Có nhiều lợi ích khi sử dụng Outlook làm ứng dụng email chính. Một trong số đó là khả năng thu hồi (recall) email trong Outlook. Nếu bạn đã gửi email cho ai đó và sau đó nhận ra quên bao gồm thứ gì đó, bạn có thể thu hồi nó, thêm nội dung cần thiết, và gửi lại.
Quy trình thu hồi email trong Outlook có một số điều kiện bạn phải đáp ứng. Hầu hết các điều kiện này dành cho người nhận vì đó là hộp thư đến của họ nơi email sẽ bị xóa.
Điều Gì Là Điều Kiện Để Thu Hồi Email Trong Outlook?
Để lấy lại email đã gửi, các yêu cầu sau để thu hồi email trong Outlook phải được đáp ứng.
- Cả bạn và người nhận phải sử dụng tài khoản Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange.
- Cả hai phải thuộc cùng một tổ chức.
- Người nhận chưa được mở email của bạn.
- Email đã gửi không được kích hoạt bất kỳ bộ lọc hoặc quy tắc nào trong Outlook của người nhận.
- Người nhận phải sử dụng Outlook chứ không phải các ứng dụng email khác.
- Người nhận phải mở Outlook trên máy tính khi bạn thu hồi email.
Cũng hãy nhớ rằng Outlook sẽ cho người nhận biết người gửi đã thu hồi email của họ.
Cách Thu Hồi Email Trong Outlook
Khi bạn thu hồi email trong Outlook, bạn có thể xóa bản sao email của bạn khỏi hộp thư đến người nhận hoặc cập nhật bản sao bằng cách viết lại email. Bạn sẽ thấy cách làm cả hai bên dưới.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook trên máy tính.
- Chọn tài khoản email và nhấp vào thư mục nói Sent Mail (Thư đã gửi). Nó sẽ liệt kê tất cả email bạn đã gửi từ Outlook.
- Tìm email bạn muốn thu hồi ở khung bên phải. Nhấp đúp vào email để mở nó trong cửa sổ độc lập riêng.
- Nhấp vào thẻ Messages (Tin nhắn) ở trên cùng để xem các hành động bạn có thể thực hiện trên email.
- Trên màn hình tiếp theo, dưới phần Move (Di chuyển), nhấp vào biểu tượng email và chọn tùy chọn nói Recall This Message (Thu hồi tin nhắn này).
- Bạn sẽ nhận được lời nhắc hỏi bạn muốn thu hồi email này như thế nào. Nếu bạn chỉ muốn thu hồi email, chọn tùy chọn nói Delete unread copies of this message (Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này) và nhấp OK ở dưới.
- Nếu bạn muốn thu hồi email và đặt phiên bản cập nhật của email vào hộp thư đến người nhận, chọn tùy chọn Delete unread copies and replace with a new message (Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới) và nhấp OK.
- Tích chọn hộp nói Tell me if recall succeeds or fails for each recipient (Thông báo cho tôi nếu thu hồi thành công hoặc thất bại cho mỗi người nhận). Bằng cách này bạn sẽ biết yêu cầu thu hồi có thành công hay không.
- Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai cho phép gửi email cập nhật cho người nhận, cửa sổ soạn email sẽ mở trên màn hình.
- Sửa đổi nội dung email theo ý muốn. Khi xong, nhấp nút Send (Gửi) để gửi email.
Điều Gì Xảy Ra Khi Bạn Thu Hồi Email Trong Outlook
Khi bạn gửi yêu cầu thu hồi email, nhiều điều có thể xảy ra tùy thuộc vào tình huống. Dưới đây là một số kịch bản chung và điều gì xảy ra khi bạn thu hồi email trong Outlook.
Khi Người Nhận Chưa Đọc Email Gốc
Nếu người nhận chưa mở email gốc của bạn, email đó sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến. Outlook sẽ thông báo cho họ rằng người gửi email đã yêu cầu xóa email.
Khi Người Nhận Đã Đọc Email Gốc
Nếu người nhận đã đọc email gốc trước khi bạn yêu cầu thu hồi, họ sẽ thấy cả email cũ và email cập nhật bạn gửi.
Khi Người Nhận Đọc Email Thu Hồi Trước
Nếu người nhận đọc email thu hồi trước, thì email gốc sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến. Outlook sẽ cho họ biết bạn đã yêu cầu xóa email gốc.
Cách Tránh Phải Thu Hồi Email Trong Outlook
Không ai thích thu hồi email nhưng tình huống nhất định bắt buộc bạn làm vậy. Có một vài việc bạn có thể làm để tránh việc này và một trong số đó là trì hoãn email.
Outlook cho phép bạn trì hoãn email không được gửi ngay và bạn có thể chỉ định thời gian trì hoãn thủ công. Bằng cách này, khi bạn nhấn nút Send, email sẽ chờ thời gian trì hoãn bạn chỉ định trước khi thực sự được gửi đi.
Điều này cho bạn thời gian để suy nghĩ lại về email trước khi chúng đến hộp thư đến người nhận. Bạn có thể thiết lập như sau trong Outlook.
- Khởi chạy Outlook trên máy tính và nhấp vào thẻ File ở trên cùng.
- Chọn Info (Thông tin) từ thanh bên trái và nhấp vào Manage Rules & Alerts (Quản lý quy tắc & cảnh báo) ở khung bên phải.
- Nhấp vào thẻ Email Rules (Quy tắc email) ở trên cùng và chọn New Rule (Quy tắc mới) để tạo quy tắc mới cho email.
- Chọn Apply rules on messages I send (Áp dụng quy tắc trên tin nhắn tôi gửi) và nhấp Next (Tiếp).
- Không tích chọn gì và nhấp Next.
- Nhấp Yes (Có) trong lời nhắc trên màn hình.
- Tích chọn tùy chọn nói defer delivery by a number of minutes (Trì hoãn gửi đi bằng một số phút).
- Nhấp vào a number of (một số) để chỉnh sửa thời gian trì hoãn.
- Nhập thời gian (bằng phút) bạn muốn email bị trì hoãn. Bạn được phép tối đa 120 phút. Sau đó nhấp OK.
- Nhấp Next.
- Nhấp Next lần nữa.
- Nhập tên cho quy tắc. Chúng tôi gợi ý dùng tên có ý nghĩa để bạn biết chính xác quy tắc là làm gì sau này.
Tích chọn hộp nói Turn on this rule (Bật quy tắc này).
Sau đó nhấp Finish (Hoàn tất) ở dưới. - Nhấp Apply (Áp dụng) để đưa quy tắc vào hiệu lực.
Hãy nhớ rằng Outlook phải mở khi đến lúc email thực sự được gửi. Nếu nó đóng, Outlook sẽ thử gửi lại email khi bạn mở nó.
Bạn có bao giờ phải thu hồi email trong Outlook trên máy tính? Phương pháp trên có giúp bạn thành công lấy lại email đã gửi? Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới.