Trong các hướng dẫn trước, chúng tôi đã bao gồm phương pháp trì hoãn gửi email trong Outlook, cách thêm chữ ký số vào Outlook nhưng chúng tôi bỏ lỡ một phát triển quan trọng – tính năng Recall (Thu hồi) trong Outlook. Tính năng này thu hồi và thay thế email bạn gửi nhầm hoặc không cố ý. Tuy nhiên, tính năng này chỉ có sẵn cho khách hàng Windows. Nó có sẵn trên Microsoft Outlook và Outlook 365. Outlook cho các nền tảng khác như Mac không hỗ trợ tính năng này.
Các cá nhân làm việc trong tổ chức, có tài khoản email Office 365 hoặc Microsoft Exchange có thể cấu hình Outlook để thu hồi và thay thế tin nhắn. Lý do để dùng tùy chọn này có thể nhiều và từ lỗi đánh máy gây xấu hổ đến giận dữ, chỉ để hối hận sau. Dù trường hợp nào, bạn có thể hoàn tác tùy chọn 'Send' (Gửi) trong Outlook 2019/2016/2013/2010. Đây là cách thu hồi email.
Thu hồi và thay thế email trong Outlook
Nhiều lần, khi chúng ta xem lại tin nhắn sau khi đã gửi cho ai đó, chúng ta nhận ra có lỗi gì đó trong đó. Hoặc tệp đính kèm không được tải, hoặc thiếu chi tiết quan trọng nào đó. Điều này khiến chúng ta nghĩ, nên có cách để thu hồi tin nhắn đã gửi. May mắn thay, ứng dụng email phổ biến của Microsoft – Outlook cung cấp tùy chọn thu hồi và thay thế tin nhắn. Để thu hồi và thay thế email trong Outlook, bạn cần làm theo:
- Mở Outlook và vào Sent items (Thư đã gửi)
- Chuyển sang tab 'Actions' (Hành động)
- Truy cập tùy chọn 'Recall this message' (Thu hồi tin nhắn này).
Lưu ý rằng tiện ích này không có trong Outlook cho web. Ngoài ra, nếu bạn không thấy lệnh Recall This Message sau khi nhấp nút 'Send', bạn có thể không có tài khoản Exchange.
1] Thu hồi và thay thế tin nhắn
Mở tài khoản Microsoft Outlook của bạn và từ menu thanh bên trái, chọn thư mục 'Sent items'.
Sau đó, vào phần 'Move' (Di chuyển). Dưới nó, tìm menu 'Actions' (Hành động).
Nhấp mũi tên thả xuống bên cạnh menu 'Actions' và chọn một trong các tùy chọn sau từ danh sách hiển thị,
- Recall this message (Thu hồi tin nhắn này)
- Resend this message (Gửi lại tin nhắn này)
Ngay lập tức, một cửa sổ sẽ bật lên trên màn hình máy tính của bạn, nhắc bạn thực hiện một trong các hành động sau,
- Delete unread copies of this message (Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này)
- Delete unread copies and replace with a new message (Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới)
Nếu bạn muốn gửi tin nhắn thay thế, soạn thảo tin nhắn, sau đó nhấp 'Send' (Gửi) hoặc chọn tùy chọn mong muốn và nhấn nút 'OK'.
Bây giờ, thành công hoặc thất bại của việc thu hồi tin nhắn phụ thuộc vào cài đặt được cấu hình trong tài khoản Outlook của người nhận. Dưới đây là các kịch bản có thể.
2] Các kịch bản khác nhau của thu hồi tin nhắn cho người gửi và người nhận
| Hành động của người gửi | Cài đặt/tùy chọn của người nhận | Kết quả |
| Tin nhắn được gửi nhưng sau đó thu hồi và thay thế bằng tin nhắn mới. | Hộp kiểm 'Automatically process requests and responses to meeting requests and polls' (Tự động xử lý yêu cầu và phản hồi cho yêu cầu cuộc họp và thăm dò ý kiến) dưới 'Tracking' (Theo dõi) được chọn. | Cả tin nhắn gốc và tin nhắn thu hồi đều được gửi. Nếu tin nhắn gốc chưa được đọc, nó bị xóa.
Người nhận được thông báo rằng bạn, người gửi, đã xóa tin nhắn khỏi hộp thư của họ. |
| Người gửi gửi tin nhắn cho người nhận nhưng sau đó thu hồi và thay thế bằng tin nhắn mới. | 'Automatically process requests and responses to meeting requests and polls' hộp kiểm dưới 'Tracking' không được tích. | Cả tin nhắn gốc và tin nhắn thu hồi đều được người nhận nhận và có thể có 2 kết quả –
Nếu người nhận mở tin nhắn thu hồi trước, tin nhắn gốc bị xóa. Trong trường hợp này, người nhận được thông báo về hành động của người gửi (tin nhắn bị xóa khỏi hộp thư của người nhận).
