Có nhiều lợi ích khi sử dụng Outlook làm ứng dụng email chính của bạn. Một trong số đó là khả năng gọi lại email trong Outlook. Nếu bạn đã gửi một email cho ai đó và sau đó nhận ra rằng bạn đã quên đưa nội dung nào đó vào đó, bạn có thể gọi lại email đó, thêm nội dung bắt buộc và gửi lại.
Quá trình gọi lại email trong Outlook này có một số điều kiện nhất định mà bạn phải đáp ứng. Hầu hết, các điều kiện này dành cho người nhận vì đó là hộp thư đến của họ, nơi email sẽ bị xóa.
Điều kiện để gọi lại email trong Outlook là gì?
Để khôi phục lại các email đã gửi của bạn, các yêu cầu sau để gọi lại email trong Outlook phải được đáp ứng.
- Cả bạn và người nhận phải đang sử dụng tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange.
- Cả hai bạn phải ở trong cùng một tổ chức.
- Người nhận không được mở email của bạn.
- Email đã gửi của bạn không được kích hoạt bất kỳ bộ lọc hoặc quy tắc nào trong Outlook của người nhận.
- Người nhận phải đang sử dụng Outlook chứ không phải bất kỳ ứng dụng email nào khác.
- Người nhận phải mở Outlook trên máy tính của họ khi bạn gọi lại email.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng Outlook sẽ cho người nhận biết người gửi đã gọi lại email của họ.
Cách gọi lại email trong Outlook
Khi gọi lại một email trong Outlook, bạn có thể xóa bản sao của email khỏi hộp thư đến của người nhận hoặc bạn có thể cập nhật bản sao bằng cách viết lại email của mình. Bạn sẽ thấy cách thực hiện cả hai bên dưới.
- Khởi chạy Outlook ứng dụng trên máy tính của bạn.
- Chọn tài khoản email của bạn và nhấp vào thư mục có nội dung Thư đã gửi . Nó sẽ liệt kê tất cả các email bạn đã gửi từ Outlook.
- Tìm email mà bạn muốn gọi lại trên ngăn bên phải. Nhấp đúp vào email để mở nó trong cửa sổ độc lập của riêng nó.
- Nhấp vào Tin nhắn ở trên cùng để xem các tác vụ bạn có thể thực hiện trên email của mình.
- Trên màn hình sau, trong Di chuyển , nhấp vào biểu tượng email và chọn tùy chọn có nội dung Nhắc lại tin nhắn này .
- Bạn sẽ nhận được lời nhắc hỏi bạn muốn gọi lại email này như thế nào. Nếu bạn chỉ muốn gọi lại email, hãy chọn tùy chọn có nội dung Xóa các bản sao chưa đọc của thư này và nhấp vào OK ở dưới cùng.
- Nếu bạn muốn gọi lại email của mình và đặt phiên bản cập nhật của email vào hộp thư đến của người nhận, sau đó chọn tùy chọn Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một thư mới và nhấp vào OK .
- Đánh dấu chọn vào hộp có nội dung Cho tôi biết việc thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận . Bằng cách này, bạn sẽ biết được liệu yêu cầu thu hồi của mình có thành công hay không.
- Nếu bạn đã chọn tùy chọn thứ hai cho phép bạn gửi email cập nhật đến người nhận, cửa sổ soạn email sẽ mở trên màn hình của bạn.
- Sửa đổi nội dung email của bạn theo ý muốn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Gửi để gửi email của bạn.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn gọi lại email trong Outlook
Khi bạn gửi yêu cầu thu hồi email, nhiều điều có thể xảy ra tùy thuộc vào tình huống của bạn. Sau đây là một số tình huống chung và điều gì xảy ra với chúng khi bạn gọi lại một email trong Outlook.
Khi người nhận chưa đọc email gốc của bạn
Nếu người nhận chưa mở email ban đầu của bạn, email đó sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Sau đó, Outlook sẽ thông báo cho họ rằng người gửi email đã yêu cầu xóa email.
Khi người nhận đã đọc email gốc
Nếu người nhận đã đọc email gốc của bạn trước khi bạn đưa ra yêu cầu thu hồi, họ sẽ có thể xem cả email cũ của bạn cũng như email đã cập nhật mà bạn đã gửi cho họ.
Khi người nhận đã đọc email được nhắc lại trước tiên
Nếu người nhận của bạn đã đọc email được gọi lại của bạn trước, thì email gốc của bạn sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Outlook sẽ cho họ biết rằng bạn đã yêu cầu xóa email ban đầu.
Cách tránh phải gọi lại email trong Outlook
Không ai thích nhớ lại email của họ nhưng một số tình huống nhất định yêu cầu bạn làm điều đó. Có một số điều bạn có thể làm để tránh điều này xảy ra và một trong những điều này là trì hoãn các email của bạn.
Outlook cho phép bạn trì hoãn việc gửi email và bạn có thể chỉ định thời gian trễ theo cách thủ công. Bằng cách này, khi bạn nhấn Gửi đó , email của bạn sẽ đợi trong khoảng thời gian trễ đã chỉ định trước khi chúng thực sự được gửi đi.
Điều này cho bạn một khoảng thời gian để suy nghĩ lại về các email của mình trước khi chúng đến hộp thư đến của người nhận. Bạn có thể thiết lập điều này như sau trong Outlook.
- Khởi chạy Outlook trên máy tính của bạn và nhấp vào Tệp ở trên cùng.
- Chọn Thông tin từ thanh bên bên trái và nhấp vào Quản lý quy tắc &cảnh báo trên ngăn bên tay phải.
- Nhấp vào Quy tắc email ở trên cùng và chọn Quy tắc mới để tạo quy tắc mới cho email của bạn.
- Chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi gửi và nhấn Tiếp theo .
- Không đánh dấu chọn bất kỳ thứ gì và nhấn Tiếp theo .
- Nhấn Có trong lời nhắc trên màn hình của bạn.
- Đánh dấu vào tùy chọn có nội dung hoãn giao hàng trong một số phút .
- Nhấp vào một số để chỉnh sửa thời gian trễ.
- Nhập thời gian (tính bằng phút) bạn muốn email của mình bị trì hoãn. Bạn được phép tối đa 120 phút. Sau đó nhấp vào OK .
- Nhấp vào Tiếp theo .
- Nhấp vào Tiếp theo một lần nữa.
- Nhập tên cho quy tắc của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một cái tên có ý nghĩa để sau này biết chính xác quy tắc là gì.
Đánh dấu vào hộp có nội dung Bật quy tắc này .
Sau đó nhấp vào Hoàn tất ở dưới cùng.
- Nhấp vào Áp dụng để quy tắc của bạn có hiệu lực.
Hãy nhớ rằng Outlook phải mở khi đến lúc email của bạn thực sự được gửi đi. Nếu nó bị đóng, Outlook sẽ thử gửi lại email khi bạn mở nó.
Bạn đã bao giờ phải nhớ lại các email trong Outlook trên máy tính của mình chưa? Phương pháp trên có giúp bạn khôi phục thành công các email đã gửi của mình không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.