Trong các hướng dẫn trước đây của chúng tôi, chúng tôi đã đề cập đến các phương pháp trì hoãn việc gửi email trong Outlook, cách thêm chữ ký điện tử vào Outlook nhưng chúng tôi đã bỏ lỡ một bước phát triển quan trọng - Tính năng gọi lại trong Outlook . Tính năng này sẽ gọi lại và thay thế một email mà bạn đã gửi vô tình hoặc vô ý. Tuy nhiên, tính năng này chỉ có sẵn cho các máy khách Windows. Nó có sẵn trên Microsoft Outlook và Outlook 365 . Outlook cho các nền tảng khác như Mac không hỗ trợ tính năng này.
Các cá nhân làm việc trong một tổ chức, có Office 365 hoặc Microsoft Exchange tài khoản email có thể định cấu hình Outlook để gọi lại và thay thế một tin nhắn . Lý do để thực hiện tùy chọn này có thể rất nhiều và từ lỗi đánh máy đáng xấu hổ đến tức giận, chỉ để sau này phải hối hận. Dù là trường hợp nào, bạn có thể hoàn tác tùy chọn ‘Gửi’ trong Outlook 2019/2016/2013/2010. Đây là cách gọi lại một email.
Gọi lại và thay thế email trong Outlook
Nhiều khi chúng ta xem lại một tin nhắn sau khi nó đã được gửi cho ai đó, chúng ta nhận ra rằng có một số sai sót trong đó. Tệp đính kèm không được tải hoặc một số chi tiết quan trọng bị thiếu. Điều này khiến chúng tôi nghĩ, cần phải có một cách để nhớ lại những tin nhắn đã gửi. May mắn thay, ứng dụng email phổ biến của Microsoft - Outlook cung cấp tùy chọn để gọi lại và thay thế thư. Để gọi lại và thay thế email trong Outlook, bạn cần thực hiện những việc sau:
- Mở Outlook và đi tới Các mục đã gửi
- Chuyển sang ‘ Hành động Tab
- Truy cập ‘ Nhắc lại thông báo này 'Tùy chọn.
Xin lưu ý rằng tiện ích này không có trong Outlook cho web. Ngoài ra, nếu bạn không thấy lệnh Gọi lại tin nhắn này sau khi nhấp vào nút 'Gửi', có thể bạn chưa có tài khoản Exchange.
1] Gọi lại và thay thế một tin nhắn
Mở tài khoản Microsoft Outlook của bạn và từ menu thanh bên trái, hãy chọn thư mục 'Các mục đã gửi'.
Sau đó, đi tới ‘ Di chuyển ' tiết diện. Trong đó, tìm menu "Tác vụ".
Nhấn vào mũi tên thả xuống bên cạnh menu "Tác vụ" và chọn bất kỳ một trong các tùy chọn sau từ danh sách được hiển thị,
- Nhắc lại thông báo này
- Gửi lại tin nhắn này
Ngay lập tức, một cửa sổ sẽ bật lên trên màn hình máy tính của bạn, nhắc bạn thực hiện một trong các hành động sau,
- Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này
- Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới
Nếu bạn muốn gửi một tin nhắn thay thế, hãy soạn tin nhắn, sau đó nhấp vào "Gửi" hoặc chọn tùy chọn mong muốn và nhấn nút "OK".
Bây giờ, sự thành công hay thất bại của việc gọi lại thư phụ thuộc vào cài đặt được định cấu hình trong tài khoản Outlook của người nhận. Dưới đây là các tình huống có thể xảy ra.
2] Các tình huống khác nhau của thông báo Gọi lại cho người gửi và người nhận
| Hành động do người gửi thực hiện | Cài đặt hoặc tùy chọn do người nhận định cấu hình | Kết quả / kết quả |
| Một tin nhắn được gửi đi nhưng được gọi lại sau đó và được thay thế bằng một tin nhắn mới. | ‘ Tự động xử lý các yêu cầu và phản hồi đối với các yêu cầu họp và cuộc thăm dò Hộp kiểm trong ‘ Theo dõi 'Được chọn. | Cả tin nhắn gốc và tin nhắn thu hồi đều được gửi. Nếu tin nhắn ban đầu không được đọc, nó sẽ bị xóa.
Người nhận được thông báo rằng bạn, người gửi, đã xóa thư khỏi hộp thư của họ. |
| Người gửi gửi một tin nhắn đến người nhận nhưng sau đó sẽ gọi lại và thay thế nó bằng một tin nhắn mới. | ‘Tự động xử lý các yêu cầu và phản hồi đối với các yêu cầu họp và cuộc thăm dò Hộp kiểm trong ‘ Theo dõi 'Là không đã kiểm tra. | Cả hai, tin nhắn gốc và tin nhắn gọi lại đều được người nhận nhận và có thể có 2 kết quả -
Trong số cả hai, nếu người nhận mở tin nhắn gọi lại trước, thì tin nhắn gốc sẽ bị xóa. Trong trường hợp như vậy, người nhận được thông báo về hành động của người gửi (thư đã bị xóa khỏi hộp thư của người nhận).