Nếu người nhận mở tin nhắn gốc trước, hành động thu hồi thất bại, và cả tin nhắn gốc và thu hồi đều có sẵn. |
| Người gửi gửi tin nhắn cho người nhận và thực hiện hành động thu hồi. Sau đó, thay thế tin nhắn gốc bằng tin nhắn mới. | Người nhận di chuyển tin nhắn gốc (từ người gửi) ra khỏi Hộp thư đến vào thư mục khác. Nhưng để tin nhắn thu hồi ở hộp thư đến. | Nếu tin nhắn thu hồi và tin nhắn gốc tồn tại trong thư mục riêng biệt, người nhận nhận tin nhắn cho biết lần thu hồi đã thất bại. Tuy nhiên, cả tin nhắn gốc và tin nhắn mới đều có sẵn để xem. |
| Người gửi gửi tin nhắn cho người nhận nhưng thu hồi tin nhắn gốc để thay thế bằng tin nhắn mới. | Cả tin nhắn gốc và tin nhắn thu hồi được di chuyển vào cùng thư mục. | Nếu người nhận mở tin nhắn thu hồi trước, tin nhắn gốc bị xóa, và người nhận được thông báo rằng người gửi tin nhắn đã xóa tin nhắn khỏi hộp thư của người nhận.
Nếu người nhận mở tin nhắn gốc trước, thu hồi thất bại, và cả tin nhắn cũ và mới đều có sẵn để xem. |
| Người gửi gửi tin nhắn đến thư mục công khai. Sau đó, thu hồi tin nhắn gốc để thay thế bằng tin nhắn mới. | Không có hành động nào được thực hiện hoặc cấu hình bởi người nhận. | Chức năng thu hồi tin nhắn thành công, nếu người nhận có quyền đọc (read access) đến tất cả mục trong thư mục công khai và đọc tin nhắn thu hồi trước. Trong trường hợp này, chỉ tin nhắn mới còn lại và người gửi nhận thông báo nói lần thu hồi thành công.
Nếu người nhận đã đánh dấu tin nhắn gốc là đã đọc, họ được thông báo thu hồi thất bại, và chỉ tin nhắn thu hồi bị xóa |
Cũng quan trọng để đề cập ở đây là người gửi không thể chọn thu hồi tin nhắn được bảo vệ bởi Azure Information Protection. Cũng quan trọng nhớ rằng thành công hoặc thất bại của việc thu hồi tin nhắn phụ thuộc vào cài đặt của người nhận trong Outlook. Xem xét kịch bản sau để hiểu khái niệm này tốt hơn.
Giả sử bạn muốn gửi tin nhắn cho ai bạn biết nhưng thấy tin nhắn không hoàn chỉnh hoặc thiếu thứ gì đó quan trọng. Bạn làm gì? Đơn giản, thu hồi tin nhắn gốc và thay thế bằng tin nhắn mới.
Dưới kịch bản đó, cả tin nhắn gốc và tin nhắn thu hồi được đẩy vào Hộp thư đến của người nhận và nếu hộp kiểm 'Automatically process requests and responses to meeting requests and polls' (Tự động xử lý yêu cầu và phản hồi cho yêu cầu cuộc họp và thăm dò ý kiến) dưới tùy chọn 'Tracking' (Theo dõi) được chọn bởi người nhận thì, tin nhắn gốc bị xóa và người nhận được thông báo rằng người gửi đã xóa tin nhắn khỏi hộp thư của họ.
Tương tự, nếu cùng hộp kiểm đó không có dấu tích, thì một trong các điều sau có thể xảy ra trên máy tính của người nhận,
- Tin nhắn gốc bị xóa, và người nhận được thông báo rằng bạn, người gửi, đã xóa tin nhắn khỏi hộp thư của họ (Nếu người nhận mở tin nhắn thu hồi trước)
- Nếu người nhận mở tin nhắn gốc trước, thu hồi thất bại, và cả tin nhắn gốc và thu hồi đều có sẵn để người nhận xem.
Thu hồi tin nhắn (Message Recall) có sẵn sau khi bạn nhấp Send và chỉ có sẵn nếu người nhận có tài khoản Exchange trong cùng tổ chức.
Đọc tiếp: Cách tự động Chuyển tiếp Email trong Microsoft Outlook.