Microsoft cung cấp dịch vụ thư điện tử cá nhân, được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu cho giao tiếp kinh doanh, cá nhân và trao đổi thông tin. Giao tiếp qua email trở thành một chiều nếu không có phản hồi từ người nhận. Cũng ở phía người gửi, đôi khi rất cần thiết để đảm bảo việc giao và nhận thông tin bởi người nhận.
Cách bật và yêu cầu xác nhận giao hoặc đọc trong Outlook
Để đảm bảo việc giao và nhận email, Microsoft Outlook có tính năng xác nhận giao (delivery receipt) và xác nhận đọc (read receipt). Người gửi có thể bật các xác nhận này cả trên máy tính để bàn và trang web. Đây là hướng dẫn hoàn chỉnh giải thích cách bật xác nhận đọc và xác nhận giao trong Microsoft Outlook.
Làm theo các bước dưới đây để yêu cầu xác nhận cho tất cả thư đi:
- Nhấp tab Tệp (File).
- Nhấp Tùy chọn (Options) trên Backstage View.
- Hộp thoại Tùy chọn Outlook sẽ hiện ra.
- Nhấp Thư (Mail) trên ngăn bên trái.
- Dưới phần Theo dõi (Tracking), bạn có thể tích vào ô Xác nhận giao khẳng định thư đã được giao đến máy chủ email của người nhận hoặc ô Xác nhận đọc khẳng định người nhận đã xem thư, hoặc cả hai.
- Dưới 'Đối với bất kỳ thư nhận được nào bao gồm yêu cầu xác nhận đọc', chọn tùy chọn bạn muốn.
- Nhấp OK.
- Thử gửi email và xem có nhận được xác nhận trong hộp thư đến không.
Hãy xem chi tiết hơn ngay bây giờ.
Cách Thiết lập Xác nhận Giao hoặc Đọc trong Outlook
Xác nhận giao đảm bảo email đã được giao thành công đến người nhận. Loại xác nhận này không do người nhận kiểm soát, nó được tạo tự động khi thư đã đến đích. Nó xác nhận email đã đến hộp thư đến của người nhận.
Mặt khác, xác nhận đọc xác nhận thư đã được đọc bởi người nhận bất kể có trả lời hay không. Tuy nhiên người nhận có tùy chọn từ chối gửi xác nhận đọc cho người gửi. Xác nhận đọc không được tạo cho đến khi email được mở bởi người nhận. Xác nhận đọc chính nó đảm bảo việc giao thư, khác với xác nhận giao không xác nhận xem thư đã được đọc hay chưa.
- Thiết lập Xác nhận Giao và Đọc trong Outlook cho một email đơn lẻ
- Thiết lập Xác nhận Giao và Đọc trong Outlook cho tất cả thư đã gửi
- Quản lý Xác nhận Đọc trong Outlook
Hãy xem chi tiết cách thiết lập xác nhận giao và đọc trong Microsoft Outlook cho một email đơn lẻ và cho tất cả thư đã gửi.
1] Yêu cầu Xác nhận Giao và Đọc trong Outlook cho một email đơn lẻ
Người dùng có thể không yêu cầu xác nhận giao hoặc đọc cho tất cả email trong Outlook. Xác nhận có thể thiết lập chỉ cho email đơn lẻ trong khi soạn thảo. Đây là cách thiết lập xác nhận giao và đọc trong Outlook cho một email đơn lẻ:
- Mở tài khoản Microsoft Outlook.
- Nhấp vào Thư mới (New Mail) > Tùy chọn (Options).
- Đi đến phần Theo dõi (Tracking).
- Tích vào ô Yêu cầu Xác nhận Giao (Request a Delivery Receipt) và Yêu cầu Xác nhận Đọc (Request a Read Receipt).
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các bước này, hãy tiếp tục đọc:
Mở tài khoản Microsoft Outlook và nhấp vào tùy chọn Thư mới (New Mail) ở góc trên bên trái. Nhấp vào tab Tùy chọn (Options).