Nếu người nhận mở tin nhắn gốc trước, hành động thu hồi sẽ không thành công và cả tin nhắn gốc và tin nhắn thu hồi đều khả dụng. |
| Người gửi gửi tin nhắn đến người nhận và thực hiện hành động thu hồi. Sau đó, thay thế tin nhắn ban đầu bằng một tin nhắn mới. | Người nhận chuyển thư gốc (từ người gửi) ra khỏi Hộp thư đến sang một thư mục khác. Nhưng hãy để thông báo gọi lại nằm trong hộp thư đến. | Nếu tin nhắn thu hồi và tin nhắn gốc tồn tại trong các thư mục riêng biệt, người nhận sẽ nhận được thông báo cho biết nỗ lực thu hồi đã thất bại. Tuy nhiên, cả hai, tin nhắn gốc và tin nhắn mới sẽ có sẵn để người nhận xem |
| Người gửi gửi một tin nhắn đến người nhận nhưng thu hồi lại tin nhắn ban đầu để thay thế nó bằng một tin nhắn mới. | Cả thư gốc và thư gọi lại đều được chuyển vào cùng một thư mục. | Nếu người nhận mở thư gọi lại trước, thư gốc sẽ bị xóa và người nhận được thông báo rằng người gửi thư đã xóa thư khỏi hộp thư của người nhận.
Nếu người nhận mở tin nhắn gốc trước, việc thu hồi sẽ không thành công và cả tin nhắn cũ và mới đều có sẵn để xem. |
| Người gửi gửi thư đến một thư mục chung. Sau đó, gọi lại tin nhắn ban đầu để thay thế nó bằng một tin nhắn mới. | Người nhận không thực hiện hoặc định cấu hình hành động nào. | Chức năng thông báo gọi lại thành công nếu người nhận có quyền đọc vào tất cả các mục trong thư mục chung và đọc thông báo thu hồi trước.
Trong trường hợp như vậy, chỉ còn lại tin nhắn mới và người gửi nhận được thông báo cho biết nỗ lực thu hồi đã thành công.
Nếu người nhận đã đánh dấu tin nhắn gốc là đã đọc, người đó sẽ được thông báo rằng việc thu hồi không thành công và chỉ tin nhắn thu hồi bị xóa |
Điều quan trọng cần đề cập ở đây là người gửi không thể chọn gọi lại thư được bảo vệ bởi Azure Information Protection. Điều quan trọng cần lưu ý là sự thành công hay thất bại của việc thu hồi thư phụ thuộc vào cài đặt của người nhận trong Outlook. Hãy xem xét tình huống sau để hiểu rõ hơn khái niệm này.
Giả sử bạn muốn gửi một tin nhắn cho một người nào đó mà bạn biết nhưng lại thấy rằng tin nhắn đó không đầy đủ hoặc thiếu một cái gì đó quan trọng. Công việc của bạn là gì? Đơn giản, hãy nhớ lại tin nhắn ban đầu và thay thế nó bằng một tin nhắn mới.
Trong trường hợp như vậy, cả thư gốc và thư gọi lại đều được đẩy đến Hộp thư đến của người nhận và nếu ‘ Tự động xử lý các yêu cầu và phản hồi đối với các yêu cầu họp và thăm dò ý kiến "Hộp kiểm" trong tùy chọn "Theo dõi" được người nhận chọn sau đó, thư gốc sẽ bị xóa và người nhận được thông báo rằng người gửi đã xóa thư khỏi hộp thư của mình.
Tương tự, nếu cùng một hộp kiểm không có dấu kiểm đối với nó, thì một trong những điều sau có thể xảy ra trên máy tính của người nhận,
- Thư gốc sẽ bị xóa và người nhận được thông báo rằng bạn, người gửi, đã xóa thư khỏi hộp thư của họ (Nếu người nhận mở thư nhớ lại trước)
- Nếu người nhận mở tin nhắn gốc trước thì việc thu hồi sẽ không thành công và cả tin nhắn gốc và tin nhắn thu hồi đều có sẵn cho người nhận.
Nhắc lại tin nhắn khả dụng sau khi bạn nhấp vào Gửi và chỉ khả dụng nếu người nhận có tài khoản Exchange trong cùng một tổ chức.
Đọc tiếp theo :Cách tự động chuyển tiếp email trong Microsoft Outlook.