ trình duyệt.
- Nhấp biểu tượng cài đặt góc trên phải và chọn View all Outlook settings (Xem tất cả cài đặt Outlook).
- Trên màn hình mới, chọn tùy chọn Message handling (Xử lý tin nhắn). Nó có vài tùy chọn xử lý email khác.
- Cuộn xuống phần Read receipts (Xác nhận đã đọc) và bạn tìm 3 tùy chọn định nghĩa cách xử lý xác nhận. Chúng chính xác như Outlook desktop.
Chọn tùy chọn nào đó và nhấp Save (Lưu) dưới.
Xác nhận đã đọc trong Outlook là tính năng cực kỳ hữu ích vì cho bạn biết email thực sự được đọc hay không ai mở. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn cũng thấy tính năng hữu ích trong bình luận dưới.