Dưới tab Tùy chọn, có điều khoản Theo dõi (Tracking), tích vào ô Yêu cầu Xác nhận Giao hoặc ô Yêu cầu Xác nhận Đọc.
Bạn có thể chọn kích hoạt cả hai xác nhận hoặc chỉ một trong số chúng.
2] Bật Xác nhận Giao và Đọc trong Outlook cho Tất cả thư đã gửi
Giống như thiết lập trên cho xác nhận đọc và giao trong một email đơn lẻ, hành động tương tự có thể thực hiện cho tất cả thư đã gửi.
Đăng nhập Microsoft Outlook và nhấp vào tùy chọn Tệp (File) ở đầu trang. Sau đó nhấp Tùy chọn (Options) từ thanh menu xuất hiện trên màn hình.
Chuyển đến cửa sổ Thư (Mail) dưới tab Tùy chọn và cuộn xuống Theo dõi (Tracking). Dưới tiêu đề Theo dõi bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn xác nhận giao và đọc, tích vào Xác nhận giao khẳng định thư đã được giao đến máy chủ email của người nhận và Xác nhận đọc khẳng định người nhận đã xem thư.
Các tùy chọn như được minh họa trong hình ảnh sẽ đảm bảo gán xác nhận giao và đọc cho tất cả email Outlook đã gửi của bạn.
3] Quản lý Xác nhận Đọc trong Outlook
Như đã thảo luận trước đó, người nhận có thể chọn có gửi xác nhận đọc cho người gửi hay không. Xác nhận đọc có thể quản lý trong cả ứng dụng Outlook desktop và phiên bản web.
Quản lý Xác nhận Đọc trong Outlook desktop
Để quản lý xác nhận đọc cho ứng dụng desktop, Mở tài khoản Outlook trên máy tính và nhấp vào tùy chọn Tệp (File) ở góc trên bên trái. Đi đến Tùy chọn > Thư (Mail).
Bên trong cửa sổ Thư, tìm tùy chọn theo dõi và chọn một trong ba tùy chọn xác nhận đọc. Tích vào Luôn gửi xác nhận đọc (Always send a read receipt), Không bao giờ gửi xác nhận đọc (Never send a read receipt), hoặc Hỏi mỗi lần có gửi xác nhận đọc hay không (Ask each time whether to send a read receipt).
Quản lý Xác nhận Đọc trong Outlook web app
Giống như các chức năng trên, xác nhận đọc cũng có thể xử lý trên trang web Outlook. Đi đến Outlook.com và mở hồ sơ của bạn.
Nhấp vào tùy chọn Cài đặt (Settings) ở đầu bên phải và sau đó chọn Xem tất cả Cài đặt Outlook (View all Outlook Settings) từ thanh menu.
Bên trong cửa sổ cài đặt, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Thư (Mail). Nhấp vào tùy chọn Thư và sau đó chọn tab Xử lý thư (Message handling). Tùy chọn theo dõi email có sẵn trong phần này. Vì vậy, đi đến phần Xác nhận đọc (Read receipts), bạn có thể chọn một trong các tùy chọn sau để phản hồi yêu cầu xác nhận đọc.
- Hỏi mỗi lần có gửi phản hồi hay không
- Luôn gửi phản hồi đọc
- Không bao giờ gửi phản hồi.
Đó là xong. Hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích.
Làm sao để nhận xác nhận cho email đã gửi?
Để nhận xác nhận cho email gửi đến người nhận, bạn phải bật ô 'Xác nhận giao khẳng định thư đã được giao đến máy chủ email của người nhận' hoặc ô 'Xác nhận đọc khẳng định người nhận đã xem thư' hoặc cả hai; khi các ô này được bật, xác nhận sẽ được gửi đến hộp thư đến của bạn.
Tại sao tôi không nhận được xác nhận đọc trong Outlook?
Để kích hoạt xác nhận đọc, thư phải được đánh dấu là đã đọc, điều này xảy ra khi người nhận chuyển sang thư khác hoặc mở thư. Nếu bạn không nhận được xác nhận đọc, nghĩa là Outlook chặn xác nhận đọc của bạn.